MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Fredag 15. mars 2013 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Fredag 15. mars 2013 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen (FrP), leder Trond Enemo (H), nestleder Steinar Ødegård (Ap) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Marit Tofastrud Vestli (BL) - innvilget permisjon kl Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Ordfører: Nils A. Røhne (sak 9). Fra rådmannen/administrasjonen: Rådmann Stein Erik Thorud (sak 9), økonomisjef Jan Chr. Eriksen (sakene 9 og 10), helsefaglig rådgiver/prosjektleder Frode Bråthen (sak 10) og Mona Bugge Haug (sak 10). Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (sakene 13-16), oppdragsansvarlig revisor/forvaltningsrevisor Jo Erik Skjeggestad og forvaltningsrevisor Marit Asbjørnsen (sak 13). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 08/2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 09/2013 MISLIGHETER OG KORRUPSJON: RISKOVURDERINGER OG HOLDNINGSSKAPENDE ARBEID Ordfører Nils A. Røhne og rådmann Stein Erik Thorud orienterte om etikkarbeid generelt og hvordan dette gjennomføres i praksis i Stange kommune. Økonomisjef Jan Christian Eriksen informerte særskilt om etiske retningslinjer i Stange kommune, prosjektet Etisk refleksjon 1

2 som verktøy i felles arbeid med arbeidsmiljø og sykefravær 2013 og arbeidet med etikk og risikovurderinger innenfor økonomisjefens ansvarsområde (innkjøp, regnskap, kontantkasser, attestasjon/anvisning mv.). 1. Kontrollutvalget har inntrykk av at øverste ledelse, representert ved ordfører og rådmann, har stort fokus på verdiarbeid og etisk forståelse i Stange kommune. 2. For å lykkes med etikkarbeidet i kommunen er det viktig at det skapes arenaer for etisk refleksjon. Kontrollutvalget er derfor positiv til det igangsatte prosjekt Etisk refleksjon som verktøy i felles arbeid med arbeidsmiljø og sykefravær 2013 som involverer de ansatte i Stange kommune. Kontrollutvalget ønsker å følge opp prosjektet, og ber en orientering fra rådmannen om dette i løpet av høsten SAK NR. 10/2013 SAMHANDLINGSREFORMEN OG PERSONVERN HÅNDTERING AV SENSITIVE OPPLYSNINGER FOR UTSKRIVNINGSKLARE PASIENTER Helsefaglig rådgiver/prosjektleder Frode Bråthen og Mona Bugge Haug orienterte og svarte på spørsmål. Følgende dokument ble delt ut på møtet: Arbeidsflyt melding om innleggelser og mottak av utskrivningsklare pasienter 1. Kontrollutvalget mener dagens rutiner innebærer utilfredsstillende risiko mht. personvern og sikring av sensitive opplysninger. Dette begrunnes med bruk av faks som kommunikasjonsmiddel og at det er etablert flere mottakssentre i Stange kommune for faks fra sykehuset. 2. Kontrollutvalget mener ett felles mottakssenter for meldinger fra sykehuset vil redusere risikoen for at sensitive opplysninger kan komme på avveie, og ser positivt på at kommunen har besluttet å etablere et slikt mottakssenter senest 1/ Kontrollutvalget har også merket seg at det jobbes aktivt fra sykehusets side med å fjerne faksløsningen og etablere en sikker elektronisk meldingsutveksling mellom sykehuset og Stange kommune. Det forventes at man kommer i mål med dette arbeidet i løpet av Etter dette anses risikoen for at personopplysninger kommer på avveie som akseptabel. 2

3 SAK NR. 11/2013 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2013 Marit Tofastrud Vestli ble innvilget permisjon fra møtet før behandling av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av fire medlemmer. Utvalgssekretær orienterte om hovedtemaene på konferansen på Gardermoen februar 2013 (samhandlingsreformen, kommunal beredskap, styring, korrupsjon, tilsyn) Informasjon om hovedtemaene på Kontrollutvalgskonferansen 2013 tas til orientering. SAK NR. 12/2013 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT Forslag til årsrapport ble gjennomgått og drøftet. Særlig kontrollutvalgets regnskap for 2012 ble gjennomgått, der det bl.a. ble informert om for lite fakturert fra Hedmark Revisjon IKS med kr INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 tas til orientering. SAK NR. 13/2013 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON: INNKJØP KONTRAKTSOPPFØLGING Hedmark Revisjon IKS v/forvaltningsrevisor Marit Asbjørnsen presenterte prosjektplanen og svarte på spørsmål. Oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad supplerte. 1. Hedmark Revisjon IKS sin presentasjon av forslag til prosjektplan tas til orientering. 2. Før igangsetting ønsker kontrollutvalget en nærmere drøfting av omfanget av prosjektet. 3. Rådmannen/økonomisjefen inviteres til neste møte for å drøfte avgrensingen av prosjektet. SAK NR. 14/2013 ÅRSRAPPORT/ÅRSAVREGNING 2012 FRA HEDMARK REVISJON IKS Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte. 3

4 Vedtak enstemmig: Årsrapport/årsavregning 2012 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 15/2013 EKSTERN KVALITETSKONTROLL AV HEDMARK REVISJON IKS Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte. Vedtak enstemmig: Resultatet fra gjennomført forbundsbasert kvalitetskontroll av Hedmark Revisjon IKS, tas til orientering. SAK NR. 16/2013 Vedtak enstemmig: BRUKERUNDERSØKELSE HEDMARK REVISJON IKS Saken utsettes til neste møte. SAK NR. 17/2013 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kontrollrapport 2012 vedr. skatteoppkreverfunksjonen for Stange kommune 2. Spørsmål fra kontrollutvalget til Hamar Arbeiderblad om kopiering og bruk av avisartikler som del av sakspapirene i kontrollutvalgets møter 3. Pressemelding fra Riksrevisjonen 19/2-13: Mange kommuner har svak styring og kontroll med tjenester som er viktige for brukerne 4. Utløp av rammeavtale (brev til Kontrollutvalgstjenester Kjetil Solbrækken fra Ringsaker kommune) 5. Orientering i kommunestyrets møte 6/3-13: Tilbakemelding fra kartlegging av ledernes oppgaver og tidsbruk i Stange kommunes barnehager og skoler 2012 v/professor Thomas Nordahl 6. Diverse avisartikler 7. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Stange, 15. mars Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 15. mars Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4

5 NESTE MØTE Dato: Torsdag 18. april 2013 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Årsregnskap 2012 for Stange kommune kontrollutvalgets uttalelse Årsregnskap 2012 for Stange kommunale boligforetak KF kontrollutvalgets uttalelse Avgrensning av revisjonsprosjektet Innkjøp kontraktsoppfølging Endringer i kommuneloven åpne møter i kontrollutvalget Orientering fra Hedmark Revisjon IKS: Resultat fra brukerundersøkelse for Hedmark Revisjon IKS (usatt sak) Saker til oppfølging i senere møte: Selskapskontroll: Presentasjon av kommunens prinsipper for eierstyring. Informasjon om kommunens eierskap i Stangehallen Riksanlegg AS og Stangehallen DA. Synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid (diverse tiltak, jf. vedtak i møte 5/12-11) Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Prosjektplan: Innkjøp/kontraktsoppfølging Møteplan for 2013: o Torsdag kl o Fredag kl o Torsdag kl o Torsdag kl o Torsdag kl o Torsdag kl o Torsdag kl