KS Folkevalgtprogram Raymond Robertsen Prosessveileder KS

Transkript

1 KS Folkevalgtprogram Raymond Robertsen Prosessveileder KS

2 Dag 1 - Innledning og presentasjon - Info om KS - Kort innføring i Finnmark fylkeskommune Dag 2 - Folkevalgt styring og ledelse av kommunen og fylkeskommunen - Samspillet med administrasjonen - Samhandle med lokalsamfunnet - En selvstendig og nyskapende kommunesektor - Folkevalgt lederskap, roller og oppgaver

3 KS kommunesektorens organisasjon

4 En omfattende virksomhet 19 fylkeskommuner 428 kommuner 500 bedrifter som har ansatte (184 mrd kroner) folkevalgte 450 milliarder kroner (totalt) - og fem millioner innbyggere som får gode tjenester.

5 De ulike arbeidsområdene i KS Interessepolitisk aktør Arbeidsgiverorganisasjon Daglig drift Utviklingspartner

6 KS organisasjonen

7

8 En selvstendig og nyskapende kommunesektor

9 Hva er kommunesektorens grunnleggende oppgaver?

10 Kommunesektorens grunnleggende oppgaver Være en lokaldemokratisk arena/aktør Utøve myndighet på vegne av staten Yte tjenester Drive samfunnsutvikling

11 Godt lokaldemokrati med høy tillit har vi når innbyggerne kjenner seg godt representerte, de folkevalgte setter dagsorden, styrer ressursbruken og er ombud for innbyggerne, og.. kommunen leverer det som er lovet.

12 Det unike oppdraget Kommunene løser oppgaver gjennom et lokalt demokrati Grenseløse oppgaver Folkevalgte utgjør fundamentet Det representative demokratiet En åpnere beslutningsprosess Større mangfold i oppgaveløsningen Tydeliggjøre og avveie alternativer Skal bringe innspill og kompetanse fra sitt daglige virke inn i beslutningsprosessen Skal drive politikk, ikke administrasjon (hva er forskjellen?)

13

14 Noen utfordringssignaler fra folkevalgte Er det gode muligheter for å styre interkommunalt samarbeid og kommunale selskaper? Går arbeidet i kommunens politiske organer for tregt? Står godtgjørelsen i forhold til arbeidsinnsatsen? Legger administrasjonen for mange føringer? Er det lett nok å få innsyn i den kommunale virksomheten? Fungerer de folkevalgtes kontroll med administrasjonens iverksetting av vedtak tilfredsstillende?

15 Nesten alle måter å organisere på fungerer i (fylkes)kommuner med høy grad av tillit SPESIELT VIKTIGE Intern kultur preget av tillit og åpenhet Åpenhet, innsyn og inkludering Ordførerens rolle er viktig Tydelige ansvarslinjer og god rolleavklaring Delegeringsreglementet! Informasjonstiltak forutsetning for Delegering og målstyring Tiltak for borgernærhet Innsyn gir tillit og nødvendig for å holde de styrende ansvarlige IKKE ENTYDIG PÅ TVERS AV KOMMUNENE Politisk styringsmodell Delegering til politiske utvalg og til administrasjon Målstyring Interkommunalt samarbeid Kanaler for innbyggerdeltakelse Møteledelse

16 Hvorfor har kommunen lykkes? God lokalkunnskap Lokal tilpasning i tråd med behov og forventninger Tilgjengelig og mulig å kontrollere Dialog med innbyggerne

17 Det lokale selvstyret Frihet Demokrati Effektivitet Foto: Stortingsarkivet/Odd Harald Kvammen

18 Staten og kommunesektoren Tre prinsipper: Generalistkommuneprinsippet Rammestyring Det finansielle ansvarsprinsippet Hvordan styrer staten? Juridiske - Økonomiske - Pedagogiske virkemidler

19 Staten og kommunesektoren Nasjonale hensyn som kan begrense selvstyret: rettssikkerhet likhet og likeverd liv og helse overordnet økonomisk styring effektiv og samordnet bruk av offentlige ressurser samfunnssikkerhet bærekraftig utvikling hensynet til urfolk og nasjonale minoriteter

