MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 10. desember 2015 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 10. desember 2015 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Håkon Andreas Alm (H) tiltrådte møtet kl Truls Wadd (Ap) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Følgende varamedlemmer møtte: Kate Iren Langberg (Krf), første vara for Marit Tofastrud Vestli. Per Olav Hansen (H), vara for Håkon Andreas Alm frem til han tiltrådte møtet kl Deltakelse av øvrige varamedlemmer: Med bakgrunn i at dette var første møtet i valgperioden var samtlige varamedlemmer innkalt til å delta i forbindelse med opplæring/informasjon mv. Oversikt over deltakelse: Varamedlemmer Frp/V: Andre vara Kenneth Holte (Frp) og tredje vara Stein Kippersund (V). Første vara Camilla Eilertsen (V) deltok frem til kl Varamedlemmer Sp/BL/Krf: Første vara Kate Iren Langberg (Krf) og tredje vara Vebjørn Nilsen (Sp). Andre vara Kårhild H. Løken (Sp) hadde meldt forfall. Varamedlemmer H: Første vara Per Olav Hansen (H) og tredje vara Ole Bækkedal (H). Andre vara Tina Aas (H) hadde meldt forfall. Varamedlemmer Ap/Sv/PP: Første vara Arne Andreassen (PP), andre vara Steinar Kjeverud (Ap), tredje vara Kjersti Andersen (Sv) og tredje vara Helle Tenningsås (Sv). Ellers møtte: Ordfører: Nils Røhne (deltok under innledningen av sak 52) Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (sakene 54-58). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 52/2015 INTRODUKSJON TIL ARBEIDET I KONTROLLUTVALGET: ROLLER, ANSVAR, OPPGAVER, FORVENTNINGER MV. 1

2 Ordfører Nils Røhne innledet saken. Sekretær Kjetil Solbrækken orienterte deretter om kontrollutvalgets rolle og ansvar med fokus på: Rammeverket (kommunelovens kapittel 12 om tilsyn og kontroll og forskrift om kontrollutvalg) Valg av kontrollutvalg - uavhengighet Tilsyn og kontroll i kommunen - aktører Kontrollutvalgets oppgaver og verktøy Kontrollutvalgets sekretariat Kommunens revisor Forholdet til kommunestyret Forholdet til rådmannen/administrasjonen Offentlighet og taushetsplikt Håkon Andreas Alm (H) tiltrådte møtet under siste delen av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av fire medlemmer og ett varamedlem. Vedtak, enstemmig: 1. Kontrollutvalget tar følgende til orientering: Utvalgssekretærens presentasjon av kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, herunder gjeldende regelverk (kommunelovens kapittel 12 med tilhørende forskrift om kontrollutvalg). Kontrollutvalgsboken (veileder fra Kommunal- og regionaldepartementet fra 2011) 2. Rapport fra evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat (utført av revisjons- og konsulentselskapet Deloitte på oppdrag fra Kommunal- og Regionaldepartementet, 2014) legges frem på neste møte. SAK NR. 53/2015 ERFARINGER FRA VALGPERIODEN , ORIENTERING OM GJENNOMFØRTE UNDERSØKELSER, SAKER TIL OPPFØLGING MV. Utvalgsleder og sekretær orienterte. Vedtak, enstemmig: Informasjon om erfaringer fra valgperioden og kontrollutvalgets aktiviteter i forrige valgperiode tas til orientering. SAK NR. 54/2015 PRESENTASJON AV KOMMUNENS REVISOR / HEDMARK REVISJON IKS Daglig leder i Hedmark Revisjon IKS Morten Alm Birkelid orienterte og svarte på spørsmål. 2

3 Vedtak, enstemmig: Daglig leder i Hedmark Revisjon IKS sin presentasjon av selskapet tas til orientering. SAK NR. 55/2015 ORIENTERING OM KONTROLLUTVALGETS AVTALER MED REVISOR OG SEKRETÆR Hedmark Revisjon IKS og utvalgssekretær orienterer. 1. Følgende inngåtte avtaler tas til orientering: Oppdragsavtale for 2015 mellom kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS. Rammeavtale mellom kommunene Hamar/Stange/Løten og Kontrollutvalgstjenester v/kjetil Solbrækken. 2. Det tas til orientering at oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS for 2016 avventes. Saken følges opp etter avklaring i representantskapet i Hedmark Revisjon IKS i februar SAK NR. 56/2015 ABONNEMENTER OG KURSTILBUD FOR KONTROLLUTVALGETS MEDLEMMER 1. Alle faste medlemmer av kontrollutvalget abonnerer på: Ukeavisen Kommunal Rapport Fagtidsskriftet Kommunerevisoren (utgitt av Norges Kommunerevisorforbund) 2. Utvalgets faste medlemmer tilbys å delta på Kontrollutvalgskonferansen 2016 i regi av Norges Kommunerevisorforbund (3.-4. februar 2016). SAK NR. 57/2015 MØTEPLAN FOR 2016 Møteplan for kontrollutvalget for 2016 fastsettes slik: Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl

4 SAK NR. 58/2015 REFERATSAKER 1. Oversending av sak fra kontrollutvalget til kommunestyret (revisjonsrapport: Hedmark IKT ) 2. Kommunestyrets behandling av revisjonsrapporten «Hedmark IKT.» i møte den 28/ Møtegodtgjørelse 2015 kontrollutvalget i Stange kommune 4. Rapport fra stikkprøvetilsyn Stange kommune Behandling av søknader om sykehjemsplass Diverse avisartikler 6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Stange, 10. desember RETT UTSKRIFT: Stange, 10. desember Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: Tirsdag 19. januar 2015 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Rapport fra evaluering av kontrollutvalg og sekretariat (vedtak KUsak 52/2015) Regnskapsrevisjon: Generell presentasjon og orientering om status for revisjon av kommuneregnskapet for Forundersøkelse funksjonshemmede i Stange kommune Metode for gjennomføring av overordnet analyse Overordnet analyse forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - Foreløpige risikovurderinger og «brainstorming» 4

5 Saker til oppfølging i senere møte: Status for Stange Helse- og Omsorgssenter (KU-sak 34/15) Kommunens beredskapsarbeid (ku-sak 30/15) Samhandlingsreformen div. spørsmål (ku-vedtak 04/13) Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter Helsetilsynets rapport fra 2013 om tjenester til voksne med psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) oppfølging , 1. kvartal: Oppfølging av tilsynsrapport kvalifiseringsprogrammet/nav Stange (KU-sak 07/15) 2016: Markedsføring og profilering av ledige tomter (KU-sak 10/15) 2015/2016: Videreføring forundersøkelse: Interkommunale samarbeid (ku-sak 12/15) Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter: Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom og Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler Hedmark IKT Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Forundersøkelse: Tjenestetilbudet til funksjonshemmede(ku-sak 44/15) 5