Saksbehandler: Elin Davidsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/3391. Formannskapet OVERSENDELSESFORSLAG FRA KOMMUNESTYRET

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Elin Davidsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/3391 Sign: Dato: Utvalg: Formannskapet OVERSENDELSESFORSLAG FRA KOMMUNESTYRET Forslag fra Knutsen (KrF) vedrørende kontrollutvalgets vedtak i sak 23/14 «Kommunens arkivsituasjon og arkivrutiner».

2 SAKSFRAMSTILLING I kommunestyrets møte ble følgende forslag oversendt formannskapet uten realitetsbehandling: Forslag fra Knutsen (KrF) vedrørende kontrollutvalgets vedtak i sak 23/14 «Kommunens arkivsituasjon og arkivrutiner» Kontrollutvalget ser med stor bekymring på arkivsituasjonen i Karmøy kommune. Dagens situasjon strider direkte mot lovkrav til arkivering. Det er heller ikke en kvalitet i eldre arkivering til at det kan avleveres til sentralt arkiv. Dette er etter kontrollutvalgets mening ikke en akseptabel situasjon og må følges opp av kommunestyret umiddelbart. Vedlegg: Brev fra Haugaland kontrollutvalgssekretariat av Arkivsituasjon Særutskrift Kontrollutvalgets sak kommunens arkivsituasjon og arkivrutiner

3 Karmøy kommune v/postmottak Rådhuset 4250 KOPERVIK Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 14/269/216/tha Toril Hallsjø Deres dato Arkiv Telefon KOMMUNENS ARKIVSITUASJON Kontrollutvalget hadde til møtet bedt om en redegjørelse om kommunens arkivsitasjon og arkivrutiner. IT-sjef Steen Hagland Hansen og arkivleder May Britt Berg møtte og orienterte om arkivet og medlemskapet i IKA Rogaland IKS. På bakgrunn det som kom fram i orienteringen, mente utvalget at dette var så bekymringsfullt at de ønsket å gjøre kommunestyret oppmerksom på forholdene. Det vises til vedlagt særutskrift i sak 23/14. Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige vedtak: Kontrollutvalget ser med stor bekymring på arkivsituasjonen i Karmøy kommune. Dagens situasjon strider direkte mot lovkrav til arkivering. Det er heller ikke en kvalitet i eldre arkivering til at det kan avleveres til sentralt arkiv. Dette er etter kontrollutvalgets mening ikke en akseptabel situasjon og må følges opp av kommunestyret umiddelbart. Saken oversendes formannskapet og kommunestyret til orientering. Med hilsen Toril Hallsjø (sign.) Daglig leder Vedlegg: Særutskrift og saksframlegg i sak 23/14 Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS Postboks Aksdal tlf.: e-post: post@kontrollutvalgene.no web:

4 KARMØY KONTROLLUTVALG SÆRUTSKRIFT Onsdag 27. august 2014 ble det avholdt møte i Karmøy kontrollutvalg under ledelse av utvalgets leder Simon Næsse. MØTESTED: Karmøy Rådhus, møterom 309 MØTESTART/MØTESLUTT: kl kl MØTENDE MEDLEMMER: FORFALL: IKKE MØTT VARAMEDLEM: FRA SEKRETARIATET MØTTE: FRA REVISJONEN MØTTE: ANDRE SOM MØTTE: MERKNADER TIL INNKALLING: MERKNADER TIL SAKSLISTE: Simon Næsse (A), Ernst Morgan Endresen (H), Gunn Elise Aarsand Dale (A), Eli M. Rovik (Frp), Kenneth Lodden (FrP) og Jakob Eng (KrF) Brit Astrid Grønning (H) Leif Bjarne Naley (H) Daglig leder/utvalgssekretær Toril Hallsjø, Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS Revisor Else Holst-Larsen og Inger Johanne Solberg, Deloitte AS, Haugesund og forvaltningsrevisor Birte Bjørkelo, Deloitte, Bergen Rådmann Sigurd Eikje i begynnelsen av møtet. IT-sjef Steen Hagland Hansen og arkivleder May Britt Berg i sak 23/14 Ingen Utvalget etterkom rådmannens ønske om å orientere. Et notat ble delt ut. Orienteringen er ført under Eventuelt. Deretter ble sakene tatt opp i denne rekkefølgen: sak 21, 23, 28, 22, FØLGENDE SAK BLE BEHANDLET: 23/14 KOMMUNENS ARKIVSITUASJON OG ARKIVRUTINER Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar IT-sjef Hagland Hansen og arkivleder Bergs redegjørelse om kommunens arkivsituasjon og arkivrutiner til orientering. Behandling i kontrollutvalget : IT-sjef Steen Hagland Hansen og arkivleder May Britt Berg orienterte om historikk (kommunesammenslåing i 1965, medlemskap i IKA i 2003, fullelektronisk sakarkiv i 2004, plan- og bygg/delingsarkiv fra 2014), og utfordringer knyttet til lagring, daglige gjøremål og gjenstående rydding i eldre materiale. Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 1

5 Dagens fjernarkiv er ikke i henhold til lovkrav og kapasitetsproblemene vil bare øke, dersom ikke kommunen får levert fra seg. Det ble også informert om at store deler av arkivet ikke var satt i system. Det var derfor umulig å ha oversikt over hvilke dokumenter kommunen har. Dette kunne igjen føre til at dokumenter som inneholder sensitiv informasjon kan komme på avveie, uten at en er klar over dette. Det er også svært dårlige fasiliteter for utlån av dokumenter. Det ble informert om tilfeller hvor en mistenker at det har forsvunnet viktige dokumenter. Nytt Arkivenes hus på Ullandhaug vil føre til betydelig økte kostnader fra 2018, men IKA Rogaland er til god nytte for kommunen. Utvalget kom med spørsmål og kommentarer underveis. Leder takket de begge for en god innføring. På bakgrunn det som var kommet fram i orienteringen, mente utvalget at dette var så bekymringsfullt at de ønsket å gjøre kommunestyret oppmerksom på forholdene. Utvalgsleder formulerte et forslag til vedtak, som utvalget sluttet seg til. Enstemmig vedtak i kontrollutvalget : Kontrollutvalget ser med stor bekymring på arkivsituasjonen i Karmøy kommune. Dagens situasjon strider direkte mot lovkrav til arkivering. Det er heller ikke en kvalitet i eldre arkivering til at det kan avleveres til sentralt arkiv. Dette er etter kontrollutvalgets mening ikke en akseptabel situasjon og må følges opp av kommunestyret umiddelbart. Rett utskrift: Toril Hallsjø (sign.) Utvalgssekretær Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 2

6 KARMØY KOMMUNE Saksframlegg l SAKSGANG Utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget /14 Saksansvarlig: Arkivkode: Arkivsak: Toril Hallsjø 216 KOMMUNENSARKIVSITUASJON OG ARKIVRUTINER Bakgrunn: Kontrollutvalget handler på vegne av kommunestyret, og kan ifølge koml. 77 kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Som ethvert forvaltningsorgan er kontrollutvalget pliktig til å innhente den informasjonen som er nødvendig for å belyse et konkret saksforhold, før det trekkes en konklusjon. I tillegg kan utvalget be om informasjon og foreta undersøkelser for å klarlegge nærmere en indikasjon på et mulig kontrollforhold, dvs. om det foreligger et tilfelle som bør undersøkes nærmere. I protokollen fra kontrollutvalgsmøte er følgende protokollert under Eventuelt: Arkivrutinene Nestleder la fram forslag om at rådmannen (eller den han utpeker) gjør nærmere greie for arkivsituasjonen i kommunen, arkivrutinene og mål og mening med eierskapet i IKA Rogaland IKS i neste møte. Utvalget sluttet seg til forslaget. Invitasjonen ble oversendt til kommunens postmottak Rådmannen plikter å møte i kontrollutvalget når utvalget ber om dette. Dette er hjemlet i koml. 77 nr. 7, jf. 23 nr 2. Møteplikt gjelder også for andre ansatte i kommunen. Rådmannen har i oversendelse i e-post svart følgende: Rådmannen har vurdert det slik at Steen Erik Hagland Hansen (IT-sjef) og May Britt Berg (arkivleder) vil best kunne gi kontrollutvalget den nødvendige informasjonen på dette området, og disse to stiller således på møtet den 27.august kl Fra kommunens nettsider står følgende om sentralarkivet: Karmøy kommune har fra etablert sentralarkiv, som er en sammenslåing av arkivene fra teknisk etat, sentraladministrasjonen, helse- og sosialetaten og skole- og kulturetaten. Sentralarkivet sin hovedoppgave er å fordele innkommet post og registrere denne i kommunen sitt saksbehandlersystem. Ut fra dette utformes postlister for inngående og utgående post som legges ut til informasjon for offentligheten. Videre bistår sentralarkivet saksbehandlerne/servicetorget i den grad de har behov for det når det gjelder dokumentasjon i saker. Dette gjelder også publikum som trenger hjelp til å finne frem til historisk arkivmateriale vedrørende eldre kommunale saker. Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS Side 1 av 2

7 KARMØY KOMMUNE Saksframlegg Redegjørelsen skal gi kontrollutvalget et grunnlag for å vurdere om saksfeltet er tilstrekkelig belyst, eller om det er behov for ytterligere oppfølging og undersøkelse. Det legges opp til at utvalget bestemmer tidsramme. SEKRETARIATETS FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget tar IT-sjef Hagland Hansen og arkivleder Bergs redegjørelse om kommunens arkivsituasjon og arkivrutiner til orientering. Aksdal, Toril Hallsjø (sign.) Daglig leder/utvalgssekretær Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS Side 2 av 2

8 SAKSPROTOKOLL - OVERSENDELSESFORSLAG FRA KOMMUNESTYRET Formannskapet behandlet saken den , saksnr. 80/14 Behandling: Knutsen (KrF) foreslo at forslaget ble oversendt rådmannen. Forslaget enstemmig oversendt rådmannen. Vedtak: Forslag fra Knutsen (KrF) vedrørende kontrollutvalgets vedtak i sak 23/14 «Kommunens arkivsituasjon og arkivrutiner». Oversendes rådmannen.