MØTEINNKALLING SAKSLISTE 13/16 16/976 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I ADMINISTRASJONSUTVALGET DEN

Transkript

1 Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: Tid: 18:00 MØTEINNKALLING Forfall med kortfattet begrunnelse og eventuelle habilitetsspørsmål meldes snarest til møtesekretær på eller på telefon / 19 / 22. Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale med sekretariatet. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 13/16 16/976 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I ADMINISTRASJONSUTVALGET DEN /16 16/2386 FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M MAI /16 16/1833 FRA AMBISJON TIL HANDLING 16/16 16/2411 REFERATSAKER - ADMINISTRASJONSUTVALGET /16 16/2412 EVENTUELT - ADMINISTRASJONSUTVALGET

2 MØTEPROTOKOLL Administrasjonsutvalget Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: Tid : Kl. 18:00-19:45 Funksjon Navn Parti Fremmøte Leder Andersen Svein H. AP Medlem Flesjå Randi Hettervik AP Medlem Dybdahl Geir Uavh Medlem Kvilhaug Berit Toskedal KRF Medlem Sjøen Rolf Jarl KRF Nestleder Tangerås John PDK Forfall Medlem Svendsen Elvira K. FRP Forfall Medlem Seljestad Bjørn H Medlem Hystad Margaret Elin H Forfall Medlem Engedal Jorunn, Utdanningsforbundet Medlem Nilsen Wendy K., Delta Medlem Mæland Svein Inge, Fagforbundet Varamedlem Varamedlem Monsen Magne Haukås John Gunnar PDK H Møtte for Tangerås John Møtte for Hystad Margaret Elin Medlemmer: Fra adm. (evt. andre): Referent: forfall. 2 varamedlemmer møtte. Fung. personalsjef Turid Sønstabø Turid Sønstabø Protokollen skal godkjennes i neste møte.

3 Saknr. 13/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I ADMINISTRASJONSUTVALGET DEN Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Administrasjonsutvalget godkjenner protokoll fra møte i administrasjonsutvalget den Saknr. 14/16 FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M MAI 2016 Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Fraværstallene tas til orientering. Saknr. 15/16 FRA AMBISJON TIL HANDLING Sjøen (KrF) viste til figuren «Målkart for Karmøy kommune» og foreslo å endre første mål fra «Regionens mest inspirerende arbeidsplass» til «En inspirerende og attraktiv arbeidsplass» Sjøens endringsforslag fikk 2 stemmer (KrF) og falt. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Karmøy kommunestyre vedtar å innføre Fra ambisjon til handling.

4 Saknr. 16/16 REFERATSAKER - ADMINISTRASJONSUTVALGET Notatet tatt til etterretning. 1. DELEGASJONSREGLEMENTETS KAPITTEL «ADMINISTRASJONSUTVALGET SIN MYNDIGHET» - OPPFØLGING/TOLKNING AV ENKELTE PUNKTER. Notat til rådmannen fra personalsjefen Til etterretning. Saknr. 17/16 EVENTUELT - ADMINISTRASJONSUTVALGET Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Karmøy kommune. Administrasjonsutvalget ber om sak til neste møte. 2. Kort orientering om Vågen læringssenter. Side 3 av 3

5 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Elin Davidsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 16/976 Sign: Dato: Utvalg: Administrasjonsutvalget GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I ADMINISTRASJONSUTVALGET DEN Forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget godkjenner protokoll fra møte i administrasjonsutvalget den

6 MØTEPROTOKOLL Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid : Kl. 17: Funksjon Navn Parti Fremmøte Leder Andersen Svein H. AP Medlem Flesjå Randi Hettervik AP Medlem Dybdahl Geir AP Medlem Kvilhaug Berit Toskedal KRF Medlem Sjøen Rolf Jarl KRF Nestleder Tangerås John PDK Medlem Svendsen Elvira K. FRP Medlem Seljestad Bjørn H Medlem Hystad Margaret Elin H Medlem Engedal Jorunn Utdanningsforbundet Medlem Nilsen Wendy K. Delta Medlem Mæland Svein Inge Fagforbundet Medlemmer: 12 Fra adm. (evt. andre): Fung. personalsjef Turid Sønstabø Referent: Turid Sønstabø Innkalling godkjent. Saksliste godkjent. Protokollen skal godkjennes i neste møte.

7 Saknr. 6/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I ADMINISTRASJONSUTVALGET DEN Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Administrasjonsutvalget godkjenner protokoll fra møte den Saknr. 7/16 OMORGANISERING HOLMEN OG TÅRNET Hystad (H) foreslo å utsette saken. Utsettelsesforslaget fikk 2 stemmer (H, PDK) og falt. Andersen (Ap) fremmet følgende forslag: Det er viktig for Karmøy kommune at driften ved alternative opplæringsarenaer oppfyller lovens krav og sikrer at elevenes rettigheter og behov ivaretas. Ordningen med egen rektor ved Vågen læringssenter utgår. Stillingen som rektor utgår og endres til avdelingsleder. Holmen og Tårnet slås sammen til en avdeling og får en kapasitet på ca 10 elevplasser knyttet til behov. Hovedbasen blir Holmen. Ved nyrekruttering vektlegges formell kompetanse knyttet til de nye utfordringene som denne elevgruppen har. Organiseringen trer i kraft fra oppstart av skoleåret 2017/18. Ettersom endringene utsettes 1 år gir en de ansatte muligheten til videreutdanning for å øke sin kompetanse. Det skal umiddelbart startes arbeid med en risikoanalyse der man ser på hvordan samlokaliseringen skal gjennomføres og hvilke alternative arenaer som skal tas i bruk, og hvilke behov skolen vil ha for de ulike lokasjonene. De ansatte skal involveres i dette arbeidet. Videre skal utredningen beskrive hvordan arbeidet med å vareta de utsatte elevene på «hjemskolen» er tenkt gjennomført. Hovedutvalg oppvekst og kultur ønsker risikoanalysen presentert i første utvalgsmøte i Sjøen (KrF) fremmet følgende forslag: 1. Holmen og Tårnet skoler slås sammen til en enhet. 2. Rektorstillingen omgjøres til avdelingslederstilling.

8 3. Personale som ikke har riktig kompetanse får tilbud om relevant videreutdanning slik at de kan fortsette i sine stillinger eller fortsette å arbeide med samme elevgruppe ved ungdomsskolene. 4. Det gjennomføres en risikoanalyse for ansatte for å belyse hvilke eventuelle ulemper en endring vil medføre for disse. Analysen forutsettes ferdig før sommeren Rådmannens innstilling fikk ingen stemmer og falt. Andersens forslag ble vedtatt med 8 stemmer mot 4 stemmer (Krf 2, H 1, Frp 1)for Sjøens forslag. Før møtets slutt foreslo Hystad å anke saken til formannskapet. Jf. møtereglementets 17. Hystads forslag fikk 2 stemmer og saken sendes formannskapet for avgjørelse. Vedtak: Det er viktig for Karmøy kommune at driften ved alternative opplæringsarenaer oppfyller lovens krav og sikrer at elevenes rettigheter og behov ivaretas. Ordningen med egen rektor ved Vågen læringssenter utgår. Stillingen som rektor utgår og endres til avdelingsleder. Holmen og Tårnet slås sammen til en avdeling og får en kapasitet på ca 10 elevplasser knyttet til behov. Hovedbasen blir Holmen. Ved nyrekruttering vektlegges formell kompetanse knyttet til de nye utfordringene som denne elevgruppen har. Organiseringen trer i kraft fra oppstart av skoleåret 2017/18. Ettersom endringene utsettes 1 år gir en de ansatte muligheten til videreutdanning for å øke sin kompetanse. Det skal umiddelbart startes arbeid med en risikoanalyse der man ser på hvordan samlokaliseringen skal gjennomføres og hvilke alternative arenaer som skal tas i bruk, og hvilke behov skolen vil ha for de ulike lokasjonene. De ansatte skal involveres i dette arbeidet. Videre skal utredningen beskrive hvordan arbeidet med å vareta de utsatte elevene på «hjemskolen» er tenkt gjennomført. Hovedutvalg oppvekst og kultur ønsker risikoanalysen presentert i første utvalgsmøte i Vedtaket anket av 2 medlemmer for avgjørelse i formannskapet, jf. møtereglementets 17. Side 3 av 6

9 Saknr. 8/16 DELEGASJONSREGLEMENT KARMØY KOMMUNE - REVIDERT UTGAVE 2016 Andersen (Ap) fremmet, på vegne av alle partiene, følgende endringsforslag: Endringer er med uthevet skrift. Første strekpunkt under 1.2. Personalsektor utgår. Administrasjonsutvalgets sin myndighet: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr I henhold til kommunelovens 25 og Hovedavtalens del B, gis administrasjonsutvalget myndighet til å: Vedta arbeidsreglement og andre reglement vedrørende arbeidsforhold Godkjenne overordnede organisasjonsutviklingsplaner Behandle og vedta organisasjonsplaner innenfor godkjente budsjettrammer etter forutgående behandling i hovedutvalgene Vedta overordnede rammer for, og strategiske planer for, kompetansehevende tiltak Vedta retningslinjer som regulerer godtgjørelser, samt andre overordnede rammebetingelser som vedrører arbeidstakerne i kommunen. Behandle og innstille i saker om organisasjonsplaner når disse er utenfor godkjente budsjettrammer Innstille ved tilsettinger av etatsjefer og stabsleder Arbeidsgiverpolitisk utvalgs myndighet: Nytt kulepunkt: Arbeidsgiverpolitisk utvalg fastsetter lønnsvilkår for etatsjefer og stabsleder Lønnsutvalg Rådmannens lønn fastsettes av et utvalg bestående av ordfører, varaordfører, gruppeleder for det største «opposisjonspartiet» og leder for administrasjonsutvalget. Innstillingen med endringsforslaget fremmet av Andersen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret vedtar vedlagte delegasjonsreglement for Karmøy kommune i henhold til rådmannens forslag, med følgende endringer: Første strekpunkt under 1.2. Personalsektor utgår. Administrasjonsutvalgets sin myndighet: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr I henhold til kommunelovens 25 og Hovedavtalens del B, gis administrasjonsutvalget myndighet til å: Vedta arbeidsreglement og andre reglement vedrørende arbeidsforhold Side 4 av 6

10 Godkjenne overordnede organisasjonsutviklingsplaner Behandle og vedta organisasjonsplaner innenfor godkjente budsjettrammer etter forutgående behandling i hovedutvalgene Vedta overordnede rammer for, og strategiske planer for, kompetansehevende tiltak Vedta retningslinjer som regulerer godtgjørelser, samt andre overordnede rammebetingelser som vedrører arbeidstakerne i kommunen. Behandle og innstille i saker om organisasjonsplaner når disse er utenfor godkjente budsjettrammer Innstille ved tilsettinger av etatsjefer og stabsleder Arbeidsgiverpolitisk utvalgs myndighet: Nytt kulepunkt: Arbeidsgiverpolitisk utvalg fastsetter lønnsvilkår for etatsjefer og stabsleder Lønnsutvalg Rådmannens lønn fastsettes av et utvalg bestående av ordfører, varaordfører, gruppeleder for det største «opposisjonspartiet» og leder for administrasjonsutvalget. Saknr. 9/16 ORGANISATORISKE JUSTERINGER I EIENDOMSAVDELINGEN, TEKNISK ETAT Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Administrasjonsutvalget tar rådmannens redegjørelse om organisatoriske justeringer i eiendomsavdelingen til orientering. Saknr. 10/16 FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M. FEBRUAR 2016 Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Fraværstallene tas til orientering. Side 5 av 6

11 Saknr. 11/16 REFERATSAKER - ADMINISTRASJONSUTVALGET Alle referatsakene tatt til etterretning. 1. Notat vedr. status lærlinger og søkertall Til etterretning. 2. Sluttrapport Nærværsprojektet Helse- og omsorgsetaten Til etterretning. 3. Skriv fra FO Karmøy -Vedrørende utlysningstekster innen helse- og omsorgsetaten. Til etterretning. 4. Oversikt over helsetilstanden og påvirkningersfaktorer Til orientering. Behandlet i kommunestyret Til etterretning. 5. Samfunnskontrakt for flere læreplasser ( ) Til etterretning. Saknr. 12/16 EVENTUELT - ADMINISTRASJONSUTVALGET Ingen saker tatt opp til behandling. Side 6 av 6

12 SAKSPROTOKOLL - GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I ADMINISTRASJONSUTVALGET DEN Administrasjonsutvalget behandlet saken den , saksnr. 13/16 Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Administrasjonsutvalget godkjenner protokoll fra møte i administrasjonsutvalget den

13 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Turid Sønstabø Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 16/2386 Sign: Dato: Utvalg: AMU Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonsutvalget FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M. MAI 2016 Forslag til vedtak: Fraværstallene tas til orientering.

14 SAKSFRAMSTILLING Hva saken gjelder: Saken omhandler sykefraværsstatistikk i Karmøy kommune. 1. Sykefraværsstatistikk i Karmøy kommune og rapporteringsrutiner Sykefraværsstatistikken for Karmøy kommune er utarbeidet på grunnlag av registreringer som er gjort i vårt ansattsystem (Visma Enterprise). Statistikken omfatter ansatte med fast månedslønn, ikke timelønnede. Når arbeidstakeren har vært sykemeldt i over ett år tas vedkommende ut av statistikken og teller ikke med i antall mulige dagsverk. Karmøy kommune har som et av hovedmålene i IA-avtalen å øke arbeidsnærværet til minst 94 % innen Utvikling av sykefraværet i Karmøy kommune Fraværet for Karmøy kommune har de siste årene vært mellom 6,9 % og 8 %. Til og med mai 2016 er fraværet 7,5 %. Fraværet for samme periode i 2015 var på 8 %. Neste diagram viser fravær pr måned, både egenmelding og sykmeldinger

15 Siste månedsvise tabell viser egenmeldt fravær. Neste oversikt viser at sentraladministrasjon har lavest fravær, deretter kommer hht teknisk og oppvekst- og kultur. Helse- og omsorg har høyest fravær.

16 Neste tabell viser fravær fra januar og ma for hhv 2015 og Etatstallene viser nedgang for helse- og omsorg, teknisk samt sentraladministrasjon. Oppvekst- og kultur viser en liten oppgang.

17 3. Kort- og langtidsfravær Arbeidsgiver betaler alle kostnader for sykefravær innen arbeidsgiverperioden som er de første 16 dagene i et sykefravær. Rundt 30 % av alle fraværsdager er innenfor denne kategorien. Fra 17. dag kommer det refusjon fra folketrygden. De resterende 70 % er innenfor denne. Over halvparten av alle fraværsdager er tilknyttet fravær utover 8 uker. For årets første to måneder er bildet litt annerledes. Dette skyldes en større andel med korttidsfravær som er typisk for årstiden. 4. Oppsummering Fraværet i 2016 er så langt 0,5 %-poeng lavere enn samme periode i fjor. Målsettingen om arbeidsnærvær på minst 94 % er ikke nådd. Personalsjefen i Karmøy, Turid Sønstabø Fung. sign.

18 SAKSPROTOKOLL - FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M MAI 2016 Administrasjonsutvalget behandlet saken den , saksnr. 14/16 Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Fraværstallene tas til orientering.

19 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Linda Velle Sjøen Arkiv: 000 Arkivsaksnr.: 16/1833 Sign: Dato: Utvalg: Administrasjonsutvalget Formannskapet Kommunestyret FRA AMBISJON TIL HANDLING Rådmannens forslag til vedtak: Karmøy kommunestyre vedtar å innføre Fra ambisjon til handling.

20 SAKSFRAMSTILLING Figuren viser målkartet på kommunenivå slik det foreligger på dette tidspunkt. Etatene, avdelingene og virksomhetene vil utarbeide sine målkart etter samme mal. Innholdet i kartet vil bli endret når det vurderes som hensiktsmessig. Ledelsen i Karmøy kommune satser for å få på plass en mer enhetlig samhandling på alle nivå i organisasjonen. Målet er at Karmøy kommune fremstår som en innovativ og lærende organisasjon med klar og tydelig retning. Selv om kommunen allerede har mange ulike planer og styringsdokumenter på ulike nivå, er det behov for tydeligere felles mål og strategier og en mer helhetlig styring og ledelse. I den forbindelse har rådmannen startet en målprosess sammen med etatenes ledergrupper og ledere fra sentraladministrasjonen. Representanter fra de ansatte har deltatt i hele prosessen. Arbeidet for å få på plass felles mål og strategier startet desember 2014 og har resultert i flere felles samlinger og gruppevis mellomarbeid, som igjen har resultert i fire strategiske mål med delmål, indikatorer og noen tiltak på kommunenivå. Kommunens styringsdokumenter og plandokumenter gir retning og legger føringer for satsingen og det er viktig å sikre at de felles strategiske målene knyttes opp mot det etablerte systemet. Overbygningen i plansystemet er den kommunale planstrategien

21 vedtatt i kommunestyret februar Kommuneplanen er kommunens overordnende plandokument som består av en arealdel og en samfunnsdel. Kommuneplanens samfunnsdel inneholder sentrale mål for kommunen. Systematisk arbeid mot de strategiske målene vil bidra til en målrettet satsing mot å oppfylle intensjonene i kommunens plan- og styringsdokumenter. Karmøy kommune har en gjeldende arbeidsgiverstrategi hvor det er satt mål for omdømme, lederskap og ansatte. Kommunal og moderniseringsdepartementet har nylig lansert en ny arbeidsgiverstrategi: «Strategi for statlig arbeidsgiverpolitikk Karmøy kommune vil i løpet av 2017 utarbeide en ny arbeidsgiverstrategi på bakgrunn av den statlige strategien. Overordnet mål for arbeidsgiverpolitikken i staten er: «Å utvikle moderne og attraktive arbeidsplasser, slik at virksomheten lykkes med å rekruttere, utvikle og beholde kompetente medarbeidere og kan løse sine samfunnsoppdrag». Målet er i tråd med satsingen på felles strategiske mål for Karmøy kommune og det er naturlig at arbeidsgiverstrategien knyttes tett opp mot disse målene. Samtidig som målarbeidet har foregått har rådmannen satt i gang en omorganisering for å bygge en mer tidsriktig organisasjon og utnytte personalressursene på en mer effektiv og helhetlig måte. Omorganiseringen omfatter i størst grad sentraladministrasjonen samtidig som det medfører noen endringer for etatene. Fra ambisjon til handling De fire kommunale målene skal forplikte på kommunenivå, etatsnivå, avdelingsnivå og i virksomhetene. Det har vært lagt vekt på å utvikle noen få strategiske mål for at det skal være overkommelig å følge opp målene på en god måte. Det kan bli aktuelt å skifte ut eller føye til noen mål etter en tid når ledere og ansatte opparbeider seg mer erfaring med å jobbe mot felles strategiske mål. I første omgang er det kun tre av målene det skal jobbes aktivt med i hele organisasjonen. I tilknytning til det fjerde målet: «En inkluderende og mangfoldig kommune», vil det i denne fasen kun bli jobbet med sak til kommunestyret vedrørende problemstillinger knyttet til bosetting/integrering av flyktninger. Følgende tre mål er valgt: Regionens mest inspirerende arbeidsplass God økonomistyring og riktig prioritering Utvikle og gi framtidsretta tjenester Hvert mål er konkretisert gjennom delmål og det skal utarbeides både kvantitative og kvalitative indikatorer. En indikator er en beskrivelse av en aktivitet eller resultat som lar seg måle og som kan påvirkes ved å sette inn tiltak. Kvantitative indikatorer er de som objektivt kan måles og enkelt kan uttrykkes som tall. Kvalitative data er basert på

22 meninger, følelser eller synspunkter snarere enn harde fakta og tall. Indikatorene skal bidra til å se om vi utvikler oss i forhold til målet. Det skal utarbeides indikatorer og tiltak på alle nivå i organisasjonen. Kommunens verdier respekt, ansvar og kvalitet skal prege prioriteringen av mål og tiltak i hele organisasjonen. Verdiene skal gjennomsyre lederskap på alle nivå og legge føringer for hvordan målene og arbeidet med målene skal implementeres i organisasjonen. Intensjonen er at alle kommunens ansatte skal ha et eierforhold til verdiene og at de skal etterleves i det daglige arbeidet. Rådmannen har derfor prioritert å bruke tid på verdiforankring og hva verdiene betyr for kommunens ledelse. En viktig oppgave for ledelsen å forankre verdiene i hele organisasjonen. Ambisjonen skal fungere som en drivkraft og inspirasjon i arbeidet mot målene. Den kan fungere for en kort periode eller på lang sikt alt etter hvor aktuell den er over tid. Når satsingen går over i en ny fase kan ambisjonen byttes ut hvis det er behov for det. For at ambisjonen skal fungere etter intensjonene er det viktig at den er godt forankret hos de som skal jobbe for å nå målene. Følgende ambisjon er valgt for satsingen i Karmøy kommune: Ambisjon - Valg for framtida! Ambisjonen peker framover og fokuserer på de viktige og riktige valgene for framtiden. Dette innebærer prioritering som også handler om å velge vekk det som ikke er fullt så viktig eller det som ikke er like viktig framover som det har vært tidligere. Satsingen er kalt «Fra ambisjon til handling». Det holder ikke med en god ambisjon og gode strategiske mål hvis satsingen ikke gjør noen forskjell for kvaliteten i arbeidsmiljøet eller tjenestene rette mot innbyggerne. De strategiske målene MÅL 1: REGIONENS MEST INSPIRERENDE ARBEIDSPLASS Arbeidet mot dette målet utgjør en viktig del av grunnlaget for forbedring, utvikling og nyskaping for Karmøy kommune i årene framover. Det er et visjonært og ambisiøst mål som ledere og medarbeidere i Karmøy kommune skal strekke seg mot. Verdiforankring og etterlevelse av verdiene er sentrale forutsetninger som må ligge i bunn. For å kunne lykkes må organisasjonen Karmøy kommune være fundamentert på trivsel, engasjement, tillit og mestring.

