MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 6. september 2012 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 6. september 2012 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen (FrP), leder Trond Enemo (H), nestleder Steinar Ødegård (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Anne-Grethe Henriksen (Ap) Marit Tofastrud Vestli (BL) Følgende varamedlemmer møtte: Steinar R. Kjeverud (Ap), 1. vara for Ap/Sv Tommy Eriksen (KrF), 1. vara for Sp/KrF/BL Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Stein Erik Thorud og økonomisjef Jan Christian Eriksen (begge deltok under deler av sak 32 og 37). Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (deltok under sak 33 og 36), forvaltingsrevisor Inger Stensgaard Sørensen (sak 36) og oppdragsansvarlig revisor Reidun Vie (sak 37 og 38). Sekretær: Kjetil Solbrækken Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 31/2012 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 32/2012 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Utvalgsleder orienterte innledningsvis om sitt møte med ordfører der utkast til plan ble gjennomgått/drøftet. 1

2 Rådmann Stein Erik Thorud og økonomisjef Jan Christian Eriksen deltok under første del av saken, der de var invitert til å komme med innspill og synspunkter til det fremlagte forslag til ny plan. Avslutningsvis drøftet kontrollutvalget eventuell justeringer før fremleggelse for kommunestyret til sluttbehandling. Med bakgrunn i signaler gitt i møtet bes det om at justert plan legges frem på neste møte. SAK NR. 33/2012 SAMMENLIGNING AV KOMMUNENS REVISJONSKOSTNADER MED ANDRE KOMMUNER ( BENCHMARKING ) Saken utsettes til neste møte. SAK NR. 34/2012 OPPDRAGSAVTALE MED HEDMARK REVISJON IKS FOR 2013 Utvalgssekretær ga en kort presentasjon av avtalen med fokus på tjenester, stipulert antall timer og pris. Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS for 2013 godkjennes. SAK NR. 35/2012 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2013 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Budsjett for kontrollutvalg og revisjon for 2013 (ansvar 07000) fastsettes med en økonomisk ramme på kr , med utgangspunkt i følgende fordeling: Konto Beløp Godgjørelse andre folkevalgte Arbeidsgiveravgift Aviser og faglitteratur Kommunal bevertning Opplæring, kurs Kjøregodtgjørelse Kjøp av tjenester fra andre/private (sekretærtjenester) Kjøp av tjenester fra Hedmark Revisjon IKS Betalt merverdiavgift (utgift) Merverdiavgiftskompensasjon drift (inntekt) SUM KONTROLLUTVALGET

3 SAK NR. 36/2012 KOSTRA-ANALYSE 2011 Hedmark Revisjon IKS v/forvaltningsrevisor Inger Stensgaard Sørensen presenterte kostra-analysen. 1. Hedmark Revisjon IKS sin gjennomgang og presentasjon av kostratall 2011 for Stange kommune, tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har bl.a. merket seg følgende: Barnehager: Høye driftsutgifter pr. barn sammenlignet med andre kommuner. Sosialhjelp: Høyere driftsutgifter pr. innbygger til sosialtjenesten enn sammenlignbare kommuner. Kostnaden pr. mottaker i 2011 er meget høy og viser en stigende trend. Helse: Kommunen har svært lave driftsutgifter til forebyggende arbeid sett i forhold til sammenlignbare kommuner. Gebyrsatser/brukerbetaling: Kommunen har et høyt gebyr for feiing og høye saksbehandlingsgebyr (private reguleringsplaner, oppføring av enebolig og oppmålingsforretning). 3. Kostra-analyse 2011 tas med som innspill i det avsluttende arbeidet med kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon SAK NR. 37/2012 REVISJONSRAPPORT: KONTROLL AV REISEREGNINGER SENTRAL LEDELSE Under første del av saken drøftet kontrollutvalget revisors og egne rutiner for mindre undersøkelser mht. oversending til rådmannen forut for fremleggelse for kontrollutvalget. Under denne delen av saken deltok rådmann Stein Erik Thorud og økonomisjef Jan Christian Eriksen. Under andre del av saken presenterte oppdragsansvarlig revisor Reidun Vie rapporten og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget har merket seg at undersøkelsen ikke har avdekket vesentlig feil eller mangler knyttet til håndtering av reiseregninger for sentral ledelse i Stange kommune. Det pekes derimot på at kommunen mangler skiftlige rutinebeskrivelser på området, noe kontrollutvalget forventer blir fulgt opp av rådmannen. 2. Rapporten oversendes ordfører, varaordfører og rådmannen til orientering. 3

4 3. Kontrollutvalgets vedtak i saken oversendes kommunestyret som orienteringssak. SAK NR. 38/2012 REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV STRATEGI FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2012 Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Reidun Vie orienterte svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget tar hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2012 til orientering. 2. Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av sin uavhengighet til kommunen tas til orientering. SAK NR. 39/2012 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kontaktmøte mellom sekretær og Hedmark Revisjon IKS : Vedtak i kontrollutvalg vedr. revisors deltakelse i KUmøter Møtereferat fra møte 15/ Møtegodtgjørelse 1. halvår 2012 for kontrollutvalget 3. Kreditnota fra Hedmark Revisjon IKS til Stange kommune 4. Årsrapport 2011 fra Hedmark Revisjon IKS 5. Diverse avisartikler 6. Neste møte: Tidspunkt og saksliste Referatsakene tas til orientering. Stange, 6. september RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 6. september Trond Vangen leder tlf , e-post: trond.vangen@c2i.net Kjetil Solbrækken utvalgssekretær tlf , e-post: kjetil@kontrollutvalget.no 4

5 NESTE MØTE xx. oktober 2012 (dato ikke endelig fastsatt) Dato: Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Forundersøkelse: Samhandlingsreformen (vedtak ku-sak 27/2012) Sammenligning av revisjonskostnader mellom kommuner Tertialrapport 2. tertial 2012 Stange kommune Forslag fra KRD om endringer i kommuneloven vedr. tilsyn og kontroll Saker til oppfølging i senere møte: Synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid (diverse tiltak, jf. vedtak i møte 5/12-11) Presentasjon av kommunens prinsipper for eierstyring Orientering om endelig dom i arbeidsrettssak Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Forundersøkelse: Samhandlingsreformen (vedtak ku-sak 27/2012) Møteplan for 2012: Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl flyttet til tirsdag Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl endret (ny dato ikke fastsatt) Torsdag kl flyttet til fredag kl