Saksbehandler: Elin Davidsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 17/1176. Hovedutvalg oppvekst og kultur

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Elin Davidsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 17/1176 Sign: Dato: Utvalg: Hovedutvalg oppvekst og kultur EVENTUELT - HOVEDUTVALG OPPVEKST OG KULTUR Rådmannens forslag til vedtak:

2 SAKSPROTOKOLL - EVENTUELT - HOVEDUTVALG OPPVEKST OG KULTUR Hovedutvalg oppvekst og kultur behandlet saken den , saksnr. 18/17 Behandling: 1. Brekke Jakobsen (Ap) orienterte fra møte interkommunalt utvalg for idrett. (Referat fra møtet vil bli lagt på referatlista når dette kommer). Orienteringssaker fra oppvekst og kultursjef: 1. Oppdaterte retningslinjer for skolegudstjenester Lokale retningslinjer om gudstjenester i skoletiden for skole i Karmøy kommune, gjeldende fra skoleåret 2017/2018 utdelt. 2. Omstillingsprosessen på Vågen Arbeidsgruppa har under ledelse av kommunens bedriftshelsetjeneste arbeidet med å finne frem til tiltak for å identifisere risikoreduserende tiltak. Dette arbeidet ble gjort i siste halvdel av mars Godt samarbeid med de tillitsvalgte. Rapporten fra BHT er ikke ferdig enda. Medlemmene i arbeidsgruppa er blitt enige om å velge ut 2 3 av de risikoreduserende tiltakene som er identifisert. Disse vil bli gjennomført av personalet ved Vågen og virkningen vil bli evaluert når de har fått virke tilstrekkelig lenge. Det er satt i gang arbeid med å lage et grunnlagsdokument for Vågen læringssenter. Dette skal inneholde en beskrivelse av driften, det faglige innholdet samt rutiner for samarbeid med hjemmet, samarbeid med elevenes nærskole med mer. Arbeidet med dette grunnlagsdokumentet vil pågå utover våren. Det er lyst ut to pedagogstillinger ved Vågen læringssenter. Ved fristens utløp i begynnelsen av mars ble det bestemt å forlenge søknadsfristen for å få et bredere søkergrunnlag. Man regner med at disse to pedagogene vil være på plass ved oppstart av skoleåret i august 2017 Kommer en sak om omstillingen på junimøtet. 3. Utvidet leieavtale med Storhall Karmøy Karmøy kommune skal inngå en avtale med Storhall Karmøy om leie innenfor en ramme på årlig. Det viser seg at det er mest aktuelt for følgende å leie halltid: * Veavågen skole; kroppsøving for trinn * Kulturskolen; danseundervisning * Trivseslprogrammet; opplæring for trivselsledere Kommer ikke i gang med alt i inneværende skoleår (timeplanteknisk), men legger opp til full drift neste skoleår. For 2017 er det beregnet en leie på ,- mens det for helårlig leie de neste årene

3 er lagt opp til en leieutgift på ,- For å kunne oppfylle kompetansemålene i kroppsøving trenger Veavågen skole en del utstyr (ca ,-) 4. Nytt skoleadm system prosess Hjertet i vår digitale skoleadministrering klarer ikke å leve opp til dagens krav angående hverken bruk eller samhandling med andre systemer. Det systemet heter Extens og har vært med oss i 15 år. Vi har senere implementert andre løsninger som komplimenterer Extens som f.eks. Vigilo. Kommuneadvokaten har problematisert at vi ikke har hatt anbud de siste 15 årene. Nytt system vil kunne forenkle og effektivisere prosesser ute i feltet Viktig med brukergrensesnitt. * Tidsplan: o Frem til 1. November: Utarbeiding av anbudsdokumenter og arbeid med å definere behov og kravspesifikasjoner. o 1. november: Anbud registreres på Doffin o 20. desember: Leveringsfrist for deltakere i anbudet o Januar-Februar 2018: Evaluering av løsninger o 1. mars 2018: Frist for å foreta valg o April-mai 2018: Kursing av brukere o August 2018: Oppstart med nye system skole-/barnehageåret 18/19 5. Nytt fagsystem for PPT PP-tjenesten benytter per i dag Visma Unique PPI som sitt fagsystem. Dette er PP-tjenesten sitt saksbehandlingsverktøy hvor alle henviste saker er registrert, aktivitet i saker blir journalført og uttalelser blir skrevet. PP-tjenesten i Karmøy har benyttet Visma Unique PPI i over 20 år. Fagsystemet er utdatert etter dagens standard og blir ikke lenger oppdatert fra Visma. Det møter heller ikke nye krav knyttet til digitale arkivløsninger. I dag finnes det kun to fagspesifikke løsninger for PPT; Visma Flyt PPT og HK Oppvekst. Det er mottatt et pristilbud fra begge leverandører. Totalkostnaden over tre år overstiger ikke 1, 1 million og kommer derfor under grensen for offentlige anskaffelser som må kunngjøres og settes ut på anbud. Uavhengig av de andre systemene og er ønskelig at dette innføres allerede til høsten 6. Ipad satsing pulje 3 (og 4) 12 skoler i kommunen har så langt 1:1 ipad, 9 skoler har ikke vært med på satsingen så langt. 4-5 nye skoler med til høsten. Resten neste høst. Har bestilt 1500 Ipader til ca 6 mill +mva Samtlige skoler har kuttet i innkjøp av lærebøker. Noen ganske vesentlig, andre mindre. 50% kutt i innkjøp av lærebøker bør på sikt være mulig, men vi ser at en slik reduksjon vil ikke gi 50% kutt i posten undervisningsmateriell som skissert i forutsetningene. På den posten ligger ganske mye annet enn innkjøp av lærebøker, innkjøp som ikke vil reduseres som følge av Ipadene.

4 En utvidelse av prosjektet betyr i noen grad omprioritering av oppgaver i staben, noe som igjen betyr mindre kapasitet til å jobbe med andre viktige områder i forhold til skoleutvikling. Vår konklusjon er at det vi vinner med å utvide satsingen til pulje 3 og pulje 4 er så viktig, at det ressursmessige må vi ganske enkelt få på plass. På dette tidspunktet mener vi at en innsparing på 3 millioner vil være uproblematisk (2,7 millioner læremidler og 0,3 millioner kopimaskiner og kopiering). Uendret må finansiering ut over 3 millioner tas fra skolenes budsjetter til annen drift. Den optimale løsningen for satsingen hadde vært å få 2 millioner (+ mva) som en årlig bevilgning på investeringsbudsjettet etter 2020 og en ekstra stilling til pedagogisk veileder i stab, men uten slike bevilgninger tar vi nødvendige grep og prioriteringer for å videreføre satsingen på en best mulig måte. 7. Digital satsing i barnehagene Lyser ut 5 mill til digitalisering i barnehagene (både offentlige og private). Beløpet gjelder ferdig montert utstyr. Søknad om refusjon. Må være innkjøp av utstyr og tjenester fra 3.part Etaten har dratt inn midler (jfr. saksnummer 177/16 i Formannskapet om overføring av ubrukte midler fra 2016 til 2017), kr Formålet med denne satsingen er å sørge for at både kommunale og private barnehager får tilrettelagt for å benytte mulighetene som ligger i bruk av digitale verktøy. Alle barnehager vil kunne søke refusjon på et beløp som begrenses til et forhåndsdefinert beløp pr. barn i barnehagen. Basert på fordelingen mellom kommunale og private barnehager, så vil kommunale barnehager få ca. 1 million og de private barnehagene ca. 4 millioner. 8. Sykefravær de 2 første månedene Rapport lagt frem AMU 22.mars. Nedgang i etaten fra 7,8 til 6,5 de 2 første månedene. Hele kommunen: Til og med februar 2017 er fraværet 7,8 %. Fraværet for samme periode i 2016 var på 8,1 %. 9. Forvaltningsrapport fra KPMG Ingen av de 4 sakene i rapporten omhandler vår etat. Imidlertid er tilbakemeldingen på varslingsrutinene så dårlige at vi har satt i verk tiltak for å informere ansatte om hvordan varsling skjer i Karmøy kommune. Oppsummert er anbefalingene: Tydeliggjøring av varslingsmottakers rolle. Etablering av varslingssekretariat. Sørge for tilstrekkelig kapasitet ved gjennomføring av vurdering og faktaundersøkelser. Bedret informasjon underveis og i etterkant av faktaundersøkelser. Etablering av rutiner for ivaretakelse av personopplysninger. Jevnlig informasjon om varslingsrutiner. Rapporten er behandlet i kontroll- og kvalitetsutvalget 20.mars og vil bli fulgt opp av personal- og organisasjonsavdelingen.

5 10. Kapasitet i barnehagene etter tilbud om plasser Hovedopptaket for barnehageåret 2017/2018 viser at det er ledig kapasitet i alle soner unntatt i sone 2. Inneværende barnehageår går 2650 barn i barnehage. 50 av disse er barn fra Haugesund og Tysvær kommuner. Foreløpige tall etter første runde i hovedopptaket viser en nedgang på ca. 100 barn. Endelige tall vil foreligge når foreldrene har bekreftet at de tar i mot tildelt plass i løpet av april. Nedgang i kapasitet innebærer personalmessig overtall. I de kommunale barnehagene har og vil dette blitt løst ved naturlig avgang, permisjoner og overføringer. Private barnehager med ledig kapasitet, løser dette med nedbemanning. Nedgang i antall fødte, men også nedgang i arbeidsmarkedet og gode kontantstøtteordninger lokalt og nasjonalt kan spille inn. 100 % kontantstøtte når du ikke benytter en barnehageplass, kr.6000 per barn per måned. Fra august 2017 vil denne stige til kr Offentlig bading i Skudeneshavn driftstilskudd- etter modell fra Vormedal Helsebanken er interessert i å drive off. bading i Skudeneshavn. Karmøy svømmeklubb har ingen aktivitet i Skudeneshavn Helsebanken har sjekket vedr. forsikring og selv ansvaret for å skaffe badevakter med nødvendig kompetanse. Det må inngås en avtale med eiendomsavdelingen vedr. bruken av bassenget. Garderobene i Skudenes svømmehall skal etter planen rehabiliteres nå og etter dialog med Helsebanken vil en starte opp når rehabiliteringen er ferdigstilt. Vedtak: