MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Tirsdag 1. mars 2016 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Tirsdag 1. mars 2016 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Håkon Andreas Alm (H) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Anne-Grethe Henriksen (Ap) Truls Wadd (Ap) Følgende varamedlemmer møtte: Arne Andreassen (PP), 1. vara Steinar Kjeverud (Ap), 2. vara Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Stein Erik Thorud, kommunalsjef Helse og omsorg Tove Nordli Selnes og økonomisjef Jan Christian Eriksen (alle deltok under sakene 11, 12 og 13). Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (sakene 14 og 15). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 10/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 11/2016 PRESENTASJON AV KOMMUNENS ADMINISTRATIVE ORGANISERINGEN, IGANGSATT OG PLANLAGT UTVIKLINGSARBEID OG RISIKOVURDERINGER Rådmann Stein Erik Thorud presenterte kommunens organisering og svarte på spørsmål omkring utvikling og risikoer. 1

2 Kommunalsjef Helse og omsorg Tove Nordli Selnes og økonomisjef Jan Christian Eriksen supplerte. 1. Rådmannens presentasjon av den administrative organiseringen og igangsatt/planlagte utviklingsarbeid tas til orientering. 2. Kontrollutvalget tar rådmannens overordnede risikovurdering til orientering. Kontrollutvalget vil be om en oppdatert presentasjon på et senere tidspunkt med fokus på: Praktisk integrering av risikovurderinger som en del av kommunens internkontrollsystem (på både overordnet nivå og tjenestenivå) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (utvalgte områder). SAK NR. 12/2016 KOMMUNENS BRUK AV KOSTRATALL TIL ANALYSE OG STYRING Økonomisjef Jan Christian Eriksen orienterte og svarte på spørsmål. Rådmann Stein Erik Thorud, kommunalsjef Helse og omsorg Tove Nordli Selnes supplerte. 1. Rådmannens presentasjon av kommunens bruk av kostratall tas til orientering. Kontrollutvalget har inntrykk av at kommunens ledelse har et bevisst forhold til bruk av kostratall til analyse og styring av kommunen. 2. Kontrollutvalget ber om en presentasjon av rådmannens kostrahefte for 2016 (kostratall for 2015) når dette foreligger. SAK NR. 13/2016 FORUNDERSØKELSE / FORVALTNINGSREVISJON: TJENESTER TIL FUNKSJONSHEMMEDE I STANGE KOMMUNE Kommunalsjef Helse og omsorg Tove Nordli Selnes og rådmann Stein Erik Thorud orienterte og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget tar rådmannens informasjon om tjenesteområdet til orientering, herunder at det er planlagt en intern evaluering av kommunens praksis ved tildeling av tjenester til funksjonshemmede. Kontrollutvalget ønsker å holde seg orientert, og ber om en presentasjon av den interne evalueringen når den foreligger. 2. Tidligere fremlagt forundersøkelse fra Hedmark Revisjon IKS fokuserer i stor grad på kommunens etterlevelse av 2

3 lover og regler på området. Kontrollutvalget er i tvil om nytteverdien av denne innfallsvinkelen, og forundersøkelsen avsluttes uten å gå videre med et revisjonsprosjekt. SAK NR. 14/2016 STATUSRAPPORT REVISJON FOR 2015 FRA HEDMARK REVISJON IKS Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte og svarte på spørsmål. 1. Statusrapport revisjon for 2015 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. 2. Kontrollutvalget merker seg at rapporten viser at kontrollutvalget ved utgangen av 2015 har totalt 680,5 ubrukte timer. SAK NR. 15/2016 HEDMARK REVISJON IKS FREMTIDIG AVREGNINGSLØSNING MED EIERKOMMUNENE - HØRING Utvalgssekretær og Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte. 1. Kontrollutvalget har vurdert de ulike avregningsløsningene som er forelagt fra Hedmark Revisjon IKS, og anmoder Hedmark Revisjon IKS å gå for en avregning time for time fra og med Dette innebærer en løsning der man avregner faktisk medgått tid pr. 31/12 mot a-konto innbetalinger, med tilbakebetaling av eventuell differanse. Kontrollutvalget mener dette alternativet er det mest ryddige, samtidig som det gir de beste incentiver for selskapet mht. kostnadseffektiv drift og kundeorientering. 2. Når revisjonsselskapet har vedtatt sitt avregningsregime i løpet av våren 2016, vil kontrollutvalget på nytt behandle oppdragsavtalen med revisjonsselskapet for Når det gjelder 2014 og 2015 har kontrollutvalget merket seg den juridiske vurderingen fra KS Advokatene der det konkluderes med at kontrollutvalgene har rett til å kreve avregning og tilbakebetaling for disse årene. Kontrollutvalget ser likevel hensiktsmessigheten med å finne en omforent løsning, og foreslår derfor samme avtale som selskapet har gjort med bl.a. kontrollutvalget i Hedmark Fylkeskommune for 2014 og 2015 (overføring av ubrukte timer til bruk/disponering i senere år, dvs. alternativ D i høringsnotatet). 3

4 4. Kontrollutvalget stiller spørsmål ved realismen i selskapets forslag til løsning D (overføring av ubrukte timer til bruk/disponering senere år). Etter det kontrollutvalget forstår, så har eierkommunene samlet ca timer til gode fra selskapet for 2014 og 2015, og det er vanskelig å forstå at selskapet skal kunne levere dette innenfor den ordinære driften fremover på en forsvarlig måte. Kontrollutvalget mener selskapet har behov for en mer varlig løsning, og er åpen for å diskutere løsninger der en del av de ubrukte timene ettergis ved f.eks. at fordringen/ubrukte timer fra 2014 slettes. SAK NR. 16/2016 METODE OG OPPLEGG FOR GJENNOMFØRING AV OVERORDNET ANALYSE AV KOMMUNEN Utvalgssekretær presenterte forslag til metode/opplegg. Foreslått metode og opplegg for gjennomføring av overordnet analyse tas til orientering. SAK NR. 17/2016 OVERORDNET ANALYSE - FORVALTNINGSREVISJON 1. Sekretær bes om å oppdatere oversikten over innspill/forslag som er fremkommet så langt. Saken følges opp på neste møte. 2. Kontrollutvalget ønsker å gjennomføre forundersøkelser som en del av den overordnede analysen, og ber i den forbindelse rådmannen om en presentasjon av følgende områder: Barnevern (stikkord: generell presentasjon av tjenesten, organisering, utvikling/trender, mål for tjenesten, måloppnåelse, etterlevelse av lover og regler, kostnadseffektiv drift, utfordringer/risikoer osv.) Integrering av flyktninger (stikkord: generell presentasjon av tjenesten, organisering, utvikling/trender, mål, måloppnåelse, rapportering, økonomi, utfordringer/risikoer osv.) 3. Saken følges opp i ekstra møte tirsdag 12. april 2016 kl

5 SAK NR. 18/2016 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Vedtak i kommunestyrets sak 13/16 (møte den 18/2-16) sak: Revisjonsrapport: Hedmark IKT 2. Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Ringsaker kommune (brev fra Hedmark Revisjon IKS) 3. Pressemelding fra Stange kommune: Årsregnskap Melding til alle ansatte i Stange kommune vedr. privat bruk av kommunens rammeavtaler på varer og tjenester 5. Kontrollrapport 2015 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Stange kommune 6. Diverse avisartikler 7. Neste møte: Tidspunkt og saksliste Referatsakene tas til orientering. Stange, 1. mars RETT UTSKRIFT: Stange, 1. mars Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: Tirsdag 12. april 2016 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Barnevern Integrering av flyktninger Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 Kontrollutvalgskonferansen 2016 Videreføring av overordnet analyse forvaltningsrevisjon Oppstart av overordnet analyse selskapskontroll Presentasjon av kommunens prinsipper for eierstyring Risikovurderinger og foreløpige prioriteringer 5

6 Saker til senere oppfølging: Regnskap 2015 for Stange kommune kontrollutvalgets uttalelse Regnskap 2015 for Stange kommunale boligforetak KF kontrollutvalgets uttalelse Kostra (sommeren 2016): Presentasjon av rådmannens kostrahefte (KUsak 12/16) Intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede orientering v/rådmannen (KU-sak 13/16) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Tidligere vedtak til oppfølging: Status for Stange Helse- og Omsorgssenter (KU-sak 34/15) Kommunens beredskapsarbeid (ku-sak 30/15) Samhandlingsreformen div. spørsmål (ku-vedtak 04/13) Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter Helsetilsynets rapport fra 2013 om tjenester til voksne med psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) oppfølging : Oppfølging av tilsynsrapport kvalifiseringsprogrammet/nav Stange (KU-sak 07/15) 2016: Markedsføring og profilering av ledige tomter (KU-sak 10/15) Interkommunale samarbeid - videreføring forundersøkelse (ku-sak 12/15) Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter vedr. innkjøp: Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom og Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Kostra-analyse mm. (jf. vedtak KU-sak 07/16) Møteplan 2016: Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl i tillegg til ordinær møteplan Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl