MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Onsdag 20. februar 2013 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl til kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE Onsdag 20. februar 2013 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl til kl Som medlemmer møtte: Tor Ivar Grina (V), leder Kai Roar Dahl (H), nestleder Jarle Krakk (H) Hege Heiberg (Sp) Følgende medlem møtte ikke: Gro Jensen (Ap) Følgende varamedlemmer møtte: Ingen Ellers møtte: Fra rådmannen/administrasjonen: Rådmann Tore Mostad Andresen, kommunalsjef Frode Holst og kommunelege Jon Arne Ødegaard (alle møtte under sak 2). Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen (sakene 4-7), fagansvarlig for forvaltingsrevisjon Reidun Grefsrud (sakene 2-4), forvaltningsrevisor Kari Robbestad (sak 4) og oppdragsansvarlig revisor (regnskapsrevisjon) Ingebjørg Dybdal (sakene 4-7). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Presse: Avisa Hadeland (sak 2) Møteprotokollen er sendt til: Ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Innlandet Revisjon IKS og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Tor Ivar Grina som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Før behandling av sakene reiste utvalgsleder spørsmål om å åpne møtet for pressen, med hjemmel i kommunelovens 77 nr. 8. Spørsmålet ble enstemmig tatt opp til votering. Det ble enstemmig besluttet å åpne møtet. Beslutningen gjelder kun for dagens møte. Til behandling: SAK NR. 01/2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra møte i kontrollutvalget den godkjennes. 1

2 SAK NR. 02/2013 SPØRSMÅL TIL RÅDMANNEN OM SAKSFORBEREDENDE ARBEID I SAKEN OM SAMHANDLINGSREFORMEN FOR LUNNER OG GRAN (K. SAK 108/12) Rådmann Tore Mostad Andresen, kommunalsjef Frode Holst og kommunelege Jon Arne Ødegaard orienterte og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget har gjennomgått rådmannens saksfremlegg i kommunestyrets sak 108/12, sak: Samhandlingsreformen for Lunner og Gran interkommunalt samarbeid eller i egen regi. 2. Kontrollutvalget mener det var vesentlige svakheter i rådmannens saksfremstilling når det gjelder beskrivelsen av legenes syn på de 3 alternativene som var til vurdering: Alt.1 Reform Lunner Alt.2 Lokalmedisinsk senter Alt.3 Intermediær avdeling 3. Kontrollutvalget har oppfattet saken slik at legenes primære anbefaling hele tiden har vært et interkommunalt samarbeid med intermediæravdeling i nærheten av nødetatsbygget i Gran sentrum, med utgangspunkt i det som er utredet om dette i forprosjektrapporten «Samhandlingsreformen på Hadeland». Det fremgår innledningsvis i rådmannens saksutredning at forprosjektrapporten ble utarbeidet med en forståelse av at intermediær avdeling eller lokalmedisinsk senter ikke skulle ligge i tilknytning til eksisterende institusjon i kommunene, men lokalisert til et eget nytt bygg i nær tilknytning til nødetatsbygget på Gran. Senere i rådmannens saksutredning fremgår det: etter drøfting i flere legemøter, med alle legene samlet, synes alternativet Reform i Lunner å være det beste alternativet for innbyggerne i Lunner kommune. Det som ikke fremgår av saksutredningen er at denne anbefalingen bygger på en forutsetning om at alternativet til Reform i Lunner er en intermediær avdeling knyttet til et sykehjem i Gran kommune, uavhengig av nærhet til nødetatsbygget i Gran sentrum. Et alternativ med denne forutsetningen er ikke blant de 3 alternativene som ble fremlagt og drøftet i saken. Fremstillingen av legenes anbefaling av Reform i Lunner, blant de 3 alternativene som ble fremlagt, var dermed misvisende. SAK NR. 03/2013 KOSTRA-ANALYSE: SOSIALHJELP Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Reidun Grefsrud og forvaltningsrevisor Kari Robbestad presenterte analysen. 2

3 1. Utgangspunket for analysen var at kostra-tallene for 2011 for Lunner kommune og Gran kommune viste ulogiske forskjeller mellom de to kommunene og at utbetaling av sosialhjelp lå betydelig over sammenlignbare kommuner. 2. Den gjennomførte analysen viser at kommunens regnskapsføring av refusjoner vedr. samarbeidet om NAV og flyktninger blåser opp de innrapporterte bruttotallene og bidrar til en vesentlig feilkilde. Dette gjør at sammenligning med andre kommuner blir misvisende. 3. Kostra-analysen oversendes rådmannen/regnskapsansvarlig med oppfordring til å vurdere kommunens praksis mht. regnskapsføringen. Det vises til kostra-veilederens anbefalinger om bruk av hjelpefunksjonen 290 for samlet føring av alle utgifter og inntekter knyttet til 27 og 28asamarbeid. SAK NR. 04/2013 PROSJEKTPLAN FOR FELLES FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT: NAV HADELAND Innlandet Revisjon IKS v/fagansvarlig for forvaltingsrevisjon Reidun Grefsrud presenterte prosjektplanen og svarte på spørsmål. 1. Innlandet Revisjon IKS om å gjennomføre en forvaltningsrevisjon av NAV Hadeland, avgrenset til følgende problemstillinger: Hvordan følger Gran kommune opp at NAV- Hadeland drives i samsvar med kommunale målsettinger, inngåtte avtaler mv? Hvordan fungerer vertskommunesamarbeidet når det gjelder formulering og oppfølging av felles mål (i forholdet til NAV Hadeland)? Er det samsvar mellom inngåtte avtaler om kostnadsfordeling og faktiske bruk av ressurser overfor de tre aktørene (staten, Gran kommune og Lunner kommune? 2. Revisjonsprosjektet gjennomføres i samarbeid med kontrollutvalget i Gran kommune. 3. Parallelt med gjennomføringen av det bestilte revisjonsprosjektet bes Innlandet Revisjon IKS om å lage en prosjektplan for et oppfølgingsprosjekt med fokus på brukerne/ brukerperspektivet. 3

4 SAK NR. 05/2013 REGNSKAPSREVISJON: REVISJONSSTRATEGI OG STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2012 Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Ingebjørg Dybdal orienterte. Revisors informasjon om status i arbeidet med revisjon av kommuneregnskapet for 2012 tas til orientering. SAK NR. 06/2013 ÅRSRAPPORT OG AVREGNING 2012 FRA INNLANDET REVISJON IKS Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen orienterte. Årsrapport og avregning av total ressursbruk for revisjon for 2012 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 07/2013 FORBUNDSBASERT KVALITETSKONTROLL AV INNLANDET REVISJON IKS Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen orienterte. Resultatet fra gjennomført forbundsbasert kvalitetskontroll av Innlandet Revisjon IKS, tas til orientering. SAK NR. 08/2013 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2013 Utvalgsleder og utvalgssekretær orienterte om hovedtemaene på konferansen på Gardermoen februar 2013: - Samhandlingsreformen - Kommunal beredskap - Styring - Korrupsjon - Tilsyn 1. Informasjon om innhold på Kontrollutvalgskonferansen 2013 tas til orientering. 2. Temaet korrupsjon settes opp som sak på ett senere møte i kontrollutvalget, med fokus på risikovurderinger og etikk/holdningsskapende arbeid. 4

5 SAK NR. 09/2013 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Vedtak i kommunestyrets sak 126/12 (møte 13/12-12). Sak: Revisjonsrapport selskapskontroll i Hadeland Energi AS og Hadeland Kraft AS 2. Kontrollutvalgets rolle ved saksbehandlingsfeil (artikkel i Kommunerevisoren nr ) 3. Årsrapport 2012 rammeavtale vedr. kjøp av sekretærtjenester for kontrollutvalgene i Gjøvik- og Hadelandsregionen 4. Årsregnskap og årsrapport 2012 for Skatteoppkreveren på Hadeland 5. Diverse avisartikler 6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Roa, 20. februar Tor Ivar Grina utvalgsleder tlf , e-post: tor.ivar.grina@gmail.com RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 20. februar Kjetil Solbrækken utvalgssekretær tlf , e-post: kjetil@kontrollutvalget.no NESTE MØTE Dato: MANDAG 29. APRIL 2013 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Kontrollutvalgets uttalelse til Lunner kommunes regnskap for 2012 Oppfølging av plan for forvaltningsrevisjon og planlegging av revisjonsprosjekt Korrupsjon i kommune-norge (vedtak ku-sak 08/13) 5

6 Møteplan 2013: Onsdag kl Mandag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Saker til senere møter: Synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid (oppfølging av diverse tiltak, jf. vedtak i møte 1/12-11) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Forvaltningsrevisjonsprosjekt: NAV Hadeland (felles prosjekt med kontrollutvalget i Gran kommune) 6