Videreutvikling av Agresso 5.5. Timeregistrering

Transkript

1 Kravspesifikasjon Videreutvikling av Agresso 5.5 Timeregistrering Utarbeidet av Petroleumstilsynet (Ptil) Side 1

2 Innholdsfortegnelse Innledning 5 Overordnet oppdragsbeskrivelse... 5 Hvordan vi bruker Agresso i dag... 5 Våre løsninger... 5 Detaljert oppdragsbeskrivelse og krav til det nye systemet... 6 Arbeidstid... 6 Vi ønsker at følgende skal registreres i Agresso:... 6 Tilgang... 6 Personlig arbeidsplan... 6 Normaltid... 6 Overtid... 6 Reisetid og overtid... 7 Hjemmearbeid... 7 Utbetaling av lønn... 7 Fravær... 7 Tidskoder 8 Normal... 8 Overtid 50%... 8 Mellomlegg overtid 50% og opparbeiding av tid til avspasering... 8 Mellomlegg overtid 100 % med vanlig lønn og opparbeiding av tid til avspasering... 8 Arbeid offshore... 8 Gransking offshore... 9 Reisetid innland utenom arbeidstid som avspasering... 9 Reisetid utenom normal arbeidstid til utbetaling... 9 Reisetid innland helg/helligdag til utbetaling... 9 Reisetid utland... 9 Reisetid utland natt som avspasering... 9 Reisetid utland natt som lønn... 9 Avspasering (A) Ferie (F) Kurs (K) Sykdom m/egenmelding (S) Sykdom som ikke skal føres som egenmelding Side 2

3 Barns sykdom (Sb) Omsorgspermisjon (Po - Perm.) Permisjon med lønn Seniordager (Se) Permisjon uten lønn Sykdom m/sykemelding (Sl) Generelle regler for tidskoder Saldoer 12 Fleksitid Ferie Avspasering Velferdspermisjon Seniordager AML-saldo Varsler og arbeidsflyt Godkjenning Oppstartsrutiner Individuelle oversikter Opplæring, hjelp og dokumentasjon Tilpasse skjermbildene i standard Agresso Agresso Customization Tool (ACT) Rapporter 15 Status mine timelister Mine timelister som ligger til godkjenning hos personalleder Oversikt over hjemmearbeid Oversikt over timelister for andre ressurser Oversikter over bruk av ressurser fordelt på kategori Innstempling og utstempling Vise stemplingstider fra TidBank i Agresso personlig timeregistrering I timeregistreringsvinduet i Agresso ønsker vi å se følgende informasjon fra TidBank: Web service: TimeSystemHours Inndata: Utdata: Informasjon fra Agresso på Ptil sitt intranett De mest benyttede saldoer Arbeidsflyt Side 3

4 Vedlegg 18 Side 4

5 Innledning Overordnet oppdragsbeskrivelse Vi ønsker å registrere så mange tidsdata som mulig i samme system. Det vil gi de ansatte en god oversikt over all opparbeiding og uttak av tid, samtidig som det vil gi personalleder et verktøy til å følge opp arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstid. Vi ønsker å bruke mest mulig standardfunksjonalitet i Agresso. I tillegg ser det ut til å være behov for noen spesialtilpasninger slik at all tidsregistrering kan gjøres i Agresso web på en enkel måte. Med all tidsregistrering mener vi arbeidet tid, overtid, reisetid og fravær (ferie, permisjon, sykdom, avspasering mv). Vi ønsker å bruke arbeidsflyt i Agresso for elektronisk godkjenning av både timer og fravær, og automatisk varsling hvis timer og fravær ikke er registrert eller godkjent innen bestemte frister. Vi ønsker selv å definere hvilke kategorier av timer og fravær denne funksjonaliteten skal dekke. Hvordan vi bruker Agresso i dag Alle ansatte registrerer arbeidet tid i Agresso web timeregistrering. Timer føres på prosjekt og arbeidsordre og i enkelte tilfelle brukes aktivitet. Det er kun normaltid som registreres i Agresso i dag. Det er per i dag ikke godkjenning av timene. Ansatte bestemmer selv når de vil føre timene, men det skal være gjort innen fastsatte frister. Etter at fristen er gått ut, blir perioden stengt. Våre løsninger Mer informasjon om våre nåværende løsninger finnes som vedlegg til kravspesifikasjonen. Se Vedlegg 2: Systemer og rutiner i Petroleumstilsynet, Vedlegg 4: Petroleumstilsynets registreringssystem for overtid og tid arbeidet offshore og Vedlegg 6: Skjermdumper fra Petroleumstilsynets system for fraværsregistrering. Side 5

6 Detaljert oppdragsbeskrivelse og krav til det nye systemet Mer informasjon om arbeidsflyt og regelverk finner du i Vedlegg 1: Modeller av arbeidsflyt i Ptil. Arbeidstid Ptil har sommer og vintertid. I vintertiden fra 15. september til og med 14. mai er arbeidstiden fra kl til kl I sommertiden - fra 15.mai til 14.september er arbeidstiden fra kl 0800 til Vi har fleksibel arbeidstid. Kjernetiden er fra 09:00 til 14:30, hele året. Innen den ytre arbeidstiden, som er fra kl til kl og fra kl til kl 20.00, kan den enkelte fritt variere sin arbeidstid. Opparbeidet fleksitid kan tas ut som kortere arbeidstid den enkelte dag, eller som inntil 24 dagers ekstra fritid (fleksidager) per år. Vi ønsker at følgende skal registreres i Agresso: Alle timer: Både refunderbare og ikke refunderbare Både timer arbeidet på jobb og timer arbeidet hjemme Overtid Reisetid Fravær (ferie, permisjon, sykdom, avspasering m.v.) Tilgang Alle fører i utgangspunktet sin egen timeliste, men noen ressurser skal i tillegg kunne føre timer for et utvalg av andre ansatte. Personlig arbeidsplan I dag er alle ansatte knyttet til den samme arbeidsplanen i Agresso (100). De personlig definerte arbeidsplanene (årsplanene) til de ansatte (med definisjon av stillingsprosent, arbeidstid osv) ligger i TimeCon. De skal nå legges i Agresso i stedet. Håndheving av arbeidsmiljøloven (AML) Normaltid Det skal ikke kunne registreres flere timer per dag og uke enn det arbeidsmiljøloven (AML) tillater. Det betyr 13 timer i løpet av 24 timer, 48 timer i løpet av sju dager og 320 timer per år (Hentet fra Kapittel 10. Arbeidstid ( Dersom saldo overstiger grense, skal det gis melding, og en skal ikke få lov til å lagre. Unntak er for granskinger offshore hvor grensen er 16 timer. Til info: Timeantallet 320 er pga at vi har en arbeidstid som er mindre enn den som AML definerer. AML går ut fra en grense på 40 timer pr uke, og 200 timer overtid pr år. Overtid Overtid skal oppdatere AML-saldo. Grenser for overtid hos oss i timer (hentet fra styrende dokumenter hos Ptil). Grenser ved sommertid i parentes: Ett døgn En uke Fire sammenhengende uker Ett kalenderår 5 ¼ (6 ) 11 ¼ (15 ) 30 ¼ (45) 320 Medarbeideren skal få melding dersom vi fører overtidstimer uten å ha ført normaltid. Side 6

7 Reisetid og overtid All overtid og reisetid skal håndteres i Agresso tidsregistrering. Overtid føres i Agresso av den enkelte, og sendes deretter utpekt person/rolle til godkjenning. Det er mulig at også personal skal ha varsel om søknad om overtid. Reisetid kan enten tas ut i fritid eller i kroner. Reisetid som tas ut som kroner skal godkjennes elektronisk på samme måte som overtid. Vi ser for oss at vi under føring av tid velger tidskode etter hvilken type kompensasjon som skal gis. Veiledning og regler må være lett tilgjengelig. Helgetillegg ved pålagt overtid Arbeidstakere som blir pålagt å arbeide på lørdag eller søndag, utbetales et tillegg på kr. 35,00 per arbeidet klokketime i tidsrommet lørdag kl til søndag kl Vi gjerne at systemet sjekker mot kalender for utbetaling av helgetillegg. Hjemmearbeid Timer arbeidet hjemme og timer arbeidet på jobb skal føres likt. En forutsetning for dette er at det kan lages en rapport som indikerer hjemmearbeid (se avsnitt om rapporter). Utbetaling av lønn Timeregistreringene overføres lønnssystemet for utbetaling. Manglende timer skal ikke føre til automatisk trekk i lønn. Fravær Det skal lages integrasjon mellom Agresso fravær og Agresso timeregistrering. Noen typer fravær skal vises i timeregistrering, og fravær registrert i timeregistrering skal vises i fraværsmodulen. Eksempelvis skal langtidsfravær registrert i Fravær også vises i timeregistrering, og egenmeldinger registrert av den enkelte i timeregistrering skal vises i Fravær. Ferie og avspasering skal legges inn i Agresso timeregistrering av den enkelte Egenmeldinger og noen typer permisjoner registreres i Agresso timeregistrering av den enkelte. Det skal komme varsel når lovgitte grenser overskrides. Grenseverdiene hentes fra Statens personalhåndbok. Langtidssykefravær skal kun legges inn sentralt, ikke av den enkelte. Fraværsdata overført til Fraværsmodulen og Refusjonsmodulen i Agresso Personal danner grunnlag for statistikk og refusjon fra NAV. Side 7

8 Tidskoder Fullstendig liste over tidskoder utarbeides i samarbeid med løsningsarkitekt. Per i dag ser vi for oss følgende tidskoder: Normal Oppdaterer saldo Fleksi tid. Overtid 50% Fra vanlig arbeidsdag slutt til kl. 20:00. Mellomlegg overtid 50% og opparbeiding av tid til avspasering Fra vanlig arbeidsdag slutt til kl. 20:00. Oppdaterer saldo Timer til avspasering med en time for hver arbeidet time, i tillegg til 50 % lønn. Overtid 100% Fra kl. 20:00 til begynnelse vanlig arbeidsdag. Gir dobbel timelønn. Mellomlegg overtid 100 % med vanlig lønn og opparbeiding av tid til avspasering Oppdaterer saldo Timer til avspasering med en time for hver arbeidet time, i tillegg til 100 % lønn. Arbeid offshore Tid arbeidet ut over normaltid gir ikke rett til fleksitid eller overtid. De ansatte skal registrere det reelle antall timer som er arbeidet, men saldo for fleksitid skal ikke økes selv om arbeidet tid er større enn normaltid. Det utbetales i stedet et offshoretillegg som er uavhengig av lønnen. Det er tatt initiativ til at offshoretillegget håndteres i Agresso reiseregning. For granskinger offshore gjelder egne regler. Avspasering i forbindelse med arbeid offshore Vi har følgende regler for opparbeiding av avspasering i forbindelse med arbeid offshore: En arbeidsdag offshore gir rett på en dag avspasering. Dagene til avspasering skal regnes om til timer av Agresso, og øke saldoen Til avspasering. Dersom vi arbeider 6 timer inn i neste døgn, gir det rett til en ny fridag. En dag til avspasering får en når en har vært minimum 24 timer offshore. Reiser på opp til 30 timer gir en (1) dag avspasering, over 30 t gir to (2) dager avspasering, frem til 54 t osv. Omregningen av dager til timer bør ta hensyn til sommer- og vintertid. En fridag opparbeidet på bakgrunn av arbeid offshore skal øke avspaseringssaldoen med 7,75 timer i perioden med vintertid og 7 timer i perioden med sommertid. Et offshoredøgn innarbeidet i en helg eller på en helligdag skal gi 7,75(7) *1,5 timer til avspasering. Vi ønsker at det skal være enkelt for brukerne å legge inn dager til avspasering i forbindelse med arbeid offshore. En måte dette kan gjøres på, kan være at vi manuelt oppdaterer saldo Timer til avspasering ved registrering av arbeidet tid i Agresso. Avspasering etter arbeid offshore opparbeides i dager, og dette ønsker vi å fortsette med. I utgangspunktet ønsker vi at systemet regner dager om til timer. Dersom vi velger dette alternativet, må det tas hensyn til sommer - og vintertid. En annen mulighet kan være å bruke Jobtype i Agresso timeregistrering for å si om en har arbeidet offshore. Dersom Jobtype er offshore og tidskode er arbeid eller gransking, skal en få mulighet til å legge inn offshoredøgn til avspasering. Side 8

9 Det må være mulig å endre registreringen i ettertid. Hvilken løsning vi velger, må avklares nærmere i samarbeid med løsningsarkitekt. Gransking offshore Trenger sannsynligvis en egen tidskode for gransking offshore. Gransking offshore gir rett til overtid. For tid til avspasering gjelder samme regler som for vanlig arbeid offshore. Samme regler som for planlagt tilsyn offshore gjelder også for gransking offshore, men det er noen tilleggsregler: Ved gransking gjelder vanlige regler for overtid. Dersom reisetid og arbeidstid går ut over normal arbeidstid blir dette kompensert med 50%-100% overtidsbetaling. Dersom en gransking foregår i en helg eller på en helligdag, får man i tillegg til offshoretillegget et helligdagstillegg som er et fast kronebeløp pr. døgn. Granskinger offshore gir rett til overtid. Offshore er normal arbeidsdag 12 timer. Tillatt å arbeide 4 timer overtid, men det skal være minimum 8 timers hvile til neste arbeidsøkt. Må kunne føre inntil 16 timer per dag ved offshoregransking (ellers stopp ved føring av mer enn 13 timer). Reisetid innland utenom arbeidstid som avspasering Reiser i arbeidstiden føres som vanlig arbeid. Reiser utenom arbeidstiden kan tas ut som avspasering etter regelen time for time. Oppdaterer saldo Timer til avspasering. Det må tas hensyn til sommerog vintertid. Samme regler gjelder for helg og for helligdager. Reisetid utenom normal arbeidstid til utbetaling Reisetid ut over arbeidstiden skal utbetales time for time etter C-tabellen. Det skal tas hensyn til sommer- og vintertid. Ved reising i utlandet skal vi føre reisetiden først etter 8 timer normaltid. Dette gjelder for hele året. Reising i utlandet i helg og på helligdager føres også på denne koden. Føring på denne tidskoden skal starte en arbeidsflyt. Når timene er godkjent, skal de danne grunnlag for utbetaling etter C-tabellen. Ved reising om natten, skal reisetiden føres på egen tidskode. Se under. Reisetid innland helg/helligdag til utbetaling Reisetid innland skal utbetales time for time etter C-tabellen i tillegg til 50 %. Føring på denne tidskoden skal starte en arbeidsflyt. Når timene er godkjent skal de danne grunnlag for utbetaling etter C-tabellen. Reisetid utland Reising ut over 8 timer på hverdager utbetales time for time etter C-tabellen. Resing i helgene og på helligdager utbetales etter c-tabellen for hele reisetiden, med unntak av natten. Reisetid utland natt som avspasering Reising om natten regnes fra kl. 22:00 og til kl 06:00. En time reisetid oppdaterer saldo Timer til avspasering med en halv time. Reisetid utland natt som lønn Reising om natten regnes fra kl. 22:00 og til kl 06:00 og utbetales som 50 % av timesats i C-tabellen. Side 9

10 Avspasering (A) Reduserer saldo Timer til avspasering. Ferie (F) Ved oppstart av et år blir saldo for feriedager håndtert av personal etter gjeldene regler og oppdaterer saldo Ferie med Feriedager overført/forbrukt tidligere år. Se mer info om feriesaldo under punktet Saldoer. Kurs (K) Håndteres som normaltid. Kompensasjon for reisetid avhenger av type kurs. Kodene for reisetid brukes der det gis kompensasjon for reisetid. Sykdom m/egenmelding (S) Følger reglene for IA-bedrifter i staten Inntil 24 dager (inkludert helger og helligdager) i løpet av 12 måneder. Ikke over 8 sammenhengende egenmeldingsdager (inkludert helg/helligdager). Vi ønsker at Agresso genererer melding ved overskridelse. Hvem meldingen skal gå til vil vi komme tilbake til. I tillegg til å legge fraværet inn i Agresso ønsker vi å beholde rutinen med å fylle ut egenmeldingsskjema og sende dette elektronisk til personalleder og PtilPersonal (e-postadresse). På dette skjemaet svarer den ansatte på spørsmål om sykdommen er jobbrelatert. Sykdom som ikke skal føres som egenmelding Dersom en person har kommet på jobb, jobber noen timer, og deretter finner ut at han/hun er for syk til å jobbe og går hjem, skal det ikke brukes en egenmelding for denne dagen. Ttimene som personen er borte den dagen skal ikke føre til trekk i personens fleksisaldo. Vi ser derfor at vi kanskje trenger en egen tidskode for dette. Barns sykdom (Sb) Følger reglene i statens personalhåndbok Omsorgspermisjon (Po - Perm.) To uker i forbindelse med fødsel Permisjon med lønn Omfatter følgende permisjoner: Velferdspermisjon (Pv - Perm.) Inntil 12 dager i løpet av ett kalenderår (for 100% stilling) P - Perm. (fagforening) Pl - Perm. (lesedager eksamen) M - Militærtj./rep. Eventuelle andre permisjonsgrunner står beskrevet i Statens personalhåndbok Side 10

11 Seniordager (Se) 14 dager for personell over 62 år. Skal oppdatere Saldo seniordager. I utgangspunktet ser vi for oss to muligheter for oppdatering av Saldo seniordager: 1. Saldo settes manuelt av personal 2. Saldo settes av systemet ved sjekk mot fødselsdato og stillingsprosent. Hvordan vi velger å gjøre dette må avklares nærmere i samarbeid med løsningsarkitekt. Permisjon uten lønn Legges inn av Personal, ikke av den ansatte selv. Sykdom m/sykemelding (Sl) Legges inn av Personal, ikke av den ansatte selv. Foreldrepermisjon (FP) Legges inn av Personal, ikke av den ansatte selv. Fravær lagt inn av personalavdelingen i Agresso fravær skal kunne vises i timelisten. Hvilken koder dette gjelder avklares nærmere i samarbeid med løsningsarkitekt. Generelle regler for tidskoder Arbeid i helger og på helligdager som påske, 17. mai og 1. Juledag skal gi et ekstra kronebeløp pr. time. All opparbeidelse av overtid forutsetter at det først er arbeidet full dag. Spesielle situasjoner, som for eksempel at en blir bedt om å komme på arbeid kl. 12 på julaften mens en egentlig hadde tenkt å ta denne fri, håndteres manuelt av personal. Det må også legges til rette for å overføre ferie fra et år til et annet, og vise denne som en egen saldo (Feriedager overført fra tidligere år). Side 11

12 Saldoer Disse saldoene skal vises i skjermbildet for personlig timeregistrering: Fleksitid Viser antall timer (pluss eller minus). Saldo bruk av fleksidager Uttak av fleksitid skjer ved at den ansatte ikke fører noe i Agresso for det aktuelle tidsrommet. Eksempel: Dersom en hel dag står tom, skal 7,75 (7) timer automatisk trekkes fra fleksisaldoen for en i 100 % stilling. Det er bare når man tar ut hele dager som fri at det skal telle som uttak fra de tilgjengelige 24 fleksidager man kan ta fri i året. Dersom timeantallet som føres på en dag er mer enn halv dag, skal de resterende timene ikke trekkes fra saldo for bruk av fleksidager. Dersom en person fører mindre enn halv dag, skal i utgangspunktet saldo for bruk av fleksidager reduseres med en halv dag (som beskrevet i Statens regelvek for fleksibel arbeidstid i staten). Den beste måten å legge opp fleksitid på ønsker vi å legge opp i samarbeid med løsningsarkitekt. Avregning av fleksitid Opparbeiding av fleksitid skjer når den enkelte legger inn timer ut over normaltid for personlig arbeidsplan. Dette skal oppdatere saldo for fleksitid. Uttak skjer ved at den enkelte legger inn færre timer enn normaltid for ressursen på en dag. Ferie Viser antall dager tar hensyn til dager overført fra tidligere år, ferie tatt ut på forskudd og forbrukt ferie inneværende år. Ved oppstart av et år blir saldo for feriedager håndteres av personal etter gjeldene regler og oppdaterer saldo Ferie med Feriedager overført/forbrukt tidligere år. I utgangspunktet ser vi for oss to muligheter for oppdatering av Saldo feriedager: 1. Saldo settes manuelt av personal 2. Saldo settes av systemet ved sjekk mot fødselsdato. Hvilken løsning vi velger, må avklares nærmere i samarbeid med løsningsarkitekt. I tillegg ser vi for oss at vi har et eget bilde som viser detaljer om saldoer, deriblant ferie. Forslag til oversikt over ferie for den enkelte: Navn på feriesaldo: Eksempelsum: Feriedager opptjent for <aktuelt år> Eksempel: 25 Ferie overført fra <aktuelt år 1> Eksempel: 14 (kan være negativt tall dersom ferie er tatt ut på forskudd) Tatt ut i år Eksempel: 30 Tilgjengelige feriedager Eksempel: 9 (kan være negativt tall dersom ferie tatt ut på forskudd) Side 12

13 Ferieloven gir mulighet til å ta ut inntil 14 dager ferie på forskudd etter avtale med leder. Vi ønsker å finne best mulig løsning på å håndtere dette i samarbeid med løsningsarkitekt. Avspasering Gjelder vanlig avspasering og avspasering inntjent ved arbeid offshore (vise antall timer). Sykdom m/egenmelding Regler for IA-bedrifter i staten Barns sykdom Regler etter statens personalhåndbok Velferdspermisjon Antall dager avhenger om en f.eks har små barn, sykdom i nær familie. Regler beskrevet i Ptils interne regelverk. Seniordager Antall dager avhengig av alder. Der de finner det formålstjenlig, legger Personal inn oppstartsverdier for de saldoene som varierer fra ansatt til ansatt (kan for eksempel gjelde Barns sykdom og Velferdspermisjon). Noen saldoer skal automatisk overføres fra år til år. Det gjelder ferie, avspasering og fleksitid. Fleksitiden avregnes per 1.9. Vi kan overføre inntil 45 timer pluss og 10 timer minus til neste avregningsperiode. Tid ut over 10 minustimer medfører trekk i lønn. Plusstid utover 45 timer blir strøket uten kompensasjon. Avregningsperioden er fra 1. september til 31. august. AML-saldo Skal oppdateres av tidskodene: Overtid 50% Mellomlegg overtid 50% og opparbeiding av tid til avspasering Overtid 100% Mellomlegg overtid 100 % med vanlig lønn og opparbeiding av tid til avspasering Varsler og arbeidsflyt Varsler Det skal genereres beskjeder (IntellAgent) ved manglende registreringer (timer og/eller fravær) til den enkelte og til overordnet. Vi ser for oss følgende varsler: Mangelfull føring av timer: Ved mangelfull føring av timer sendes melding først til den ansatte (1.purring) og deretter både til den ansatte og til personalansvarlig (2.purring). Grenser for arbeidsmiljøloven nådd: Det må ligge inne grenseverdier for overtid i henhold til arbeidsmiljøloven. Det skal gis melding ved overskridelse av grenseverdier. Side 13

14 Forslag til timeliste: Dersom det ikke er ført timer innen en gitt frist, skal TS55/IntellAgent automatisk lage et forslag til timeliste og sende e-post til den ansatte. Lenken åpner skjermbildet Personlig timeregistrering i Agresso for ferdigstillelse. Timelisten skal inneholde periode og arbeidsordrene fra forrige førte periode og ha status kladd. Forslaget skal ikke inneholde timer. Under design av løsningen kan det vise seg at det er behov for andre varsler. Godkjenning Alle timer som kan generere krav om betaling/fakturering skal godkjennes elektronisk i Agresso av personalansvarlig (Agresso arbeidsflyt). Overtid til utbetaling Reisetid til utbetaling Skjermbilder for godkjenning Godkjenner skal kunne se hele timelisten. Dersom timelisten ikke blir godkjent, skal den returneres med merknad. Det skal legges til rette for å kunne godkjenne flere timelister i en operasjon fra et tilpasset oversiktsbilde. Drill-down i oversiktbildet skal gi mulighet til å vise detaljer. Beskjed tilbake til den ansatte om at timene ikke er godkjent kan skje via e-post. Personen retter timelisten og flyten startes på nytt. Må legges til rette for fungering for godkjenner. Dersom timene ikke er godkjent innen en viss frist, må det gis melding til avsender. Dersom ingenting skjer innen en viss frist (personen kan for eksempel ha langtidsfravær), skal meldingen rutes videre til den ansattes leder. Attestasjonsstruktur i Invoice Manager kan brukes som inspirasjon for attestering av timelister. Oppstartsrutiner Før vi går i drift, skal alle saldoer ha korrekte oppstartsverdier for den enkelte. Individuelle oversikter Timer som den enkelte i dag holder oversikt over i egne systemer, og som skal tas ut i form av avspasering, legges inn i saldo for avspasering i Agresso av personal. Etter at systemet er satt i drift, skal saldoen bare økes i henhold til regelverket (overtid med mellomlegg utbetalt, offshoredager regnet om til timer og reisetid). Side 14

15 Opplæring, hjelp og dokumentasjon Vi ønsker å tilby brukerne god hjelp ved føring av tid ved å benytte verktøyene i Agressoporteføljen. Det kan for eksempel være e-guider og video av aktuelle arbeidsoppgaver, i tillegg til tilpasset felthjelp og hjelpetekster. Endelig valg av løsning gjøres i samarbeid med løsningsarkitekt. Personal og systemansvarlig må få opplæring som superbrukere tilrettelagt for de oppgavene de har. Tilpasse skjermbildene i standard Agresso Agresso Customization Tool (ACT) Vi ønsker å bruke standard Agresso så langt det er formålstjenlig. En eventuell tilpasning av skjermbildene (og eventuelt lage nye) vil bli en del av samarbeidet med konsulenten i oppstartsfasen. Vi ønsker å bruke mulighetene i ACT til å lage en løsning som er brukervennlig og som dekker våre behov. Rapporter Fullstendig liste over rapporter utarbeides i samarbeid med løsningsarkitekt. Per i dag ser vi for oss følgende rapporter: Status mine timelister Hvilke timelister har jeg ført? Hvilke har jeg ikke ført ferdig? Hvilke har jeg ikke begynt på? Kanskje dette kan legges inn i skjermbildet for felthjelp på periode? Det må være enkelt å velge disse. Mine timelister som ligger til godkjenning hos personalleder Det bør kanskje være mulig å se mine timelister som ligger til godkjenning hos personalleder (men som ennå ikke er blitt godkjent)? Oversikt over hjemmearbeid Vi ønsker å ha en rapport som viser hvor mange timer som er arbeidet hjemme i en gitt periode fordelt på ansatte. Vi ønsker primært at rapporten tar utgangspunkt i totalt antall timer fra TidBank på en dato og totalt antall timer normaltid registrert i Agresso på den samme datoen. Differensen mellom disse vil gi en indikasjon på timer arbeidet hjemme. Alternativt kan vi bruker egen tidskode for hjemmearbeid og ta ut rapport på denne. Valg av løsning vil være avhengig av kompleksitet og pris og vil gjøres i samarbeid med løsningsarkitekt. Oversikt over timelister for andre ressurser Oversikter over timelistene innenfor for prosjektleder eller ressursansvarlig sitt ansvarsområde. Oversikter over bruk av ressurser fordelt på kategori På bakgrunn av registrerte timer utarbeides det oversikter som viser bruk av ressursene innenfor de enkelte kategoriene for timeregistrering (tilsyn, NORAD, rammesetting, rådgivning osv) med detaljer ned på den enkelte arbeidsordre for utførelse av refunderbart tilsyn. For å minimalisere feilkilder, effektivisere tilrettelegging og distribusjon av blant annet denne type rapporter, er det viktig å få automatisert prosessene i størst mulig grad slik at rapportene kan være oppdatert i sanntid. Dette kan gjøres ved å kartlegge hvilke prosesser som inngår i dette og hvordan disse prosessene utføres. Side 15

16 Innstempling og utstempling Vise stemplingstider fra TidBank i Agresso personlig timeregistrering Vi ønsker å fortsette med stempling, men vil gå bort fra at fleksitid skal administreres i TidBank. Vi ønsker at stemplingsklokkeslett fra TimeCon vises i skjermbildet for personlig timeregistrering i Agresso. Vi bruker i dag TidBank og TimeCon til administrasjon av tid: TimeCon inneholder: o o o o o Ansattregister Personlige arbeidsplaner (årsskjemaer) Koder for stempling (Tjeneste inn, tjeneste ut, annet fravær inn, annet fravær ut etc.) Adgangskontroll Inn- og utstemplingen brukes for å vise om ansatte er på huset (oppdaterer flagg på intranettet som viser om ansatte er til stede). Det samme flagget brukes i nyutviklet resepsjonssystem for registrering av besøkende (2. desember 2008: Ferdig utvklet, ikke satt i drift). TidBank benyttes til administrasjon fleksitid og gir oversikt over stemplet ordinær tid og overtid. Det er i dag ingen administrasjon av fleksitid og ferie i Agresso. Når det stemples, vises Fleksisaldo i displayet på kortleseren. Begge programmene leveres av Norsk Tid AS. Arbeidstidsrapporten i TidBank viser ikke dagens stemplinger. Vi ønsker i utgangspunktet at stemplingstidspunkt vises i sanntid. Hvorvidt vi skal velg en løsning som viser dataene i sanntid, vil være avhengig av kompleksitet. Dine stemplingstider i TidBank INN UT INN UT Timer Å fordele Man Tir 09:42 AF 15:24 07:24 7,43 Ons 07:00 15:00 7:00 7,00 Tor Fre Lør Søn 08:00 08:30 TJ 13:00 TJ 16:00 08:00 8,00 En annen måte å gjøre dette på er å vise dataene fra TidBank i et eget vindu som åpnes ved å klikke på en knapp/menypunkt inne i skjermbildet for timeregistrering. Endelig valg vil bli tatt i samarbeid med løsningsarkitekt. Timecon/TidBank skal tilpasses slik at man ikke ser fleksitid i displayet i kortleseren. Dette kan sannsynligvis gjøres ved å opprette en ny arbeidsplan Timecon som er tatt opp uten fleksitid slik at Side 16

17 saldoen alltid står i 0. Dette skjemaet knyttes til alle ansatte i Petroleumstilsynet. Systemet er felles med Oljedirektoratet som bruker saldo for fleksitid. Leverandøren av Tidbank har indikert at vi kun trenger et dummy-skjema i Timecon/TidBank som er likt for alle. Detter fordi de personlige arbeidsplanene i framtiden skal ligge i Agresso. I displayet på stemplingsuret skal det komme OK eller 0. I dag vises fleksisaldoen, men denne må fjernes siden fleksisaldoen i TidBank ikke lenger vil være riktig. De ansatte skal bruker adgangskortet for å stempler inn og ut. De bør kunne bruke samme kodene som benyttes i dagens løsning. Se oversikt over kodene i vedlegg 3: Kodeoversikt for stempling i TidBank. I timeregistreringsvinduet i Agresso ønsker vi å se følgende informasjon fra TidBank: Klokkeslett stemplet inn og ut Koder (TJ for tjeneste, AF for annet fravær osv.) Sum timer per dag som skal føres. Data fra TidBank, vises som tidsformat som for eksempel 7:45, mens Agresso vises dette som 7,75. Systemet bør kunne rekne om opparbeidet tid fra klokketid (7:45) til desimaltid (7,75). Dersom en har stemplet inn og ut flere ganger, ønsker vi at hver stempling vises som en rad i Agresso. Feltet med informasjon fra TidBank bør kunne minimeres av brukeren. Denne innstillingen bør Agresso huske fra forrige pålogging. Feltet med informasjon fra TidBank bør ha fast størrelse, med rullegardin til høyre slik at man kan se alle stemplingene dersom det ligger mange nedover Vi ønsker å vise alle periodens stemplinger fra TidBank, også dagens. Disse vises ikke i arbeidstidsrapporten i TidBank i dag. Web service: TimeSystemHours Denne webservicen brukes til å hente ut stemplingsdata fra TidBank. En versjon av denne webservicen finnes på vår TidBank-server. Den er laget av Norsk Tid og brukt til å vise stemplingsdata fra TidBank i MSProject. Siden det ikke skal overføres data fra Agresso til Tidbank, men bare vise informasjon fra TidBank i Agresso, kan denne webservicen kanskje benyttes som utgangspunkt. Skjermdumper fra test av denne webservicen ligger i Vedlegg 5: Skjermdumper fra test av webservice TimeSystemHours fra Norsk tid. Inndata: Ressursnr (velge ut en bestemt ressurs) Dato fra Dato til Utdata: Dato (sorteres på dato i skjermbildet) Stemplingskode Klokkeslett Informasjon fra Agresso på Ptil sitt intranett Vi ønsker å vise en del nøkkelinformasjon i en WebPart på intranettet vårt Ptil-posten (på samme måte som informasjon om uleste meldinger i Outlook osv.). Hva som er mest hensiktsmessig vil vi Side 17

18 bestemme i samarbeid med løsningsarkitekt. Per i dag ser vi for oss at følgende informasjon kan vises: De mest benyttede saldoer Saldo for fleksitid Feriesaldo Avspasering Arbeidsflyt Timelister til godkjenning Timelister til korrigering Timelister til utfylling Vedlegg Vedlegg 1: Modeller av arbeidsflyt i Ptil Vedlegg 2: Systemer og rutiner i Petroleumstilsynet Vedlegg 3: Kodeoversikt for stempling i TidBank Vedlegg 4: Petroleumstilsynets registreringssystem for overtid og tid arbeidet offshore Vedlegg 5: Skjermdumper fra test av webservice TimeSystemHours fra Norsk Tid Vedlegg 6: Skjermdumper fra Petroleumstilsynets system for fraværsregistrering Side 18