Retningslinjer for fleksibel arbeidstid i Vadsø kommune

Transkript

1 Retningslinjer for fleksibel arbeidstid i Vadsø kommune Vadsø kommune 2011

2 RETNINGSLINJER FOR FLEKSIBEL ARBEIDSTID I VADSØ KOMMUNE. Vedtatt av administrasjonsutvalget i sak 00/00 i møte OMFANG Fleksibel arbeidstid omfatter alle arbeidstakere i Vadsø kommune. Deltidsansatte omfattes også så framt disse har en fast arbeidstidsordning. Unntatt er arbeidstakergrupper som av tjenestelige grunner ikke kan komme inn under ordningen, dette gjelder arbeidstakere som har turnusarbeid og arbeidstakere som er unntatt overtidsbestemmelsene i hht HTA kap Arbeidsgiver kan bestemme at deltidstilsatte kan unntas fra fleksitidsordningen, dersom f.eks. vedkommende er tilsatt på deltid for å dekke bestemte dager eller bestemt del av arbeidsdagen. 2. VILKÅR 2.1. Servicenivå De enkelte enhetene skal bestrebe å opprettholde best mulig service både overfor publikum og overfor interne brukere. Den ansatte på enhetene er solidarisk ansvarlige for at vedkommende kontor er betjent i normalarbeidstiden. 2.2 Tidsregistreringssystem Alle arbeidstakere som kommer inn under ordningen med fleksibel arbeidstid, skal være underlagt kontroll med arbeidstiden. Kontrollen foregår ved hjelp av tidsregistreringssystemet WinTid. Arbeidstiden registreres ved hjelp skjermstempling i MinTid. Det skal foretas tidsregistrering via skjermstempling hver gang arbeidstaker går inn eller ut av arbeidsstedet. 2.3 Kontrollordninger mv. Arbeidstaker må foreta korreksjon i MinTid for alle typer fravær som ikke har noe med selve fleksitiden å gjøre, bl.a. for å unngå utilsiktet trekk i saldo. Den enkelte arbeidstaker har ansvar for å følge de regler som gjelder i forbindelse med fleksitidsordningen. Den ansatte er også ansvarlig for at egne stemplinger hver måned er korrekte, og godkjenning av utløpt måned må være klar innen den 5. i påfølgende måned. Da skal enhetsleder godkjenne stemplingene fra hver enkelt.

3 Enhetsleder skal kunne ta opp saker om uregelmessigheter i forhold til regelverket med den enkelte arbeidstaker. Rapport fra MinTid om registrert tilstedeværelse og fravær skal kontrolleres av enhetsleder ved utgangen av hver måned, d.v.s. innen den 10. i påfølgende måned. Når fravær, eventuelt etter korreksjoner, blir godkjent av enhetsleder, kan det ikke foretas korreksjoner i ettertid. Dersom det i spesielle tilfeller er behov for endringer av stemplingen etter at enhetsleder har godkjent stemplingen, skal dette avtales med enhetsleder. 3. ARBEIDSTID 3.1 Normalarbeidstid Normalarbeidstiden er kl hele året. 3.2 Kjernetid Med kjernetid menes det tidsrom hvor alle må være til stede. Kjernetiden er kl hele året. 3.3 Ytre arbeidstid Med ytre arbeidstid menes det tidsrom hvor ankomst og sluttid kan variere fra dag til dag. Den ytre arbeidstid er fra kl og fra kl mandag til fredag hele året. Det kan likevel ikke arbeides mer enn 12 timer pr. dag eller 48 timer pr. uke. Etter individuell avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, kan det arbeides fleksitid også på frilørdager med inntil 5 timer mellom kl og kl Det er ikke anledning til å opparbeide plusstimer utenom ytre arbeidstid. For fleksitid mellom kl og kl og på frilørdager skal det ikke utbetales godtgjørelse etter HTA kap For arbeidstakere som har en annen arbeidstid kan arbeidsgiver og de tillitsvalgte avtale andre tidspunkter for kjernetid og ytre arbeidstid, innenfor rammene av daglig og ukentlig arbeidstid i denne avtale. Kommentar: Når det i siste ledd åpnes mulighet for andre tidspunkt for indre kjernetid og ytre arbeidstid, så er dette ment å være et virkemiddel ved forskjøvet arbeidstid, delt dagsverk, turnusordninger, individuelle avtaler mv. 4. AVREGNING 4.1 Avregningsperiode

4 Avregningsperioden er på 12 måneder, med avregning hvert år. Kommentar: Arbeidsgiver kan etter drøfting med de tillitsvalgte, fastsette avregningsperiodens lengde til mellom 6 og 12 måneder. Dette innebærer bl.a. at arbeidsgiver ikke behøver å følge kvartalene eller kalenderåret ved fastsetting av en avregningsperiode. Antall fridager som gis utgjør 24 dager og gjelder kalenderåret. 4.2 Tidsoverføring og avspasering av plusstimer Uttak av avspaseringsdager forutsetter at arbeidssituasjonen ligger til rette for dette, og skal i hvert enkelt tilfelle godkjennes av enhetsleder på forhånd. Det tillates overført 45 plusstimer eller 10 minustimer til neste avregningsperiode. Tid utover 10 minustimer medfører trekk i lønn. Plusstimer utover 45 blir strøket uten kompensasjon. Plusstimer og minustimer skal avvikles i oppsigelsestiden. Avvikling av avspaseringstid i avregningsperioden skal godkjennes av arbeidsgiver på forhånd i hvert enkelt tilfelle. I rimelig tid før avregningsperiodens utløp, skal arbeidsgiver og arbeidstaker planlegge hvorledes opparbeidede plusstimer, som ikke kan overføres, skal kunne avspaseres før avregningsperiodens utløp. Hvis vedkommende arbeidstaker ønsker å avspasere både hele og halve dager, kan det avspaseres plusstimer tilsvarende i alt 24 hele dager pr. kalenderår. Deltidstilsatte kan ta ut antall avspaseringsdager forholdsmessig etter avtalt stillingsprosent. Kommentar: Når det i første ledd er fastsatt at tid utover 10 minustimer medfører trekk i lønn, innebærer det ikke at den enkelte arbeidstaker dermed kan velge å arbeide kortere tid mot trekk i lønn. «Skyldig» tid utover 10 timer ved avregningsperiodens slutt, er å anse som brudd på den enkeltes arbeidsavtale. Bestemmelsen om at det bare kan overføres 45 plusstimer til neste avregningsperiode innebærer at eventuelle overskytende plusstimer skal strykes uten noen form for kompensasjon ved avregningsperiodens slutt. I de tilfeller arbeidstaker gjentatte ganger får strøket overskytende plusstimer over 45 timer, skal arbeidssituasjonen for vedkommende tas opp til vurdering mellom de lokale parter. Når det gjelder andre ledd, så påligger det både arbeidstaker og arbeidsgiver et ansvar for at pluss- og minustimer skal avvikles i oppsigelsestiden. Det utbetales ikke kompensasjon for plusstimer som ikke avvikles i oppsigelsestiden. Ved dødsfall skal eventuelle pluss- eller minustimer ikke kompenseres eller trekkes i lønn. 5. TJENESTEREISER Ved fravær fra arbeidsplassen ved tjenestereiser ol. registreres arbeidstiden som normalarbeidstid (fra ). Det skal alltid foretas tidsregistrering ved tjenestereiser, jfr. pkt. 2 i stemplingsreglene.

5 Arbeidstaker som pålegges å reise utenom ordinær arbeidstid, inngår avtale med arbeidsgiver om godtgjøring/avspasering av denne reisetiden, jf. HTA kap OVERTIDSARBEID Overtidsarbeid skal på vanlig måte være pålagt og attestert i hvert enkelt tilfelle. Dersom en arbeidsgiver pålegger en arbeidstaker å arbeide utover ordinær arbeidstid, skal dette kompenseres med overtidsbetaling etter HTA kap Arbeidstaker kan ikke pålegges å arbeide fleksitid utover ordinær arbeidstid. Pålagt overtidsarbeid som etter avtale skal avspaseres og plusstimer i fleksitidsregnskapet, skal holdes adskilt. Arbeidstakeren kan selv velge om overtidstimer som etter avtale med arbeidsgiver kan avspaseres time for time i stedet skal overføres til fleksitidsregnskapet ved avregningsperiodens slutt for å unngå at minustimene blir trukket i lønn. I slike tilfelle skal overtidstillegget utbetales. Overtidsgodtgjørelse for pålagt overtid i hht HTA kap. 1 6, kan bare utbetales for arbeid utover ordinær arbeidstids lengde den enkelte dag (7 ½ timer). 7. FORTOLKNING Oppstår det tvil eller uenighet om fortolkning av disse retningslinjer, skal uoverensstemmelsen forelegges rådmannen. Dersom han finner det nødvendig, kan han forelegge saken for administrasjonsutvalget.

6 V e d l e g g Fleksibel arbeidstid i Vadsø kommune - Stemplingsregler 1. Ved pålagt overtidsarbeid Ved pålagt overtid må overtidskoder brukes i forbindelse med UT-stempling. Det gis kun overtidsgodtgjøring ved arbeid ut over ordinær arbeidstid lengde den enkelte dag (7 ½ time). 2. Ved tjenestereiser Tjenestereiser blir registrert i fleksimetersystemet som normalarbeidstid med 7 ½ timers arbeidsdag. Ved reisens begynnelse stemples kode for Tjenestereise (kode 440) eller Tjenestereise fra i morgen (kode 441). Når tjenestereisen avsluttes i løpet av normalarbeidstiden (kl ) stemples Tjenestereise (kode 440). Ellers stemples INN på vanlig måte. 3. Ved sykdom Ved sykefravær pga egen eller barns/barnepasseres sykdom stempler arbeidstaker når den er tilbake inn kode for Syk - sykmelding (kode 130), Syk - Egenmelding (kode 110) eller Egenmld. - Barn/barnepasser syk (kode 210). Ved delvis sykmelding er det ikke anledning til å opparbeide pluss-tid. Stemplingen blir registrert, slik at arbeidede timer kan avregnes mot ukentlig timetall iht sykmeldingsprosenten. 4. Ved uttak av kompensasjon for overtid/møter Arbeidstakere som er unntatt overtidsbestemmelsene har 7 fridager pr. år som kompensasjon for møter/annen særlig belastning, jf. HTA kap. 1, 6.3. Ved uttak av disse fridagene skal det stemples kode for Lederfri (330) eller Lederfri fra i morgen (kode 331). 5. Ved lunsjpause

7 Ansatte i kommunen har betalt spisepause og skal altså være disponible i lunsjpausen. Når vi er i spiserommet på arbeidsstedet er vi disponible, og det skal ikke foretas stempling. Arbeidstakere som derimot tar lunsjen utenfor arbeidsstedet, skal stemple UT når det går og INN når det kommer tilbake. Det samme gjelder selvsagt alle andre private ærender som foretas i arbeidstiden.