MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 9. mai 2014 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE Fredag 9. mai 2014 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Morten Hagen (Gbl), leder Harald Westby (H), nestleder Kari Marie Engnæs (Sp) møtte kl etter avtale Heidi Granli Højfeldt (Ap) Peter Oskar Saugstad (Ap) Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Arne Skogsbakken, økonomisjef Morten Gausen og fagsjef for regnskap Marianne Olsson (alle deltok under første del av sak 17). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Ingebjørg Dybdal og revisor Andreas Steen (begge deltok under sak 17). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer, og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS, NRK Oppland og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Morten Hagen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 16/2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 17/2014 GRAN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2013 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Under første del av saken presenterte administrasjonen årsregnskap og årsmelding med fokus på kommunens resultat og økonomiske stilling, vesentlige regnskapsavgiftsmessige problemstillinger, vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap og overordnet intern kontroll og styring. På spørsmål fra kontrollutvalget orienterte rådmannen om prosessen med kvalitetssikring av årsmeldingen med fokus på enhetenes 1

2 beskrivelse av måloppnåelse (verbal beskrivelse og bruk av fargekoder). Avslutningsvis ble kontrollutvalgets merknader til årsregnskap og årsmelding for 2012 gjennomgått med vekt på forhold som fortsatt ikke var innarbeidet/hensyntatt i årsregnskap og årsmelding for Til stede fra administrasjonen var rådmann Arne Skogsbakken, økonomisjef Morten Gausen og fagleder regnskap Marianne Olsson. Kontrollutvalgets Kari Marie Engnæs tiltrådte møtet under første del av saken. Kontrollutvalget var etter dette fulltallig. Under andre del av saken presenterte revisor revisjonsberetningen for 2013 og hovedtrekkene fra revisjonen av årsregnskapet. Fra Innlandet Revisjon IKS deltok oppdragsansvarlig revisor Ingebjørg Dybdal og revisor Andreas Steen. KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL GRAN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kontrollutvalget har behandlet Gran kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetningen og rådmannens årsmelding for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og samtale med kommunens revisor/innlandet Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen v/rådmann, økonomisjef og fagsjef for regnskap. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning, dvs. at revisor ikke har noen bemerkninger til det fremlagte årsregnskapet. Kontrollutvalget har følgende kommentarer til årsregnskapet og årsmeldingen: Bekymringsfull likviditetsmessig utvikling: Kommunens likviditetsmessige situasjon er betydelig svekket de siste årene. Ser man bort fra bundne fond og ubrukte lånmidler er likviditeten blitt redusert fra ca 77 millioner kroner i 2011 til ca. 12 millioner pr. 31/ Situasjonen i dag synes å være slik at man i perioder har gjort seg avhengig av bruk av ubrukte lånemidler i driften (lån tatt opp til investeringer som ikke er gjennomført). Utviklingen skyldes hovedsakelig økt driftsmessig belastning, herunder betydelig økning i betaling av pensjoner. Den likviditetsmessige utviklingen er også kommentert av rådmannen i årsmeldingen. Utviklingen i pensjonskostnader - premieavvik og netto pensjonsforpliktelser: Kontrollutvalget vil fortsatt uttrykke bekymring i forhold 2

3 til pensjoner og vil særlig peke på følgende forhold: - Premieavviket (utsatt kostnadsføring av pensjon) utgjør pr. 31/12-13 ca. 54 millioner kroner. Kommune har pr. 31/13-13 kun avsatt kr. 4,1 millioner kroner for å møte disse kostnadene. Resterende (49,9 millioner) må dekkes inn i fremtidige driftsregnskaper. Det er fra departementets side foreslått å redusere amortiseringstiden for premieavviket, dvs. nedbetalingstiden for det akkumulerte premieavviket fra 10 år til 7 eventuelt 5 år. En regelendring vil føre til ytterligere økt belastning på kommunens driftsregnskaper i tiden fremover. - Netto pensjonsforpliktelser (forskjellen mellom regnskapsførte/beregnede pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser) viser fortsatt økning. Pr. 31/12-13 viser regnskapet en netto gjeldsforpliktelse i forhold til pensjoner på ca. 295 millioner kroner. Dette er en økning på 39 millioner sammenlignet med fjoråret. (2012: økning med 23 millioner kroner). Utviklingen i lånegjeld: Kommunens lånegjeld utgjør ved utgangen av 2013 ca. 58 % av driftsinntektene (gjeldsgrad). Dette er ikke spesielt høyt sammenlignet med andre kommuner, men utviklingen fremover er bekymringsfull. Basert på vedtatt økonomiplan for er det beregnet at langsiktig gjeld i 2016 vil øke til over en milliard kroner, noe som gir en gjeldsgrad på omkring 106 % av driftsinntektene. Dette er vesentlig høyere enn de 70 % som Fylkesmannen gir uttrykk for er et kritisk nivå. Rådmannen oppfordres til å innarbeide en oversikt/kommentar til den fremtidige utviklingen knyttet til lånegjeld mv. i fremtidige årsmeldinger. Det vises til anbefaling om dette i Kommunal Regnskapsstandard (KRS) nr. 6 (Noter og årsberetning, pkt ). Rådmannens årsmelding og omtale av internkontroll: Nytt av året er at rådmannens årsmelding skal inneholde en omtale av internkontroll. Dette fremgår av kommunelovens 48 nr. 5 som bl.a. sier at: «Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll» I rådmannens årsmelding for 2013 er beskrivelsen av intern kontroll svært begrenset, jf. siste avsnitt i rådmannens årsmelding s. 26. Kravet i kommunelovens 48 nr. 5 er knyttet opp til rådmannens overordnede 3

4 ansvar for at administrasjonen er «gjenstand for betryggende kontroll», jf. kommunelovens 23 nr. 2. Det forventes en fyldigere omtale av temaet i fremtidige årsmeldinger, jf. krav i kommunelovens 48 nr. 5 om at det skal «redegjøres». Rådmannens årsmelding innspill til forbedringer: Kontrollutvalget mener rådmannen har funnet en god form på årsmeldingen. Nedenfor følger noen kommentarer og innspill til forbedringspunkter i slik kontrollutvalget ser det: a) Presentasjon av måloppnåelse: Kontrollutvalget oppfordrer til at det innledningsvis i årsmeldingen (leserveiledningen) innarbeides en forklaring på hvordan vurdering av måloppnåelse (og bruk av fargekoder) for konkrete/målbare mål er gjort i rapporten. Det oppfordres også til at man kvalitetssikrer at enhetenes rapportering av måloppnåelse er mest mulig ensartet mht. bruk av fargekode. b) Oversikt over avvik mellom budsjett og regnskap pr. virksomhet (tabell side 13): Det oppfordres til at tabellen også viser prosentvis avvik for de ulike virksomhetene. c) Opplysninger om nærvær/sykefravær: Det oppfordres til at oversikt over sykefraværet i kommunen (tabell s. 26) har et noe større detaljeringsnivå. Det oppfordres videre til å vise utviklingen i sykefravær over tid sammenlignet med gjennomsnitt for kommune-norge. d) Dato og versjonsnummer bør fremgå på forsiden av rapportene (årsmelding og regnskap). Dersom det blir gjort endringer/retting av feil etc. underveis i prosessen frem mot behandlingen i kommunestyret, sikrer man at leseren/brukeren vet hvilke versjon som foreligger. Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert 10. april 2014, har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap for SAK NR. 18/2014 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 tas til orientering. 4

5 SAK NR. 19/2014 OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTORLL Følgende tema/områder i planen prioriteres og følges opp slik: Forvaltningsrevisjon: Innkjøp/kontraktsoppfølging: Innlandet Revisjon IKS bes om å gjennomføre en forundersøkelse på området. Sykefravær: Rådmannen inviteres til å: - Presentere detaljert sykefraværsstatistikk for Gran kommune for 2013 og utviklingen i Orientere om gjeldende IA-avtale og kommunens oppfølging/håndtering av denne. - Redegjøre for kommunens arbeid med å motvirke fravær / øke nærvær (tiltak). Saken følges opp med det første. Internkontroll: Rådmannen bes om å redegjøre for hvordan man sørger for at administrasjonen er «gjenstand for betryggende kontroll», jf. kravet i kommunelovens 23 nr.2. Kontrollutvalget ber i den forbindelse om en presentasjon av nytt elektronisk kvalitetssystem i Gran kommune. Saken følges opp høsten Beredskapsplaner/øvelser: Rådmannen inviteres til å: - Presentere kommunens beredskapsplan. - Informere om rutiner for rullering av beredskapsplan og risiko- og sårbarhetsanalyser. Gjennomføres dette som forutsatt? (beredskapsplanen skal følge kommuneplan-perioden, mens tiltak/rosanalyse vurderes årlig) - Orientere om siste øvelse og hvordan man sikrer læring fra øvelsene. Saken følges opp på slutten av Selskapskontroll: Eierstyring / etterlevelse av kommunens eierskapspolitikk: Alle kommunene på Hadeland (Gran, Lunner og Jevnaker) har vedtatt likelydende eierskapspolitikk. Temaet kan derfor egne seg for et felles revisjonsprosjekt i de tre kommunene. Dette følges opp i løpet av året overfor kontrollutvalgene i Lunner 5

6 og Jevnaker, men tanke på et revisjonsprosjekt i SAK NR. 20/2014 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Oppfølging av vedtak i kontrollutvalgets møte 21/3-14 (sak 15/14): Kontrollutvalget ber om å få oversendt kopi av opprinnelig og justert anbudsutlysing i den andre konkurransen om etablering av bofellesskap for mindreårige, jf. referatsak nr. 2 og kontrollutvalgets sak 04/2014 (møte 7/2-14). Følgende var lagt ved og gjennomgått i møtet. Utdrag fra opprinnelig konkurransegrunnlag Utdrag fra justert konkurransegrunnlag Oversikt over tilgjengelige dokumenter i anbudsutlysningen (utskrift fra Doffin) Utskrift av vedleggsdokumentet «Diverse spørsmål» 2. Vurdering av oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors uavhengighet (brev fra Innlandet Revisjon IKS til Gran kommune) 3. Datainnsamling om kommunal revisjon i forbindelse med en masteroppgave 4. Pressemelding fra Riksrevisjonen: Fortsatt mye bruk av papir ved utveksling av pasientopplysninger mellom helseforetak, kommuner og legekontor 5. Diverse avisartikler 6. Anmeldt underslag i selskapet Hadeland og Ringerike Bredbånd AS (div. avisartikler) 7. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. SAK NR. 21/2014 ANMELDT UNDERSLAG - HADELAND OG RINGERIKE BREDBÅND AS Fra behandlingen: Med bakgrunn i avisomtale og kunnskap om underslag i Hadeland og Ringerike Bredbånd AS (jf. referatsak nr. 6 i forrige sak) besluttet kontrollutvalget enstemmig å sette saken på sakslista. Bakgrunnen for dette var at Hadeland og Ringerike Bredbånd AS er et selskap underlagt Hadeland Energi AS (eier 49 %), og at selskapet er 100 % offentlig eid. Selskapet er dermed underlagt kontrollutvalgets tilsynsområde i forbindelse med den lovpålagte oppgaven med selskapskontroll. 1. Kontrollutvalget har merket seg at styret i Hadeland og Ringerike Bredbånd AS har bestilt en granskingsrapport fra revisjons- og rådgivningsfirmaet PricewaterhouseCoopers (PwC), og ber om å få oversendt rapporten når den 6

7 foreligger. 2. Kontrollutvalget vil ta initiativ til et fellesmøte med kontrollutvalgene i Lunner og Jevnaker kommune omkring saken. Styreleder og daglig leder i Hadeland og Ringerike Bredbånd AS inviteres til møtet for å presentere granskingsrapporten og redegjøre for iverksatte tiltak. SAK NR. 22/2014 HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK I SAK 52/2011 (AVVIKLING AV FREMFESTEKONTRAKTER I SKJERVUM BOLIGFELT) Fra behandlingen: Utvalgsleder informerte om en henvendelse til kontrollutvalget med påstand om at kommunen/rådmannen ikke har fulgt opp kommunestyrets vedtak i k.sak 52/11: Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å realisere krav om innløsning av festetomter i Skjervum boligfelt innenfor de rammene som er presentert i saken. Med bakgrunn i opplysningene besluttet kontrollutvalget enstemmig å sette saken på sakslista. Med bakgrunn i henvendelsen bes det om en skriftlig redegjørelse fra rådmannen om hvordan kommunestyrets vedtak i k.sak 52/11 er fulgt opp, herunder hvilke avtaler som er gjort som ledd i oppfølgingen av vedtaket. Gran, 9. mai RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 9. mai Morten Hagen utvalgsleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 7

8 NESTE MØTE Dato: FREDAG 6. JUNI 2014 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Styring/budsjettoppfølging i 2014 (oppfølging i juni, jf. KU-sak 03/14) Status for gransking av Hadeland og Ringerike Bredbånd AS planlegging av fellesmøte Forundersøkelse/orientering: Rusomsorgen i Gran kommune (vedtak KU-sak 08/14) Saker til oppfølging: Sykefravær detaljert statistikk mv. (ku-sak 19/14) Høsten 2014: Internkontroll: - Betryggende kontroll ihht. kommunelovens 23 (ku-sak 19/14) - Helhetlig dokumenthåndteringssystem (ku-sak 07/13, jf. kusak 19/14) - Risikovurderinger generelt og mislighetsrisiko spesielt (kusak 40/13) 2. halvår 2014: Oppfølging av revisjonsrapporten «Kommunens praktisering av offentlighetsloven» Etterlevelse av eierskapspolitikk samarbeid mellom kontrollutvalg (ku-sak 19/14) Beredskapsplaner oppfølging, læring mv (ku-sak 19/14) 2015: Budsjettprosessen for 2015 (oppfølging første kvartal 2015, jf. KUsak 03/14) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Forundersøkelse innkjøp/kontraktstyring (ku-sak 19/14) Møteplan for 2014: Fredag kl Fredag kl Tirsdag kl flyttet til fredag kl Fredag kl Fredag kl Fredag kl