20 Kommunen er under press fra mange hold

21 Det lokalpolitiske mulighetsrommet Lov Forskrifter Avtaleverk Rundskriv Administrative reglementer/vedtak Enhetsleders fullmakter Mine muligheter som lokalpolitiker

22 Det lokalpolitiske mulighetsrommet Lov Forskrifter Avtaleverk Reglementer Administrative reglementer/vedtak Mine muligheter som lokalpolitiker Enhetsleders fullmakter

23 Folkevalgt lederskap

24 Hva er egentlig din politiske rolle? Ta stilling til rådmannens forslag? Holde orden på administrasjonen? Gjennomføre nasjonale føringer? Drive sentralt bestemt partipolitikk? Gjøre det folket vil at jeg skal gjøre? Drive tjenesteproduksjon/tjenesteyting? Utvikle lokalsamfunnet? Delta i prosesser? Skape og vedlikeholde nettverk? Utøve lokalpolitisk skjønn?

25 Som folkevalgt har du fire roller Representasjonsrollen Styringsrollen Lederrollen Arbeidsgiverrollen

26 Representasjonsrollen Partiet Innbyggerne Enkeltindivider eller grupper

27 Styringsrollen Fatte vedtak Kontrollere

28 Lederrollen Sette dagsorden Finne løsninger på utfordringene Skape aksept for de valgte løsningene Utvikle lokalsamfunnet Fronte

29 Hva er politikk Politikk er vilje til å oppnå forhåndsbestemte mål. Politikk er hva, ikke så mye hvordan. Politikk er å involvere flest mulig i prosesser som leder frem til beslutninger. Politikk er å kontrollere at administrative prosesser og ressursbruk er innenfor mål og prosedyrer politikerne har bestemt på forhånd.

30 Arbeidsgiverrollen Utøves av kommunestyret eller fylkestinget som kollegialt organ Lokal arbeidsgiverpolitikk Arbeidsgiverstrategi

31 Formelle rammer for arbeidsgiverrollen Kommunestyret/fylkesting er øverste myndighet i kommunen Kommunestyret/fylkestinget innehar det overordnede arbeidsgiveransvar og myndighet Kommunestyret/fylkestinget er et kollektivt myndighetsorgan. Den enkelte folkevalgt har ikke arbeidsgivermyndighet Kommunestyrer og fylkesting delegerer myndighet til administrasjonen for å gjennomføre vedtak og planer Rådmannen er administrasjonens øverste ansvarlige Rådmannen svarer ovenfor kommunestyret/fylkestinget for de vedtak og strategier kommunestyret har vedtatt. Administrasjonsutvalget er opprettet for å sikre dialog og medbestemmelse for de ansatte i overordnet styring av kommunen

32 Noen problemområder som folkevalgt og arbeidsgiverrollen Hvem representerer du? Når du selv er ansatt i kommunen/fylkeskommunen? Når din ektefelle er ansatt i kommunen/fylkeskommunen? Når en ansatt i kommunen/fylkekommunen er i konflikt med sin arbeidsgiver og tar kontakt for hjelp? Som politiker går du aldri inn i enkeltsaker. Her finnes prosedyrer, og formelle aktører(fagforeninger, mekling, arbeidsrettsak mv.).

33 Hvorfor er arbeidsgiverrollen så viktig? Arbeidsgiverpolitikken avgjørende for å løse to hovedutfordringer framover; Evne til å rekruttere, utvikle og beholde medarbeidere for å løse oppgavene Evne til utvikling og nyskaping

34 Krevende å utøve lederskap i en sammensatt situasjon og rolle?

35 Etikk

36 Kommunelovens formålsparagraf "Loven skal også legge til rette for en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard."

37 Handler i praksis om rettssikkerhet og likebehandling upartiskhet og integritet ressursanvendelse omdømme Og å unngå følger som; økonomiske tap ressurskrevende opprydding belastende for arbeidsmiljøet Konsekvenser for den enkelte

38 Høy etisk standard gjennom struktur og kultur Struktur: Lover, regelverk og rutiner for forebygging, kontroll og håndheving Lovverk som barriere mot misligheter og korrupsjon. Kultur: Hvordan utvikle en praksis som gjør at vi ikke trår feil? Hvordan reagere og handle riktig når vi kommer opp i situasjoner hvor etiske grensene er uklare?

39 Er det lovlig? Lar det seg begrunne? Etikk Jus Identitet Er det i samsvar med verdiene våre? Lønner det seg? Økonomi Hva gjør du? Omdømme Moral Er det riktig? Beholder vi vår troverdighet?

40 Grunnleggende etiske spørsmål Er det ok at det jeg gjør blir en norm for mine kolleger? Hvordan vil jeg reagere hvis noen av mine kolleger gjør det samme? Kan dette oppfattes som en fordel jeg oppnår i kraft av min posisjon? Er det ok at det står i avisa i morgen?

41 Hvordan står det til med etikken Er etiske retningslinjer på plass? Er etikk tema i lederopplæringen? Er etikk er jevnlig tema på avdelingsmøtene/ledermøtene? Får nyansatte opplæring i etikk? Er det etablert møteplasser for refleksjon over etiske utfordringer? Har kommunestyret/fylkestinget diskutert etikk minst én gang denne perioden? Er det innført rutiner for varsling? Har kommunen/fylkeskommunen tatt i bruk Styrevervregisteret?

42 Habilitet 6. (habilitetskrav). En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak a)når han selv er part i saken; b)når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken; c)når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part; d)når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte; e)når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for, et selskap som er part i saken Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part. Er den overordnede tjenestemann ugild, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan..

43 DISKUSJON OG REFLEKSJON i GRUPPER

44 Folkevalgt styring og ledelse av kommunen og fylkeskommunen

45 Politisk organisering Obligatoriske folkevalgte organer: Formannskap/fylkesutvalg Kontrollutvalg Administrasjonsutvalg (Administrasjonsutvalget kan erstattes av en annen ordning etter avtale med de ansatte) Klageorgan Frivillige folkevalgte organer: Kommunestyre- eller fylkestingskomiteer, komiteer, utvalg, kommunedelsutvalg, styre for institusjon

46 Hvordan får jeg en sak opp til politisk behandling? Reise en sak eller en debatt «rette en forespørsel til lederen i møtet» Grunngitt spørsmål Interpellasjon Private forslag Muntlig spørretime Fremme alternative forslag til vedtak

47 Hva er en sak til politisk behandling? 1. Saken er ført opp med et saksnummer av ordfører, eller utvalgsleder 2. Saken blir ført opp med et saksnummer i kommunestyret eller utvalg dersom over 2/3 av møtende representanter i organet krever det, og ordfører/møteleder ikke motsetter seg det. 3. Dersom saken blir hindret oppført j.fr. pkt 2, skal saken behandles på neste møte.

48 Hvordan kan man få saker satt på den politiske agenda? Foreslå i starten av møtet at saken tas opp Foreslå for ordfører/møteleder før innkallingen går ut om å føre opp en sak. Foreslå i en sak at rådmannen eller ordfører/møteleder skal fremlegge en ny sak om et tema som er relatert til saken som behandles. Interpellasjon til ordfører med forslag (oversendes formannskapet)

49 God saksbehandling Det er viktig at saker som reises av politikerne blir saksbehandlet av rådmannen før endelig vedtak gjøres. Det er derfor god skikk at ordlyd i forslag til vedtak i nye saker er: kommunestyret ber rådmannen legge frem sak ovenfor kommunestyret om x, og belyse y innen T.

50 «Det er viktig å huske på at de planene dere har vedtatt, gir føringer for enkeltsakene som du er opptatt av. Når budsjettet er vedtatt, vil det være lite rom for å komme med nye forslag som koster penger. Da må du i så fall fremme forslaget når budsjettet skal revideres.»

51 Hvem skal innstille i sakene som skal opp til behandling? Innen utløpet av det første hele året skal dere ta stilling til hvem som skal innstille i sakene som skal behandles i de folkevalgte organene

52 Hvordan gjennomføre en god beslutningsprosess? Ingen fast oppskrift Åpenhet er en forutsetning Saken skal være utredet i sin fulle bredde (rådmannens ansvar) Inhabilitet? Involvere innbyggerne? Organiseringen av det politiske arbeidet? Klare ansvarslinjer Hva med de ansatte?

53 Hvordan organisere oppgaveløsningen? Stor frihet til å organisere virksomheten: Egen driftsorganisasjon Det overordnede ansvaret Selvstendige rettssubjekter ligger alltid i kommunestyret Kjøp av tjenester eller i fylkestinget Interkommunalt samarbeid

54 Anskaffelser Offentlige anskaffelser styres av både nasjonalt regelverk og av regelverk gjennom EØS-avtalen Anskaffelser skal oppfylle hovedintensjonene i regelverket om offentlige anskaffelser: bidra til økt verdiskaping sikre effektiv ressursbruk sikre det forretningsmessige sikre likebehandling gjennomføre innkjøp på en tillitvekkende måte

55 Anskaffelser Dere kan velge å gi politiske føringer av ulikt slag: Stille krav til leverandører og produksjon, styre innsatsfaktorer og legge vekt på livssykluskostnader Stille krav om etisk handel, som skaper sosiale vilkår og sikkerhet for arbeidere som produserer varer i lavkostland Stille krav til oppfølging og rutiner som motvirker sosial dumping Sikre lærlingplasser Legge til rette for at lokale leverandører skal kunne delta i kommunale anbudskonkurranser Ta hensyn til behovet for vernede arbeidsplasser gjennom reserverte kontrakter Forbeholde en konkurranse for ideelle organisasjoner. (Det er imidlertid usikkert om dette unntaket blir videreført)

56 Offentlig støtte Reglene om offentlig støtte begrenser det offentliges handlefrihet på en del områder.

57 Refleksjon Hvorfor planlegger man?

58 Kommunal og fylkeskommunal planlegging Alle kommuner og fylkeskommuner skal senest innen ett år etter konstituering utarbeide og vedta planstrategier Muligheter for samarbeid mellom kommunene og med fylkeskommunen Bedre koordinering mellom kommunale og regionale planer

59 Kommuneplanlegging

60 Innsigelsesinstituttet

61 Planstrategi Politisk prioriteringsverktøy for hvilke planer som skal lages og bruk av planressurser Er ikke et måldokument Ble innført i forrige periode og er en stor suksess der rådmann og kommunestyret aktivt bruker dette Refleksjon: Mange kommuner har knappe planressurser. Planstrategien kan bidra til prioritering av de viktigste planene og dermed også gi økt gjennomføringskraft.

62 Arealdelen Bør vise områder der kommunen ønsker en spesiell planinnsats på kommunedelplan- og detaljplannivå, og til å illustrere arealer som er viktige å forvalte på bestemte måter. Må være aktuell Må håndtere nasjonale og regionale interesser Refleksjon: Rollen som samfunnsutvikler og arealplanmyndighet kan være i strid med ombudsmannsrollen

63

64

65 Et sammenhengende nasjonalt plansystem Nasjonalt forventningsdokument Regional planstrategi Kommunal planstrategi

66 Planleggingshjulet 1 - årshjul 4 - årshjul Planstrategi Budsjett/-1- årig handlingsdel Økonomiplan/4 -årlig handlingsdel Planprogram Årsmelding Kommuneplan Samfunnsdel og arealdel

67 Hvordan bruke de økonomiske verktøyene? Økonomiplan Årsbudsjett Årsregnskap og årsberetning Finansforvaltning Årsberetningen og årsregnskapet er to av de viktigste hjelpemidlene dere har når neste års budsjett skal legges.

68 Kommunebudsjettet (og regnskapet) består av Driftsbudsjett 1. Alle løpende inntekter og innbetalinger i året. 2. Løpende inntekter og innbetalinger avsatt i tidligere budsjettperioder som planlegges anvendt i årsbudsjettet. 3. Anvendelsen (bruken) av midler som er nevnt i punkt 1 og Det inngår også avskrivninger uten resultateffekt Investeringsbudsjettet 1. Bruk av lånemidler. 2. Inntekter og innbetalinger knyttet til investeringsprosjekter 3. Øvrige inntekter og innbetalinger som ikke er løpende. 4. Tidligere avsatte innbetalinger. 5. Rammer for utlån, forskuttering og tiltak av investeringsmessig karakter dekkes inn ved inntekter som nevnt under punkt 1-4. Driftsmidler kan overføres til investeringsregnskapet, men ikke motsatt

69 Økonomiplanen Planen er de første årene i kommuneplanens handlingsprogram: Vedtas årlig av kommunestyre/fylkesting og er rullerende med minst 4 år Omfatte hele kommunens virksomhet og gi en realistisk ramme for inntekter og utgifter med prioritering av oppgaver Stor frihet til hvordan planen fremstilles og settes opp, men mange velger å følge budsjettoppsettet, men mindre detaljert Satt opp oversiktlig med alle årene i balanse Fremmes av formannskap/fylkesutvalg og legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før politisk behandling

70 Årsbudsjettet Budsjettet må vedtas før årsskifte før året starter og legges ut til ettersyn minst 14 dager før behandling i kommunestyre/fylkesting Årsbudsjettet er en bindende plan Omfatte hele virksomhet Budsjettet skal være realistisk med forventede utgifter og inntekter Oversiktlig med en drifts og investeringsdel Driftsresultatet skal minst dekke renter, avdrag og nødvendige avsetninger Skjer det endringer av betydning i løpet av budsjettåret, skal det revideres Det er utarbeidet egne forskrifter om årsbudsjett fra KMD

71 Mer om årsbudsjettet Budsjettet kan settes opp på et mer eller mindre detaljert nivå som styres av kommunen selv Også graden av delegasjon i budsjettsaker avgjøres av kommunestyret best med eget delegasjonsreglement Det er rådmannen som har disponeringsfullmakten til å bruke av budsjettet På investeringsbudsjettet inngår spesielle inntekter som eksterne lån og bruk av egen fondsmidler som mulig inntekter for å fullfinansiere investeringene. Også andre inntekter som refusjoner og årets driftsmidler kan inngå. Merk at også investeringsbudsjettet skal settes opp i balanse

72 Årsregnskapet Skal vise kommunens faktiske utgifter og inntekter og skal avlegges innen 15. februar året etter Alle inntekter og utgifter skal med og det behandles og vedtas av kommunestyret etter innstilling fra formannskapet Vedta disponering av overskudd eller inndekning av underskudd Årsrapporten som følger regnskapet skal informere om kommunens økonomiske situasjon.

73 Årsberetningen Forhold som er viktige for å bedømme (fylkes)kommunens økonomiske stilling og resultatet Iverksatte og planlagte tiltak for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard Tilstanden når det gjelder likestilling Iverksatte og planlagte tiltak for å fremme formålene i diskriminerings- og tilgjengelighetslovgivningen

74 Finansforvaltningen Kommunens eller fylkeskommunens ansvar å ha klare regler Krav om rapportering I samsvar med egen kunnskap om finansene

75 Noen råd for en god budsjettprosess: Vedta et årshjul som viser når de ulike økonomisakene skal behandles, og hvordan de henger sammen. Gjennom årshjulet blir økonomiarbeidet forutsigbart, og det legger grunnlaget for gode prosesser. Forstår du hva som står i dokumentene? Gjør du ikke det, er du ikke den eneste. Be om forklaringer og at innholdet gjøres forståelig. Se årsmeldingen, regnskapet og budsjettet/økonomiplanen i sammenheng. Også delegeringsreglementets bestemmelser kan være aktuelle. Følg med på hvordan det går i forhold til det vedtatte budsjettet. Hvor ofte trenger dere rapporter om status? Bli enige om faste rutiner for eventuelle budsjettjusteringer. Når fjorårets regnskap er til behandling, kan det være naturlig å legge inn føringer for neste års budsjett. Vurder om dere kan samle saker som har konsekvenser for budsjettet til noen få kommunestyre- eller fylkestingsmøter i året. Slik kan dere se flere saker i sammenheng og få bedre prioriteringer innenfor handlingsrommet. Dette kan også vedtas i kommunens/fylkeskommunens økonomireglement. Det er nyttig å vedta politiske føringer tidlig i prosessen.

76 Egenkontoll

77 Roller og krav Kontrollutvalgssekretariatet Sekretariat for kontrollutvalget (KU-forskr 20) Egne innstillinger Bare alminnelige habilitetsbestemmelser Revisor Utfører regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon og avtalte kontroller og undersøkelser Kl 78 og egne forskrifter Særlige uavhengighetskrav Avgir uavhengighetserklæring Kommunestyre Overordnet ansvar for tilsyn og kontroll KL kap 12 Generelle habilitetsbestemmelser. Kontrollutvalg Løpende ansvar for tilsyn og kontroll av forvaltningen. Kl 77 og egen forskrift. Valgbarhetsbegrensninger, men ellers generelle habilitetsbestemmelser

78 Forskrift om kontrollutvalg Kontrollutvalget har ansvar for tilsyn/kontroll med hele forvaltningen På vegne av kommunestyret Påse at det er en forsvarlig revisjonsordning Kontrollutvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer Kan kreve enhver opplysning uten hinder av taushetsplikt

79 Kontrollutvalgets oppgaver KU skal være en hjørnesten i demokratiet og skal være garantist for: At innbyggerne for mest mulig igjen for pengene At innbyggerne skal slippe å oppleve kommunale overtramp At det er kvallitet i alle ledd EN UMULIG OPPGAVE!?

80 Kontrullutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon Regnskapsrevisjon KU skal påse at kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte Holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet Uttalelse til årsregnskapet Avgis til kommunestyret Oppfølging av revisjonsmerknader KU skal påse at revisjonsmerknader blir fulgt opp

81 Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av årsregnskap KU skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet

82 Folkeskikk for folkevalgte

83 Rettigheter og plikter En folkevalgt har rettigheter, men også plikter: Sette seg godt inn i sakene Bidra til at møter kan avikles på en skikkelig måte. Behandle politiske kollegaer og administrasjonen med respekt. Omtale og behandle sak, ikke person. Dette må ikke gå ut over en god politisk debatt, og muligheten til å synliggjøre uenighet og forskjeller.

84 Din politiske hverdag er ikke over etter møtet

85 TIL DISKUSJON OG REFLEKSJON I GRUPPER

86 Samspillet med administrasjonen

87 Grupperefleksjon Administrasjon Politikk Hvor tydelig bør skillet mellom politikk og administrasjon være? Er det slik at jo tydeligere, desto bedre er det? Hva er kritiske faktorer i forhold til å ha et flytende skille mellom politikk og administrasjon?

88 Godt samspill - tre dimensjoner for å få det til i praksis 1 (individ) vinn/vinn karakter 2 (gruppe) vinn/vinn relasjon 3 (org/system) vinn/vinn avtaler Støttesystemer og prosesser 1. Integritet være til å stole på 2. Balanse mellom mot/tydelighet og omtanke/forståelse 3. Raushet/respekt for uenighet 1.Tillit 2.Gjensidighet 3.Forpliktelse 1. Mål og ønskede resultater 2. Retningslinjer 3. Ressurser 4. Ansvar/roller 5. Konsekvenser/effekter

89 Hva er rådmannens ansvar? Øverste leder for den kommunale eller fylkeskommunale administrasjonen Plikter å sørge for at sakene er forsvarlig utredet Har møte- og talerett i alle kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer, med unntak av kontrollutvalget Har ansvaret for at vedtak i folkevalgte organer blir fulgt opp

90 Delegering til rådmannen Delegering betyr overføring av myndighet Det er verken hensiktsmessig eller effektivt at de folkevalgte organene skal fatte alle beslutninger selv. Folkevalgte avklarer de prinsipielle spørsmålene. Rådmannen behandler enkeltsakene på grunnlag av dette Delegeringsreglementet skal behandles innen utgangen av det første hele året i perioden.

