MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE Tirsdag 9. desember 2014 holdt kontrollutvalget møte i administrasjonsbygget i Brumunddal fra kl Som medlemmer møtte: Svetlana K. Johnsen (FrP), leder Per Sandbakken (H), nestleder Ronald Bradal (Ap) tiltrådte møtet kl under sak 48. Sjur J. Alhaug (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Unni Haugli (Ap) Følgende varamedlem møtte: Ole Rud (Sp), 1. vara Ellers møtte: Fra rådmannen/administrasjonen: Kommunalsjef Helse og omsorg Sverre Rudjord (sak 46). Fra Hedmark Revisjon IKS: Revisor Kristin F. Solvang (sakene 47-49) og oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad (sak 49). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Andre: Avtroppende leder av kontrollutvalget Svein Rømo (deltok under del av sak 53). Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Hedmark Revisjon IKS, Ringsaker Blad, Hamar Arbeiderblad og Gudbrandsdølen/Dagningen. - Utvalgsmøtet ble satt kl med utvalgsleder Svetlana K. Johnsen som møteleder. - Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 45/2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 46/2014 BEBOERREGNSKAP I RINGSAKER KOMMUNE Kommunalsjef Helse og omsorg Sverre Rudjord orienterte og svarte på spørsmål. Interne rutiner for Disponering av kontantytelser fra folketrygden bor beboere i sykehjem og Rusletun (institusjoner) ble delt ut og gjennomgått i møtet. 1

2 1. Kontrollutvalget tar rådmannens informasjon om rutiner og praksis for kommunens disponering av kontantytelser fra folketrygden for beboere i institusjoner, til orientering. 2. Kontrollutvalget ser positivt på at det er gjennomført interne prosesser for å sikre ensartet praksis på området, og at alle omsorgsdistrikter/institusjoner er oppdatert på gjeldende rutiner og lover og regler. 3. Kontrollutvalget har merket seg at avdekket svakhet knyttet til manglende oppnevnelse av verger der pårørende tar hånd om forvaltningen av kontantytelsen (jf. ny forskrift fra 1/4-14) er rettet opp. Dette er innarbeidet i nye rutiner. 4. Med bakgrunn i rådmannens presentasjon i møtet og fremlagte prosedyrer, mener kontrollutvalget at kommunen har tilfredsstillende rutiner på området. 5. Kommunens revisor/hedmark Revisjon IKS kontrollerer at rutinene fungerer som forutsatt gjennom sin årlige revisjon av beboerregnskapene. SAK NR. 47/2014 REGNSKAPSREVISJON: STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2014 REVISJONSRAPPORT INTERIM Hedmark Revisjon IKS v/revisor Kristin F. Solvang orienterte. Revisors orientering om status for revisjon av kommuneregnskapet for 2014 og presentasjon av revisjonsrapport interim 2014, tas til orientering. SAK NR. 48/2014 PRØYSENHUSET - BREV NR. 7 FRA HEDMARK REVISJON IKS RUTINER FOR HÅNDTERING AV KONTANTSALG/BILLETTSALG Hedmark Revisjon IKS v/revisor Kristin F. Solvang orienterte og svarte på spørsmål. Ronald Bradal tiltrådte møtet under behandling av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av fire medlemmer og ett varamedlem. 1. Kontrollutvalget tar brev nr. 7 fra Hedmark Revisjon IKS til orientering. 2

3 2. Kontrollutvalget mener det var kritikkverdig av kommunen å igangsette billettsalg i forbindelse arrangementer ved 100-års jubileet til Alf Prøysen uten at det var etablert tilfredsstillende rutiner. Det vises her til at det ble brukt unummererte billetter. Dette ga ingen mulighet for å sikre kontroll med at alle inntekter ble bokført. 3. Kontrollutvalget har inntrykk av at rutiner og systemer for håndtering av kontantsalg/billettsalg nå er på plass. Det forutsettes at revisor/hedmark Revisjon IKS følger opp at rutinene fungerer i praksis som en del av sin ordinære revisjon av kommuneregnskapet for Med bakgrunn i saken ber kontrollutvalget rådmannen/kultursjefen om å orientere om organisering av driften av Prøysenhuset, ansvarsområder, rutiner/prosedyrer, økonomikompetanse mv. SAK NR. 49/2014 STATUS FOR FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET «KONTRAKTSOPPFØLGING VED INNKJØP AV VARER OG TJENESTER» Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad orienterte og svarte på spørsmål. 1. Status for revisjonsprosjektet tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om at man også følger opp håndteringen av eventuelle kontraktsvilkår vedr. lærlinger som en del av revisjonsprosjektets problemstilling nr. 2. Aktuelt er også å påse at eventuelle vedtak/intensjoner i kommunen om lærlinger er inntatt i kontrakter med leverandører i den grad dette er forutsatt. SAK NR. 50/2014 MØTEPLAN FOR 2015 Møteplan for kontrollutvalget for 2015 fastsettes slik: Mandag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Mandag kl Tirsdag kl

4 SAK NR. 51/2014 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. K.sak 77/14: Søknad om fritak for verv i kontrollutvalget 2. Invitasjon til Kontrollutvalgskonferansen Møtegodtgjørelse 2. halvår 2014 kontrollutvalget 4. Artikkel Kommunenes Sentralforbund: Alle kommuner skal ha etiske retningslinjer 5. Diverse avisartikler 6. Neste møte: Tidspunkt og saksliste Referatsakene tas til orientering. SAK NR. 52/2014 HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET VEDR. TILDELING AV DRIFTSTILSKUDD VED OPPFØLGINGSENHETEN FRISK Henvendelsen ble gjennomgått og drøftet. 1. Kontrollutvalget ønsker å undersøke saken nærmere. 2. Saken følges opp slik: Kontaktperson for privatpraktiserende fysioterapeuter i Ringsaker kommune inviteres til en nærmere samtale om saken. Rådmannen inviteres til å redegjøre for: Saksbehandlingen og prosessen fra mottak av søknader om relokalisering av praksisen fra to fysioterapeuter 24/1-13 til vedtak i kommunestyret den 13/9-13 (k.sak 71/13). Hovedspørsmålet er om saken er forsvarlig utredet, jf. kommunelovens 23 nr. 2. Tildelingsprosessen etter kommunestyrets vedtak 13/9-14. SAK NR. 53/2014 EVENTUELT Saken ble enstemmig satt opp til behandling. Følgende saker ble tatt opp til diskusjon: Håndtering av kunst ved gamle Prøysenhuset: Tidligere leder i kontrollutvalget, Svein Rømo, orienterte om sin kunnskap om saken. 4

5 Håndtering av søknader og ventelister i forbindelse sykehjemsplass: Bakgrunn for saken var artikkelen Ingen på venteliste (Ringsaker Blad 10/11-14). 1. Kunst og gamle Prøysenhuset: Saken følges opp som en del av kontrollutvalgets tidligere vedtak knyttet til kommunens system for registrering og sikring av kunst (jf. KU-sak 28/14). Aktuelt å få redegjørelse om er: Hva ble status etter oppryddingen/avviklingen av det gamle Prøysenhuset? Hva er fortsatt i kommunens eie? Håndtering og oversikt over Mosebekkbildene? 2. Søknader om langtidsplass ved institusjon: Kontrollutvalget inviterer rådmannen til å redegjøre for kommunens håndtering av søknader om sykehjemsplass, herunder saksbehandling, oversikt/journalføring av søknader, antall søknader/tildelinger/avslag i 2014, håndtering/oppfølging av «ventelister» mv. Brumunddal, 9. desember Svetlana K. Johnsen leder RETT UTSKRIFT: Brumunddal, 9. desember Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5

6 NESTE MØTE Dato: MANDAG 26. JANUAR 2015 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Oppfølging av henvendelse til kontrollutvalget: Saksbehandling i fm. tildeling av driftstilskudd fysioterapeut ved oppfølgingsenheten Frisk Ventelister og sykehjemsplasser Kultur: Div. spørsmål om kunst etter avviklingen av gamle Prøysenhuset Kultur: Status for registrering og sikring av kunst i kommunens eie Oppfølging av kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Møteplan 2015: Mandag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Mandag kl Tirsdag kl Saker til oppfølging senere: Rapport fra evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat (ku-sak 21/14). 2015: Oppfølging av anbefalinger selskapskontroll Eidsiva Energi AS Bestillinger - Hedmark Revisjon IKS: Revisjonsprosjekt: Innkjøp/kontraktsoppfølging 6