MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Tirsdag 22. september 2015 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Tirsdag 22. september 2015 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl Som medlemmer møtte: Rolv Ludvigsen (Ap), leder Torgeir Søfferud (FrP), nestleder Wenche Bjor Sæthre (BL) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen (sakene 30-34) og oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Unn Romundgard (sak 29). Utvalgssekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Rolv Ludvigsen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 28/2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 29/2015 REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV STRATEGI FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2015 Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Unn Romundgard orienterte og svarte på spørsmål. 1. Revisors presentasjon av hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2015 tas til orientering. 2. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av egen uavhengighet tas til orientering. 1

2 SAK NR. 30/2015 SAMMENLINGING AV REVISJONSKOSTNADER 2014 MED ANDRE KOMMUNER («BENCHMARKING») Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen orienterte. 1. Sammenligning av kommunens revisjonskostnad for 2014 med andre kommuner tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at kommunens kostnader til revisjon av kommuneregnskapet (regnskapsrevisjon) ligger omkring samme nivå som for andre kommuner på samme størrelse. SAK NR. 31/2015 TERTIALRAPPORT 2/2015 FRA INNLANDET REVISJON IKS Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen orienterte. Det ble opplyst i møtet at det samlet sett ikke ligger an til merforbruk i 2015 på budsjettposten «Kjøp av tjenester fra Innlandet Revisjon IKS». Tertialrapport 2/2015 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 32/2015 BUDSJETTOPPFØLGING 2015 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT Utskrift av kontrollutvalgets regnskap pr. 22/9-15 (ansvar 70030) ble gjennomgått i møtet. Regnskapsrapport pr. 22/9-15 for kontrollutvalgets virksomhet tas til orientering. SAK NR. 33/2015 OPPDRAGSAVTALE MED INNLANDET REVISJON IKS FOR 2016 Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder og kontrollutvalgets sekretær orienterte. Oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for 2016, med en økonomisk ramme på kroner, godkjennes under forutsetning av kommunestyrets godkjenning av kontrollutvalgets budsjett for

3 SAK NR. 34/2015 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2016 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Budsjett for kontrollutvalget for 2016 (ansvar 70030, tjeneste 1100) fastsettes med en økonomisk ramme på kroner, med utgangspunkt i følgende fordeling: Konto Beløp Møtegodtgjørelse Tapt arb.fortjeneste Arb.giveravgift Sum lønn og sosiale utgifter Aviser/tidsskrifter/faglitteratur Bevertning møter Kursutgifter Kjøregodtgjørelse Lisensavtaler og dataprogrammer Sum kjøp varer og tjenester i kommunal produksjon Kjøp av tjenester fra private (sekretærtjenester) Kjøp av tjenester fra Innlandet Revisjon IKS 13 Sum kjøp varer og tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon Momskompensasjon (utgift) Momskompensasjon (inntekt) Totalt SAK NR. 35/2015 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Behandling av saker fra kontrollutvalget i kommunestyrets møte den 7/ Sak 47/15: Revisjonsrapport Rådmannens iverksetting av pålegg om påkobling til kommunalt vann - Sak 48/15: Revisjonsnotat: Vurdering av spørsmål om habilitet og protokollering 2. Kontrollutvalgets rett til å være til stede i og eventuelt referere fra møter som holdes for lukkede dører (tolkningsuttalelse fra Kommunal- og Moderniseringsdepartementet) 3. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. 3

4 SAK NR. 36/2015 EGENEVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET Med bakgrunn i gjennomført egenevaluering av valgperioden har kontrollutvalget følgende innspill til nytt kontrollutvalg i neste valgperiode: Profilering/synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid: Det bør drøftes hvordan man best mulig kan profilere kontrollutvalgets arbeid utad, særlig overfor kommunestyret. Kommunikasjon: Det bør vurderes tiltak for å styrke kommunikasjonen mellom kontrollutvalget og ordfører og mellom kontrollutvalget og rådmann. Undersøkelser valg av tema/saker: Kontrollutvalgets medlemmer oppfordres til å være aktive og raske til å løfte frem saker/tema til drøfting i kontrollutvalget som synes å ha høy aktualitet i befolkningen og/eller har høy politisk interesse. Dette kan være med å underbygge målsettingen om et aktivt og tilstedeværende kontrollutvalg, herunder styrke profileringen av utvalget. 2. Kontrollutvalget ber valgkomiteen vurdere om å benytte felles varaliste til kontrollutvalget for valgperioden i stedet for gruppevise vararelister. Begrunnelsen for forslaget er at kontrollutvalgets medlemmer/varamedlemmer ikke skal drive partipolitikk og at en felles varaliste vil sikre best mulig kontinuitet i vararepresentantenes arbeid. SAK NR. 37/2015 PLANLEGGING AV FØRSTE MØTE I NY VALGPERIODE Med bakgrunn i erfaringer fra inneværende valgperiode vil kontrollutvalget gi følgende innspill i forbindelse med planlegging og gjennomføring av første møte i ny valgperiode: Første møte tilrettelegges som et informasjons- og opplæringsmøte der det overordnede målet er å etablere en god rolleforståelse og å øke interessen for å engasjere seg i arbeidet med tilsyn og kontroll med kommunen. Utvalgssekretær lager et opplegg for første møte med fokus på: Rammevilkår og praktisk utvalgsarbeid. Roller, ansvar og oppgaver. Samarbeid og kommunikasjon. Erfaringer fra forrige valgperiode. Administrative rutiner, informasjon om 4

5 møtegodtgjørelse mv. Ved eventuelt skifte av utvalgsleder inviteres tidligere leder til å orientere om sine erfaringer. Leder og nestleder får hvert sitt eksemplar av Kontrollutvalgsboken (veileder utgitt av departementet i 2011) Varamedlemmer inviteres til første møte (minimum 1. vara). Hov, 22. september RETT UTSKRIFT: Hov, 22. september Rolv Ludvigsen leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: MANDAG 7. DESEMBER 2015 (tidspunkt avklares nærmere med nyvalgt kontrollutvalg) Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Opplæring nytt kontrollutvalg Møteplan for 2016 Saker til oppfølging senere: Medarbeiderundersøkelsen 2015 (jf. ku-sak 19/14) Reviderte varslingsrutiner orienteringssak (ku-sak 12/15) Innspill til revidering av plan for forvaltningsrevisjon (ku-sak 2/13, 42/13, sak 13/14, sak 18/14, sak 18/15 og sak 21/15) Bestilte revisjonsprosjekter/undersøkelser: (ingen) Møteplan for 2015: o Tirsdag kl o Mandag kl (tillegg til opprinnelig møteplan) o Torsdag kl o Tirsdag kl o Tirsdag kl (tillegg til opprinnelig møteplan) o Tirsdag kl o Mandag kl