MinTid brukerdokumentasjon

Transkript

1 MinTid brukerdokumentasjon Ansatte MinTid brukerdokumentasjon Innhold i

2 Innhold Rutiner for bruk av MinTiD... 1 Ansatt... 1 Leder... 1 Superbruker... 1 Løpende oppgaver:... 2 Årlige oppgaver:... 2 MinTid 3 Logg inn start av MinTid... 3 Registrering... 3 Resultater... 4 Hvordan skal du bruke Resultat oversikten?... 6 Akkumulerte resultater... 6 Vedlikehold... 7 Registreringer detaljer... 7 Rediger dag... 7 Rediger tillegg... 8 Fraværsplan... 9 For Buskerud fylkeskommune Overtid Fravær fra arbeidsplassen Brukerveiledning til tidsregistreringsterminal ii Innhold MinTid brukerdokumentasjon

3 Rutiner for bruk av MinTiD Ansatt Stempler inn og ut daglig via stemplingsautomat eller på pc Legger inn planlagt fravær i systemet Korrigerer eventuelle feilstemplinger i MinTid løpende under menyvalget vedlikehold. Det anbefales at man gjør det til en vane å sjekke perioderapporten én gang i uken Perioderapportene skal være ferdig kontrollert og korrigert av hver ansatte innen den 5. hver måned Ved behov for hjelp/brukerstøtte, kontaktes superbruker i seksjonen/avdelingen Brukerveiledning for ansatte vil ligge på intranettet. I tillegg er det en god hjelpe funksjon i programmet MinTid. Leder Sjekker at perioderapportene for sine ansatte er korrekte. Skal gå gjennom mottatte sykemeldinger og sjekke at de er korrekt utfylt før de sendes til Personalseksjonen/ superbruker som registrerer disse i systemet Godkjenner perioderapportene elektronisk innen den 7. hver måned. NB! Godkjenning av perioderapport innebærer at man godkjenner utbetaling av overtid. Dersom en leder er syk, har ferie eller på annen måte er forhindret fra å godkjenne må en annen med attestasjonsmyndighet godkjenne rapporten. Superbruker Superbrukerne er: o o o o Kari Bøe Andersen Kari-Boe.Andersen@bfk.no Mona Madsen Mona.Madsen@bfk.no Gro Ekkje Gro.Ekkje@bfk.no Siri W.Nilsen Siri.Nilsen@bfk.no Det er superbruker i den enkelte avdelingen/seksjonen som etter avklaring med respektive leder er ansvarlig for å legge inn/endre arbeidstidsskjema på ansatte som skal ha et særskilt arbeidsmønster MinTid brukerdokumentasjon MinTid 1

4 Systemadministrator er de som til daglig administrerer systemet. De er tilgjengelige for superbrukerne om de har behov for hjelp. Løpende oppgaver: Personalseksjonen/ superbruker registrerer nyansatte og ber leder i seksjonene om å knytte den ansatte opp mot korrekt arbeidstidsskjema dersom dette avviker fra normalen Personalseksjonen/ superbruker registrerer ansatte som slutter eller går ut i permisjon Personalseksjonen/ superbruker registrerer sykefravær basert på sykemelding Personalseksjonen/ superbruker kan ved behov bistå med å produsere rapporter på forespørsel Årlige oppgaver: Sjekke behov for å slette ansatte som har fratrådt Oppdatere feriesaldoer 2 MinTid MinTid brukerdokumentasjon

5 MinTid Logg inn start av MinTid Når du starter MinTid vil du komme rett inn i MinTid og er klar til å bruke programmet. Når du skal avslutte MinTid trykker du på X oppe i høyre hjørne. Registrering Registreringsbildet gir deg mulighet til å registrere deg inn eller ut av tidssystemet. I dette skjermbildet er det også mulig å angi fravær, overtidskode og variabelt tillegg. Innregistrering - Utregistrering Inn/ut-knapp registrerer deg inn eller ut av systemet. Hvis din forrige registrering var en utregistrering, vil knappen være aktivert for innregistrering. Trykk på inn og systemet viser klokkeslettet du blir registrert inn. Fraværsregistrering MinTid brukerdokumentasjon MinTid 3

6 Her registrerer du deg Ut på eller Inn fra fravær. Husk kommer du senere og skal ha godskrevet tiden fra morgen, må du starte med Inn fra fravær som første stempling. Ved Ut på fravær vil du få fraværstid frem til dagens slutt. Deretter vil fraværet fortsette dagen etter hvis ikke spesielle betingelser er satt på fraværskoden. Overtid med OT-begrunnelse. Når du pålegges overtid skal dette stemples når du går hjem. Gjør følgende før du trykker UT: 1. velg OT-kode fra dropp-boksen 2. Fyll deretter ut OT-Begrunnelsen. 3. Trykk på Overtidsknappen 4. Avslutt med å stemple UT.. Vis/skjul tillegg Viser eller skjuler tilleggsregistreringsfunksjonalitet. For bruk av dette se under Vedlikehold og registrere Variable Tillegg. NB! I registreringsbildet MinTid vil Saldo gradert syk byttes ut fra fleksitidssaldo når du går Gradert sykemeldt. Resultater Følgende skjermbilde viser en oversikt over alle registreringer og resultater til innlogget bruker for valgt periode. Nederst i skjermbildet vises en summert statuslinje for de enkelte kolonnene. I feltet for bytt periode vises automatisk inneværende periode. I droppboksen kan man bytte til tidligere perioder. For å kunne se nærmere på en enkelt dag, så trykker du på blyanten for valgt dag. Dette fører deg videre til skjermbildet for vedlikehold av registreringer og du kan gjøre endringer fra rediger dag. 4 MinTid MinTid brukerdokumentasjon

7 Forklaring til feltene: Dato; Viser ukedag og dato for perioden. Inn; Viser den første innregistreringen på dagen. Ut; Viser den siste utregistreringen på dagen. Fleks; Viser fleksitidsresultatet på dagen. Normaltid; Viser normaltidsresultatet på dagen. Overtid; Viser overtidsresultatet på dagen. Kategori sum overtid. Ikke ot; Viser tid som ikke er registrert på overtidskategorien sum overtid. Dette kan være pga at den ansatte ikke har registrert seg med overtidskode. Fravær; Viser fraværsresultater på dagen. Ugyldig fravær; Viser tid på ugyldig fravær på dagen. Tillegg; Angir om det er registrert tillegg på dagen. Status; Statuskolonnen viser tre verdier. Angivelse om dagen er prosjektfordelt. Gjelder for de som benytter prosjektfordeling. Angivelse om dagen er korrigert Angivelse om dagen er godkjent og eventuelt på hvilket nivå den er godkjent. Gjelder for de som benytter godkjenning MinTid brukerdokumentasjon MinTid 5

8 Blyant; Tar bruker til vedlikehold av registrering der bruker kan se mer detaljer på den valgte dagen. Summert; Viser summerte verdier for den valgte perioden. Forklaringspallett; Viser forklaring på de forskjellige verdiene som vises i statuskolonnen. Godkjenn periode; Den enkelte ansatte kan godkjenne sin egen periode. Dette bestemmes ut fra applikasjonsoppsettet i Dashboard configuration. Når den ansatte godkjenner sin egen periode, vil godkjentstatus være blå. Hvordan skal du bruke Resultat oversikten? 1. Sjekk at stemplingene dine er korrekte per dag. 2. Bruk Rapportene i venstre meny til å sjekke timer som vises i fraværskolonnen, OT-kolonnen eller ved hake i Tilleggs kolonnen. 3. Skal du for eksempel rette en dag bruker du til å gå til vedlikeholds bildet. Velg deretter engang til for å komme til redigeringsbildet. 4. Når alt er OK for perioden du følger opp trykker du Godkjenn periode nederst i høyre hjørne. Akkumulerte resultater Skjermbildet viser en oversikt over akkumulerte resultater for den perioden som er valgt i resultatoversikten. I feltet for bytt periode kan du bytte til en annen periode. Listen viser kun inneværende og historiske perioder. Akkumulerte saldi; Viser resultater for den valgte perioden samt den totale verdien frem til siste dag i den valgte perioden. Akkumulert fravær; Viser resultater akkumulert frem til siste dag i den valgte perioden. Resultatene kan settes opp til å vises i timer, dager eller sum av total avhengig av type resultat. Overtid/tillegg; Viser akkumulert resultat i den valgte perioden. 6 MinTid MinTid brukerdokumentasjon

9 Vedlikehold Registreringer detaljer Skjermbildet viser en detaljert oversikt over alle registreringer som er gjort på en dag. I øverste del av vinduet er det opplysning om hvilken dag du er på, hvilken ukedag og hvilket beregningsskjema som ligger til grunn. I kolonnen for beregnet vil det være en hake hvis dagen er beregnet og en hake hvis dagen er godkjent. I skjermbildet vises alltid gårsdagens dato når skjermbildet lastes første gang. Du velger aktuell dato fra kalender eller trykker på for å komme til den dagen du ønsker å redigere. Du kan også godkjenne en dag eller sette i gang beregning. I den midterste raden i tabellen over vises de registreringer som er foretatt den aktuelle dagen. Er dagen korrigert vil dette vises med en hake i feltet for korrigert. I den nederste raden i tabellen over vises en oversikt over resultater på gitte kategorier. Resultater på mønstring, kostnadssted og produksjon kan ligge i denne tabellen. Det er egne kolonner for timer, dager og antall. Resultater fra de forskjellige kategorier vil plasseres riktig ut fra hva som er satt opp i kategorier i WinTid. Hvis det i WinTid er satt opp at kategorien ikke skal vises, vil det ikke vises resultater på denne kategorien i dette skjermbildet. Korreksjon viser hvor mange timer som er korrigert på den gitte kategorien. Dette gjelder når det er gjort en resultatkorreksjon i WinTid Rediger dag For å redigere en dag, må du klikke på blyanten Følgende skjermbilde vises MinTid brukerdokumentasjon MinTid 7

10 Hvordan korrigere en dag? 1. Korrigere klokkeslett på en stempling. Trykk på etter den stemplingen du skal endre. Marker klokkeslettet og skriv inn klokkeslettet med 4 siffer (ikke tenk på kolon). Husk å skrive inn årsakstekst når du forandrer på klokkeslettet på en stempling. Avslutt med Lagre. 2. Legge inn fravær for en hel dag. Velg Fravær (Heldag) i droppboksen <Velg en registreringstype>. Velg deretter fraværskoden du skal bruke og trykk Lagre. Fraværet legges inn som 2 rader under hverandre automatisk. Dette er fordi du også må huske å fylle ut fraværsgrunn Husk å gå til første dag for fraværet og legg inn registreringen. Nå vil fraværet fylles opp frem til din første stempling. 3. Legg inn overtidsstempling. Hvis du har glemt å stemple overtid og skal legge dette inn i ettertid, velger du Overtid i droppboksen <Velg en registreringstype>. Skriv deretter inn et klokkeslett som ligger mellom INN og UT eks. 1 minutt før Utstemplingen. Velg detter OT-koden og skriv inn OT-begrunnelsen før du trykker Lagre. Det er også mulig å slette en registrering ved å trykke på krysset. I skjermbildet som vises bekrefter du om du ønsker å slette registreringen og om du vil angi årsak til slettingen. Rediger tillegg Eksempel på Variable tillegg kan være Reisetid. Enten om dette skal spares Time for Time eller utbetales. Dette gjør du etter at du er kommet tilbake fra tjeneste reisen. 8 MinTid MinTid brukerdokumentasjon

11 Gå til rett dato for reisen. Ved reise over flere dager legges enten reisetiden inn på utreise dato eller hjemreise dato. 1. Velg meny punktet i venstre meny Rediger Tillegg. 2. Velg riktig tillegg fra droppboksen < Velg et tillegg> 3. Skriv inn antall timer/enheter som skal gis. NB! Husk at du her skriver desimalverdi for timer dvs. 2 t og 30min skal skrives 2,5. 4. Skriv deretter inn dato og klokkeslett for reisen. Du aktiviserer kalenderen til høyre ved å klikke på og deretter på riktig dato i kalenderen. Fyll ut klokkeslettene for utreise tidspunkt og deretter hjemkomst. Husk det er kun reisetid utover normalarbeidstiden som skal registreres her. 5. Avslutt med å fylle inn Begrunnelsen for registreringen hva var dette i feltet Generelt. 6. Avslutt med Lagre. Fraværsplan Når du har planlagt et fravær skal dette registreres inn under Planlagt fravær. Gjør dette samtidig som du er inn for å godkjenne en periode 1. Velg fraværskode i Dropp boksen <Velg en fraværskode>. 2. Velg fra og med dato i kalenderen til venstre. 3. Velg til og med dato i høyre kallender. 4. Trykk Lagre. 5. Når leder har godkjent fraværet forsvinner fra raden i øvre del av bildet og det står en hake i godkjent kolonnen MinTid brukerdokumentasjon MinTid 9

12 For Buskerud fylkeskommune Fleksibel arbeidstid omfatter alle arbeidstakere i sentraladministrasjonen som er fastlønnet. Med sentraladministrasjonen menes i denne forbindelse følgende enheter: økonomi- og administrasjonsstaben utdanningsavdelingen utviklingsavdelingen samferdselsavdelingen tannhelsetjenesten Arbeidstiden er 7 ½ time fra , hvorav kjernetiden er fra Den ytre arbeidstid er fra kl til kl , det vil si hele døgnet. Det skal likevel ikke arbeides mer enn 10 timer pr dag og 54 timer pr uke (med mindre overtid er pålagt). Lønnsperioden er fra første til den siste i måneden. Overtid For å kunne få overtid må man ha opptjent full arbeidsdag eller arbeidsuke. Overtidsarbeidet skal være pålagt og attestert i hvert enkelt tilfelle. Overtidstimer 10 MinTid MinTid brukerdokumentasjon

13 kan legges inn som plusstid i MinTid, eller tas ut som lønn (overtidsbetalingen kommer i tillegg). 100% overtidsbetaling etter på hverdagene samt hele lørdag og søndag. Helligdager 133,33%. Julaften, nyttårsaften og pinseaften fra får man også 133,33%. Fravær fra arbeidsplassen Ved fravær fra arbeidsplassen der arbeidstaker er kursdeltaker, eller ved tjenestereiser og lignende hvor arbeidstiden overstiger 7,5 timer, skal all undervisningstid/ arbeidstid innenfor tidsrommet registreres. All reisetid kompenseres time for time i tidssaldoen (her gjelder ingen begrensning på 10 timer). Alt fravær fra sentraladministrasjonen skal registreres i MinTid. Arbeidstid i påsken og julen Jul- og nyttårsaften er sentraladministrasjonen stengt for publikum, de ansatte beholder samme arbeidstidsordning som tidligere. Her er en liten oppsummering av arbeidstidsordningen for ansatte i sentraladministrasjonen: Onsdagen før skjærtorsdag i påsken er arbeidstiden fra Arbeidstiden på julaften er fra , på nyttårsaften er den fra Husk at man kan ta fri enten jul- eller nyttårsaften (den dagen som man har fri skal føres som permisjon). I romjulen kan du, etter avtale med leder, velge mellom følgende alternativer: 1. Du kan arbeide redusert, enten fra til eller fra til hver dag. 2. Du får en arbeidsdag fri mot at du har vanlig arbeidstid (7,5 t/dag) de øvrige dagene. Deltidsansatte gis fri 1/3 av den tid hun/han skulle ha arbeidet i perioden (maks. 1 arbeidsdag). Det forutsettes at avdelings-/seksjonsleder finner fram til praktiske løsninger når det gjelder deltidsansatte som arbeider del av dag. Det er ikke nødvendig med bemanning jul- og/eller nyttårsaften da disse dagene er stengt for publikum. Det er ikke behov for større bemanning på kontoret i romjulen enn det avdelings-/ seksjonsleder mener er nødvendig MinTid brukerdokumentasjon MinTid 11

14 Brukerveiledning til tidsregistreringsterminal Innregistrering 1. Trykk på "Grønn" (Inn) -tasten. 2. Dra kortet. 3. Navn og fleks saldo vises i displayet. Utregistrering 1. Trykk på "Rød" (Ut)-tasten. 2. Dra kortet i leseren. 3. Akkumulert Fleks saldo vises i displayet. Fraværsregistrering 1. Trykk på "Gul" (Fravær) -tasten. 2. Dra kortet i leseren. 3. Tast inn fraværskode (se listen over fraværskodene) 4. TRYKK PÅ "Enter" -tasten. (E-nederst til høyre) 5. Inne eller ut på aktuell kode vises i displayet. Viktig å vite: Fraværstasten gjelder som inn eller ut stempling. Derfor skal fraværstasten alltid trykkes alene. Man skal ikke trykke på inn- eller ut-tasten når man stempler seg på fravær. Wintid forstår selv hvorvidt fraværsstemplingen gjelder som inn eller ut på fravær ved å gjøre omvendt av forrige stempling. Var forrige stempling en inn stempling forstår Wintid at du går ut på fravær. Sjekk derfor svaret du får fra WinTid. N.B. Planlagt fravær SKAL legges inn i fraværsplan i MinTid på forhånd. Saldo (saldotasten brukes når du vil se saldo uten å stemple noe annet). 1. Trykk på "Orange (saldo) -tasten. 2. Dra kortet i leseren. 3. Trykk med opp og ned tastene for å se alle saldo kontoene. Overtidsregistrering 1. Trykk på "Blå" (overtid) -tasten. 2. Dra kortet i leseren. 3. Tast overtidskoden 12 MinTid MinTid brukerdokumentasjon

15 4. Trykk på "enter"-tasten ("E"- nederst til høyre) for å bekrefte overtidskoden. 5. Deretter stempler du deg ut på vanlig måte. Kodeark Tastefunksjoner Grønn knapp = INN Rød knapp = UT Gul knapp = FRAVÆR Orange knapp = SALDO Blå knapp = OVERTID E = Enter C = Angre Fraværskoder 10 = Tjeneste 11 = Hjemmekontor 12 = Kurs/seminar 20 = Egenmelding 21 = Sykemelding (fulltid) 22 = Gradert sykemelding 25 = Barns sykdom 30 = Ferie 35 = Ekstra feriedag 36 = Senior dag 40 = Permisjon med lønn MinTid brukerdokumentasjon MinTid 13

16 41 = Permisjon uten lønn 45 = Fødselspermisjon 50 = Avspasering av fleksitid (fleksidag) Husk! trening i arbeidstid og reisetid til fleksitid må registreres inne på MinTid og ikke ved stemplingsmaskinen. 14 MinTid MinTid brukerdokumentasjon