MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Tirsdag 12. februar 2013 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Tirsdag 12. februar 2013 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl Som medlemmer møtte: Rolv Ludvigsen (Ap), leder Torgeir Søfferud (FrP), nestleder Wenche Bjor Sæthre (BL) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Kommunalsjef Randi Marta Berg og NAV-leder Walter Draget (begge møtte under sak 2). Fra Innlandet Revisjon IKS: Fagansvarlig forvaltningsrevisjon Reidun Grefsrud (sakene 2-6), daglig leder Bjørg Hagen (sakene 6-10) og oppdragsansvarlig revisor (regnskapsrevisjon) Andreas Steen (sakene 6-10). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Rolv Ludvigsen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 01/2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 02/2013 NAV SØNDRE LAND - ORIENTERING Kommunalsjef Randi Marta Berg og NAV-leder Walter Draget orienterte og svarte på spørsmål. Kommunalsjef Randi Marta Berg orienterte om: Rådmannens styring av NAV Søndre Land (organisering, målstyring, lederavtale, delegeringsreglement, økonomi/budsjettstyring mv.) 1

2 Kontroll med NAV (tertialrapportering, årsrapportering, kostra-tall mv.) Oppfølging av NAV (løpende oppfølging/faste driftsmøter, ledermøter, samarbeidsmøter stat/kommune mv.) Forbedringsområder (internkontroll/avvikshåndtering) NAV leder Walter Draget orienterte om: Kommunale tjenester i NAV-kontoret Sosiale tjenester Psykisk helse og rus Flyktningetjenesten Folkehelsearbeidet Bolig Samordning av tjenester Samarbeidsavtalen (mellom kommunen og NAV Oppland) Erfaringer med stat og kommune som eiere (samarbeidsmøter, utfordringer mv.) Mål- og måloppnåelse (stat: betydelige og tydelige krav. kommune: ikke så tydelige krav til måloppnåelse) Utfordringer (bemanning/kompetanse, rus, psykisk helsearbeid, bolig, flyktningearbeid, kvalifiseringsprogrammet, krav til saksbehandling og intern kontroll/avvikshåndtering) 1. Rådmannens og NAV-leders presentasjon av NAV Søndre Land tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at staten har langt tydeligere styring av sine tjenester i NAV Søndre Land enn kommunens styring av sine egne tjenester i samme enhet. 3. Kontrollutvalget har inntrykk av at rådmannen har som mål å utvikle kommunens styring av NAV Søndre Land, og vil be rådmannen om en orientering om dette arbeidet senere i SAK NR. 03/2013 FORUNDERSØKELSE / FORVALTNINGSREVISJON: NAV SØNDRE LAND Innlandet Revisjon IKS v/reidun Grefsrud presenterte forundersøkelsen. 1. Revisors presentasjon av forundersøkelsen tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ønsker ikke å prioritere nærmere undersøkelse av NAV Søndre Land på nåværende tidspunkt. 2

3 SAK NR. 04/2013 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2013 Presentasjon av hovedtemaene på Kontrollutvalgskonferansen 2013 tas til orientering. SAK NR. 05/2013 KORRUPSJON I KOMMUNE-NORGE 1. Saken følges opp på neste møte. 2. Utvalgsleder deltar på Etikkonferansen 2013: Etikk og styring (Trondheim 21/3-3) SAK NR. 06/2013 OPPFØLGING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalgets prioriteringer i planen ble gjennomgått og drøftet med tanke på igangsetting av evt. forundersøkelser. 1. Kontrollutvalget avventer igangsetting av nye forundersøkelser. 2. Saken tas opp igjen til ny diskusjon på neste møte. SAK NR. 07/2013 REGNSKAPSREVISJON: STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2012 Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Andreas Steen orienterte og svarte på spørsmål. Revisors informasjon om status i arbeidet med revisjon av kommuneregnskapet for 2012 tas til orientering. SAK NR. 08/2013 ÅRSRAPPORT OG AVREGNING 2012 FRA INNLANDET REVISJON IKS Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen orienterte. Årsrapport og avregning av total ressursbruk for revisjon for 2012 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. 3

4 SAK NR. 09/2013 FORBUNDSBASERT KVALITETSKONTROLL AV INNLANDET REVISJON IKS Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen orienterte. Resultatet fra gjennomført forbundsbasert kvalitetskontroll av Innlandet Revisjon IKS, tas til orientering. SAK NR. 10/2013 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kontrollutvalgets budsjett for 2013 og rådmannens notat til kommunestyret vedr kontrollutvalgets budsjett 2. Invitasjon til Etikkonferansen 2013: Etikk og styring (Trondheim 21/3-3) 3. Kontrollutvalgets rolle ved saksbehandlingsfeil (artikkel i Kommunerevisoren nr ) 4. Årsrapport 2012 rammeavtale vedr. kjøp av sekretærtjenester for kontrollutvalgene i Gjøvik- og Hadelandsregionen 5. Brev fra Klubben ved Fryal skole kommentarer til budsjett Diverse avisartikler 7. Utvalgssekretærens møte med Formuesforvaltning AS/avdeling Gjøvik den 23/ Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Hov, 12. februar RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 12. februar Rolv Ludvigsen leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4

5 NESTE MØTE Dato: MANDAG 22. APRIL 2013 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2012 for Søndre Land kommune Korrupsjon i kommune-norge Kontrollutvalgets årsrapport 2012 Oppfølging av plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Håndtering av klagebehandling i f.m. fsk-sak om pålegg om tilknytning til vann (ku-sak 33/12) Vedtak til oppfølging i senere møter: NAV Søndre Land og målstyring (ku-sak 02/13) Synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid (diverse tiltak, jf. vedtak i møte 24/11-11) Sølve AS oppfølging etter bedriftsbesøk (oppfølging av ku-sak 20/11) Tema: Misligheter og risikohåndtering (nevnt muntlig på møtet 22/10-12) Bestilte revisjonsprosjekter/undersøkelser: Forundersøkelse NAV Søndre Land (ku-sak 44/12) Kontrollutvalgets møteplan for 2013: Tirsdag kl Mandag kl Mandag kl Tirsdag kl Tirsdag kl