23 10-faktor som er en helt ny medarbeiderundersøkelse som kommunen skal ta i bruk høsten Undersøkelsen bygger på forskning om hva som er viktige innsatsfaktorer for å oppnå gode resultater. 10-faktor er utviklingsorientert og består av et utvalg faktorer som er dokumentert viktige og samtidig mulig å utvikle. Det er valgt to faktorer som Karmøy kommune skal ha et særlig fokus på. Den ene faktoren dreier seg om ledelse mens den andre faktoren har fokus på medarbeiderne. Delmål 1: Bygge inspirerende lederskap knyttes til faktoren «Mestringsorientert ledelse» som handler om ledelse som vektlegger at den enkelte medarbeider får utvikle seg og bli best mulig ut fra sine egne forutsetninger. Dette kan blant annet føre til at medarbeideren opplever mestring og yter sitt beste. Mestringsorienterte ledere legger vekt på å bygge høy rolleklarhet, høy oppgavemotivasjon, høy mestringstro og et godt mestringsklima. Å gi medarbeiderne høy grad av selvstendighet er også et sentralt element. Mestringsorientert ledelse er ikke én fastlåst måte å lede på, men kan praktiseres på mange ulike måter, avhengig av den enkelte leders personlighet og stil. Viktige elementer er å gi: 1)Retning definere roller, krav og mål, 2)Mening motivere og inspirere til måloppnåelse og 3)Individuell oppmerksomhet og støtte. Delmål 2: Gjøre hverandre gode knyttes til faktoren «Nytteorientert motivasjon» som handler om motivasjon for å gjøre noe nyttig og verdifullt for andre og til å bidra til andres måloppnåelse i vid forstand. Det kan dreie seg om å hjelpe kolleger til å gjøre en god jobb eller levere viktige tjenester til andre. Omfattende forskning viser at medarbeiderne som er motivert for å oppmuntre og hjelpe sine kolleger gir bedre ressursutnyttelse, effektivitet/produktivitet, lavere kostnader, høyere bruker/kunde-tilfredshet og lavere gjennomtrekk blant medarbeidere. Mestringstro og mestringsklima er viktige forutsetninger for å bygge en kultur hvor medarbeiderne er motiverte for å hjelpe hverandre med å lykkes. Det handler blant annet om å bygge en kultur for å dele kunnskap og kompetanse og for å kunne gi og be om støtte. MÅL 2: GOD ØKONOMISTYRING OG RIKTIG PRIORITERING God økonomistyring er en forutsetning for kommunens mulighet til å utvikle sine tjenester. Kommunen skal ha en bærekraftig økonomi i god langsiktig balanse. Delmål 1: Bruke data og analyse God budsjettkontroll handler i hovedsak om at kommunen, etaten og virksomhetene holder budsjettene, samtidig som kommunen har god nok oversikt til å ha en opplevelse gjennom hele året at budsjettrammen vil holde. En slik oversikt krever en kartlegging og forståelse for kostnadsdrivere og gode modeller for utarbeiding av prognoser.

24 Delmål 2: Sikre sammenheng mellom planer Riktig prioritering forutsetter god kompetanse, nok kapasitet og gode nok prosesser til å kunne gi beslutningstakere godt grunnlag til å ta strategiske valg og prioriteringer. Det handler om både politiske og administrative beslutningsprosesser. God sammenheng mellom kommunens planer innebærer at det gjennom planstrategi og kommuneplanens samfunnsdel drøftes og avklares viktige satsinger og veivalg, og gjennom handlingsplan/økonomiplan og budsjett avsettes midler til å gjennomføre de prioriterte tiltak som framgår i planen. MÅL 3: UTVIKLE OG GI FRAMTIDSRETTA TJENESTER For å kunne gi framtidsretta tjenester må vi først og fremst være oppdatert på de behov og muligheter vi har i dagens samfunn. Det handler både om å gi et godt tjenestetilbud som er i tråd med innbyggernes behov, og å ta i bruk hensiktsmessige verktøy og ny teknologi for å øke kvaliteten på tjenestene og for å effektivisere. For å kunne endre oss i takt med samfunnet må vi også tenke framover og være oppdatert på prognoser og tanker om hvilke utfordringer og muligheter vi står overfor. Delmål 1: Være i forkant av framtidige behov For å kunne gi de riktige tjenestene er det viktig at vi er gode på analyse og behovskartlegging og at vi er gode på planlegging og gjennomføring av tiltak som er i tråd med gjeldende og framtidige behov. Her gjelder det om å være tett på brukerne og kontinuerlig undersøke om tjenestene møter de ulike behovene på en god måte. Delmål 2: Være heldigital innen 2020 En aldrende befolkning stiller høyere krav til gode helse- og omsorgstjenester for stadig flere innbyggere. Innenfor skole og oppvekst endres kravene til kompetanse og ferdigheter både hos lærere og elever, og innenfor teknisk etat er det ønskelig med økt service til innbyggerne og å fjerne tidstyver og kunne jobbe mer effektivt. En gjennomtenkt og langsiktig satsing på IKT er viktig for en framoverlent kommuneadministrasjon og for å ha gode verktøy og løsninger tilgjengelig for innbyggerne. For å lykkes er det behov for kunnskap og kompetanse, og en tydelig digitaliseringsstrategi for kommunen. Rådmannens konklusjon For å nå målet om at Karmøy kommune skal fremstå som en innovativ og lærende organisasjon med klar og tydelig retning, ønsker rådmannen å implementere Fra ambisjon til handling i hele organisasjonen. Rådmannen i Karmøy,

25 Sigurd Eikje sign. Oversikt over vedlegg:

26 SAKSPROTOKOLL - FRA AMBISJON TIL HANDLING Administrasjonsutvalget behandlet saken den , saksnr. 15/16 Sjøen (KrF) viste til figuren «Målkart for Karmøy kommune» og foreslo å endre første mål fra «Regionens mest inspirerende arbeidsplass» til «En inspirerende og attraktiv arbeidsplass» Sjøens endringsforslag fikk 2 stemmer (KrF) og falt. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Karmøy kommunestyre vedtar å innføre Fra ambisjon til handling.

27 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Elin Davidsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 16/2411 Sign: Dato: Utvalg: Administrasjonsutvalget REFERATSAKER - ADMINISTRASJONSUTVALGET DELEGASJONSREGLEMENTETS KAPITTEL «ADMINISTRASJONSUTVALGET SIN MYNDIGHET» - OPPFØLGING/TOLKNING AV ENKELTE PUNKTER. Notat til rådmanen fra personalsjefen

28 Sentraladministrasjonen Notat til oppfølging Til: Kopi: Fra: Rådmannen Personalsjefen Arkivkode Arkivsaknr./løpenr. Dato 15/ DELEGASJONSREGLEMENTETS KAPITTEL «ADMINISTRASJONSUT VALGET SIN MYNDIGHET» OPPFØLGING/TOLKNING AV ENKELTE PUNKTER Kommunestyret vedtok i møte den sak 32/16 «DelegasjonsreglementKarmøy kommune-revidert utgave 2016».Noen få av vedtakene får konsekvenser som rådmannen ønsker å peke på, og gi sin tolkning av. Kommunestyret gir sin tilslutning til dette, eller presiser sin tolkning. I en tid med behov for stadig hyppigere endringer er det viktig at kommunen har et system som gjør at dette blir en naturlig prosess.behov for endring krever vilje til endring, og endringsledelse er et svært viktig element i lederutviklingen i administrasjonen. Vedtatt delegasjonsreglementkan i ytterste konsekvens gjøre at det kan gå lang tid før ting blir gjennomført, og graden av politisk medvirkning må finne sin form. Organisasjonsend ringer Forslag fra administrasjon I forslag til nytt delegasjonsreglementinnenfor administrasjonsutvalgets myndighet forslo rådmannen at utvalget skulle behandle blant annet Overordnede organisasjonsutviklingssaker Større organisasjonsplaner for hele eller deler av en etat som bryter med vedtatt organisering Samtidig var det forslag til at rådmann får fullmak t til å avgjøre organisering innenfor tjenesteområdene,samt organisering av stab-/støttefunksjoner i sentraladministrasjonen, dersom annet ikke er særskilt bestemt.

29 Kommunestyrets vedtak Kommunestyret vedtok følgende når det gjelder admin istrasjonsutvalgets myndighet: Godkjenne overordnede organisasjonsutviklingsplaner Behandle og vedta organisasjonsplaner innenfor godk jente budsjettrammer etter forutgående behandling i hovedutvalgene. Kommunestyret vedtok at forslag om at rådmann får fullmakt til å avgjøre organiseringen som nevnt ovenfor, utgår. Samtidig ble det vedtatt at hovedutvalgene skal behandle organisasjonsplaner i forkant av behandling i admin istrasjonsutvalget. Kommunestyret vedtok å videreføre administrasjonsut valgets myndighet som i forrige periode. Samtidig er det vedtatt at administrasjonsutvalget skal godkjenne overordnede organisasjonsplaner. I tillegg ønsker kommunestyret at hovedutvalgene skal behandle og vedta organisasjonsplaner. Hva er en organisasjonsplan En organisasjonsplan er en oversikt over hvordan en bedrift/kommune er organisert. Det mønsteret som dannes i bedriften/kommunen når vi deler inn de ansatte i grupper og avdelinger, kalles en organisasjonsplan. Av planen går det fram hvordan arbeidsoppgavene er fordelt. Forståelse av vedtaket Rent generelt kan det påpekes at eventuelle organisasjonsendringer med dette vedtaket kan gjøre at prosessentar noe mer tid. Dette er i segselv som oftest ikke vesentlig, da endringer uansett har sin prosessi forkant. Det som derimot kan bli vanskeligere er når oppgaver må finne en snarlig løsning, og det krever prioriteringer av arbeidsinnsats og ressurser.for å løseen oppgave er det ikke uvanlig at en eller flere ansatte da får andre oppdrag for en periode, og at dette oppdraget kan ligge godt på siden av det som denne ansatte normalt har som arbeidsoppgaver. Dette kan umiddelbart oppleves også som en belastning for deler av organisasjonen.rådmannen tolker delegasjonsreglementet dit at denne type prioriteringer må kunne gjøres uten politisk avklaring. Innstille ved tilsetting av etatsjefer og stabsleder Administrasjonsutvalget er gjennom kommunestyrets vedtak gitt myndighet til å innstille ved tilsetting av etatsjef og stabsleder. Ansettelsesprosess Karmøy kommune har rekrutteringsveileder som omhandler hele prosessenfra en stilling blir ledig til ansettelsener foretatt. Nytt er at admin istrasjonsutvalget skal innstille ved tilsettinger av etatsjefer og stabsleder. 2

30 Forståelse av vedtaket Ved ansettelseav en av topplederne i kommunen ansettes ikke bare en enkeltperson, men også en person som skal være en del av rådmannens ledergruppe. Det blir da vesentlig at det både er en svært god leder som ansettes,men også en som kan komplettere ledergruppen på ulike måter. Målet er alltid at en nyansatt i slik posisjon skal bidra til også å forsterke lederteamet som samlet team. Rådmannen tar for gitt at det er enighet om denne forståelsen. Det forutsettes også at administrasjonsutvalget legger opp sin møtevirksomh et slik at prosesserikke forsinkes i nevneverdig grad. For å tilpasse prosessennytt vedtak, samtidig som en oppnår det vesentlige målet om å finne en dyktig person og en kompletterende deltaker i ledergruppen, forstår rådmannen vedtaket dit at administrasjonsutvalget får tilsendt søkerlisten. Utvalget foretar så en innstilling av aktuelle kandidater til intervju, og leder av administrasjon sutvalget og rådmannen foretar sammen endelig utplukk til intervju. Intervjuutvalget foretar deretter selve intervjuene, og rådmannen tilsetter. Administrasjonsutvalget informeres før tilsettingen offentliggjøres, og har eventuelt anledning til å stille spørsmål. Avklaring i forhol d til lønn er tildelt arbeidsgiverpolitisk utvalg, og er en del av ansettelsesprosessen.denne delen beskrives nærmere i nestepunkt. En praksis, slik den er beskrevet ovenfor, vil medføre at en taper noe tid, men ikke mer enn at det like fullt kan være akseptabelt. Den gir også rådmannen anledning til å vurdere hvilke komplementerende egenskaperledergruppen trenger når ny toppleder ansettes. Når rådmannen har foretatt ansettelsen,skal lønnsvilkårene fastsettesfør arbeidsavtalen kan utformes og oversendestil foretrukne kandidat. Arbeidsgiverpolitisk utvalg fastsetter lønnsvilkår for etatsjefer og stabsleder I nytt reglement har arbeidsgiverpolitisk utvalg fått myndighet til å fastsette lønnsvilkår for etatsjefer og stabsleder.rådmann har fullmakt ifht øvrige stillinger. Forståelse av vedtaket Etter at rådmann har foretatt ansettelse,sendessaken nå til arbeidsgiverpolitisk utvalg som skal fastsette lønnsvilkår for etatsjefer og stabsleder. Når vedtak er fattet, kan tilsetting skje. Rådmannen oppfatter delegasjonsreglementetdit at lønnsfastsettelseved tiltredelse i stillingen gjøres av arbeidsgiverpolitisk utvalg, og at det ti lligger rådmannen deretter å foreta justeringer knyttet til lønn og eventuelle godtgjøringer. 3

31 SAKSPROTOKOLL - REFERATSAKER - ADMINISTRASJONSUTVALGET Administrasjonsutvalget behandlet saken den , saksnr. 16/16 Notatet tatt til etterretning. Vedtak: 1. DELEGASJONSREGLEMENTETS KAPITTEL «ADMINISTRASJONSUTVALGET SIN MYNDIGHET» - OPPFØLGING/TOLKNING AV ENKELTE PUNKTER. Notat til rådmannen fra personalsjefen Til etterretning.

32 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Elin Davidsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 16/2412 Sign: Dato: Utvalg: Administrasjonsutvalget EVENTUELT - ADMINISTRASJONSUTVALGET

33 SAKSPROTOKOLL - EVENTUELT - ADMINISTRASJONSUTVALGET Administrasjonsutvalget behandlet saken den , saksnr. 17/16 1. Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Karmøy kommune. Administrasjonsutvalget ber om sak til neste møte. 2. Kort orientering om Vågen læringssenter. Vedtak: