MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE Onsdag 7. desember 2016 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Tor Ivar Grina, leder (V) Kai Roar Dahl, nestleder (H) Synnøve Lohne - Knutsen (H) Terje Vestby (Ap) Hege Heiberg (Sp) Følgende medlem mer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Ordfører: Harald Tyrdal (deltok under sakene 52 og 53). Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen (sakene 53 og 54), o ppdragsansvarlig revisor Reidun Grefsrud (sa kene 53 og 54) og utøvende forvaltningsrevisor Tove Grini ( sak 53 ). Fra Lunner Produkter AS: Styreleder Elin Håkonsløkken Teslow og daglig leder Anne Christine Due Øverås (begge møtte under sak 52). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt ti l: Ordfører, varaordfører, k ontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Innlandet Revisjon IKS og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Tor Ivar Grina som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 51 /2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 52 /2016 LUNNER PRODUKTER AS PRESENTASJON AV SELSKAPET Fra behandlingen : Terje Vestby stilte innledningsvis spørsmål om sin habilitet i saken med bakgrunn i at han er medlem a v styret i Lunner Produkter AS. Kontrollutvalget besluttet enstemmig at Terje Vestby er inhabil, jf. forvaltningslovens 6 første ledd bokstav e). Terj e Vestby fratrådte under behandling inhabilitetsspørsmålet og den videre behandlingen av saken. 1

2 Lunner Produkter AS ved s tyreleder Elin Håkonsløkken Teslow og daglig leder Anne Christine Due Øverås presenterte selskapet og svarte på spørsmål. Presentasj onen omfattet bl.a. følgende tema: - Generell presentasjon av selskapet (historikk, organisering, tjenester mv) - Selskapets vedtekter og formål og rammeverk (lover/regler mv. som styrer selskapet). - Strategier og mål. - Økonomi. - Rapportering og kommunikasjon m ed eier /Lunner kommune. - Videreutvikling av selskapet. 1. Lunner Produkter AS sin presentasjon av selskapetas til orientering. 2. Kontrollutvalget følger opp saken med en ny samtale med selskapets ledelse høsten Aktuelle tema til opp følging: - Presentasjon av selskapetstrategi (ny strategi utarbeides våren 2017). - Operasjonalisering av overordnede målsettinger og rapportering av måloppnåelse. - Internkontroll med fokus på risikovurderinger. - Forholdet mellom selskapets kjerneoppgave og forretningsvirksomhet. - Markedssituasjonen for selskapets virksomhetsområder. SAK NR. 53 /2016 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT: ETTERLEVELSE AV OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I LUNNER KOMMUNE Fra behandlingen: Innlandet Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig revisor Reidun Grefsrud og utøvende forvaltningsrevisor Tove Grini presenter rapporten og svarte på spørsmål. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyretar revisjonsrapporten til orientering og har merket seg at rapporten avdekker: Sto re mangler i Lunner kommune når det gjelder dokumentasjon av om anskaffelser mellom og har vært gjenstand for konkurranse. Store mangler knyttet til tildeling av kontrakter over når det gjelder samsvar med tildelingskriteriene og k ravene til dokumentasjon. At kommunen ikke har etablert bet ryggende 2

3 internkontroll for å sikre at regelverket for offentlige anskaffelser følges. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten og snarlig legge frem en plan for oppfølging og lukking av avvikene. SAK NR. 54 /201 6 SAMMENLINGING AV REVISJONSKOSTNADER 2015 MED ANDRE KOMMUNER («BENCHMARKING») Fra behandlingen: Innlandet Revisjon IKS ved daglig leder Bjørg Hagen orienterte. 1. Sammenligning av kommunens revisjonskostnad for 2015 med andre kommuner tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at kommunens kostnader til revisjon av kommuneregnskapet (regnskapsrevisjon) ligger omkring samme nivå som for andre kommuner på samme størrelse. SAK NR. 55 /2016 FYLKES MANNENS KOMMUNEBILDE 2016 LUNNER KOMMUNE Saken utsettes til neste møte. SAK NR. 56 /2016 VURDERING AV FORUNDERSØKELSER - FORVALTNINGSREVISJON 1. Med bakgrunn i kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon prioriteres følgende områder til presentasjon og diskusjon på neste møte: Eiendomsforvaltning Plan og byggesak 2. Sak om vurdering av fo rundersøkelser følges opp på neste møte. SAK NR. 57 /2016 MØTEPLAN 2017 Møteplan for kontrol lutvalget for 2017 fastsette slik: Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl

4 Fredag kl (fellesmøte Gran, Lunner og Jevnaker) Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl SAK NR. 58 /2016 ANBUDSKONKURRANSE SEKRETARIAT FOR KONTROLLUTVALGET ORIENTERING OM VALG AV LEVERANDØR Det tas til orientering at det er inngått a vtale med Kontrollutvalgstjenester AS v/kjetil Solbrækken som leve randør av sekretariattjenester for kontrollutvalgene for perioden SAK NR. 59 /2016 INVITASJON TIL KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2017 Alle utvalgsmedlemmene tilbys å reise til Kontrollutvalgskonferansen 2017 (1. 2. februar 2017). SAK NR. 60 /201 6 REFERATSAKER F ølgende saker ble referert: 1. Vedtak i kommunestyret 20/10-16: K.sak 125/16 Kontrollutvalgets budsjett for Vedtak i kommunestyret 17/11-16: K.sak 133/16 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapsk ontroll Justert / endelig Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Pilotprosjekt om samarbeid mellom statlig tilsyn og kommunal egenkontroll (nyhet fra Kommunal - og regionaldepartementet 12/10-16) 5. Møtegodtgjørelse 2. halvår 2016 Kontrollutvalget i Lunner 6. Diverse avisartikler 7. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. SAK NR. 61 /201 6 STATUS FOR TILSYN I REGI AV HELSETILSYNETS ETTER «VARSLINGSSAKEN» Saken ble enstemmig satt på sak slista med bakgrunn i kontrollutvalgets vedtak i møte den 8/6-16, sak 23/16 Oppfølging av varslingssaken : 4

5 Kontrollutvalget tar til orientering at Helsetilsynet har startet sitt tilsynsarbeid. Kontrollutvalget ber om at brev fra tilsynet om oppstart og inn henting av dokumenter blir oversendt. Kontrollutvalget ber også om å få oversendt rapporten når den foreligger. Utvalgssekretær orienterte om Fylkesmannensvar til rådmannen 29/11-16 om at de ikke vet når tilsynsrapport fra Helsetilsynet kan ventes ferd ig. 1. Kontrollutvalget tar til orientering at kommunen ikke kjenner fremdriften i Helsetilsynets arbeid, og at antatt tidspunkt for ferdigstillelse av rapporten er ukjent. 2. Kontrollutvalget ber sekretær tilskrive rette instans og be om informasjon om når tilsynet i forbindelse med «varslingssaken» er tenkt ferdigstilt. Roa, 7. desember Tor Ivar Grina U tvalgsleder RETT UTSKRIFT: Roa, 7. desember Kjetil Solbrækken utvalgssekretær N ESTE MØTE Dato: ONSDAG 8. FEBRUAR 2017 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Presentasjon av ny rådmann Forundersøkelse: Eiendomsforvaltning Forundersøkelse: Plan og byggesak Fylkesmannens kommunebilde 2016 (utsatt sak). Oppfølging av «varsl ingssaken» - Presentasjon av Helsetilsynets rapport (KU- sak 23/16) Kontrollutvalgskonferansen 2017 Vurdering av forundersøkelser 2017 forvaltningsrevisjon Regnskapsrevisjon: Status for revisjon av kommuneregnskapet NOU 4:2016 Ny kommunelov 5

6 Saker til senere møter : Implementering av elektronisk kvalitetssyste med fokus på risikovurderinger (KU- sak 24/16) Våren 2017: Resultater fra medarbeiderundersøkelse 2017 mv. (KU- sak 43/16) Våren 2017: Oppfølging av sykefraværsarbeidet og nærværsprosjektet (KU- sak 44/16) Høst en 2017: Lunner Produkter AS oppfølging av KU - vedtak sak 52/16. Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS : (ingen) 6