MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Mandag 12. juni 2017 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Mandag 12. juni 2017 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl Som medlemmer møtte: Finn Øksne (Sp), leder Tom Sørhagen (SBL), nestleder Gerd Margot Michaelsen (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Leder for Arealforvaltning Lars Harald Weydahl, byggesaksbehandler Terje Sørensen og byggesaksbehandler Svein Arne Aas og (alle deltok under sakene 31). Sekretariatet: Kjetil Solbrækken (hele møtet) og Ole Kristian Rogndokken (sakene 28-31). Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Finn Øksne som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Nyvalgt medlem og nestleder av kontrollutvalget, Tom Sørhagen, ble ønsket velkommen. Det ble deretter gitt en kort introduksjon til arbeidet i kontrollutvalget v/sekretariatet. Til behandling: SAK NR. 27/2017 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 28/2017 FORUNDERSØKELSE: OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK Sekretariatet v/ole Kristian Rogndokken presenterte gjennomgang av vedtak i kommunestyret i perioden Aktuelle vedtak til oppfølging ble drøftet. Rådmannen inviteres til å orientere om oppfølgingen av følgende kommunestyrevedtak: Saksnr. Saker /14 Etablering av regionalt kompetansesamarbeid 1

2 (reks) på helse og omsorgsområdene mellom kommunene i gjøvikregionen 42/14 Interkommunalt samarbeid i gjøvikregionen - status og videre arbeid /15 Psykososial oppfølging ved kriser og katastrofer i Gjøvikregionen - forankring av felles planverk for kommuner, sykehus og politi Interpellasjon 17/15 Fastsetting av lokal forskrift om åpen brenning og brenning av avfall i småovner i søndre land kommune 77/15 Regionalt næringsutviklingsprogram for gjøvikregionen /16 Samarbeidsprosjekt mellom offentlig og privat sektor om velferdstjenester ( connected living ) 60/16 Fastsetting/revidering av delegeringsreglement for søndre land kommune - etter høringsrunde SAK NR. 29/2017 RAPPORTEN «EFFEKTIVITET I KOMMUNALE TJENESTER » Sekretariatet v/ole Kristian Rogndokken presenterte rapporten og resultatene for Søndre Land kommune. 1. Rapporten «Effektivitet til kommunale tjenester », utarbeidet av Senter for økonomisk forskning (SØF) i 2016, tas til orientering. 2. Samlet får Søndre Land kommune en effektivitetsscore på ca. 0,78. Dette betyr at kommunen har et effektiviseringspotensial på ca. 22 % sammenlignet med den mest effektive kommunen. 3. Rådmannen inviteres til neste møte for å orientere om eventuell bruk og vurdering av kommunens resultat på effektivitetsanalysen. SAK NR. 30/2017 NY FORELØPIG TILSYNSRAPPORT FYLKESMANNENS TILSYN MED LAND BARNEVERNTJENESTE 1. Ny foreløpig rapport fra Fylkesmannens tilsyn med Land barnevernstjeneste, mottatt , tas til orientering. 2. Endelig tilsynsrapport legges frem når den foreligger. 2

3 SAK NR. 31/2017 BYGGESAK Administrasjonen v/leder for Arealforvaltning Lars Harald Weydahl og byggesaksbehandlerne Svein Arne Aas og Terje Sørensen orienterte og svarte på spørsmål innenfor følgende tema: Oppgaver - Byggesaksbehandling - Fradelinger - Matrikkelarbeid - Tilsyn Internkontroll i byggesaksbehandlingen - Etiske retningslinjer - 2 underskrifter på alle vedtak - Rutiner og veiledere for saksbehandling - Prosess styres via milepæler i ESA - Avtaler med Vestre Toten v/fradeling og Nordre Land om saksbehandling ved inhabilitet Tilsyn og ulovlighetsoppfølging. - Deltar i et tilsynsnettverk med 6 andre kommuner. - Egen tilsynsstrategi vedtatt Egen tilsyn ved behov og kapasitet. 1. Med bakgrunn i presentasjonen i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at både ledelsen og byggesaksteamet har et bevisst forhold til internkontroll og styring av tjenestene. 2. Kontrollutvalget er orientert om at kommunen gjennomfører tilsyn som ledd i oppfølgingen av kommunens tilsynsplikt, jf. plan og bygningslovens 25-1 om tilsyn og ulovlighetsoppfølging. 3. Kontrollutvalget tar til orientering at kommunens tilsynsstrategi vil bli revidert i løpet av Revidert tilsynsstrategi bes lagt frem for kontrollutvalget når den foreligger. SAK NR. 32/2017 TERTIALRAPPORT 1/2017 FRA INNLANDET REVISJON IKS Tertialrapport 1/2017 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 33/2017 FORSLAG TIL NY KOMMUNELOV (NOU 4:2016) Forslag til ny kommunelov, avgrenset til foreslåtte endringer av betydning for egenkontroll, tilsyn og revisjon, tas til orientering. 3

4 SAK NR. 34/2017 OPPFØLGING AV REVISJONSRAPPORTEN «ETTERLEVELSE AV FELLES EIERSKAPSPOLITIKK I GJØVIKREGIONEN» FRA Revidert eierskapspolitikk for Søndre Land kommune tas til orientering, jf. kommunestyrets vedtak i møte den , sak 47/ Kontrollutvalget har merket seg at det i rådmannens saksfremlegg i k.sak 47/16 står følgende om oppfølgingen av den tidligere revisjonsrapporten: «Utkast til revidert eierskapspolitikk har ingen vesentlige endringer som gjør revisjonens anbefalinger mindre valide. Revisjonsutkastet bidrar derimot til å tydeliggjøre nødvendigheten av bl.a. eierstrategier. Eieravtaler/aksjonæravtaler og eierstrategier er forhold som det må jobbes videre med når revidert eierskapspolitikk er vedtatt.» 3. Kontrollutvalget ønsker å følge opp utviklingen av bl.a. eieravtaler/aksjonæravtaler og eierstrategier i praksis, og stiller seg positiv til samarbeid med de andre kontrollutvalgene i Gjøvikregionen om en oppfølgingskontroll i løpet av SAK NR. 35/2017 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Saksliste kommunestyrets møte Melding om vedtak i kommunestyret , sak: Søknad om midlertidig fritak fra vervet som leder av kontrollutvalget 3. Velkomstbrev nyvalgt medlem av kontrollutvalget 4. Forslag til reglement for kommunal koordineringsgruppe. Oppfølging av vedtak i kontrollutvalget 3/5-17: «Kontrollutvalget er informert om at det pågår et arbeid med vurdering og klargjøring av mandat for politisk ledergruppe. Kontrollutvalget ber om en orientering om resultatet av dette arbeidet når det er fullført. Det forutsettes at det som en del av dette arbeidet foretas en juridisk vurdering av politisk ledergruppes oppgaver og praktiseringen av disse opp mot kommunelovens regler om saksbehandling og møteoffentlighet.» 5. Krav om møtegodtgjøring 1. halvår 2017 Kontrollutvalget 6. Diverse avisartikler 7. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. 4

5 Hov, 12. juni RETT UTSKRIFT: Hov, 12. juni Finn Øksne nestleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: MANDAG 11. SEPTEMBER 2017 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Oppfølging av politiske vedtak (KU-sak 28/17) Effektivitetsanalyse resultater Søndre Land kommune (KU-sak 29/17) Regnskapsrevisjon: Revisjonsstrategi 2017 Selvkostberegning gebyr spredt avløpsanlegg (KU-sak 40/16) Endelig tilsynsrapport Land Barneverntjeneste (KU-sak 14/17) Kontrollutvalgets budsjett for 2018 Oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for 2018 Status for revisjonsprosjekt: Tidlig innsats og tilpasset opplæring Saker til senere oppfølging: Nye Hovli omsorgssenter (fokus på styring, etterlevelse av rutiner, oppfølging av politiske vedtak og kommunikasjon/rapportering), jf. KUsak 49/16. Sosial dumping - Kontraktsvilkår og kontraktsoppfølging, jf. KU-sak 12/17) Til oppfølging - sekretariatet (KU-sak 11/17): - Eksterne tilsynsrapporter (kartlegging/orientering). - Forslag til styrking av kontrollutvalgets bestillerfunksjon. Tema til oppfølging/diskusjon etter Kontrollutvalgskonferansen 2017: - Varsling - Korrupsjonsforebygging Revidert tilsynsstrategi - byggesak (KU-sak 31/17) Bestillinger - Innlandet Revisjon IKS: Årlig sak/regnskapsrevisjon: Revisjon av beboerregnskap (tas fortrinnsvis i samme møte som behandlingen av årsregnskapet) Revisjonsprosjekt: Tidlig innsats og tilpasset opplæring Møteplan for 2017: Mandag kl Mandag kl Mandag kl flyttet til onsdag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl