MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Tirsdag 25. oktober 2016 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Tirsdag 25. oktober 2016 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Truls Wadd (Ap) Haakon Andreas Alm (H) Følgende varamedlem møtte: Kate Langberg (KrF), første vara for Sp/BL/Krf Arne Andreassen (PP), første vara for Ap/Sv/PP (ingen vara ble innkalt for Haakon A. Alm (H) pga. sent forfall) Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Stein Erik Thorud (første del av sak 69), kommunalsjef Helse og omsorg Tove Nordli Selnes (sak 63), virksomhetsleder Tilrettelagte tjenester Tom Werner Hansen (sak 63), økonomisjef Jan Christian Eriksen (sak 63, 66, 67, 68 og første del av sak 69), økonomirådgiver Frode Bråthen (sak 66) og økonomirådgiver Kristin Østli (sak 68). Fra Hedmark Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Tommy Pettersen og utøvende revisor Berit Bøhn (begge møtte under sak 64). Oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad (sak 65). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 62/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. 1

2 SAK NR. 63/2016 HELSETILSYNETS RAPPORT FRA TILSYN MED HELSE- OG OMSORGSTJENESTER TIL PERSONER MED UTVIKLINGSHEMMING I STANGE KOMMUNE 2016 Kommunalsjef Helse og omsorg Tove Nordli Selnes og virksomhetsleder tilrettelagte tjenester Tom Werner Hansen orienterte og svarte på spørsmål. Følgende dokumenter ble overlevert kontrollutvalget: Kommunens plan for lukking av avvik. Fylkesmannens brev av 5/10-16 til Stange kommune vedr. retting av avvik etter tilsyn. 1. Helsetilsynets rapport tas til orientering, herunder påpekte avvik: Avvik 1: Stange kommune sikrer ikke gjennom sine systemer tilstrekkelig kontroll med at kartlagt behov for personlig assistanse blir fulgt opp med tilstrekkelige tjenester. Avvik 2: Stange kommune sikrer ikke tilstrekkelig dokumentasjon av gjennomførte tjenester. 2. Kontrollutvalget tar til orientering at det er laget en egen oppfølgingsplan og at Fylkesmannen har gitt tilbakemelding om at planen anses som tilstrekkelig for retting av avvikene. 3. Kontrollutvalget tar til orientering at Fylkesmannen følger opp tilsynsrapporten og at det er gitt en frist til kommunen den for oversending av «dokumentasjon samt en beskrivelse av ledelsens gjennomgang av iverksatte tiltak». SAK NR. 64/2016 REGNSKAPSREVISJON: STRATEGI FOR REVISJON AV STANGE KOMMUNE OG STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK KF SITT REGNSKAP FOR 2016 Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Tommy Pettersen og utøvende revisor Berit Bøhn orienterte og svarte på spørsmål. Møtet ble lukket under den delen av saken som gjaldt presentasjon av identifiserte risikofaktorer, jf. kommunelovens 31 og offentlighetslovens Revisors presentasjon av hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av Stange kommunes regnskap og Stange kommunale boligforetak KF sitt regnskap for 2016 tas til orientering. 2. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av egen uavhengighet tas til orientering. 2

3 SAK NR. 65/2016 FORUNDERSØKELSE: BARNEVERNETS FOREBYGGENDE ARBEID OG HÅNDTERING AV BEKYMRINGSMELDINGER Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad orienterte og svarte på spørsmål. 1. Med bakgrunn i forundersøkelsen bes Hedmark Revisjon IKS om å gjennomføre et revisjonsprosjekt der formålet er å kartlegge barneverntjenestens samarbeid med øvrige, naturlige parter i og utenfor forvaltningen i forbindelse med forebygging. 2. Revisjonsprosjektet skal besvare følgende spørsmål/problemstilling: I hvilken grad fungerer barneverntjenesten som en koordinerende enhet for de øvrige kommunale enhetene a)....med hensyn til forebygging av mulige barnevernstiltak b)...med hensyn til samarbeid og kunnskapsoverføring på tvers i organisasjonen og mot frivillige organisasjoner? 3. Revisjonsprosjektet gjennomføres innenfor en tidsramme på 350 timer. Sluttrapport legges frem våren Prosjektplan for revisjonsprosjektet bes oversendt kontrollutvalget. SAK NR. 66/2016 KOMMUNENS TJENESTEBILER OMFANG, BRUK OG RUTINER Økonomirådgiver Frode Bråthen orienterte om oppfølging av kommunestyrets vedtak om å gå over fra å lease til å eie kommunens tjenestebiler, herunder etablering av egen biladministrasjon i regi av økonomiavdelingen. Følgende ble delt ut i møtet: Dokumentet «Bilhold i Stange kommune» (grunnlagsdokument for beslutningen om å eie fremfor å leie biler). 1. Oppfølging av kommunestyrets vedtak om overgang fra å leie/lease til å eie kommunens tjenestebiler tas til orientering, jf. k.sak 104/15 (budsjett 2016/økonomiplan ). Kontrollutvalget registrerer at kommunen pr. d.d. disponerer 81 tjenestebiler, hvorav 53 er leaset. 2. Informasjon om rutiner for ansattes bruk av tjenestebilene tas til orientering. Kontrollutvalget oppfordrer rådmannen om å lage skriftlige rutiner på området. 3

4 3. Kontrollutvalget ønsker å følge opp at kommunestyrets forutsetninger om innsparingseffekter ved å eie bilene selv, fremfor å leie/lease) innfris. Innsparingseffekten for virksomheten er stipulert til tilsvarende i 2016 og 1 million i Kontrollutvalget vil følge opp saken etter at ordningen har fungert en tid, senest i SAK NR. 67/2016 ØKONOMIRAPPORT 2. TERTIAL STANGE KOMMUNE Økonomisjef Jan Christian Eriksen presenterte økonomirapporten og svarte på spørsmål. Økonomirapport 2. tertial 2016 for Stange kommune tas til orientering. SAK NR. 68/2016 KOSTRATALL 2015 Økonomirådgiver Kristin Østli presenterte kostratall for 2015 for Stange kommune med utgangspunkt i utarbeidet analyse fremlagt for kommunestyret i møte 28/9-16 (k.sak 73/16). Stange kommunes KOSTRA-tall for 2015 tas til orientering. SAK NR. 69/2016 KONTROLLUTVALGETS PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Under første del av saken deltok rådmann Stein Erik Thorud og økonomisjef Jan Christian Eriksen i en samtale omkring forvaltningsrevisjon generelt og utkast til plan spesielt. Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad ga en kort presentasjon av tanker/innspill til temaet tidlig innsats, jf. kontrollutvalgets vedtak/bestilling i KU-sak 55/2016. Følgende endringer i planen ble avtalt før oversending av planen til kommunestyret til sluttbehandling: 1. Forvaltningsrevisjon (nye tema som innarbeides i planen): IKT (IKT-investeringer og gevinstrealisering, informasjonssikkerhet) 4

5 Kvalitetssikring av kostratall (Kostratall benyttes i stor grad i forhold til inntektssystemet og rammetilskuddet. Viktig at tallene er korrekte). Sosialhjelp/NAV (kostratall for 2015 viser at mange går lenge på sosialhjelp i Stange sammenlignet med andre kommuner) 2. Selskapskontroll: Innarbeide oversikt over alle selskapene som kommunen har eierskap i. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden godkjennes. 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta omprioriteringer og igangsette undersøkelser på eget initiativ, dersom det i planperioden oppstår behov for kontroll på andre områder enn det som fremgår av planen. Kontrollutvalgets prioriteringer gjennom året rapporteres til kommunestyret løpende og/eller i kontrollutvalgets årsrapport til kommunestyret. SAK NR. 70/2016 STATUSRAPPORT REVISJON 2. TERTIAL HEDMARK REVISJON IKS Statusrapport for 2. tertial 2016 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 71/2016 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kontrollutvalgets vedtak 6/9-16 i sak 50/2016 «Kommunens bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemming.» 2. Brev fra pårørende vedr. kontrollutvalgets vedtak i sak 50/ Pressemelding fra Helsetilsynet: Helsetilsynet skal gjennomgå barnevernssaker. 4. Ny NAV-leder i Stange kommune 5. Diverse avisartikler 6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Møtet ble lukket i forbindelse med behandling av referatsak nr. 2, jf. kommunelovens 31 og offentlighetslovens 13. Brev av 3/10-16 fra pårørende til kontrollutvalget i Stange kommune ble delt ut og gjennomgått. 5

6 1. Referatsakene tas til orientering. 2. Kontrollutvalget delegerer til utvalgsleder og sekretær og tilskrive avsenderne av brev til kontrollutvalget, jf. referatsak nr. 2. Stange, 25. oktober RETT UTSKRIFT: Stange, 25. oktober Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: Tirsdag 13. desember 2016 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Stange kommunale Boligforetak orientering (jf. avtale og uttalelse til årsregnskapet for 2015) Regnskapsrevisjon: Statusrapport / interimsrevisjon Sykefravær: Presentasjon av detaljert statistikk og kommunens sykefraværsarbeid (KU-sak 38/16).NOU 4:2016 Ny kommunelov Møteplan for 2016 Saker til senere oppfølging: Intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede orientering v/rådmannen (KU-sak 13/16) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Tidligere vedtak til oppfølging/vurdering: Status for Stange Helse- og Omsorgssenter (KU-sak 34/15) 6

7 Kommunens beredskapsarbeid (ku-sak 30/15) Samhandlingsreformen div. spørsmål (ku-vedtak 04/13) Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter Helsetilsynets rapport fra 2013 om tjenester til voksne med psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) oppfølging 2015/2016 Markedsføring og profilering av ledige tomter (KU-sak 10/15) Interkommunale samarbeid - videreføring forundersøkelse (ku-sak 12/15) Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter vedr. innkjøp: Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom og Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Revisjonsprosjekt: Barnevernet - forebyggende arbeid og håndtering av bekymringsmeldinger (KU-sak 65/16) Møteplan 2016: Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl (i tillegg til vedtatt møteplan) Torsdag kl (endret fra opprinnelig planlagt tirsdag ) Tirsdag kl (i tillegg til vedtatt møteplan) Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl