MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 5. september 2013 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 5. september 2013 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen (FrP), leder (innvilget permisjon fra møtet kl. 1300) Trond Enemo (H), nestleder Marit Tofastrud Vestli (BL) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Steinar Ødegård (Ap) Følgende varamedlem møtte: Ingen Følgende varamedlem hadde meldt forfall: Steinar Kjeverud (Ap), 1. vara Ellers møtte: Fra Stange kommunale boligforetak KF: Styreformann Eva Søgnebotten og daglig leder Ole Kristian Sjøli (begge møtte i forbindelse med sak 34). Fra Hedmark Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad (sakene 40 og 41). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 33/2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 34/2013 STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK KF ORIENTERING Styreleder Eva Søgnebotten og daglig leder Ole Kristian Sjøli i Stange kommunale boligforetak KF orienterte og svarte på spørsmål. Bl.a ble følgende tema berørt: 1

2 Historikk (opprettelse av foretaket i 2001, hensikt/formål med etableringen mv.) Organisasjonsformen kommunalt foretak (lovgrunnlaget, forholdet til kommunen mv.) Foretakets overordnede målsettinger (4 stk) Forholdet til kommunens boligsosiale politikk (jf. boligsosial handlingsplan ) Balansering av de ulike målene ( balansert målstyring ) Vedlikehold og ivaretakelse av realkapitalen i foretaket (vedlikeholdsnivå sammenlignet med normer) Vedlikehold eller investering (betydning for regnskapsmessig behandling) Avslutningsvis ble det delt ut en oversikt over boliger i Stange kommunale boligforetak, fordelt på målgrupper, type bolig, antall leiligheter og sted. Det ble oppfordret til å innarbeide denne i fremtidige årsrapporter. Det ble avtalt at den utleverte oversikten legges ved protokollen fra møtet. Styreleder og daglig leder svarte på spørsmål fra utvalget. Av spørsmål som ble stilt kan nevnes: Hvordan tildeles boliger til vanskeligstilte og har Stange kommune områder/boliger der konsentrasjonen av vankeligstilte er stor med påfølgende utfordringer for nærmiljøet? Hvorfor følger ikke boligforetaket kommunens system for målog resultatrapportering/balansert målstyring? (Selskapet har klare mål, men rapporterer ikke på måloppnåelse på en helhetlig måte) Informasjon fra styreleder og daglig leder om foretaket, herunder oppfølging av kontrollutvalgets innspill i f.m. behandlingen av foretakets årsregnskap for 2012, tas til orientering. SAK NR. 35/2013 EIERSTYRING I STANGE KOMMUNE Rådmannen v/jurist Erik Sletner orienterte og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget tar til orientering at rådmannen har igangsatt et arbeid med å revidere kommunens prinsipper for eierstyring (fra 2008). 2. Kontrollutvalget ber om en presentasjon av de nye prinsippene etter at disse er vedtatt av kommunestyret (høst 2013/tidlig 2014). 2

3 SAK NR. 36/2013 KOMMUNENS EIERSKAP I STANGEHALLEN DA OG STANGEHALLEN RIKSANLEGG AS Under første del av saken orienterte rådmannen v/jurist Erik Sletner om de to selskapene Stangehallen DA og Stangehallen Riksanlegg AS. Under andre del av saken besøkte kontrollutvalget Stangehallen Riksanlegg AS. Der ble utvalget vist rundt av daglig leder Trine Laurizen. Besøket ble avsluttet med en samtale med daglig leder omkring følgende tema: Økonomi, bemanning, vedlikehold Utfordringer Forholdet til kommune som eier 1. Rådmannens orientering om kommunens eierskap i Stangehallen DA og Stangehallen Riksanlegg AS, tas til orientering. 2. Daglig leders presentasjon av Stangehallen Riksanlegg AS tas til orientering. SAK NR. 37/2013 STATUS FOR ANBUDSKONKURRANSE - SEKRETARIATSTJENESTER FOR KONTROLLUTVALGET Utvalgsleder orienterte kort om status for anbudskonkurransen og den videre prosessen. Utlyst anbudskonkurranse (anbudsfrist 16/8-13) og konkurransegrunnlag tas til orientering. SAK NR. 38/2013 OPPDRAGSAVTALE MED HEDMARK REVISJON IKS FOR 2014 Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS for 2014 godkjennes. SAK NR. 39/2013 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2014 Det ble foretatt følgende endringer i møtet i forhold til det fremlagte forslaget: Kto Tapt arbeidsfortjeneste: Etter opplysninger fra utvalgets medlemmer om antatte krav i 2014 var det enighet om å innarbeide kr til formålet i budsjettet. 3

4 Utvalgsleder ble innvilget permisjon fra møtet etter behandlingen av saken. Etter dette bestod kontrollutvalget av 3 medlemmer. Nestleder fungerte som møteleder resten av møtet. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Budsjett for kontrollutvalg og revisjon for 2014 (ansvar 07000) fastsettes med en økonomisk ramme på kr , med utgangspunkt i følgende fordeling: Konto BUDSJETT- FORSLAG Godgjørelse andre folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Aviser og faglitteratur Kommunal bevertning EDB-lisenser og vedlikeholdsavg Opplæring, kurs Kjøregodtgjørelse Kjøp av tjenester fra andre/private (sekretærtjenester) Kjøp av tjenester fra Hedmark Revisjon IKS (regnskapsrevisjon) Betalt merverdiavgift (utgift) Merverdiavgiftskompensasjon drift (inntekt) SUM KONTROLLUTVALGET SAK NR. 40/2013 PROSJEKTPLAN FOR REVISJONSPROSJEKTET OPPFØLGING AV RAMMEAVTALER Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad presenterte planen og svarte på spørsmål. Revisjonsplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Oppfølging av rammeavtaler tas til orientering. SAK NR. 41/2013 PROSJEKTPLAN FOR REVISJONSPROSJEKTET ETTERLEVELSE AV ANSKAFFELSESREGELVERKET VED KONSULENTKJØP Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad presenterte planen og svarte på spørsmål. Revisjonsplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Etterlevelse av anskaffelsesregelverket ved konsulentkjøp mellom og eks. mva tas til orientering. 4

5 SAK NR. 42/2013 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Saksprotokoll formannskapets sak 49/13 (møte 21/8-13) sak: Medlemsskap i Tranparency International Norge og KS sitt nettverk for antikorrupsjon 2. Rundskriv om iverksetting av endringer i kommuneloven med mer egenkontroll (fra Kommunal- og regionaldepartementet) 3. Møtereferat kontaktmøte mellom Hedmark Revisjon IKS og sekretær for kontrollutvalget 20/ Info fra KS: Hva koster pleie- og omsorgstjenestene? 5. Attestasjon av regninger fra Hedmark Revisjon IKS 6. Diverse avisartikler 7. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Stange, 5. september Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 5. september Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: Torsdag 24. oktober 2013 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Regnskapsrevisjon: Plan/strategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2013 Tema: Sykefravær (detaljert statistikk og oppfølging av IA-avtalen) Kommunalteknikk orientering Tertialrapport 2. tertial 2013 Stange kommune Sammenligning av revisjonskostnader mellom kommuner ( benchmarking ) Saker til oppfølging i senere møte: Selskapskontroll: Presentasjon av reviderte prinsipper for eierstyring. 5

6 Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Revisjonsprosjekt: Rammeavtaler (fokus på avtalelojalitet og fakturering i tråd med inngåtte avtaler) Revisjonsprosjekt: Konsulentkjøp og etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser Møteplan for 2013: o Torsdag kl o Fredag kl o Torsdag kl o Torsdag kl o Torsdag kl o Torsdag kl o Torsdag kl

7