Retningslinjer For tjenestereiser. Regulativ for reiser innenlands Gjeldende fra RETNINGSLINJER FOR TJENESTEREISER

Transkript

1 Retningslinjer For tjenestereiser Regulativ for reiser innenlands Gjeldende fra RETNINGSLINJER FOR TJENESTEREISER OG REGULATIV FOR REISER INNENLANDS RETNINGSLINJER FOR TJENESTEREISER 1. Formål Dette dokumentet gir felles retningslinjer for hvordan ansatte og folkevalgte i Finnmark fylkeskommune skal bestille og gjennomføre sine tjenestereiser. Hensikten er å legge forholdene til rette for at tjenestereisen kan skje på den mest formålstjenlige og økonomiske måten, samt å fremme nøkterne og kostnadsbevisste holdninger. 2. Omfang Dette dokumentet gjelder for alle ansatte og folkevalgte i Finnmark fylkeskommune. 3. Reiseøkonomi God reiseplanlegging er av avgjørende betydning for å få redusert kostnadene. Bestilling av reiser i god tid kan gi rimeligere billetter. Man bør derfor planlegge reisene så langsiktig som mulig. Ved planlegging av møter bør en velge tidspunkt som gjør det mulig å benytte seg av rimeligste reisealternativ, og på den måten også forsøke å redusere behovet for overnattinger. Den reisende skal i så stor grad som mulig benytte seg av rimeligste reisealternativ. De ekstra kostnadene som oppstår ved at en av og til må endre en rabattert billett vil for fylkeskommunen være langt lavere enn totalkostnadene ved alltid å reise til fullpris. Endringskostnadene vil dekkes av fylkeskommunen. 4. Bestillingsrutiner Fylkeskommunen sine avtaler og avtalepartnere skal benyttes. For at en skal få de til en hver tid gjeldende priser og rabatter har den reisende plikt til å oppgi hvilken virksomhet han/hun er ansatt ved, og til å oppgi de reserveringskodene som gjelder i hvert enkelt tilfelle. Info om koder finnes på intranett under innkjøp/avtaler.

2 5. Reisebyrå/formidler Fylkeskommunen har ingen felles reiseformidlingsavtale. De fleste bestiller selv flybilletter og hotell/leiebil på nett eller pr. tlf.. Husk å oppgi kode på den enkelte avtale for å få avtalepris. 6. Fly Fylkeskommunen vil til en hver tid ha avtale med ett eller flere flyselskap. For ytterligere info om avtalen gå inn på intranett under innkjøp/og avtaler. 7. Offentlig transport Oslo Lufthavn Gardermoen Oslo sentrum Fylkeskommunen vil til en hver tid ha avtale med offentlig transport mellom Oslo Lufthavn Gardermoen og Oslo sentrum. Vi har inngått rabattavtale med SAS Flybussen. Når man bruker Gardermobanen ankommer man vanligvis til Oslo S (enkelte avganger går videre til Asker og stopper da bl.a. på Nationaltheatret). Da må man ofte ta en Taxi videre til bestemmelsesstedet/hotellet. Flybussen (som er det rimeligste alternativet) har flere stoppesteder i Oslo sentrum. Rabattkort for SAS Flybussen i Oslo fås ved henvendelse til informasjonsavdelingen eller innkjøpsrådgiver i sentraladministrasjonen. Kortet gjelder kun Oslo. 8. Leiebil Leiebil kan benyttes etter avtale med nærmeste overordnede. Fylkeskommunen har til enhver tid en avtale med ett eller flere bilutleiefirmaer som skal benyttes ved bruk av leiebil. For mer info om avtalene gå inn på intranett på innkjøp/avtaler eller kontakt innkjøpsrådgiver. 9. Hotell Fylkeskommunen har avtale med enkelthoteller og hotellkjeder over hele landet på rom/frokostpriser. Den reisende er ansvarlig for at bestilte hotellrom som likevel ikke skal benyttes blir avbestilt i tide, dvs innen kl ankomstdagen. Avbestillingen bør helst væres skriftlig. Ved muntlig avbestilling bør en notere seg navnet på den som mottar avbestillingen. For ytterligere info om avtalen gå inn på intranett under innkjøp/avtaler og på hotellavtaler for mer info om priser/tlf.nr. etc. eller kontakt innkjøpsrådgiver. Hvis en får beskjed om at alle hoteller er fulle, har vi allotment i de fleste store byer i Norge. Kontakt da allotmentutløsere: Else Larsen eller Ragnhild Leikvoll Larsen. Fylkeskommunen forholder seg til særavtale for reiser innenlands for statens regning. Vær oppmerksom på at det er en maksgrense for utlegg på hotellovernatting på kr 1600 pr døgn. 10. Kurs og seminar Når en skal delta på kurs /seminar som blir arrangert av andre, men som skal betales av fylkeskommunen, er det viktig at en oppgir fylkeskommunens koder hos flyselskap eller hotell når en bestiller reisen. Mer info om koder finnes på intranett under Innkjøp/avtaler om den enkelte avtalen.

3 Fylkeskommunen har ikke egne avtaler for kurs/konferansepriser. Når fylkeskommunen skal arrangere større konferanser vil det være lønnsomt å be om tilbud fra flere hoteller i hvert enkelt tilfelle, og samtidig få spesifisert hva tilbudet omfatter, slik at man unngår uforutsatte tillegg i ettertid. 11. Betaling av reiser/kredittkort Den reisende skal selv dekke alle sine reisekostnader fram til reiseoppgjør er godkjent. Eventuelle unntak skal godkjennes av nærmeste overordnede på forhånd. Fylkeskommunen har avtale med Diners kredittkortselskap. Det er ønskelig at alle med noe reiseaktivitet skaffer seg kredittkort. Søknader om kredittkort fås ved henvendelse til innkjøpsrådgiver i sentraladministrasjonen. Årsavgiften på kr. 75,- vil bli refundert av fylkeskommunen ved at en kopi av betalt årsavgift vedlegges en reiseregning. Alle flybilletter belastes kredittkortet. Hotellregningene belastes kredittkortet ved utsjekk fra hotellet. Dersom en ikke har anledning til å bruke kredittkort, kan en få faktura fra reiseformidleren/hotellet. Denne skal betales av den enkelte og legges ved reiseregningen på vanlig måte. Reiseforskudd skal bare benyttes i spesielle tilfeller, og etter avtale med nærmeste overordnede. 12. Reiseregning Reiseregning skal leveres snarest etter at reisen er slutt. Alle originale kvitteringer skal vedlegges som bilag. Skyss og kostgodtgjørelse blir betalt i henhold til gjeldende satser i særavtale for reiser innenlands for statens regning og særavtale for reiser utenlands for statens regning. Tjenestereiseforsikring Fylkeskommunalt ansatte er til en hver tid forsikret på alle tjenestereiser i hele verden via en felles forsikringsavtale. Reiseforsikringen dekker følgende: Avbestilling Arbeidsgivers effekter Forsinket bagasje Reisesyke Hjemtransport Returreise reomplassering Ansvar Rettshjelp Reiseulykke ved invaliditet/død Personlig reisegodt Forsikringen omfatter også lokale, ikke registrerbare tjenestereiser og reiser mellom arbeid og hjem. Dersom minimum halvparten av reiseutgiftene er betalt med kredittkort kan en evt. reiseforsikringen tilknyttet kortet også utløses. Fylkeskommunens ansvarsforsikring dekker ikke personlig erstatningsansvar som den ansatte evt. pådrar seg under tjenestereisen. 13. Reisetid

4 Regler for beregning av reisetid a) Reisetid i ordinær arbeidstid regnes fullt ut som arbeidstid. b) Reisetid utenom ordinær arbeidstid på hverdager regnes som time for time (1:1) c) Reisetid på lørdager, søndager, påskeaften, helge- og høytidsdager, samt etter kl 1300 på pinse-, jul- og nyttårsaften og onsdag før skjærtorsdag regnes lik 1/1tid. d) Reisetid mellom kl regnes ikke med når arbeidstaker har rett til nattillegg etter nytter soveplass. e) Reisetid er den tid som medgår på reise mellom arbeidssted/bosted og forretningssted, inkludert nødvendig ventetid underveis. Dersom reisen omfatter flere forretningssteder, regnes tid for reise mellom forretningsstedene som reisetid. Tid som tilbringes på hotell og lignende regnes ikke som reisetid. Opptjening av fritid og godtgjøring knyttet til reisetid. a) Arbeidstaker som pålegges reiser på dager som nevnt under punkt 13 b og c, gis fri et tilsvarende antall timer en annen virkedag dersom tjenesten tillater det. b) Dersom slik fritid ikke kan gis, utbetales overtidsgodtgjørelse for den beregnede tiden som da ikke legges til saldo for reisetid. Eventuell overtidsgodtgjørelse er 50 %. c) Det er alltid arbeidsgiver som avgjør om tjenesten tillater uttak av fritid. 14. Intranett Nærmere informasjon om Finnmark fylkeskommunes avtaler for fly, hoteller, leiebiler, kredittkort og forsikringsordninger er lagt ut på våre intranettsider på følgende adresse: REGULATIV FOR REISER INNENLANDS Opplysninger som kreves oppgitt på reiseregningsblanketten Arbeidstakers navn, adresse og underskrift Dato/klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver tjenestereise Formål med reisen Reisestedet De ovennevnte opplysninger er minimumskrav for trekkfritak på reiseregningen Andre bilag som skal følge reiseregningen er beskrevet i retningslinjer for bilagshåndtering eksempelvis møteinnkalling eller program. Dersom møtet/årsaken til reisen er avtalt muntlig noteres det ned på reiseregningen. Retningslinjer for bilagshåndtering ligger ute på intranett og er tatt med som tillegg bakerst i dette heftet. Diettgodtgjøring Særavtaler for reiser skiller mellom reiser uten overnatting og reiser med overnatting. Kostgodtgjørelse dagsreiser Inntil 5 timer Legitimert inntil kr. 175,- 5 9 timer Ulegitimert kr. 195, timer Ulegitimert kr. 300,- Over 12 timer Ulegitimert kr. 495,-

5 Måltidstrekk for dagsreiser er endret til kr 200,- for påspandert lunsj og kr 250,- for påspandert middag. Statens særavtale om refusjon av kostutgifter etter regning ved faste, rutinemessige oppdrag uten overnatting (vanlig jobb) Når en person ikke er på tjenestereise, men er på oppdrag av fast, rutinemessig art (vanlig jobb), kan det refunderes utgifter til kost etter regning på følgende måte når det ikke er mulig å innta måltidet på arbeidsstedet: a) Reiser f.o.m. 6 og inntil 9 timer: kr. 120,- b) Reiser f.o.m. 9 og inntil 12 timer: kr. 195,- c) Reiser f.o.m. 12 timer: kr. 300,- Når måltidet er dekket av arbeidsgiver eller av vertskap, dekkes ikke legitimerte utgifter etter a) og b). For reiser over 12 timer etter c) foretas måltidstrekk for påspandert lunsj kr 120,-. Påspandert middag kr 180,-. Arbeidsgiver kan dekke legitimerte utgifter utover disse beløpene med inntil kr 300 etter pkt. c). Kostgodtgjørelse overnattingsreiser Over 12 timer Ulegitimert kr. 670,- For å få de legitimerte satsene må den ansatte levere originalbilag/kvittering på utgiftene. For reiser under 15. km langs korteste reisestrekning beregnes det ikke kostgodtgjørelse. For reiser som varer mer enn ett døgn, regnes 6 timer eller mer inn i det nye døgnet som et helt døgn (dvs at det for dette påbegynte døgnet også gis diett med kr. 670,-) Dekning av småutgifter ved administrativ forpleining Forpleining innland kr. 80,- Forpleining utland kr. 90,- Småutgifter dekkes med ovenstående beløp for hver hele 24 timers periode den ansatte har fått alle måltider dekket. Nattillegg: Med natt menes tiden mellom kl og kl Ulegitimert nattillegg kr. 410,- Når reisen starter og/eller ender i hjemmet, må arbeidstaker være borte minst 5 timer av natten for å få nattillegg. Nattillegget faller bort hvis arbeidsgiver dekker losjiutgifter eller stiller losji til disposisjon. Ved overnatting på hotell skal alltid navnet på hotellet påføres reiseregningen. I de tilfeller der frokost er inkludert i romprisen, skal reiseregningen reduseres med 10 % av kostgodtgjørelsen, kr. 67,- Unntatt er hvis en av hensyn til reiseopplegget ikke kan innta slik frokost.

6 I de tilfeller det serveres lunsj eller middag, skal dette trekkes fra på reiseregningen med h.h.v. 40% og 50% av kostgodtgjørelsen. (kr. 268,- og kr. 335,-) Unntaket er ved allergi/sykdom. Det foretas ikke trekk for måltider på fly eller andre lignende enklere måltider. Bilgodtgjøring Innland Inntil km i kalenderåret Over km i kalenderåret Passasjertillegg Tillegg for frakt av utstyr kr. 4,05 pr. km kr 3,40 pr. km kr. 1,00 pr. km kr. 0,85 pr. km Reiser i utlandet Ved reiser i utlandet gjelder utenlandsregulativet Ulegitimert nattillegg kan utbetales i sin helhet selv om bilag fra overnattingsstedet viser lavere overnattingskostnad (hotellbilag skal legges ved) Differanse mellom ulegitimert nattillegg og dokumentert overnattingsutgift vil være trekkpliktig Generelt Samtlige bilag skal ligge ved regningen; møteinnkalling/program, kvitteringer eventuelt annet. Har reisen skjedd med fly, skal utlegget legitimeres. Elektronisk billett kan benyttes. Bruk av egen bil godkjennes bare i de tilfeller der dette er hurtigste og billigste reisemåte. Det må her tas hensyn til alle utgifter og en rasjonell og forsvarlig utføring av tjenesten. Legitimerte telefonutgifter dekkes med inntil kr. 50,-. Legitimerte telefonutgifter over kr. 50,- (avhengig av reisens varighet og formål) må spesifiseres: - telefonert til hvem og hva samtalen gjaldt. * Reiser utenom fylket skal på forhånd godkjennes av - for tjenestemenn: etatsjefene - for tillitsvalgte: fylkesordføreren * Reiser utenfor Norden skal på forhånd godkjennes av fylkesordfører/fylkesrådmann * Reiseregningen må være påført tidspunkt for avreise/ankomst * Program/invitasjon skal ligge ved reiseregningen * Hver enkelt må gjøre opp sine regninger (flybilletter, hotell etc.) for hver reise * Reiseforskudd kan fås ved henvendelse til den enkelte etat som reisen angår * Reiseforskudd utbetales ikke før tidligere forskudd er oppgjort I de tilfeller en tjenesteperson ønsker reisemåte som gir redusert pris på flybillett kan det utbetales kostgodtgjørelse og nattillegg for inntil 2 døgn ekstra før eller etter tjenesteoppdraget dersom totalutgiftene gir innsparing for fylkeskommunen. Det innsparte beløp skal være på minst 1 kostgodtgjørelse (kr. 670).

7 Ved tjenestereise av minst en ukes varighet dekkes faktiske legitimerte utlegg til nødvendig vask og rensing av tøy som er blitt foretatt under tjenesteoppdraget. RETNINGSLINJER FOR BILAGSHÅNDTERING 1. Samle alle bilagene og sorter de etter dato/klokkeslett. 2. Kontroller at antall bilag er i samsvar med det du har ført på reiseregningsskjemaet. 3. Stifte sammen bilagene. 4. VIKTIG: Legg ved møteinnkalling/program. 5. Legg alle bilagene i bilagskonvolutt for reiser. 6. Reiseregningens nummer, antall bilag og fødselsdato påføres konvolutten. 7. Konvolutten underskrives. 8. Konvolutten med alle bilagene sendes attesterende myndighet. 9. Attesterende myndighet kontrollerer bilagene mot reiseregningen, daterer og signerer konvolutten. 10. Bilagskonvoluttene arkiveres i nummerrekkefølge hos attesterer/anviser. 11. Reiseregningene skal oppbevares i 10 år.