Saksbehandler: Elin Davidsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 16/2411. Administrasjonsutvalget REFERATSAKER - ADMINISTRASJONSUTVALGET

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Elin Davidsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 16/2411 Sign: Dato: Utvalg: Administrasjonsutvalget REFERATSAKER - ADMINISTRASJONSUTVALGET DELEGASJONSREGLEMENTETS KAPITTEL «ADMINISTRASJONSUTVALGET SIN MYNDIGHET» - OPPFØLGING/TOLKNING AV ENKELTE PUNKTER. Notat til rådmanen fra personalsjefen

2 Sentraladministrasjonen Notat til oppfølging Til: Kopi: Fra: Rådmannen Personalsjefen Arkivkode Arkivsaknr./løpenr. Dato 15/ DELEGASJONSREGLEMENTETS KAPITTEL «ADMINISTRASJONSUT VALGET SIN MYNDIGHET» OPPFØLGING/TOLKNING AV ENKELTE PUNKTER Kommunestyret vedtok i møte den sak 32/16 «DelegasjonsreglementKarmøy kommune-revidert utgave 2016».Noen få av vedtakene får konsekvenser som rådmannen ønsker å peke på, og gi sin tolkning av. Kommunestyret gir sin tilslutning til dette, eller presiser sin tolkning. I en tid med behov for stadig hyppigere endringer er det viktig at kommunen har et system som gjør at dette blir en naturlig prosess.behov for endring krever vilje til endring, og endringsledelse er et svært viktig element i lederutviklingen i administrasjonen. Vedtatt delegasjonsreglementkan i ytterste konsekvens gjøre at det kan gå lang tid før ting blir gjennomført, og graden av politisk medvirkning må finne sin form. Organisasjonsend ringer Forslag fra administrasjon I forslag til nytt delegasjonsreglementinnenfor administrasjonsutvalgets myndighet forslo rådmannen at utvalget skulle behandle blant annet Overordnede organisasjonsutviklingssaker Større organisasjonsplaner for hele eller deler av en etat som bryter med vedtatt organisering Samtidig var det forslag til at rådmann får fullmak t til å avgjøre organisering innenfor tjenesteområdene,samt organisering av stab-/støttefunksjoner i sentraladministrasjonen, dersom annet ikke er særskilt bestemt.

3 Kommunestyrets vedtak Kommunestyret vedtok følgende når det gjelder admin istrasjonsutvalgets myndighet: Godkjenne overordnede organisasjonsutviklingsplaner Behandle og vedta organisasjonsplaner innenfor godk jente budsjettrammer etter forutgående behandling i hovedutvalgene. Kommunestyret vedtok at forslag om at rådmann får fullmakt til å avgjøre organiseringen som nevnt ovenfor, utgår. Samtidig ble det vedtatt at hovedutvalgene skal behandle organisasjonsplaner i forkant av behandling i admin istrasjonsutvalget. Kommunestyret vedtok å videreføre administrasjonsut valgets myndighet som i forrige periode. Samtidig er det vedtatt at administrasjonsutvalget skal godkjenne overordnede organisasjonsplaner. I tillegg ønsker kommunestyret at hovedutvalgene skal behandle og vedta organisasjonsplaner. Hva er en organisasjonsplan En organisasjonsplan er en oversikt over hvordan en bedrift/kommune er organisert. Det mønsteret som dannes i bedriften/kommunen når vi deler inn de ansatte i grupper og avdelinger, kalles en organisasjonsplan. Av planen går det fram hvordan arbeidsoppgavene er fordelt. Rent generelt kan det påpekes at eventuelle organisasjonsendringer med dette vedtaket kan gjøre at prosessentar noe mer tid. Dette er i segselv som oftest ikke vesentlig, da endringer uansett har sin prosessi forkant. Det som derimot kan bli vanskeligere er når oppgaver må finne en snarlig løsning, og det krever prioriteringer av arbeidsinnsats og ressurser.for å løseen oppgave er det ikke uvanlig at en eller flere ansatte da får andre oppdrag for en periode, og at dette oppdraget kan ligge godt på siden av det som denne ansatte normalt har som arbeidsoppgaver. Dette kan umiddelbart oppleves også som en belastning for deler av organisasjonen.rådmannen tolker delegasjonsreglementet dit at denne type prioriteringer må kunne gjøres uten politisk avklaring. Innstille ved tilsetting av etatsjefer og stabsleder Administrasjonsutvalget er gjennom kommunestyrets vedtak gitt myndighet til å innstille ved tilsetting av etatsjef og stabsleder. Ansettelsesprosess Karmøy kommune har rekrutteringsveileder som omhandler hele prosessenfra en stilling blir ledig til ansettelsener foretatt. Nytt er at admin istrasjonsutvalget skal innstille ved tilsettinger av etatsjefer og stabsleder. 2

