MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Torsdag 17. september 2009 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus fra kl til kl Som medlemmer møtte: Rolv Ludvigsen, leder Iver Øksne, nestleder Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Linn Løken Følgende varamedlemmer møtte: Ole Lappen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Nils Hesthagen (deltok under sakene 27-29). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor (forvaltningsrevisjon) Reidun Grefsrud (sakene 27-29), daglig leder Bjørg Hagen (sakene 30-32) og oppdragsansvarlig revisor (regnskapsrevisjon) Heidi Holm (sakene 30-32). Sekretær: Kjetil Solbrækken Møteprotokollen er sendt til: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, ordfører, rådmann og Innlandet Revisjon IKS. Utvalgsmøtet ble satt kl med Rolv Ludvigsen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 26/2009 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 27/2009 ARBEIDET MED ARBEIDSMILJØ OG LEDERUTVIKLING I SØNDRE LAND KOMMUNE Rådmann Nils Hesthagen orienterte om administrasjonens deltakelse på kurs i regi av Fylkesmannen og prioritering av arbeidet med utvikling av styringssystemet i Søndre Land kommune. Det ble videre orientert om hvordan arbeidet med arbeidsmiljø og 1

2 lederutvikling skulle integreres i dette arbeidet. Det ble også orientert om utviklingen i sykefraværet. 1. Kontrollutvalget tar til orientering at det vil bli igangsatt et arbeid med å utvikle kommunens styringssystem og at dette vil bli prioritert høsten Det tas videre til orientering at arbeidsmiljøundersøkelse og lederutvikling vil bli prioritert i Kontrollutvalget ønsker å følge opp kommunens arbeid med utvikling av nytt styringssystem, og ber om en ny orientering fra rådmannen om dette på et senere tidspunkt. SAK NR. 28/2009 FORVALTNINGSREVISJON: FORANALYSE RETTET MOT MÅL OG RAPPORTERING AV KOMMUNENS PERSONALFORVALTNING Innlandet Revisjon IKS v/reidun Grefsrud presenterte foranalysen og svarte på spørsmål. Rådmannen deltok under behandlingen av saken. 1. Gjennomført foranalyse rettet mot mål og rapportering av personalforvaltningen i Søndre Land kommune tas til orientering. 2. Kontrollutvalget er av den oppfatning at det jobbes med personalforvalting på en rekke områder, men at kommunen synes å mangle en helhetlig personalpolitikk/arbeidsgiverpolitikk på overordnet nivå. Det anbefales at rådmannens vurderer å fremlegge en sak for kommunestyret på dette området. 3. Kontrollutvalget oversender foranalysen til rådmannen som innspill i arbeidet med utvikling av nytt styringssystem i Søndre Land kommune. SAK NR. 29/2009 FORVALTNINGSREVISJON: STATUS FOR REVISJONSPROSJEKTET SPESIALUNDERVISNING I GRUNNSKOLEN I SØNDRE LAND KOMMUNE Innlandet Revisjon IKS v/reidun Grefsrud orienterte. 1. Status og fremdrift i revisjonsprosjektet tas til orientering. 2. Rådmannen inviteres til neste møte i forbindelse med behandlingen av revisjonsrapporten. 2

3 SAK NR. 30/2009 REGNSKAPSREVISJON: OVERORDNET REVISJONSSTRATEGI FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2009 Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Heidi Holm orienterte og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget tar hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2009 til orientering. 2. Revisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. SAK NR. 31/2009 VURDERING AV BEHOVET FOR UTVIDET REGNSKAPSREVISJON 1. Revisors presisering av regnskapsrevisjonens omfang/innhold, og forslag til aktuelle områder for bestilling av tilleggstjenester / utvidet regnskapsrevisjon, tas til orientering. 2. Revisor bes om å utvide sin revisjon av kommuneregnskapet for 2009 (regnskapsrevisjon) med følgende tilleggskontroller: Vurdere etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser mht. anbudsutlysning og protokollplikt (stikkprøvekontroll) 3. Det forutsettes at revisor i størst mulig grad integrerer tilleggskontrollene i sitt ordinære revisjonsarbeid, slik at gjennomføringen blir mest mulig rasjonell. Det bes om at tilbakerapportering til kontrollutvalget gjøres senest i forbindelse med revisors presentasjon ved årsavslutningen (våren 2010). 4. Kontrollutvalget tar til orientering at utvalgssekretær og revisor vil jobbe videre med å konkretisere aktuelle områder for såkalt utvidet regnskapsrevisjon, og at det er lagt opp til en årlig drøfting i kontrollutvalget om behovet for denne type tilleggskontroller. SAK NR. 32/2009 NY OPPDRAGSAVTALE MED INNLANDET REVISJON IKS FOR 2010 Ny oppdragsavtale med Innlandet revisjon IKS for 2010 godkjennes. 3

4 SAK NR. 33/2009 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2010 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Budsjett for kontrollutvalget for 2010 (tjeneste 1100), fastsettes med en økonomisk ramme på kr med utgangspunkt i følgende fordeling: Konto Budsjett Fast godtgjørelse Møtegodtgjørelse Tapt arb.fortjeneste Arb.giveravgift Aviser/tidsskrifter/faglitteratur Bevertning møter Kursutgifter Kjøregodtgjørelse Annen oppg. pl. godtgjørelse Kjøp av tjenester fra private (sekretærtjenester) Kjøp av tjenester fra interkommunalt selskap (Innlandet Revisjon IKS) Momskompensasjon (utgift) Momskompensasjon (inntekt) Totalt SAK NR. 34/2009 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Møteprotokoller fra kommunestyre og formannskap Utdrag fra møteprotokoll fra kommunestyrets møte (sakene 53 og 58) 2. Utvalgte avisartikler 3. Neste møte: Tidspunkt og saksliste 1. Referatsakene tas til orientering. 2. Neste møte endres fra torsdag til tirsdag Hov, 17. september RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 17. september Rolv Ludvigsen leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær tlf e-post: kjetil@kontrollutvalget.no 4

5 NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 15. DESEMBER 2009 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Forvaltningsrevisjonsrapporten Spesialundervisning i grunnskolen i Søndre Land kommune Orientering om rapport om spesialundervisning fra Høgskolen i Hedmark Planlegging av forvaltningsrevisjon i 2010 Møteplan for 2010 Saker/tema til oppfølging i senere møter: Prinsipper for eierstyring i Søndre Land kommune (oppfølging av vedtak i sak 23/09) Utvikling av nytt styringssystem (rådmannen inviteres til å orientere, jf. sak 27/09) Tema: Etikk og varsling Tema: Intern kontroll Møteplan for 2009: Torsdag kl Torsdag kl Tirsdag kl Endret til onsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Endret til tirsdag kl