MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE Tirsdag 28. oktober 2014 holdt kontrollutvalget møte i administrasjonsbygget i Brumunddal fra kl Som medlemmer møtte: Svetlana K. Johnsen (FrP), nestleder Unni Haugli (Ap) Ronald Bradal (Ap) Per Sandbakken (H) Følgende medlem hadde meldt forfall: Svein Rømo, leder (RL) Følgende varamedlem møtte: Ingen (ingen ble innkalt pga. sent forfall) Ellers møtte: Fra rådmannen/administrasjonen: Assisterende rådmann Espen Hvalby og økonomisjef Rita Hidemstrædet (begge møtte under sakene 42 og 43). Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (hele møtet) og oppdragsansvarlig revisor Laila I. Stenseth (sak 38). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Kristian Lein (sak 38). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Hedmark Revisjon IKS, Ringsaker Blad, Hamar Arbeiderblad og Gudbrandsdølen/Dagningen. - Utvalgsmøtet ble satt kl med nestleder Svetlana K. Johnsen som møteleder. - Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 37/2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 38/2014 REVISJONSRAPPORT: SELSKAPSKONTROLL I EIDISIVA ENERGI AS Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Laila I. Stenseth presenterte uttalelser til rapporten fra eierne/kommunene (vedlegg 5 1

2 til rapporten). Det ble videre informert om svar på diverse spørsmål fra kontrollutvalgene etter den foreløpige behandlingen av rapporten. Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Kristian Lein svarte på spørsmål i tilknytning til problemstilling 2 (sponsing). Nestleder Svetlana K. Johnsen fremmet følgende forslag til nytt punkt 4 i vedtaket (i tillegg til opprinnelig forslag til vedtak): 4. Kommunestyret ber kontrollutvalget følge opp gjennomføringen av vedtakets pkt. 3 i løpet av Forslaget ble vedtatt med 3 mot 1 stemme. Det ble deretter stemt over hele forslag til vedtak, dvs. punktene 1-4. Dette ble enstemmig vedtatt. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten «Selskapskontroll Eidsiva om roller, habilitet og sponsing» til orientering, herunder rapportens to hovedproblemstillinger med tilhørende hovedkonklusjoner: Problemstilling 1 Kombinasjon av roller og habilitet I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? Hovedkonklusjon I tilknytning til denne selskapskontrollen har det ikke framkommet signaler om at styremedlemmer og daglig leder (konsernsjef/direktør) i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS ikke etterlever aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer. I tilknytning til selskapskontrollen har det fremkommet signaler om at det er forbedringspotensialer når det gjelder å klargjøre om daglig leder (konsernsjef og direktør) har vært til stede når styrene har behandlet saker som omhandler evaluering av direktør eller evaluering av konsernsjef og avlønning. Problemstilling 2 Sponsing I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? 2

3 Hovedkonklusjon Revisjonen mener det er positivt at Eidsiva har skriftliggjort rutiner for behandling av saker og kriterier for sponsoravtaler. Revisjonen mener at undersøkelsen viser at etterlevelsen varierer. Ikke alle kriterier Eidsiva stiller opp, følges opp fra en naturlig forståelse av kriteriene. Det kan dessuten stilles spørsmål ved om flere av disse kriteriene er egnet som kriterium. Et kriterium, slik vi har brukt begrepet her, innebærer at det skal være noen avgjørende kjennetegn som skiller de som faller innenfor fra de som faller utenfor («skiller sant fra falsk»), og slike avgjørende kjennetegn er det ikke alle Eidsivas kriterier for sponsoravtaler som har. Når det gjelder beslutningsprosessen er det til dels stor forskjell fra det som framkommer i rutinen om sponsorråd og gjeldende praksis. Dette gjelder bl.a. at ikke alle saker med en verdi over kr er behandlet i sponsorråd og at protokoller bare finnes unntaksvis for saker behandlet i sponsorråd før 2013 (en fra 2011 og en fra 2012). Disse var ikke lagret på en måte som gjorde at de var lett gjenfinnbare. Protokoll finnes ikke på saker under kr Ved et par tilfeller framgår ikke av protokollen at en som av selskapet regnes som inhabil, har fratrådt ved behandling av saken i sponsorrådet. Når det gjelder åpenhet og tilgjengelighet har informasjonen på hjemmesiden ikke vært oppdatert i tråd med rutinen. 2. Kommunestyret har merket seg at Eidsiva Energi AS i sitt svarbrev til rapporten (vedlegg 4 til rapporten) er positive til de anbefalinger som fremkommer. Med bakgrunn i dette forventer kommunestyret at selskapet følger opp revisjonsrapporten på tilfredsstillende måte. 3. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant følge opp revisjonsrapportens anbefalinger overfor selskapet. Det vises spesielt til anbefalingene omkring sponsing: At kriterier for sponsing gjennomgås og at det vurderes om de er egnet til, og tilstrekkelig tydelige som kriterier. Vurdere hva som bør være kriterier og hva som bør være retningslinjer. At beslutningsprosesser om sponsing gjennomføres i tråd med selskapets egne rutiner. Dersom beslutningsprosessen som framgår av rutinene ikke er hensiktsmessig, bør det vurderes om rutinene bør endres. At det praktiseres så stor grad av åpenhet knyttet til sponsoravtaler som mulig. At man vurderer om selskapet har tilfredsstillende prosedyrer og kontroll med oppfølging når det gjelder midler til regional utvikling og prosjekter knyttet til promotering/påvirkningsarbeid. 3

4 4. Kommunestyret ber kontrollutvalget følge opp gjennomføringen av vedtakets pkt. 3 i løpet av SAK NR. 39/2014 BEBOERREGNSKAPER I RINGSAKER KOMMUNE Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte om regelverket og om revisjon av beboerregnskap i Ringsaker kommune. 1. Regelverket omkring kommunens ansvar og oppgaver ved disponering av kontantytelser etter folketrygdlovens regler for beboere i kommunale institusjoner, tas til orientering. 2. Kontrollutvalget inviterer rådmannen til å svare på følgende spørsmål: - I hvilken grad etterlever kommunen regelverket for disponering av kontantytelser fra folketrygden for beboere i institusjoner? Det bes om særlig redegjørelse for praksis ved de institusjonene/aktivitetssentrene som i dag ikke har innmeldte beboerregnskaper (Brumunddal, Tømmerli, Furnes og Brøttum). - Er interne retningslinjer oppdatert/ajourført etter ikrafttredelse av endringer i vergemålsloven (gjeldende fra 1/7-13) og nye forskrifter om disponering av kontantytelser fra folketrygden (gjeldende fra 1/4-14). - Hvilke retningslinjer gjelder for ansatte i Ringsaker kommune når det gjelder disponering av private midler i institusjoner, bofellesskap og hjemmetjenester? SAK NR. 40/2013 STATUSRAPPORT PR. 2. TERTIAL 2014 FRA HEDMARK REVISJON IKS Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte. Statusrapport for 2. tertial 2014 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. 4

5 SAK NR. 41/2014 SAMMENLIGNING AV KOMMUNES REVISJONSKOSTNADER MED ANDRE KOMMUNER («BENCHMARKING») Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte. 1. Sammenligning av kommunens revisjonskostnad for 2013 med andre kommuner tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg følgende: At kommunens kostnader til revisjon av kommuneregnskapet (regnskapsrevisjon) ligger noe over gjennomsnittet for andre kommuner på samme størrelse i undersøkelsen. (Antall kommuner i undersøkelsen = 40, gjennomsnitt = 0,036%, revisjonskostnad i Ringsaker kommune = 0,045%). At kommunens kostnader til forvaltningsrevisjon ligger vesentlig under gjennomsnittet for andre kommuner på samme størrelse i undersøkelsen. (Antall kommuner i undersøkelsen = 40, gjennomsnitt = 0,028%, forvaltningsrevisjon i Ringsaker kommune = 0,012%). SAK NR. 42/2014 KOMMUNEBAROMETERET 2014 OG KOSTRA-TALL 2013 Det ble innledningsvis informert om at kommunen ikke har abonnement på grunnlagstallene i Kommunebarometeret 2014, og derfor ikke har forutsetninger til å gi en fullgod analyse/forklaring av bakgrunnen for resultatene innenfor Pleie og omsorg (rangert som nr. 321 av 428), Barnevern (rangert som nr. 335 av 428) og Helse (rangert som nr. 380 av 428). Rådmannen v/assisterende rådmann Espen Hvalby presenterte utvalgte kostratall for 2013 med fokus på de områdene der kommunen hadde en svak plassering i Kommunebarometeret 2014 (Pleie- og omsorg, Barnevern og Helse). Rådmannens presentasjon av kostratall innenfor områdene Pleie og omsorg, Barnevern og Helse, tas til orientering. 5

6 SAK NR. 43/2014 RAPPORT 2. TERTIAL 2014 RINGSAKER KOMMUNE Rådmannen v/økonomisjef Rita Hidemstrædet presenterte tertialrapporten og svarte på spørsmål. Assisterende rådmann Espen Hvalby supplerte orienteringen. Rapport 2. tertial 2014 for Ringsaker kommune tas til orientering. SAK NR. 44/2014 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Invitasjon fra KS/Transparency International til Etikkonferansen Protokoll representantskapsmøte i Hedmark Revisjon IKS den 17/ Diverse avisartikler 4. Neste møte: Tidspunkt og saksliste Referatsakene tas til orientering. Brumunddal, 28. oktober Svetlana K. Johnsen nestleder RETT UTSKRIFT: Brumunddal, 28. oktober Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 6

7 NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 9. DESEMBER 2014 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Regnskapsrevisjon: Status for revisjon av kommuneregnskapet for 2014 (interimsrapport) Status for forvaltningsrevisjonsprosjektet innkjøp/kontraktstyring Beboerregnskaper i Ringsaker kommune (KU-sak 39/14) Møteplan for 2015 Saker til oppfølging senere: Rapport fra evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat (ku-sak 21/14). 2015: Oppfølging av anbefalinger selskapskontroll Eidsiva Energi AS Bestillinger - Hedmark Revisjon IKS: Revisjonsprosjekt: Innkjøp/kontraktsoppfølging Møteplan 2014: Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl flyttet til tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl i tillegg til opprinnelig møteplan Tirsdag kl Tirsdag kl