91 Roller og rolleforståelse Ethvert folkevalgt lederskap er avhengig av et godt samspill med sin egen administrasjon. Og skal forholdet mellom de folkevalgte og administrasjonen bli godt, kreves det respekt og aksept for de ulike rollene. Tillit er helt sentralt i dette samspillet.

92 Tiltak for god samhandling Styringsdialog Formelle arenaer for utveksling av informasjon Tydelige vedtak i de folkevalgte organene Gode nok rutiner for rapportering Møteplasser for samtaler mellom de folkevalgte og administrasjonen Formalisert informasjon fra administrasjonen, skriftlige rapporter Samme informasjon til alle folkevalgte til samme tid

93 Gofot-teorien 1. Man er god eller dårlig sammen med noen. Det å være dyktig er ingen soloprestasjon. 2. Man skal først og fremst få lov til å bli bedre på det man er god til - plussegenskaper må få bli til plussferdigheter. 3. Sett flest mulig av dine samhandlings-partnere i situasjoner de behersker best mulig, da blir resultatet best mulig.

94 Kunsten å være en tydelig bestiller

95 Ansvar, roller og oppgaver FOLKEVALGTE Levere premisser Velge modell Velge løsning Velge finansiering RÅDMANN Skape valgmuligheter Presentere løsningsalternativer Skissere finansieringsmåter Gjennomføre løsning Evaluere resultat

96 Arbeidsgiveransvaret for rådmann Kommunestyret / fylkestinget er arbeidsgiver for rådmann Ordfører et særlig ansvar, men samtidig søke ordninger lokalt som ivaretar bred forankring i kommunestyre/fylkesting Oppfølging arbeidsgiveransvaret viktig for å bygge tillit, få til et godt samspill og forebygge konflikter

97 Verktøy for arbeidsgiveransvaret for rådmann KS anbefaler følgende verktøy for god håndtering av arbeidsgiveransvaret overfor rådmann skriftlig arbeidsavtale etterlønn mål- og utviklingsplan jevnlige utviklingssamtaler årlig lønnssamtale kontinuerlig oppmerksomhet på samspillet mellom politikk og administrasjon

98 TIL DISKUSJON OG REFLEKSJON Mange folkevalgte synes at saksdokumentene blir lange og krevende å komme gjennom. Diskuter hvordan dere vil ha saksframleggene. Et regjeringsnotat er aldri på mer enn to sider, uavhengig av hvor komplisert saken er Hvordan kan du skaffe deg oversikt over mål og resultater for de ulike delene av den kommunale forvaltningen? Hvilke verdier skal kjennetegne oss som organisasjon og som arbeidsgiver? Hvordan blir de folkevalgtes arbeidsgiveransvar synliggjort og forankret? Med hvem og hvordan bør utviklingssamtalen med rådmannen gjennomføres?

99 Samhandle med lokalsamfunnet

100 Folkevalgt lederskap av lokalsamfunnet Stille seg i spissen for den lokale utviklingen Men involvere innbyggerne Være åpen for nye løsninger i politikk, organisering og praksis Men få støtte/aksept blant innbyggerne

101 Hvorfor involvere mellom valg? Godt lokaldemokrati: Dere representerer innbyggerne. Levere i tråd med innbyggernes ønsker og behov. Innbyggerne må kunne føre kontroll med de som styrer. Tillit. Innbyggerne mener det er viktig, men er ikke tilfreds, med muligheten til å påvirke i saker som engasjerer dem. Folkevalgte får et bredere og bedre beslutningsgrunnlag. Beslutningene kan bli bedre. Folkevalgte får mulighet til å synliggjøre dilemmaer og avveininger, og begrunne politiske prioriteringer. Innbyggerne kan få økt forståelse for det representative demokratiet som legitim samordnende og koordinerende instans, med flertallsavgjørelser ved behov.

102 Hvordan involvere innbyggerne i beslutningsprosessen? Lovfestede ordninger for medvirkning: Innbyggerforslag Medvirkning i kommunale og regionale planprosesser Eldreråd Råd eller en annen representasjonsordning for mennesker med nedsatt funksjonsevne

103 En strategi for involvering Hvorfor involvere i denne beslutningsprosessen? Konsultere, dialog, sette ny dagsorden, gi medbestemmelse? Hvem vil vi nå? De som blir berørt, også de som ikke selv hever stemmen. Når i beslutningsprosessen? Nye ideer, vurdering av alternativer, hvordan iverksette et vedtak? Hvordan ta hånd om og melde tilbake?

104 Sørg for å oppsøk meningen til de som blir berørt?

105 Deltakertrappa

106 Lovverket pålegger kommunene og fylkeskommune å aktiv informere om virksomheten Kommuneloven 4 pålegger kommunen aktiv informasjonsplikt overfor publikum Grunnloven 100 pålegger offentlige myndigheter å tilrettelegge åpen og opplyst samfunnsdebatt Demokratihensyn tilsier at kommunen aktivt benytter sosiale medier for økt dialog, informasjonsdeling og forsterke lokaldemokratiet

107 Hvordan involvere innbyggerne i beslutningsprosessen? Medvirkning fra barn og unge Barn og unge har ingen lovefestet rett til medvirkning, men svært mange kommuner og fylkeskommuner har etablert barne- og ungdomsråd, eller ungdommens kommunestyre/fylkesting

108 Hvordan involvere innbyggerne i beslutningsprosessen? Komiteer etter kommuneloven 10 Fleksibel organisering som åpner for andre aktører enn de folkevalgte Kan gis enklere saksbehandlingregler Midlertidig varighet Kan gis avgjørelsesmyndighet i enkeltsaker innenfor komiteens oppdrag

109 Hvordan involvere innbyggerne i beslutningsprosessen? Komiteer etter Kommunelovens 10 Gir anledning til å velge inn andre relevante aktører og berørte parter fra lokalsamfunnet Nye ideer Ny kompetanse Samskaping Nye løsninger

110 Hvordan involvere innbyggerne i beslutningsprosessen? Nærdemokratiske ordninger Dette er en fellesbetegnelse på organer som omfatter et avgrenset geografisk område plattform for deltakelse og engasjement ofte rådgivende uten beslutningsmyndighet Men kan tildeles beslutningsmyndigeht og forvalte store ressurser Eksempler: nærmiljøutvalg lokalutvalg grendeutvalg

111 Hvorfor legge til rette for innovasjon og digitale løsninger? Kommunesektoren står overfor en rekke store og komplekse samfunnsutfordringer: stadig eldre befolkning andelen av befolkningen som er i arbeidsdyktig alder blir relativt sett mindre Kamp om kompetansen Flyttemønster Begrensede økonomiske rammer

112 «Dagens løsninger er ikke alltid gode nok i framtiden enten fordi innbyggerne forventer noe annet, eller fordi økonomien eller samfunnsutviklingen tvinger fram nye løsninger.»

113 TIL DISKUSJON OG REFLEKSJON Hvordan kan dere få innbyggerne engasjert i kommune- eller fylkestingspolitikken? Hva er en vellykket innbyggerinvolvering i din kommune eller i ditt fylke? Hvordan kan dere legge til rette slik at innbyggerne opplever at dere er lydhøre for deres innspill? Hvordan kan dere bruke sosiale medier for å styrke lokaldemokratiet? Hvilke fallgruver finnes? Hvilke rollekonflikter kan oppstå når folkevalgte bruker sosiale medier? Hvilke historier fra kommunen egner seg for deling i sosiale medier? Hvor har dere behov for innovasjon? Hvordan bygger dere innovasjonskapasitet og innovasjonsevne? I hvilken grad har dere realisert innovasjonspotensialet? Hvordan kan dere som folkevalgte legge til rette for innovasjon og nytenkning? Hvordan kan dere folkevalgte sikre at digitalisering fører til effektivisering, innsparing og bedre tjenester for innbyggerne? Diskuter hvordan dere kan få til et godt samspill med administrasjonen og en god samhandling med innbyggere, næringsliv og frivillig sektor i prosessen fram til beslutning.