4 Ved ansettelseav en av topplederne i kommunen ansettes ikke bare en enkeltperson, men også en person som skal være en del av rådmannens ledergruppe. Det blir da vesentlig at det både er en svært god leder som ansettes,men også en som kan komplettere ledergruppen på ulike måter. Målet er alltid at en nyansatt i slik posisjon skal bidra til også å forsterke lederteamet som samlet team. Rådmannen tar for gitt at det er enighet om denne forståelsen. Det forutsettes også at administrasjonsutvalget legger opp sin møtevirksomh et slik at prosesserikke forsinkes i nevneverdig grad. For å tilpasse prosessennytt vedtak, samtidig som en oppnår det vesentlige målet om å finne en dyktig person og en kompletterende deltaker i ledergruppen, forstår rådmannen vedtaket dit at administrasjonsutvalget får tilsendt søkerlisten. Utvalget foretar så en innstilling av aktuelle kandidater til intervju, og leder av administrasjon sutvalget og rådmannen foretar sammen endelig utplukk til intervju. Intervjuutvalget foretar deretter selve intervjuene, og rådmannen tilsetter. Administrasjonsutvalget informeres før tilsettingen offentliggjøres, og har eventuelt anledning til å stille spørsmål. Avklaring i forhol d til lønn er tildelt arbeidsgiverpolitisk utvalg, og er en del av ansettelsesprosessen.denne delen beskrives nærmere i nestepunkt. En praksis, slik den er beskrevet ovenfor, vil medføre at en taper noe tid, men ikke mer enn at det like fullt kan være akseptabelt. Den gir også rådmannen anledning til å vurdere hvilke komplementerende egenskaperledergruppen trenger når ny toppleder ansettes. Når rådmannen har foretatt ansettelsen,skal lønnsvilkårene fastsettesfør arbeidsavtalen kan utformes og oversendestil foretrukne kandidat. Arbeidsgiverpolitisk utvalg fastsetter lønnsvilkår for etatsjefer og stabsleder I nytt reglement har arbeidsgiverpolitisk utvalg fått myndighet til å fastsette lønnsvilkår for etatsjefer og stabsleder.rådmann har fullmakt ifht øvrige stillinger. Etter at rådmann har foretatt ansettelse,sendessaken nå til arbeidsgiverpolitisk utvalg som skal fastsette lønnsvilkår for etatsjefer og stabsleder. Når vedtak er fattet, kan tilsetting skje. Rådmannen oppfatter delegasjonsreglementetdit at lønnsfastsettelseved tiltredelse i stillingen gjøres av arbeidsgiverpolitisk utvalg, og at det ti lligger rådmannen deretter å foreta justeringer knyttet til lønn og eventuelle godtgjøringer. 3

5 SAKSPROTOKOLL - REFERATSAKER - ADMINISTRASJONSUTVALGET Administrasjonsutvalget behandlet saken den , saksnr. 16/16 Behandling: Notatet tatt til etterretning. Vedtak: 1. DELEGASJONSREGLEMENTETS KAPITTEL «ADMINISTRASJONSUTVALGET SIN MYNDIGHET» - OPPFØLGING/TOLKNING AV ENKELTE PUNKTER. Notat til rådmannen fra personalsjefen Til etterretning.