MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 28. november 2014 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE Fredag 28. november 2014 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Morten Hagen (Gbl), leder Harald Westby (H), nestleder Kari Marie Engnæs (Sp) Peter Oskar Saugstad (Ap) ble innvilget permisjon fra møtet Følgende medlem hadde meldt forfall: Heidi Granli Højfeldt (Ap) Følgende varamedlem møtte: Pål-Arne Oulie, 2. vara (Sp) Følgende varamedlem hadde meldt forfall: Reidun Ramse Sørensen, 1. vara (Ap) Ellers møtte: Fra rådmannen/administrasjonen: Rådmann Arne Skogsbakken (sakene 45, 46 og 47), Helse- og omsorgssjef Tone Reidem (sak 45) og prosjektleder Karin Aschim Olerud (sak 47). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Reidun Grefsrud (sakene 49 og 50). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer, og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS, NRK Oppland og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Morten Hagen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 44/2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 45/2014 RAPPORT FRA FYLKESMANNEN: TILSYN MED RETTSSIKKERHET VED BRUK AV TVANG OG MAKT OVERFOR PERSONER MED PSYKISK UTVIKLINGSHEMMING I GRAN KOMMUNE 1

2 Helse- og omsorgssjef Tone Reidem informerte om hovedtrekkene i tilsynsrapporten og kommunens oppfølging. På spørsmål fra kontrollutvalget ble det redegjort særskilt for den administrative håndteringen av den interne bekymringsmeldingen som var meldt forut for Fylkesmannens tilsyn. 1. Fylkesmannens rapport og kommunens svar på rapporten og plan for hvordan avvikene skal rettes opp, tas til orientering. 2. Rådmannens orientering om den interne prosessen forut for Fylkesmannens tilsyn, dvs. fra bekymringsmelding blir meldt internt til Fylkesmannen iverksetter tilsyn, tas til orientering. 3. Kontrollutvalget ber om en skriftlig redegjørelse til neste møte som beskriver hele prosessen fra varsel ble gitt internt første gang til etter at Fylkesmannen har avsluttet sin jobb. Redegjørelsen bør inneholde en tidslinje om hvem som visste hva og når i administrasjonen/ledelsen i denne perioden. SAK NR. 46/2014 NY ADMINISTRATIV ORGANISERING I GRAN KOMMUNE FRA 1. SEPTEMBER 2014 Rådmann Arne Skogsbakken orienterte og svarte på spørsmål. Følgende tema ble berørt: - Den administrative prosessen internt forut for endringen - Generelt om kommunal organisering - Situasjonen i Gran kommune/foranalyse - Tidligere organisasjonsjusteringer (2008 og 2010) og rådmannens vurdering av organisatoriske grep - Nytt organisasjonskart - Målsettinger (Jobbe sammen og på tvers, fremming/forebygging/tidlig innsats, utvikling og myndiggjøring) - Foreløpige erfaringer med ny organisering - Aktiviteter videre (prosjektadministrativ delegering, arbeidsgruppe styringssystem, arbeidsgruppe lederavtaler, handlingsplan IA-avtalen, egen gruppe ifm. Implementeringsaktiviteter) Rådmannens presentasjon av ny administrativ organisering, gjeldende fra 1/9-14, tas til orientering. 2

3 SAK NR. 47/2014 UTVIKLING AV INTERNKONTROLL OG INNFØRING AV ELEKTRONISK KVALITETSSYSTEM I GRAN KOMMUNE Prosjektleder Karin Aschim Olerud presenterte det elektroniske kvalitetssystemet KF Kvalitetsstyring, og informerte om innføring og implementering av systemet i organisasjonen. Rådmann Arne Skogsbakken supplerte orienteringen. 1. Kontrollutvalget tar presentasjonen av kvalitetssystemet til orientering, og mener systemet er et viktig bidrag i utviklingen av kommunens overordnede internkontrollsystem. 2. Et helhetlig system for avvikshåndtering og integrerte risikoanalyser, er elementer som må være på plass for at rådmannen skal kunne oppnå «betryggende kontroll», jf. kravene i kommunelovens Kontrollutvalget tar til orientering at modul for avvikshåndtering tas i bruk fra og modul for risikohåndtering tas i bruk senere i Kontrollutvalget vil følge opp implementeringen av avvikssystemet og risikohåndtering særskilt i det videre arbeidet med å påse at kravene til «betryggende kontroll» ivaretas. Saken følges opp overfor rådmannen høsten SAK NR. 48/2014 RAPPORTERING 2. TERTIAL 2014 GRAN KOMMUNE Resultatrapportering 2. tertial 2014 for Gran kommune tas til orientering. SAK NR. 49/2014 REVISJONSNOTAT: OPPFØLGING AV TIDLIGERE FORVALTNINGSREVISJON OM «PRAKTISERING AV OFFENTLIGHETSLOVEN» Innlandet Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig revisor Reidun Grefsrud presenterte revisjonsnotatet og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotatet til orientering og deler revisjonens vurdering om at rådmannen har fulgt opp anbefalingene i revisjonsrapporten «Praktisering av offentleglova» fra 2013 (vedtatt i kommunestyres sak 14/2014). Anbefalingene er fulgt opp gjennom endring i rutinehåndbok og andre tiltak som iverksettes fra 1/ Kontrollutvalget forutsetter at endringene i rutinehåndboka blir etterlevd i praksis. 3

4 SAK NR. 50/2014 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON: KONTRAKTSOPPFØLGING Innlandet Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig revisor Reidun Grefsrud presenterte prosjektplanen. 1. Innlandet Revisjon IKS bes om å gjennomføre revisjonsprosjektet i tråd med prosjektplanen. 2. Revisjonsprosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 200 timer og gjennomføres i løpet av 1. halvår 2015, med intensjon om sluttbehandling i kontrollutvalgets møte i juni SAK NR. 51/2014 REVIDERT PROSJEKTPLAN: ETTERLEVELSE AV FELLES EIERSKAPSPOLITIKK PÅ HADELAND Revisjonsprosjektet ble besluttet igangsatt i felles kontrollutvalgsmøte med Lunner og Jevnaker i møte den 27/8-14. Utvalgssekretær orienterte kort om mindre justeringer gjort i tidligere vedtatt prosjektplan. Revidert prosjektplan for revisjonsprosjektet «Etterlevelse av felles eierskapspolitikk på Hadeland» tas til orientering. SAK NR. 52/2014 OPPFØLGING AV GRANSKINGSRAPPORT HADELAND ENERGI AS OG HADELAND OG RINGERIKE BREDBÅND AS Som en del av saken ble det informert om saksliste og vedtak i ekstraordinær generalforsamling i Hadeland Energi AS den 26/ Informasjon om ekstraordinær generalforsamling i Hadeland Energi AS den 26/11-14, tas til orientering. 2. Kontrollutvalget overlater til utvalgsleder og utvalgssekretær, i samarbeid med lederne i kontrollutvalget i Lunner og Jevnaker, å avklare tidspunkt for et eventuelt nytt fellesmøte om saken. 3. I henhold til kommuneloven 80 skal kontrollutvalget «varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ». Rutiner for informasjon til kontrollutvalget om denne type møter følges opp i tilknytning til behandling av revisjonsrapporten 4

5 «Etterlevelse av felles eierskapspolitikk på Hadeland» (planlagt behandlet i kontrollutvalgets møte ). SAK NR. 53/2014 TERTIALRAPPORT 2/2014 FRA INNLANDET REVISJON IKS Tertialrapport 2/2014 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 54/2014 MØTEPLAN 2015 Møteplan for kontrollutvalget for 2015 fastsettes slik: Fredag kl Fredag kl Fredag kl Fredag kl Fredag kl Fredag kl Fredag kl SAK NR. 55/2014 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Invitasjon til Kontrollutvalgskonferansen 2015 (4.-5. februar 2015) 2. Saksprotokoll kommunestyrets sak 52/14: Budsjett for kontrollutvalget Kommunestyret har vedtatt å gi folkevalgte kompensasjon for skattemessig ulempe som følge av pålagt bruk av EK-tjenester (brev av 14/10-14 fra Gran kommune) 4. Kjøp av juridiske tjenester Kontrollutvalget 5. Møtegodtgjørelse 2. halvår kontrollutvalget 6. Presentasjon i formannskapet 9/10-14 Budsjett og økonomiplan Rådmannens forslag 7. Diverse avisartikler 8. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. 5

6 Gran, 28. november Morten Hagen utvalgsleder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 28. november Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: FREDAG 13. FEBRUAR 2014 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Intern prosess forut for tilsynssak redegjørelse (KU-sak 45/14) Revisjonsrapport: Etterlevelse av felles eierskapspolitikk på Hadeland Årsrapport 2014 Innlandet Revisjon IKS Kontrollutvalgskonferansen 2015 Vurdering av oppfølging av granskingsrapport Hadeland Energi AS/Hadeland og Ringerike Bredbånd AS Møteplan for 2015: Fredag kl Fredag kl Fredag kl Fredag kl Fredag kl Fredag kl Fredag kl Saker til oppfølging: Beredskapsplaner oppfølging, læring mv (ku-sak 19/14) Budsjettprosessen for 2015 (oppfølging første kvartal 2015, jf. KUsak 03/14) Tilstandsrapport for grunnskolen i Gran kommune 2014 (vedtak KUsak 42/14) Målstyring Barn- og Familie (vedtak KU-sak 36/14) Høsten 2015: Internkontroll - avviksregistrering og risikohåndtering (KU-sak 47/14) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Revisjonsprosjekt: Kontraktstyring (ku-sak 40/14) 6