Samspillet med administrasjonen

Transkript

1 Samspillet med administrasjonen

2 DELKAPITLER Hva er rådmannens ansvar? Delegering til rådmannen Roller og rolleforståelse Tiltak for god samhandling God arbeidsgiverpolitikk Arbeidsgiveransvaret for rådmannen

3 Hva er rådmannens ansvar? Øverste leder for den kommunale eller fylkeskommunale administrasjonen Plikter å sørge for at sakene er forsvarlig utredet Har møte- og talerett i alle kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer, med unntak av kontrollutvalget Har ansvaret for at vedtak i folkevalgte organer blir fulgt opp

4 Delegering til rådmannen Delegering betyr overføring av myndighet Det er verken hensiktsmessig eller effektivt at de folkevalgte organene skal fatte alle beslutninger selv. Folkevalgte avklarer de prinsipielle spørsmålene. Rådmannen behandler enkeltsakene på grunnlag av dette Delegeringsreglementet skal behandles innen utgangen av det første hele året i perioden.

5 Case 8: Politisk overprøving av administrative vedtak Politiker er svært uenig med et administrativt vedtak og krever ny, politisk behandling av saken. Innvilget byggeløyve Labos AS har fått innvilget byggeløyve for å sette opp en plasthall på 1000 m2 på Langeløkka i Rynkeby. Plasthallen skal benyttes til produksjon av varmepumper. Byggesøknaden er fremmet på ordinær måte og det foreligger tegninger utformet av produsenten av plasthallen. Labos har lenge planlagt produksjonen; hallen reises på noen få dager, og arbeidet settes i gang dagen etter at byggemeldingen er godkjent i Bygningsrådet. Krever politisk behandling Thea Tresselt er medlem av Hovedutvalget for Plan- og infrastruktur i Rynkeby kommune. Tilfeldig kommer hun kjørende forbi Langeløkka idet fundamentene for plasthallen settes opp. Hun blir oppmerksom på byggearbeidet, stopper bilen og forhører seg hos arbeiderne om hva som er i ferd med å skje. Hun reagerer umiddelbart negativt på plasthallen, kontakter lederen av hovedutvalget for å få saken opp til politisk behandling og kontakter i tillegg teknisk sjef og Utposten. Samtidig med at Utposten neste dag slår saken stort opp, er hallen i ferd med å bli reist i full høyde. Både Thea Tresselt, ordføreren og bygningssjefen er intervjuet. Tresselt krever at hallen må stanses. Den vil skjemme ut en hel bydel, sier hun. Ordføreren er enig i at et slikt bygg krever behandling i politiske organer, men han vil drøfte saken internt før han tar standpunkt til om byggearbeidet skal stoppes. Teknisk sjef sier at byggemeldingen er behandlet i samsvar med forskrifter og vedtekter. Innvilgelsen er et faktum; han kan ikke se at det foreligger noen saksbehandlingsfeil som gir grunnlag for å stoppe arbeidet eller fremme klage. Det foreligger dokumentasjon for nabovarsel og at alle tekniske spesifikasjoner er oppfylt. Administrerende direktør Lars Holm i Labos peker på at produksjonen lenge har vært planlagt, produksjonsutstyret vil bli montert om et par dager og at enhver forsinkelse vil påføre fabrikken tap i en størrelsesorden av kroner per dag. Han henviser også til at kommunen har tilskyndet Labos til å starte produksjonen etter at bystyret har oppfordret innbyggerne til å installere varmepumper for å spare miljøet. Spørsmål til refleksjon: - Hvordan vurderer du politikerens aksjon overfor a) leder av hovedutvalg b) teknisk sjef og c) avisen? - Hvilke krav bør oppfylles for at et politisk organ skal kunne overprøve et administrativt vedtak? - Bør bedriften få erstattet det tapet den kan komme til å lide hvis byggearbeidet stanses?

6 Ansvar, roller og oppgaver FOLKEVALGTE Levere premisser Velge modell Velge løsning Velge finansiering RÅDMANN / ADM. Skape valgmuligheter Presentere løsningsalternativer Skissere finansieringsmåter Gjennomføre løsning Evaluere resultat

7 Kommunestyre Administrasjon Ordfører Adm.sjef

8 Administrasjon Politikk Hvor tydelig bør skillet mellom politikk og administrasjon være? Er det slik at jo tydeligere, desto bedre er det? Hva er kritiske faktorer i forhold til å ha et flytende skille mellom politikk og administrasjon?

9 «Samspillet mellom folkevalgte organer og administrasjonen forutsetter en kontinuerlig og god rolleavklaring og respekt for hverandres roller.»

10 Tiltak for god samhandling Styringsdialog Formelle arenaer for utveksling av informasjon Tydelige vedtak i de folkevalgte organene Gode nok rutiner for rapportering Møteplasser for samtaler mellom de folkevalgte og administrasjonen Formalisert informasjon fra administrasjonen, skriftlige rapporter Samme informasjon til alle folkevalgte til samme tid

11 «Det gjelder å spille hverandre gode!»

12 Din rolle som arbeidsgiver Kommunestyret / fylkesting er øverste ansvarlige arbeidsgiver - som kollegialt organ Utøvelse av arbeidsgiverrollen påvirker kommunens /fylkeskommunens attraktivitet som arbeidsplass og omdømme som leverandør av tjenester Folkevalgte og administrasjon = én part i samarbeidet med ansattes organisasjoner

13 Hvorfor er arbeidsgiverrollen så viktig? Arbeidsgiverpolitikken avgjørende for å løse to hovedutfordringer framover; Evne til å rekruttere, utvikle og beholde medarbeidere for å løse oppgavene Evne til utvikling og nyskaping

14 Arbeidsgiverutfordringer i dag Deltid Sykefravær Rekruttering ledere Rekruttering yrkesfaglærere Evne til nyskaping og innovasjon

15 Gode ledere er drivere for innovasjon Har evne til å se hvor det er behov for å skape noe nytt Har risikovilje og mot til å bevege seg i ukjent terreng Etterspør nye løsninger og bringer forskjellige folk og miljøer sammen Skaper trygge og rause rammer for innovasjon og setter nyskaping i system Tillater at det gjøres feil og lærer av feilene «Du skal leve godt med usikkerhet, tåle motstand, og ha mot og utholdenhet»

16 Arbeidsgiveransvaret for rådmann Kommunestyret / fylkestinget er arbeidsgiver for rådmann Ordfører et særlig ansvar, men samtidig søke ordninger lokalt som ivaretar bred forankring i kommunestyre/fylkesting Oppfølging arbeidsgiveransvaret viktig for å bygge tillit, få til et godt samspill og forebygge konflikter

17 Verktøy for arbeidsgiveransvaret for rådmann KS anbefaler følgende verktøy for god håndtering av arbeidsgiveransvaret overfor rådmann skriftlig arbeidsavtale etterlønn mål- og utviklingsplan jevnlige utviklingssamtaler årlig lønnssamtale kontinuerlig oppmerksomhet på samspillet mellom politikk og administrasjon

18 Deloitte Kunnskapsbaserte innspill til gode prosesser KS Advokatene / KS Forhandling Juridisk verktøy om arbeidsrettslige spørsmål

19 Til drøfting Hva kan administrasjonen gjøre for at samspillet med kommunestyret blir ennå bedre? Hva kan kommunestyret gjøre for at samspillet med administrasjonen blir ennå bedre?

20 TIL DISKUSJON OG REFLEKSJON Mange folkevalgte synes at saksdokumentene blir lange og krevende å komme gjennom. Diskuter med rådmannen hvordan dere vil ha saksframleggene. Et regjeringsnotat er aldri på mer enn to sider, uavhengig av hvor komplisert saken er Hvordan kan dere og rådmannen legge til rette for definering av rollene? Hvordan kan dere og rådmannen være tydelige på avklaringer rundt forventningene til rollene og samspillet? Hvordan kan du skaffe deg oversikt over mål og resultater for de ulike delene av den kommunale forvaltningen? Hvilke møtearenaer, hvilken form for dialog og hvilket tidspunkt for dialog vil være nyttig for dere? Hvilke verdier skal prege samspillet mellom folkevalgte, administrative ledere, ansatte og tillitsvalgte? Hvilke verdier skal kjennetegne oss som organisasjon og som arbeidsgiver? Hvordan blir de folkevalgtes arbeidsgiveransvar synliggjort og forankret? Med hvem og hvordan bør utviklingssamtalen med rådmannen gjennomføres?

21 TIL REFLEKSJON Hvilke verdier skal kjennetegne oss som organisasjon og som arbeidsgiver? Hvilke verdier skal prege samspillet mellom folkevalgte, administrative ledere, ansatte og tillitsvalgte hos oss? Hvordan ivaretar vi arbeidsgiverrollen overfor rådmann/fylkes-rådmann hos oss? Hvordan blir de folkevalgtes arbeidsgiver-ansvar synliggjort og forankret hos oss?

22 Delegeringsreglement til Søndre Land kommune