Retningslinjer for tjenestereiser ved Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA)

Transkript

1 Retningslinjer for tjenestereiser ved Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) Innhold 1. Overordnede prinsipper Bruksområde og målgruppe Formål Reisemåte Bruk av avtaler/rabattordninger Reise med bil Standard på hoteller/restauranter Bestilling av reiser Endring/avbestilling av reiser Bruk av kredittkort Risikoreduksjon ved fellesreiser Reiseforsikring Sykdomsforebygging Visum Reise til risikoområder Kombinasjon av tjenestereise og privat ferie/fridager Reiseforskudd Leiebil... 5

2 1. Overordnede prinsipper Retningslinjene styres av følgende overordnede prinsipper og regelverk: Særavtale for reiser innenlands for statens regning og Særavtale for reiser utenlands for statens regning (regjeringen.no) Før reise foretas skal det vurderes nøye om reisen er nødvendig, eller om den kan erstattes med telefonmøter, videokonferanse e.l. Miljø og bærekraftmessige hensyn skal søkes ivaretatt ved planlegging og gjennomføring av reisen Alle tjenestereiser skal skje på en kostnadseffektiv og behovsdekkende måte slik at tid og ressurser i organisasjonen frigjøres for virksomhetens primæroppgaver Alle reiser skal være forhåndsgodkjent av nærmeste leder; jfr 1 pkt 2 i begge særavtalene. Forhåndsgodkjenningen skal fortrinnsvis skje igjennom funksjonen «Reisesøknad» i SAP eller «app» på mobiltelefon eller nettbrett Alle bestillinger av reise og hotell skal skje av den reisende selv gjennom det reisebyrået høgskolen har avtale med, og bestillingen skal gjøres via reisebestillingsportal eller «app» på mobiltelefon eller nettbrett Høgskolens avtaler på fly, hotell m.m. skal kun brukes til tjenestereiser, ikke til private reiser Reiseregning skal leveres snarest mulig etter avsluttet reise. 2. Bruksområde og målgruppe Retningslinjene gjelder for alle ansatte på Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) i forbindelse med tjenestereiser for høgskolens regning. 3. Formål Retningslinjene angir alle ansattes forpliktelser og rettigheter vedrørende reiser. De er knyttet til bruk av avtalt reisebyrå, valg av reisemåte, standard på transportmiddel, valg av overnattingssted og refusjon av nødvendige utgifter knyttet til reisen. Retningslinjene er utformet for å sikre at alle reiser gjennomføres på en sikker, praktisk og kostnadseffektiv måte for den enkelte og for høgskolen. I tillegg skal de ivareta høgskolens innberetningsplikt overfor offentlige myndigheter og etterfølgelse av overordnet regelverk. 4. Reisemåte Økonomiklasse/lavpris skal som hovedregel benyttes. Unntak må godkjennes av nærmeste leder. 2

3 5. Bruk av avtaler/rabattordninger Høgskolen i Oslo og Akershus har avtale med reisebyrå og denne avtalen skal benyttes. De til enhver tid gjeldende hotellavtaler, bussavtaler o.l. vil være tilgjengelige på høgskolens nettsider og hos gjeldende reisebyrå. 6. Reise med bil Utlegg til bruk av privatbil refunderes etter statens satser når denne reisemåten er mest hensiktsmessig og godkjent av arbeidsgiver. Dersom man likevel skulle velge å bruke egen bil når andre alternativer finnes, refunderes det kun etter laveste pris for offentlig kommunikasjon. 7. Standard på hoteller/restauranter Det skal benyttes hoteller/restauranter av god gjennomsnittsstandard. I byer med høy kriminalitet skal det vektlegges at hotellet er plassert i en trygg del av byen. Hoteller/restauranter i høyere prisklasse skal kun benyttes når spesielle forhold tilsier dette, og etter forutgående avtale med overordnet. Av sikkerhetsmessige hensyn skal overnattingssted booket gjennom Airbnb eller lignende unngås, i hvert fall inntil disse stedene kan bookes gjennom reisebyråer slik at man til enhver tid vet hvor den ansatte befinner seg. 8. Bestilling av reiser Reisen bookes via høgskolens reisebyråavtale, fortrinnsvis via gebyrfri online løsning eller «app» på mobiltelefon eller nettbrett, alternativt kan mer kompliserte reiser bestilles via epost eller telefon. Informasjon om dette finnes på høgskolens nettsider. 9. Endring/avbestilling av reiser Ved behov for endring/kansellering av reise er den ansatte selv ansvarlig for å gjøre dette så snart som mulig, enten direkte til selskapet eller via reisebyrået. Dersom en reise utsettes skal reisebyrået kontaktes umiddelbart for rebooking eller refundering. 10. Bruk av kredittkort Ansatte tilbys kredittkort uten årsavgift gjennom Høgskolen i Oslo og Akershus og kortet skal fortrinnsvis benyttes til betaling av reisen. Kortet utstedes med personlig ansvar og den ansatte er selv ansvarlig for kredittkostnader som påløper etter utløp av rentefritaksperioden (normalt 40 dager). Ansatte som vil benytte eget kredittkort kan gjøre det. Slike kort registreres hos reisebyrå. Ansatte som ikke vil eller kan få kredittkort kan kontakte overordnet for alternative løsninger. 3

4 11. Risikoreduksjon ved fellesreiser Ved gruppereiser må det vurderes om hele gruppen skal reise sammen eller deles opp i puljer av hensyn til konsekvenser for høgskolen ved ulykker. 12. Reiseforsikring Alle som reiser skal være dekket av reiseforsikring. Dette er ivaretatt gjennom høgskolens tilbud på kredittkort eller ved bruk av høgskolens reisekonto hos reisebyrået. Ved eventuell bruk av andre kredittkort, må den reisende selv påse at reiseforsikring er inkludert på reisen. Forsikringssaker meldes av den enkelte til gjeldende forsikringsselskap. Dersom en ansatt inviteres på reise arrangert og betalt av ekstern arrangør, må den ansatte selv påse at tilfredsstillende reiseforsikring er inkludert. Forsikringskostnaden kan dekkes av høgskolen etter godkjenning av leder. 13. Sykdomsforebygging Ved reise til spesielle land/verdensdeler har den reisende et selvstendig ansvar for å påse at nødvendige sykdomsforebyggende tiltak gjennomføres. HiOA dekker eventuelle nødvendige utgifter til vaksinering. 14. Visum Den reisende er selv ansvarlig for at det er ordnet med nødvendig visum etter reisemålets/landets regler. 15. Reise til risikoområder Man skal til enhver tid følge norske myndigheters råd om risikoområder. Høgskolen kan velge å innføre reiseforbud til enkelte områder, og kan ikke pålegge ansatte å reise til områder de føler seg ubekvem med. 16. Kombinasjon av tjenestereise og privat ferie/fridager En reise kan kombineres med egne ferie-/fridager der dette måtte passe, og etter forutgående avtale med overordnet. Kombinert tjeneste-/feriereise skal ikke føre til økte kostnader for høgskolen direkte eller indirekte. 17. Reiseforskudd Det utbetales som hovedregel ikke reiseforskudd. Kostnader som forfaller før reisen finner sted utbetales etter forhåndsregistrering i reiseregningssystemet slik at oppgjøret kan finne sted før forfall av faktura fra kredittkortselskapet. Reiseforskudd som ikke er gjort opp innen 1 måned etter avsluttet reise medfører trekk i lønn, ref. særavtaler for reiser nevnt under overordnede prinsipper. 4

5 18. Leiebil Leiebil skal bestilles gjennom reiseportalen, og type bil tilpasses den enkeltes behov. Leiebilen betales med personlig kredittkort. 5