MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Tirsdag 12. april 2016 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Tirsdag 12. april 2016 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Truls Wadd (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Anne-Grethe Henriksen (Ap) Håkon Andreas Alm (H) Følgende varamedlemmer møtte: Arne Andreassen (PP), første vara for Anne-Grethe Henriksen Per Olav Hansen (H), første vara for Håkon Andreas Alm Ellers møtte: Ordfører: Nils Røhne (sak 22). Fra administrasjonen: Rådmann Stein Erik Thorud (sak 20 og del av sak 22), økonomisjef Jan Christian Eriksen (sakene 21 og del av sak 22), kultursjef Solbjørg Tveiten (sak 21) og leder for flyktningetjenesten Bente Habberstad Ryen (sak 21). Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisorer Laila Irene Stenseth (begge møtte under sakene 25 og 26). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 19/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 20/2016 FORUNDERSØKELSE: BARNEVERNET I STANGE KOMMUNE Med bakgrunn i at barnevernleder var forhindret fra å møte ble den planlagte generelle informasjonen om barnevernet og den påtenkte forundersøkelsen besluttet utsatt. 1

2 Etter avtale orienterte rådmann Stein Erik Thorud om oppslag i media (TV2 mv.) omkring en enkeltsak knyttet til et akuttvedtak om plassering av barn rett etter fødselen. Oppslag på TV2.no ble delt ut i møtet. Ordfører deltok under behandlingen av saken og supplerte med informasjon. Saken ble behandlet i lukket møte, jf. kommunelovens 31 og offentlighetslovens Forundersøkelse og presentasjon av barnevernet i Stange kommune utsettes til neste møte. 2. Rådmannens informasjon om barnevernssak omtalt i media tas til orientering. Kontrollutvalget har merket seg at saken er til behandling i Fylkesnemnda for barnevernssaker den april SAK NR. 21/2016 FORUNDERSØKELSE: INTEGRERING AV FLYKTNINGER Kultursjef Solbjørg Tveiten innledet med å orientere om virksomhetsområdet Kultur og fritid og de ulike tjenestene/avdelingene innenfor området (kulturskolen, biblioteket, fritidsklubben, flyktningetjenesten/ kvalifiseringssenteret mv.). Det ble også informert om økonomi/budsjett og strategier, herunder fokus på synlighet og omdømmebygging. Leder for flyktningetjenesten (underlagt virksomhet Kultur og Fritid) Bente Habberstad Ryen orienterte med utgangpunkt i følgende tema: Overordnet målsetting og fokusområder i integreringsplan for flyktninger i Stange kommune. Organisering av flyktningetjenesten (administrasjon, programrådgiverteam, oppfølgingsteam og kvalifiseringssenter). Resultater av introduksjonsordningen. Flyktningetjenestens ansvar (bosetting, kvalifisering og integrering av flyktninger). Rapportering Utvikling/trender mht. kvalifisering av flyktninger Suksessfaktorer (tverrfaglig og tverretatlig samarbeid, samarbeidsavtale med NAV og barneverntjenesten, samorganisert og samlokalisert flyktningetjeneste/ kvalifiseringssenter, teamorganisering, undervisning NAV, barnevern og helsesøster, bruk av integreringstilskudd behov, styrke tjenester verktøy og forpliktelse, arbeidsrettet norsk, 2

3 praksisoppfølger lærer og programrådgivere ut på praksisplass, bosetting) Bruk av integreringstilskudd Organisering av inkluderingsarbeidet (illustrasjon) Utfordringer fremover (økt kvote og boliger, enslige mindreårige og boform barneverntjenesten har hovedansvar, praksisplasser i offentlige virksomheter). 1. Kultursjefens presentasjon av virksomhetsområdet Kultur og fritid tas til orientering. 2. Presentasjon av flyktningetjenesten tas til orientering. Med bakgrunn i administrasjonens informasjon i møtet og medieomtale har kontrollutvalget inntrykk av at kommunen har organisert flyktningarbeidet på hensiktsmessig måte og at man lykkes godt med integreringsarbeidet. 3. Kontrollutvalget mener integrering av flyktninger er av stor viktighet for Stange kommune og ønsker å følge med i kommunens arbeid på området. Området innarbeides i kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon SAK NR. 22/2016 HEDMARK REVISJON IKS FREMTIDIG AVREGNINGSLØSNING MED EIERKOMMUNENE NYTT FORSLAG FRA SELSKAPET Utvalgssekretær supplerte saksfremstillingen med orientering om vedtak i kontrollutvalget i Ringsaker kommune den 5/4-16 i samme sak. Kontrollutvalget i Ringsaker kommune vedtok å ikke imøtekomme Hedmark Revisjon IKS sitt forslag om å avskrive fordringen fra 2014 med bakgrunn i at kontrollutvalget ikke har fullmakt til å avskrive fordringer. Saken ble drøftet sammen med ordfører og rådmann. 1. Kontrollutvalget har vurdert forslag fra styret i Hedmark Revisjon IKS om å avskrive kommunens/kontrollutvalgets fordring på selskapet fra 2014 på kr Ut fra en helhetsvurdering mener kontrollutvalget det prinsipielt er mest riktig at selskapet retter forespørsel om gjeldsettergivelse og finansiering av selskapet direkte til eierne. 3. Kontrollutvalget har tidligere vært positive til å bidra til å finne løsning på selskapets finansielle utfordring. Kontrollutvalget ønsker fortsatt å bidra, og tilbyr eier/kommunestyret å finansiere et eventuelt egenkapitalinnskudd i selskapet gjennom avskriving av kontrollutvalgets fordring på selskapet fra

4 SAK NR. 23/2016 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 tas til orientering. SAK NR. 24/2016 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2016 Utvalgssekretær orienterte om utvalgte tema fra konferansen. 1. Presentasjon av hovedpunktene på Kontrollutvalgskonferansen 2016 tas til orientering. 2. Kontrollutvalget tar med seg følgende tema til videre drøfting i det pågående arbeidet med overordnet analyse: Åpenhet i kommuneforvaltningen Antikorrupsjonsarbeid i kommunen SAK NR. 25/2016 ANALYSE AV KOSTRA-TALL (FORELØPIGE TALL FOR 2015) Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig forvaltningsrevisorer Laila Irene Stenseth presenterte kostra-analysen. Daglig leder Morten Alm Birkelid supplerte. Følgende ble delt ut i møtet: Kostra-analyse/presentasjon utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS Hedmark Revisjon IKS sin presentasjon av foreløpige kostratall for 2015 tas til orientering. SAK NR. 26/2016 OVERORDNET ANALYSE - FORVALTNINGSREVISJON Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig forvaltningsrevisorer Laila Irene Stenseth presenterte innspill til overordnet analyse. Daglig leder Morten Alm Birkelid supplerte. Følgende ble delt ut i møtet: Notat utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS: Innspill til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon 1. Revisors innspill til overordnet analyse tas til orientering. 4

5 2. Saken følges opp på neste møte. SAK NR. 27/2016 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kommunal planlegging kan bli mer effektiv (Orientering om KS-rapport fra Asplan Viak AS) 2. Datatilsynet øker bruken av gebyrer for å sørge for at personopplysningsloven følges (artikkel) 3. Tilsyn til besvær (sammendrag fra rapport om kommunens som barnehagemyndighet, herunder kommunens tilsyn med private barnehager) 4. Diverse avisartikler 5. Forsinket revisjonsberetning og utsettelse av politisk behandling av årsregnskapet (henvendelse fra Hedmark Revisjon IKS) forslag om tidspunkt for behandlingen i kontrollutvalget 6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste 7. Artikkelen «Fra en hverdag i frihet til isolasjon og behandling» (fra tidsskriftet «Samfunn for alle») artikkelen ble delt ut i møtet. 1. Referatsakene tas til orientering. 2. Det tas til orientering at det er fastsatt et ekstra møte i kontrollutvalget tirsdag 24/5-16 kl i forbindelse med behandling av årsregnskap 2015 for Stange kommune og Stange kommunale boligforetak KF. Kontrollutvalgets møte den 10/5-16 kl er flyttet til den 12/5-16 kl Stange, 12. april RETT UTSKRIFT: Stange, 12. april Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5

6 NESTE MØTE Dato: Torsdag 12. mai 2016 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Barnevern Oppfølging av Helsetilsynets rapport fra 2014 vedr. kvalifiseringsprogrammet/nav Videreføring av overordnet analyse forvaltningsrevisjon Selskapskontroll: Presentasjon av kommunens prinsipper for eierstyring Overordnet analyse - risikovurderinger og foreløpige prioriteringer Saker til senere oppfølging: Regnskap 2015 for Stange kommune kontrollutvalgets uttalelse Regnskap 2015 for Stange kommunale boligforetak KF kontrollutvalgets uttalelse Kostra (sommeren 2016): Presentasjon av rådmannens kostrahefte (KUsak 12/16) Intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede orientering v/rådmannen (KU-sak 13/16) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Tidligere vedtak til oppfølging: Status for Stange Helse- og Omsorgssenter (KU-sak 34/15) Kommunens beredskapsarbeid (ku-sak 30/15) Samhandlingsreformen div. spørsmål (ku-vedtak 04/13) Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter Helsetilsynets rapport fra 2013 om tjenester til voksne med psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) oppfølging : Markedsføring og profilering av ledige tomter (KU-sak 10/15) Interkommunale samarbeid - videreføring forundersøkelse (ku-sak 12/15) Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter vedr. innkjøp: Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom og Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Kostra-analyse mm. (jf. vedtak KU-sak 07/16) Møteplan 2016: Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl i tillegg til vedtatt møteplan Tirsdag kl endret til torsdag kl Tirsdag kl i tillegg til vedtatt møteplan Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl