MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Onsdag 20. april 2016 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE Onsdag 20. april 2016 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Tor Ivar Grina, leder (V) Terje Vestby (Ap) Synnøve Lohne-Knutsen (H) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Kai Roar Dahl, nestleder (H) Hege Heiberg (Sp) Følgende varamedlemmer møtte: Jarle Krakk (H) første vara for H, Frp, Krf, V. Anne Berit Kolstad (MdG) første vara for Ap, Sp, Sv, R, MDG. Følgende varamedlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra rådmannen/administrasjonen: Kommunalsjef Bente Rudrud og controller Kirsti Nesbakken (begge deltok under første del av sak 18). Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ingebjørg Dybdal (sak 18). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Innlandet Revisjon IKS og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Tor Ivar Grina som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 16/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 17/2016 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN Presentasjon av hovedpunktene på Kontrollutvalgskonferansen 2016 tas til orientering. 2. Aktuelle områder fra konferansen tas med som innspill i kontrollutvalgets arbeid med overordnet analyse, jf. sak 20/

2 SAK NR. 18/2016 LUNNER KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Under første del av saken presenterte administrasjonen årsmeldingen med fokus på kommunens resultat og økonomiske stilling, vesentlige regnskapsmessige problemstillinger, vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap og internkontroll på økonomiområdet. Fra administrasjonen deltok kommunalsjef Bente Rudrud og controller Kirsti Nesbakken Under andre del av saken presenterte Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Ingebjørg Dybdal revisjonsberetningen for 2015 og hovedtrekkene fra revisjonsarbeidet. KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL LUNNER KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Kontrollutvalget har behandlet Lunner kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetningen og rådmannens årsmelding for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og samtaler med kommunens revisor/innlandet Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen v/rådmannen m.fl. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning, dvs. ingen bemerkninger fra revisors side til årsregnskapet. Kontrollutvalget har følgende kommentarer: Kommunens økonomiske stilling: Kontrollutvalget mener rådmannens oppsummering av situasjonen ved utgangen av 2015 i årsrapportens kapittel 9, gir et dekkende bilde av kommunens økonomiske stilling: Lave reserver, men mulighet for styrket økonomisk handlingsrom gjennom positivt årsresultat. Høy gjeld i forhold til inntektene Svak likviditet Til tross for et stort mindreforbruk og positivt resultat, er likviditetssituasjonen ved utgangen 2015 svekket sammenliknet med utgangen av Hovedårsaken til det er reduksjon av ubrukte lånemidler i takt med at vedtatte investeringer gjennomføres og sluttføres. Kontrollutvalget mener situasjonen fortsatt krever en aktiv likviditetsstyring og er positive til rådmannens informasjon til kontrollutvalget om planlagte og 2

3 iverksatte tiltak på området. Utviklingen i samlede driftsutgifter: Samlede driftsutgifter er holdt på omkring samme nivå i 2015 som i Dette har bidratt til et positivt årsresultat og gir kommunen et godt utgangspunkt for bedret økonomisk stilling og økt handlefrihet på sikt. Årsmeldingens omtale av økonomisk situasjon og fremtidig utvikling: Kontrollutvalget har i tidligere uttalelser til kommunens årsregnskap påpekt forbedringsområder i årsrapporteringen, bl.a. når det gjelder omtale av kommunens økonomiske situasjon og utvikling. Kontrollutvalget har gått gjennom årsrapporten for 2015 og mener den gir en svært god beskrivelse av kommunens økonomiske utvikling, stilling og utsikter. Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert 13. april 2016, har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap for SAK NR. 19/2016 METODE OG OPPLEGG FOR GJENNOMFØRING AV OVERORDNET ANALYSE AV KOMMUNEN Fra behandlingen: Utvalgssekretær presenterte forslag til opplegg for overordnet analyse av Lunner kommune. Foreslått metode og opplegg for gjennomføring av overordnet analyse tas til orientering. SAK NR. 20/2016 OVERORDNET ANALYSE FORVALTNINGSREVISJON 1. Sekretær bes om å supplere liste over forslag til tema med innspill som fremkom i møtet. 2. Kontrollutvalget ønsker mer informasjon om følgende tema på et senere møte: Siste medarbeiderundersøkelse (resultater og oppfølging/tiltak) Sykefravær (presentasjon av detaljert statistikk, tiltak mv.) 3

4 SAK NR. 21/2016 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Planlegging av fellesmøte for kontrollutvalgene i Hadelandsregionen og svar til Hadeland Energi AS på forespørsel om bidrag på fellesmøtet. 2. Rammeavtale for kjøp av sekretærtjenester for kontrollutvalget: Melding fra felles innkjøpsenhet i Gjøvikregionen til samarbeidsrådet for innkjøp i Gjøvikregionen og innkjøpsleder i Hadelandsregionen. Orientering fra utvalgssekretær om planlagt samarbeid med ressursperson om levering av sekretærtjenester til kommunene. Målsetting: Økt kvalitet og redusert sårbarhet 3. Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet (brev fra Innlandet Revisjon IKS) 4. Informasjon om forvaltningsrevisjonsprosjekt (brev fra Innlandet Revisjon IKS til rådmannen i Lunner kommune) 5. Kontrollrapport 2015 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Lunner kommune (brev fra Skatteetaten) 6. Kommunestyrets behandling av saker fra kontrollutvalget: K.styret 10/3-16 Sak: Forvaltningsrevisjonsrapport Psykiatri og rusomsorg K.styret 7/4-16 Sak: Kontrollutvalgets årsrapport for Artikkel «Datatilsynet øker bruken av gebyrer for å sørge for at personopplysningsloven følges» 8. Diverse avisartikler 9. Status for bestilling av nye Ipad til kontrollutvalgets medlemmer 10. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Roa, 20. april Tor Ivar Grina Utvalgsleder RETT UTSKRIFT: Roa, 20. april Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4

5 NESTE MØTE Dato: ONSDAG 8. JUNI 2016 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Oppfølging av varslingssaken Presentasjoner fra rådmannen (utsatt fra tidligere møte): Presentasjon av overordnet system for internkontroll, herunder implementering av risikostyring i internkontrollen Rådmannens risikovurderinger (overordnet risikovurdering) Kommunens bruk av Kostra Rådmannens innspill til kontrollutvalgets arbeid med ny plan for forvaltningsrevisjon Kostra-analyse (v/innlandet Revisjon IKS) Overordnet analyse selskapskontroll Tertialrapport 1. tertial 2016 Saker til senere møter: Kartlegging/forundersøkelser (KU-sak 20/16): Siste medarbeiderundersøkelse (resultater og oppfølging/tiltak) Sykefravær (presentasjon av detaljert statistikk, tiltak mv.) Oppfølging av «varslingssaken»: Resultat fra læring, jf. 10 læringspunkter (KU-sak 10/16) Helsetilsynets rapport (KU-sak 10/16) Revidert økonomireglement for Lunner kommune (orienteringssak) Forundersøkelse praktisering av rutiner ved skolene vedr. Opplæringslovens 9A (KU-sak 42/14) Vurdering av revisjonsprosjekt meldeplikten til barnevernet (KU-sak 43/14) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Revisjonsprosjekt: Innkjøp (gj.føres i 2016) statusrapport underveis Kostra-analyse Møteplan 2016: Onsdag kl endret til mandag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl