MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Onsdag 15. februar 2012 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Onsdag 15. februar 2012 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl Som medlemmer møtte: Rolv Ludvigsen (Ap), leder Torgeir Søfferud (FrP), nestleder Wenche Bjor Sæthre (BL) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Administrasjonen: Rådmann Nils Hesthagen (sakene 5 og 6), NAV-leder Walter Draget (sak 5) og tjenesteområdeleder Helse og omsorg Randi Marta Berg (sak 5). Fra Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen (hele møtet), oppdragsansvarlig revisor (regnskapsrevisjon) Andreas Steen (sakene 1-6) og oppdragsansvarlig revisor (forvaltningsrevisjon) Reidun Grefsrud (sakene 9 og 10). Sekretær: Kjetil Solbrækken Møteprotokollen er sendt til: Ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Rolv Ludvigsen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 01/2012 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 02/2012 PRESENTASJON AV KOMMUNENS REVISOR / INNLANDET REVISJON IKS OG OPPDRAGSAVTALE FOR 2012 Daglig leder i Innlandet Revisjon IKS, Bjørg Hagen, informerte og svarte på spørsmål. 1. Daglig leders presentasjon av Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. 1

2 2. Inngått oppdragsavtale for 2012 mellom kontrollutvalget og Innlandet Revisjon IKS, tas til orientering. SAK NR. 03/2012 ÅRSRAPPORT OG AVREGNING 2011 FRA INNLANDET REVISJON IKS Årsrapport 2011 og avregning av total ressursbruk for revisjon for 2011 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 04/2012 REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV PLAN/STRATEGI OG STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2011 Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Andreas Steen orienterte med fokus på roller og revisjonens innhold. Oppdragsansvarlig revisors presentasjon av regnskapsrevisjonens arbeid, herunder revisjonsstrategi og status for revisjon av kommuneregnskapet for 2011, tas til orientering. SAK NR. 05/2012 KOMMUNENS DISPONERING AV MIDLER FOR PSYKISK UTVIKLINGSHEMMEDE Rådmann Nils Hesthagen, NAV-leder Walter Draget og tjenesteområdeleder Helse og omsorg Randi Marta Berg orienterte og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget tar til orientering at kommunen pr. d.d. har inngått avtaler med 83 beboere om frivillig disponering av tjenestemottakernes økonomi, og at dette er hjemlet i sosialtjenestelovens veiledningsplikt. 2. Kontrollutvalget har gjennom administrasjonens presentasjon inntrykk av at det er etablert tilfredsstillende rutiner på området, men at utfordringen ligger i praktiseringen av disse. Særlig gjelder dette rutinene for løpende oppfølging og kontroll med primærkontaktene. Kontrollutvalget støtter derfor administrasjonens arbeid med å stramme opp praktiseringen av rutinene omkring kontantkassene og primærkontaktenes regnskapsrapportering til MOG-leder. 3. Kontrollutvalget har tidligere inngått en avtale med Innlandet Revisjon IKS om årlig gjennomgang/revisjon av en fastsatt andel av beboerregnskapene. Det bes om at revisor rapporterer resultatene fra denne gjennomgangen til kontrollutvalget årlig. 2

3 SAK NR. 06/2012 PRESENTASJON AV ADMINISTRATIV ORGANISERING OG OVERSIKT OVER KOMMUNALE SELSKAPER Rådmann Nils Hesthagen orienterte. Følgende ble delt ut på møtet: Forslag til ny administrativ organisering. Eierskapsmelding 2010 for Søndre Land kommune 1. Rådmannens presentasjon av administrativ organisering og oversikt over kommunens eierskap i selskaper, tas til orientering. 2. Det tas til orientering at det er foretatt en organisasjonsgjennomgang og at det arbeides med en ny administrativ organisering. SAK NR. 07/2012 STATUS FOR FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET INNKJØP I SØNDRE LAND KOMMUNE Innlandet Revisjon IKS v/bjørg Hagen informerte. Bestilt/igangsatt revisjonsprosjekt rettet mot overholdelse av lov om offentlige anskaffelser tas til orientering. SAK NR. 08/2012 METODE OG OPPLEGG FOR GJENNOMFØRING AV OVERORDNET ANALYSE AV KOMMUNEN 1. Det legges opp til følgende prosess for gjennomføring av overordnet analyse av kommunen: a) Informasjonsinnsamling b) Foreløpige prioriteringer og evt. bestilling/gjennomføring av forundersøkelser c) Samtaler med ordfører og rådmann. d) Ny vurdering, evt. ytterligere forundersøkelser e) Endelige prioriteringer og utforming av plan for forvaltningsrevisjon 2. Følgende hovedkriterier legges til grunn for valg av tema/områder: Prosjektets potensielle bidrag til å skape forbedringer i forvaltningen Politisk aktualitet og interesse 3. Kontrollutvalgets oppgave med å lage en plan for selskapskontroll gjennomføres som en egen prosess parallelt med utvalgets arbeid med overordnet analyse/plan for forvaltningsrevisjon. 3

4 4. Det lages en samlet plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden Planen legges frem for kommunestyret til behandling høsten SAK NR. 09/2012 ORIENTERING OM KOSTRA (KOMMUNE-STAT- RAPPORTERING) OG PRESENTASJON AV ENKEL KOSTRA-ANALYSE Innlandet Revisjon IKS v/reidun Grefsrud presenterte rapporten og svarte på spørsmål. 1. Revisors informasjon om KOSTRA (KOmmuneSTatRApportering) og presentasjon av gjennomført analyse, tas til orientering. 2. Med bakgrunn i kostra-analysen tas følgende tema/områder med i det videre arbeidet med overordnet analyse av kommunen: Pleie og omsorg. Kommentar: Andel mottakere av hjemmetjenester ligger høyt over sammenlignbare kommuner og utgiftene til hjemmetjenester pr bruker er også høye. Omstilling av hjemmetjenestene er et av de områdene som skal bidra mest til de samlede innsparingene i kommunen. Dette er et svært vesentlig område for kommunen som kontrollutvalget også bør ha et visst fokus på. Barnevern. Kommentar: Det rapporteres om ulike utfordringer for barnevernet i Søndre Land. Vi ser av tallene at det er ca 50 % fristoverskridelser for undersøkelser med behandlingstid over tre måneder. Kommunen har relativt høye utgifter til barn som får tiltak i opprinnelig familie og lave kostnader til barn som får hjelp utenfor opprinnelig familie. Dette er tema som det kan være grunnlag for å se nærmere på, og/eller spørre kommunen hvordan de møter problematikken. Sosialtjenesten. Kommentar: Søndre Land har lagt flere kommunale tjenester til NAV enn det som er vanlig. Dette medfører skriver de i budsjett/økonomiplan at kostratall for korrigerte driftsutgifter til sosialtjenesten er høye og at de ikke blir direkte sammenlignbare med andre kommuner. Det kan være aktuelt å se nærmere på de rapporterte utgiftene til sosialtjenester. Kvalitetssikring av rapportering. Kommentar: Søndre Land kommune bruker KOSTRA som grunnlag for analyser og vurderinger. Samtidig har revisjonen noen erfaringer med gjennomgang av områder 4

5 (barnehager, adm.utgifter) som indikerer at rapporteringen ikke alltid er god nok. Det kan derfor være grunnlag for å spørre hvordan kommunen kvalitetssikrer rapporteringen av regnskapsdata og tjenestedata til KOSTRA. SAK NR. 10/2012 OVERORDNET ANALYSE AV KOMMUNEN - BRAINSTORMING OG FORELØPIGE PRIORITERINGER 1. Videre diskusjoner og brainstorming følges opp på neste møte. 2. Som ledd i kontrollutvalgets behov for kartlegging og kunnskapsinnhenting, inviteres rådmannen/administrasjonen til neste møte for å orientere om følgende tema: Overordnet styring og intern kontroll. Det bes om en beskrivelse av hvordan rådmannen har organisert sin overordnede styring og kontroll med kommunens virksomhet. Hvordan sørger rådmannen for at administrasjonen er gjenstand for betryggende kontroll, jf. kommunelovens 23? Utviklings- og endringsarbeid i kommunen. Det bes om en oversikt over/informasjon om planlagte og igangsatte utviklingsprosjekter/-tiltak i kommunen (mht. organisering, styring/kontroll, tjenestekvalitet, effektivitet mv.). Kvalitetssikring av rapportering av KOSTRA-tall. Søndre Land kommune bruker KOSTRA som grunnlag for analyser og vurderinger. Erfaringer fra tidligere gjennomganger (barnehager, adm.utgifter) indikerer at rapporteringen ikke alltid er god nok. Det bes om en orientering om kommunens rutiner for kvalitetssikring og rapportering på området. Barnevernet. Det bes om orientering om følgende: o Generell status for barnevernstjenesten i Søndre Land kommune. o Status for fristoverskridelser og evt. tiltak for å redusere dette. o Statistikk (kostra-tall fra 2010) viser at kommunen har relativt høye utgifter til barn som får tiltak i opprinnelig familie og lave kostnader til barn som får hjelp utenfor opprinnelig familie, sammenlignet med andre kommuner. Det bes om kommentarer til disse tallene. o Oppfølging av Fylkesmannens merknader etter tilsyn i juni

6 Hov, 15. februar RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 15. februar Rolv Ludvigsen leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær tlf e-post: NESTE MØTE Dato: TORSDAG 29. MARS 2012 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Div. orienteringer v/rådmannen/administrasjonen: Overordnet styring og intern kontroll. Utviklings- og endringsarbeid i kommunen. Kvalitetssikring av rapportering av KOSTRA-tall. Barnevernet. Overordnet analyse av kommunen videreføring av brainstorming og foreløpige prioriteringer Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 Synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid (diverse tiltak, jf. vedtak i møte 24/11-11) Vedtak til oppfølging i senere møter: Sølve AS oppfølging etter bedriftsbesøk (oppfølging av ku-sak 20/11) Bestilte revisjonsprosjekter/undersøkelser: Innkjøp etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser under kr (igangsatt, avsluttes juni 2012) Møteplan for 2012: Tirsdag kl endret til onsdag kl Torsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Torsdag kl Torsdag kl