MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 25. januar 2018 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 25. januar 2018 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Truls Wadd (Ap) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Haakon Andreas Alm (H) Følgende varamedlem møtte: Ingen (pga. sent forfall) Ellers møtte: Fra administrasjonen: Kommunalsjef Frode Haugan (sak 02/18) og leder for flyktningetjenesten Bente Habberstad Ryen (sak 05/18). Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (sakene 03/18 og 04/18). Sekretariatet: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 01/2018 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 02/2018 ORIENTERING OM HÅNDTERING AV TOMTESAK Saken ble enstemmig besluttet behandlet for lukkede dører, jf. kommunelovens 31 nr. 2, jf. offentlighetslovens 13. Kommunalsjef Frode Haugan presenterte saken og orienterte om kommunens håndtering. Følgende ble delt ut og gjennomgått: Kartskisse over det aktuelle området Vedtatt reguleringsplan for området (vedtatt i kommunestyret) 1

2 Korrespondanse mellom kommunen og privatperson i saken ble gjennomgått/referert. 1. Tomten er en del av reguleringsplanen for området (Navneberget trinn 3) som ble vedtatt av kommunestyret den På grunn av problematisk beliggenhet mht. fall i forhold til vann/avløp for området besluttet kommunen, etter en lengre prosess, at tomten ikke egnet seg til utbygging. Tomten ble derfor ikke lagt ut for salg. 2. Kontrollutvalget har registrert at det foreligger relativt omfattende kommunikasjon mellom kommunen og en privatperson som ønsket å kjøpe tomten dersom den ble klargjort for salg. Kontrollutvalget har merket seg at det stilles spørsmål om saksbehandlingen, etterlevelse av forvaltningslovens regler mht. svarfrister, muntlige signaler/lovnader underveis i prosessen og forskjellsbehandling mellom privatpersoner og entreprenører. 3. Med bakgrunn i sakens dokumenter og gjennomgang av kommunikasjonen mellom partene mener kontrollutvalget at kommunen i all hovedsak har håndtert saken på tilfredsstillende måte. 4. Kontrollutvalget mener saken reiser flere problemstillinger som bør følges opp på generelt grunnlag. Rådmannen oppfordres derfor til å se nærmere på følgende innenfor byggesak: - Rutiner for journalføring av e-post direkte til saksbehandlere. - Rutiner for dokumentasjon og journalføring av muntlige henvendelser og samtaler (telefonsamtaler, sms og møter). - Rutiner for å sikre at e-post direkte til saksbehandler blir besvart innen forvaltningslovens frister? - Rutiner for bruk av automatisk svar ved fravær / ferieavvikling. - Rutiner som sikrer at avsender av e-post til saksbehandlere blir gjort oppmerksom på kommunens behandling mht. journalføring. SAK NR. 03/2018 HEDMARK REVISJON IKS: SAMMENLIGNING AV REVISJONSKOSTNADER («BENCHMARKING») OG UTVIKLING AV SELSKAPET Hedmark Revisjon IKS ved daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte og svarte på spørsmål. 2

3 1. Sammenligning av kommunens revisjonskostnad med andre kommuner tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at kommunens kostnader til revisjon av kommuneregnskapet (regnskapsrevisjon) ligger noe over gjennomsnittet for sammenlignbare kommuner. Kontrollutvalget tar til orientering at revisjonsselskapet arbeider med analyse av årsakene til forskjellene med tanke på effektivisering og kostnadsreduksjon. 3. Daglig leders orientering om utviklingen i selskapet tas til orientering. SAK NR. 04/2018 STATUSRAPPORT OG AVREGNING 2017 HEDMARK REVISJON IKS Hedmark Revisjon IKS ved daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte presenterte statusrapporten og svarte på spørsmål. Statusrapport og avregning for 2017 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 05/2018 INTEGRERINGSARBEIDET I STANGE KOMMUNE: STATISTIKK OG RAPPORTERING Leder for flyktningetjenesten Bente Habberstad Ryen presenterte statistikk og resultater for Stange kommune. Følgende ble særskilt presentert: a) Statistikk/mål 2016/2017: 2016: 53 % i arbeid/høyere utdanning (10 personer i grunnlaget) 2017: 54,5 % i arbeid/høyere utdanning (44 personer i grunnlaget) Målsetting 2018: 80 % i arbeid/høyere utdanning b) Resultater fra prosjekt Kommunale utviklingsmidler IMDi (prosjektperiode ) c) Norskresultater des Presentasjon av statistikk for integreringsarbeidet i Stange kommune tas til orientering. 2. Med bakgrunn i presentasjonen har kontrollutvalget inntrykk av at kommunen jobber godt med integrering av flyktninger. 3

4 SAK NR. 06/2018 DET KOMMUNALE RISIKOBILDET FOR (RAPPORT FRA KS / DELOITTE) Utvalgssekretær presenterte rapporten. 1. Rapporten «Det kommunale risikobildet tas til orientering. 2. Undersøkelsen viser at kontrollutvalgene i sine planer i stor grad (24,9 %) ønsker evaluering av kvalitet på tjenester, men at svært få (2,8 %) av gjennomførte revisjoner rettes mot dette. På den andre siden viser undersøkelsen at langt flere forvaltningsrevisjoner enn planlagt rettes mot regeletterlevelse (58,2 % mot planlagt 19,7 %). 3. Med bakgrunn i rapporten vil kontrollutvalget ta initiativ til dialog med revisor/hedmark Revisjon IKS om hvordan man kan sikre at en større andel av forvaltningsrevisjonene rettes mot kvalitet på tjenester. Det kan også være aktuelt å drøfte økt andel av revisjoner rettet mot produktivitet og måloppnåelse. SAK NR. 07/2018 VURDERING AV FORUNDERSØKELSE: HIAS IKS 1. Kontrollutvalget støtter forslaget fra kontrollutvalget i Ringsaker kommune om å gjennomføre en felles forundersøkelse av HIAS IKS i regi av kontrollutvalgene i de fire eierkommunene. 2. I tillegg til aktuelle tema/problemstillinger som fremkommer i kontrollutvalgets plan for selskapskontroll bes om at også følgende vurderes/tas med i forundersøkelsen av HIAS IKS: - Erfaringer fra tidligere gjennomført selskapskontroll i HIAS IKS (fra 2007). - Kvalitet på selskapets tjenester. SAK NR. 08/2018 TILSYNSRAPPORT FRA HELSETILSYNET: TJENESTETILBUDET TIL ROP-PASIENTER 1. Helsetilsynets rapport fra tilsyn med om tjenestetilbudet til brukere over 18 år med psykisk lidelse og samtidig rusmiddelproblem (ROP-brukere), tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg Helsetilsynets avvik om at «Stange kommune har ikke sikret, gjennom systematisk styring og kontroll, at ROP-brukernes rettsikkerhet ivaretas, fordi det ikke differensieres mellom tilfeller der det er krav 4

5 om vedtak og tilfeller hvor dette ikke er nødvendig». 3. Kontrollutvalget vil vurdere å følge opp tilsynet med fokus på læring og forbedring når det har gått en tid. Eventuell prioritering av dette drøftes nærmere som en del av sak i kontrollutvalget om vurdering av oppfølging av eksterne tilsyn (jf. vedtak om dette i kontrollutvalgets møte 6/11-17, sak 59/17). SAK NR. 09/2018 REFERATSAKER 1. Invitasjon til sekretariatskonferanse mars Leder an i kampen mot useriøse aktører (KS-artikkel ) 3. Diverse avisartikler 4. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Som en del av saken orienterte utvalgsleder om mottatt kopi av e-post av Saken ble lukket i forbindelse med denne orienteringen, jf. kommunelovens 31, jf. offentlighetslovens 13. Referatsakene tas til orientering. Stange, 25. januar Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Stange, 25. januar Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: Torsdag 15. mars 2018 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Ytringsfrihet og varsling (ny veileder fra KS) Varslingsrutiner og praktisering av disse i Stange kommune Personalsak status (KU-sak 54/17) Vurdering av kontrollutvalget som varslingskanal 5

6 Barnevernet: Ansattes arbeidsmiljø, tillit og omdømmebygging (KU-sak 18/17) Kontrollutvalgskonferansen 2018 Saker til senere oppfølging: Mobbing i skolen (KU-sak 55/17, første kvartal 2018) Informasjonssikkerhet og ny personopplysningslov (KU-sak 54/17, første kvartal 2018) Byggesaksavdelingen - tema: tilsyn og internkontroll (KU-sak 10/17, oppfølging utsatt til våren 2018) Oppfølging av to revisjonsrapporter fra 2014 vedr. innkjøp Oppfølging av tiltak etter Helsetilsynets rapport om legemiddelhåndtering mv (KU-sak 03/17) - 1. halvår 2018 Presentasjon av eiermeldingen del 1 og del 2 og status for eierskapssekretariatet (KU-sak 37/17, KU-sak 11/17) - 1. halvår 2018 Presentasjon av intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede (KU-sak 13/16) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Kommunens tjenestebiler oppfølging av kommunestyrets forutsetninger om innsparinger (KU-sak 66/16) Det kommunale risikobildet (rapport fra KS/Deloitte) Oppfølging av revisjonsrapport Barnevern fra 2017 (KU-sak 60/17, jf. k.sak) Bestillinger til sekretariatet: Oppfølging av politiske vedtak (KU-sak 59/17) Eksterne tilsynsrapporter - kartlegging (KU-sak 59/17). Løpende risikoanalyser presentasjon av utvalgte kommuneanalyser (KUsak 59/17) Årlige saker: Årsrapport 2016 virksomhetenes egenbeskrivelse Presentasjon av kommunens KOSTRA-hefte (høsten) Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Forvaltningsrevisjonsprosjekt: Tidlig innsats og spesialundervisning (KUsak 56/17) Møteplan kontrollutvalget 2018: Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl (årsregnskap) Torsdag kl Torsdag kl Tirsdag kl Torsdag kl Mandag kl