MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE Tirsdag 23. februar 2016 holdt kontrollutvalget møte i administrasjonsbygget i Brumunddal fra kl Som medlemmer møtte: Svetlana K. Johnsen, leder (Frp) Kathrine Holm, nestleder (H) Thor Lillehovde (Ap) Lars Raknerud (Sp) Sjur J. Alhaug (V) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Jørn Strand og ass. rådmann Espen Hvalby (begge møtte under sak 12). Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (hele møtet). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Hedmark Revisjon IKS, Ringsaker Blad, Hamar Arbeiderblad og Gudbrandsdølen/Dagningen. - Utvalgsmøtet ble satt kl med Svetlana K. Johnsen som møteleder. - Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 10/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 11/2016 TEMA: INTERNKONTROLL I KOMMUNER Utvalgssekretær orienterte kort om temaet. Presentasjon av temaet internkontroll i kommuner med fokus på rådmannens ansvar tas til orientering. 1

2 SAK NR. 12/2016 ADMINISTRATIV ORGANISERING, OVERORDNET SYSTEM FOR INTERNKONTROLL OG RISIKOVURDERINGER Rådmann Jørn Strand presenterte kommunens administrative organisering. Assisterende rådmann Espen Hvalby informerte om kommunens overordnede system for internkontroll og risikovurderinger. Rådmannens presentasjon av den administrative organiseringen, overordnet system for internkontroll og risikovurderinger, tas til orientering. SAK NR. 13/2016 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2016 Presentasjon av hovedpunktene på Kontrollutvalgskonferansen 2016 tas til orientering. SAK NR. 14/2016 OVERORDNET ANALYSE - FORVALTNINGSREVISJON 1. Sekretær bes om å supplere liste over forslag til tema med innspill som fremkom i møtet. Saken følges opp på neste møte. 2. Som ledd i arbeidet med overordnet analyse ønsker kontrollutvalget å gjennomføre forundersøkelser. Følgende områder følges opp på neste møte, der rådmannen inviteres til å orientere: a) Skole: Kontrollutvalget ber om en presentasjon av: o Systemet for målstyring innenfor skole og bruken av det elektroniske kvalitetssystemet EQS på skoleområdet. o Kommunens systemer for å sikre elevers rett til et godt psykososialt miljø (etterlevelse av opplæringslovens 9a-3) og rådmannens kontroll med skolenes praktisering av etablerte rutiner og systemer. b) Integreringer av flyktninger: Kontrollutvalget ber om en presentasjon av: o Organiseringen av flyktningarbeidet i kommunen. o Vedtatte planer og mål på området. o Måloppnåelse, oppnådde resultater og rapportering på flyktningeområdet. o Økonomi/bruk av integreringstilskuddet. 2

3 3. Forundersøkelsene, jf. vedtakets pkt. 2 følges opp på neste møte. Neste møte fastsettes til tirsdag 5. april 2016 kl Møtet kommer i tillegg til ordinær møteplan. 4. Kontrollutvalget har registrert at Fylkesmannen har gjennomført et tilsyn rettet mot hjemmetjenesten og korttidsavdelingen i omsorgsdistrikt Moelv. Kontrollutvalget ber om få seg forelagt tilsynsrapporten og kommunens tilbakemelding til Fylkesmannen. Rådmannen inviteres til å presentere saken for kontrollutvalget. SAK NR. 15/2016 STATUSRAPPORT REVISJON FOR 2015 FRA HEDMARK REVISJON IKS Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte. 1. Statusrapport revisjon for 2015 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. 2. Kontrollutvalget merker seg at rapporten viser at kontrollutvalget ved utgangen av 2015 har 647,75 ubrukte timer. SAK NR. 16/2016 HEDMARK REVISJON IKS FREMTIDIG AVREGNINGSLØSNING MED EIERKOMMUNENE - HØRING Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder og utvalgssekretær orienterte og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget har vurdert de ulike avregningsløsningene som er forelagt fra Hedmark Revisjon IKS, og anmoder Hedmark Revisjon IKS å gå for en avregning time for time fra og med Dette innebærer en løsning der man avregner faktisk medgått tid pr. 31/12 mot a-konto innbetalinger, med eventuell tilbakebetaling av differansen. Kontrollutvalget mener dette alternativet er det mest ryddige, samtidig som det gir de beste incentiver for selskapet mht. kostnadseffektiv drift og kundeorientering. 2. Når revisjonsselskapet har vedtatt sitt avregningsregime i løpet av våren 2016, vil kontrollutvalget på nytt behandle oppdragsavtalen med revisjonsselskapet for Når det gjelder 2014 og 2015 har kontrollutvalget merket 3

4 seg den juridiske vurderingen fra KS Advokatene der det konkluderes med at kontrollutvalgene har rett til å kreve avregning og tilbakebetaling for disse årene. Kontrollutvalget ser likevel hensiktsmessigheten med å finne en omforent løsning, og foreslår derfor samme avtale som selskapet har gjort med bl.a. kontrollutvalget i Hedmark Fylkeskommune for 2014 og 2015 (overføring av ubrukte timer til bruk/disponering i senere år). SAK NR. 17/2016 KOSTRA (KOMMUNE-STAT-RAPPORTERING): ORIENTERING OM SYSTEMET OG PRAKTISK BRUK Saken utsettes. SAK NR. 18/2016 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Brev fra rådmannen med informasjon om vedtak i kommunestyret 21/12-15: Kontrollutvalgets innstilling til budsjett for Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Ringsaker kommune (brev fra Hedmark Revisjon IKS) 3. Kontrollutvalgets møter og kommunens hjemmeside (henvendelsen til web-redaktør) 4. Informasjon vedr. KS-rapport fra Asplan Viak AS: Kommunal planlegging kan bli mer effektiv 5. Oppdatering av kommunens hjemmeside vedr. kontrollutvalget 6. Forsinket utbetaling av møtegodtgjørelse 2. halvår Diverse avisartikler 8. Neste møte: Tidspunkt og saksliste I tillegg til forhåndsutsendte saker ble det orientert muntlig i møtet om henvendelse fra rådmannen v/økonomiseksjonen om forberedelse til konkurranseutsetting av funksjonen som sekretær for kontrollutvalget. 1. Referatsakene tas til orientering. 2. KS-rapport fra Asplan Viak AS «Kommunal planlegging kan bli mer effektiv» (ref.sak nr. 4) tas med som innspill i kontrollutvalgets igangsatte arbeid med overordnet analyse av kommunen. 4

5 Brumunddal, 23. februar Svetlana K. Johnsen leder RETT UTSKRIFT: Brumunddal, 23. februar Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 5. APRIL 2016 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Presentasjoner/forundersøkelser: Skole (tema: målstyring og arbeidet mot mobbing) Integrering av flyktninger (tema: måloppnåelse mv) Informasjon om Fylkesmannens tilsyn rettet mot hjemmetjenesten og korttidsavdelingen i omsorgsdistrikt Moelv Kostra v/hedmark Revisjon IKS (utsatt sak fra møte 23/2-16) Videreføring av overordnet analyse forvaltningsrevisjon Saker til oppfølging senere: Overordnet analyse selskapskontroll Oppfølging av revisjonsrapporten «Kontraktsoppfølging» fra 2015 (jf. vedtak i K.styret 23/9-15, sak 57/15) Bestillinger - Hedmark Revisjon IKS: Brukerundersøkelse vaktmestertjenesten Revisjonsprosjekt: Vaktmestertjenesten organisering og effektivitet Møteplan for 2016: Fredag kl Tirsdag kl Tirsdag kl i tillegg til opprinnelig møteplan Tirsdag kl Torsdag kl Mandag kl Tirsdag kl Torsdag kl Onsdag kl