MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Onsdag 23. april 2014 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl til kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE Onsdag 23. april 2014 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl til kl Som medlemmer møtte: Tor Ivar Grina (V), leder Kai Roar Dahl (H), nestleder Jarle Krakk (H) Hege Heiberg (Sp) Følgende medlem hadde meldt forfall: Gro Jensen (Ap) Følgende varamedlem møtte: Lisbeth Auraas Olerud, 2. vara (innvilget permisjon fra møtet mellom kl og 1315) Følgende varamedlem hadde meldt forfall: Gro Inger Maurtvedt, 1. vara Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Tore M. Andresen (sak 12 og 13), kommunalsjef Bente Rudrud (sak 12 og 13), kommunalsjef Idun Eid (sak 12), leder økonomi, personal og skatt Hege Brænna (sak 12) og økonomikonsulent Kjersti Vatshelle Myhre (sak 12). Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Ingebjørg Dybdal (sakene 11-14). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Innlandet Revisjon IKS og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Tor Ivar Grina som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 11/2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra møte i kontrollutvalget den godkjennes. SAK NR. 12/2014 ÅRSREGNSKAP 2013 FOR LUNNER KOMMUNE - KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Under første del av saken presenterte Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Ingebjørg Dybdal revisjonsberetningen for 2013 og hovedtrekkene fra revisjonsarbeidet. 1

2 Under andre del av saken presenterte administrasjonen årsmelding og årsregnskap og svarte på spørsmål. Til stede fra administrasjonen var rådmann Tore M. Andresen, kommunalsjef Idun Eid, kommunalsjef Bente Rudrud, leder økonomi, personal og skatt Hege Brænna og økonomikonsulent Kjersti Vatshelle Myhre. Presentasjon av rådmannens årsmelding 2013: Rådmannen og kommunalsjefene presenterte og gikk gjennom følgende tema: Generelt (overordnet i forhold til måloppnåelse og økonomi) Medarbeiderskap (sykefravær, synkende uføreandel, evaluering av seniorpolitikken, reell lønnsmessig likestilling) Hovedtrekkene fra tjenesteområdene: Arealforvaltning, Lunner Omsorgssenter, Kontor for Psykisk helse, Legevakt og fysioterapi, tilrettelagte tjenester, skole, PPT/barnevern/ helsestasjon, barnehage og eiendom/infrastruktur prosjekter. Presentasjon av årsregnskap 2013: Økonomikonsulent Kjersti Vatshelle Myhre orienterte om driftsregnskap, investeringsregnskap og balanse med fokus på utvalgte tema. Rådmannen/kommunalsjefene orienterte om avvik mellom budsjett og regnskap. Lisbeth Auraas Olerud (2. vara) ble innvilget permisjon fra møtet under behandling av saken, og forlot møtet under rådmannens presentasjon, før sluttbehandling av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av fire medlemmer. KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL LUNNER KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kontrollutvalget har behandlet Lunner kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetningen og rådmannens årsmelding for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og samtaler med kommunens revisor/innlandet Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen v/rådmannen m.fl. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning, dvs. ingen bemerkninger fra revisor i forhold til årsregnskapet. Kontrollutvalget på sin side har følgende kommentarer: Kontrollutvalget har i sine uttalelser til kommunestyret for de to foregående regnskapsårene, 2011 og 2012, omtalt den bekymringsfulle utviklingen i pensjonsforpliktelser, likviditet og lånegjeld. Situasjonen for 2013 er ytterligere forverret. 2

3 Kontrollutvalget ber kommunestyret være spesielt oppmerksom på rådmannens omtale av økonomisk utvikling i kapittel 9.2, og vurdere hvilken betydning dette har for kommunens finansielle stilling, evne til å finansiere ytterligere investeringer og betjene ytterligere låneopptak. Kontrollutvalget har funnet det formålstjenlig å utarbeide noen egne tabeller over utviklingen siste 4 regnskapsår for å belyse de omtalte punktene nærmere. Økning i pensjonsforpliktelser og reduksjon av egenkapital Kontrollutvalget viser til at utviklingen i kommunens egenkapital har vært sterkt negativ de siste årene. Den kraftige reduksjonen fra 2010 til 2011 skyldes i hovedsak endret balanseføring av pensjonsmidler, men den negative utviklingen fortsetter og trenden fra 2012 til 2013 er økende. Fra 2011 til 2013 er egenkapitalen redusert med 35,9 mill kr, hvorav 20,9 mill kr i Det er en sterk korrelasjon mellom reduksjonen i egenkapital og økningen i netto balanseførte pensjonsforpliktelser. Økningen i netto pensjonsforpliktelse de to siste årene er 36,9 mill kr, hvorav 22,8 mill kr i Trenden er negativ og ikke bærekraftig. Dersom trenden fortsetter vil kommunens egenkapital være borte i løpet av 3 til 4 år Pensjonsmidler 426,0 417,2 448,0 489,7 Pensjonsforpliktelse -471,2-550,4-595,3-659,8 Netto pensjonsforpliktelse -45,2-133,2-147,3-170,1 Egenkapital 199,1 119,3 104,3 83,4 Tall i millioner kroner Likviditet Kontrollutvalget viser til at utviklingen i likviditet til drift de siste årene har vært negativ. Rådmannen omtaler i kapittel 9.2 at likviditeten reddes av ubrukte lånemidler, og at likviditetsgradene 1 og 2, korrigert for ubrukte lånemidler og balanseført akkumulert premieavvik, er langt under anbefalt nivå. I tabellen under har kontrollutvalget beregnet reell likviditet til drift ved å korrigere beregnet arbeidskapital for balanseført premieavvik og ubrukte lånemidler. Beregningene viser at kommunens likviditet i økende grad bygger på ubrukte lånemidler til investeringer, og at kommunen ellers ville vært i en særdeles svak likviditetssituasjon for driften i Trenden er negativ og ikke bærekraftig Arbeidskapital 92,8 77,0 112,1 107,2 Ubrukte lånemidler -33,9-28,4-66,5-71,5 Akk premieavvik -22,1-21,4-31,4-28,8 Beregnet driftslikviditet 36,8 27,2 14,2 6,9 Tall i millioner kroner 3

4 Kontrollutvalget viser til at utviklingen i resultater fra driftsregnskapet de siste årene er negativ. Positive resultater fra driften er avgjørende for kommunens evne til å frigjøre midler til opprettholdelse av formue og likviditet, betjene gjeld og gjøre avsetninger til egenfinansiering av investeringer. Utviklingen siste 4 år viser at kommunenes betjeningsevne til fremtidige investeringer er svekket. Særlig trenden i netto driftsresultat er negativ og ikke bærekraftig Brutto driftsresultat 18,7 7,0 4,9 6,7 Netto driftsresultat 16,7 6,7 3,5 1,6 Regnskapsmessig resultat 14,8 12,6 8,9 0,0 Tall i millioner kroner Lånegjeld og investeringer Kontrollutvalget viser til at det fortsatt er sterk vekst i langsiktig lånegjeld. I 2013 har lånegjelden økt med ca 13% fra 440 mill kr til 496,6 mill kr. Tilsvarende økning i 2012 var på 12%. Den vedtatte ikke-realiserte porteføljen av investeringer har økt med 46,7 mill kr fra 2012 til 2013, fra 67 mill kr til 113,7 mill kr, jf note 17. Sammenholdt med ubrukte lånemidler på kr 71,5 mill kr har vedtatte investeringer et udekket finansieringsbehov på kr 41,9 mill kr. Kommunen har verken regnskapsmessig resultat i 2013 eller større avsetninger i fond, som kan bidra til vesentlig egenfinansiering av kommende investeringer. Utviklingen i kommunens finansielle stilling, sammenholdt med vedtatte og planlagte fremtidige investeringer, er ikke bærekraftig uten at kommunen vesentlig forbedrer evnen til å generere midler fra driftsregnskapet til å finansiere både likviditet til drift uten bruk av ubrukte lånemidler og generere midler til egenfinansiering av investeringer og betjening av gjeld. Kontrollutvalget bemerker oppsummert at kommunens driftsresultat, formuesposisjon og finansielle posisjon er svekket hvert av de 4 siste årene, og at utviklingen ikke er bærekraftig. Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert 15. april 2013, har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap for

5 SAK NR. 13/2014 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «REGISTRERING OG HÅNDTERING AV AVVIK VED LUNNER OMSORGSSENTER» FRA 2012 Fra behandlingen: Under første del av saken orienterte rådmannen v/kommunalsjef Bente Rudrud om status ved Lunner omsorgssenter (LOS) og oppfølgingen av kommunestyrets vedtak fra Under andre del av saken orienterte rådmann Tore M. Andresen om igangsatt prosjektet rettet mot intern kontroll og kvalitet i kommunen. 1. Kontrollutvalget mener kommunestyrets vedtak fra 2012 ikke er fulgt opp fullt ut, men at man er i en prosess for å imøtekomme vedtaket og revisjonsrapportens anbefalinger. 2. Kontrollutvalget tar til orientering at kommunen er i ferd med å anskaffe et helhetlig elektronisk kvalitetssystem der avviksregistering/-håndtering er et vesentlig område. 3. Kontrollutvalget oppfatter det slik at etablering av et elektronisk kvalitetssystem vil være nødvendig for å imøtekomme revisjonsrapportens anbefalinger og kommunestyrets vedtak fra 2012 fullt ut. 4. Kontrollutvalget ber om en presentasjon av nytt kvalitetssystem i løpet av høsten SAK NR. 14/2014 HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET VEDR. BARNEVERNET I LUNNER KOMMUNE Fra behandlingen: Lisbeth Auraas Olerud (2. vara) tiltrådte møtet etter innvilget permisjon. Kontrollutvalget bestod etter dette av fire medlemmer og ett varamedlem. Med bakgrunn i at henvendelsen inneholder taushetsbelagte opplysninger ble møtet lukket i forbindelse med behandlingen av saken, jf. kommunelovens 31 nr. 2. Mottatt henvendelse (e-post og notat/brev) ble delt ut i møtet (dokumentene er unntatt offentlighet, jf. offentlighetslovens 13). Utvalgsleder orienterte om telefonsamtale med konsulenten som representerer en klient i barnevernet i Lunner kommune. 1. Kontrollutvalget har gjennomgått henvendelsen og vil ta med seg innspillene i sitt pågående arbeid med kartlegging og oppfølging av barnverntjenesten i Lunner kommune. 5

6 2. Henvendelsen følges opp overfor barnevernstjenesten som en del av kontrollutvalgets vedtak fra møtet den 10/2-14. Fokus settes på rutiner for innleie og oppfølging av eksterne konsulenter. SAK NR. 15/2014 RAPPORTEN «HANDLINGSROM» FRA AGENDA KAUPANG Saken utsettes. SAK NR. 16/2014 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Saker fra kontrollutvalget til kommunestyret, behandlet i kommunestyret 27/3-14 : Kontrollutvalgets årsrapport 2013 Revisjonsrapporten NAV Hadeland 2. Kontrollrapport 2013 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Lunner kommune 3. Oppfølging av anmodning fra kontrollutvalget om informasjon på kommunens hjemmeside 4. Invitasjon til fagkonferanse Kontroll og tilsyn juni Mottatte dokumenter etter sak om barneverntjenesten i Lunner kommune i kontrollutvalgets møte 19/ Diverse avisartikler (om underslagssak i Hadeland og Ringerike Bredbånd AS) 7. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Roa, 23. april Tor Ivar Grina utvalgsleder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 23. april Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 6

7 NESTE MØTE Dato: ONSDAG 18. JUNI 2014 (NB! Dato kan endres hvis planlagt fellesmøte mellom kontrollutvalgene på Hadeland realiseres i juni) Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Orientering om gransking av Hadeland og Ringerike Bredbånd AS Barnevern div. spørsmål (jf. ku-sak 09/14 og ku-sak 14/14) følges opp senere i 2014 Oppfølging av kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Rapporten «Handlingsrom» fra Agenda Kaupang (utsatt sak fra 23/4-14) Kvalitetssikring i Innlandet Revisjon IKS Saker til senere møter: Kommunens arbeid med psykiatri og rusomsorg (jf. ku-sak 06/14) følges opp 2. halvår 2014 Internkontroll i Lunner kommune orientering fra deltakelse i prosjekt i regi av Fylkesmannen/KS «Orden i eget hus» (jf. ku-sak 36/13) + orientering om elektronisk kvalitetssystem (jf. ku-sak 13/14) Revidert økonomireglement for Lunner kommune (orienteringssak) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): (ingen) Møteplan 2014: Onsdag kl Onsdag kl endret til onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl