Organisasjon Internkontroll Virksomhetsstyring. Øyer kommune. 15. februar Orientering for Kontrollutvalget. Eli Eriksrud

Transkript

1 Organisasjon Internkontroll Virksomhetsstyring Øyer kommune Orientering for Kontrollutvalget 15. februar 2016 Eli Eriksrud

2 Organisasjon : Evaluering av 2-nivåstruktur Mars 2015: Vedtatt ny organisering; 3-nivå struktur Formelt innført fra

3 3-nivå modellen NIVÅ 1 Øverste adm. nivå Rådmannen NIVÅ 2 Sektornivå. Sektorleder rapporterer til Rådmannen. Overordnet og tverrsektoriell styring. Koordinering av mål og felles tiltak, innovasjon og utvikling av sektoren. Ansvar for sektorbudsjett og IK på sektornivå. Delegering av personalansvar, budsjett og resultatkrav. Sektor Sektorleder NIVÅ 3 Enheter. Leder for enheter rapporterer til sektorleder. Ansvarlig for enheten og tjenestene. Personal, budsjett, innovasjon, utvikling, resultatansvar og internkontroll. Ytterligere delegering ved behov. Typiske enheter er skoler, barnehager, sjukeheim, Teknisk drift Enhet 1 Enhetsleder Enhet 2 Enhetsleder NIVÅ 4 Avdelinger. I noen sektorer er det behov for tydelige avdelinger innenfor hver enhet. Avdelingen vil kunne ha personal og budsjettansvar. Avdeling 1 Avdeling 2

4 Organisasjonskart Rådmann Sveinar Kildal HR og utvikling Anne Hjelmstadstuen Jorde Økonomi og IKT Annikken Reitan Borgestrand Styring og kontroll Eli Eriksrud Plan og utvikling Therese Corneliussen Oppvekst Bjarne Nyrud Familie og inkludering Gerd Hvoslef Helse og omsorg Mike Görtz Kultur og fritid Frode Fossbakken Skatt og innfordring Åsmund Skjeldnes Teknisk drift Torstein Hansen Aurvoll Morten Halling NAV Vebjørg Lien PU/Bofellesskap Kristina Kvarberg Øyer Kulturskole Jon Arne Johansen Plan, byggesak og oppmåling Intern utlysning Solvang Randi Skeie Arbeid og aktivitet Bjørn Rønningen Hjemmetjeneste Karen M Nordgård Øyer Folkebibliotek Astrid Stuve Utbygging Intern utlysning Øyer ungdomsskole Stein Erik Uhlen Barn og familie Gerd Hvoslef Tretten sjukehjem Ingrid Rugsveen Kultur Allment/Idrett Frode Fossbakken Vidarheim Heid Melby Flyktningetjenesten Intern utlysning Helse og forebyggende tjeneste Mike Görtz Ungdom/ Friluftsliv Frode Fossbakken Mosjordet Felles fagtjenester Birgitte Moe Gerd Hvoslef

5 Øyer kommune Sektor Oppvekst Oppvekst Sektorleder Bjarne Nyrud Aurvoll skole Solvang skole Øyer ungdomsskole Mosjordet barnehage Vidarheim barnehage Morten Halling Randi Skeie Stein Erik Uhlen Birgitte Moe Heidi Melby

6 Øyer kommune Sektor Familie og inkludering Familie og inkludering Sektorleder Gerd Hvoslef NAV Arbeid og Aktivitet Barn og familie Flyktningetjenesten Felles fagtjenester Vebjørg Lien Bjørn Rønningen Gerd Hvoslef Intern utlysning Gerd Hvoslef Helsestasjon Barnevern PPT

7 Øyer kommune Sektor Helse og omsorg Helse og omsorg Sektorleder Mike Görtz Hjemmetjeneste Karen Marie Nordgård Tretten sjukeheim Ingrid Rugsveen PU/Bofellesskap Kristina Kvarberg Helse og forebyggende tjeneste Mike Görtz Hjemmetjeneste Øyer/ Daglig leder Bakketun Liv Sissel Sørhage Langtids- og skjermet avdeling Nina Brandsæter Tunfaret bofellesskap Grethe Lugo Fastlegekjede Hjemmetjeneste Tretten/ Leder Omsorgsleiligheter Jorid Reistadbakken Korttidsavd, natteam og intermed.plasser Silje Szacinski Fossheim Øvregate bofellesskap Svein Gisle Nystrøm Fagutviklingssykepleier Felles fagteam Kjøkken Dirk Voelzke

8 Øyer kommune Sektor Kultur og fritid Kultur og fritid Sektorleder Frode Fossbakken Øyer Kulturskole Øyer Folkebibliotek Kultur Allment/Idrett Ungdom/Friluftsliv Jon Arne Johansen Astrid Stuve Frode Fossbakken Frode Fossbakken

9 Øyer kommune Sektor Plan og utvikling Plan og utvikling Sektorleder Therese Corneliussen Plan, byggesak og oppmåling Intern utlysning Utbygging Intern utlysning Teknisk drift Torstein Hansen

10 Rådmannens internkontroll - Utgangspunkt: Kommuneloven 23.2 «Administrasjonssjefen skal påse at saker som legges fram for folkevalgte organ er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.»

11 Når er lovkravet oppfylt? Kriterier i vår vurdering - Klar ansvarsdeling og delegering - Kontroll gjennom organisering av tjenester - Kontroll gjennom utforming av rutiner for styring og rapportering - Etterlevelse av politiske vedtak, lov og forskrifter, egne regler og rutiner - Saker er forsvarlig utredet, prinsipp om fullført saksbehandling følges opp

12 Status Øyer kommune 1. Forhold til folkevalgte 2. Sektorovergripende reglement 3. Risikovurdering 4. Rutiner og dokumentasjon 5. Formalisering av internkontroll som lederansvar 6. Etablert rapportering

13 Forhold til folkevalgte 1. Delegeringsreglement 2. Fullført saksbehandling 3. System for oppfølging av politiske vedtak, ny mal under utarbeiding, tas i bruk for rapportering 2016

14 Sektorovergripende reglement Økonomi- og finansreglement Innkjøp- og anskaffelsesreglement Arbeidsgiverstrategi: Øyer som arbeidsplass arbeid pågår (vinter ) o Etiske retningslinjer o Varslingsrutiner o Personalhåndbok HMS Arkivplan arbeid pågår (2016) Datasikkerhet, personvern økt fokus, arbeid pågår Krise og beredskap Avvikshåndtering

15 Risikovurdering o Kobling til HMS-arbeid o Gjennomføres årlig vernerunde i alle enheter med risikovurdering o Sammenstilling på kommunenivå Ønsker å bruke dette mer aktivt o Risikobildet: Sannsynlighet og konsekvens, økt fokus. OBS: Praktisk tilnærming.

16 Rutiner og prosedyrer o Standarden Dokumentstyring brukes av alle Avvikshåndtering brukes i noen sektorer Mulighet for risikovurdering (ikke tatt i bruk) o Noe ulik status i sektorene o 3-1 samarbeid, systemkoordinering

17 Internkontroll som lederansvar Administrativt delegeringsreglement Arbeid pågår, tydeliggjøre ansvar for IK Lederavtaler oppdragsavtaler På plass for alle i KL Utformes for alle enhetsledere Stillingsbeskrivelser Tilpasses tre-nivåmodell Møtestruktur KL: hver 2. uke, oppsatt møteplan for året Utvidet ledergruppe: 4 ganger i året Medarbeidersamtaler

18 Etablert rapportering o Sektorplaner med målkart o Rapporteres månedlig til rådmannen o Resultatsamtaler med sektorledere per kvartal rådmann + HR-leder o Tertialrapport o Legges fram politisk