MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Mandag 7. mars 2016 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Mandag 7. mars 2016 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl Som medlemmer møtte: Bjørg Wenche Horn (SBL) Finn Øksne (Sp) Gerd Margot Michaelsen (Ap) Følgende hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmannen v/kommunalsjef Randi Marta Berg (sak 17). Fra Innlandet Revisjon IKS: Fagansvarlig for forvaltningsrevisjon Reidun Grefsrud (sakene 19-21). Utvalgssekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Bjørg Wenche Horn som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 16/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 17/2016 SAKSBEHANDLING VED TILDELINGSKONTORET OG OPPFØLGING AV HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET Rådmannen v/kommunalsjef Helse, velferd og omsorg Randi Marta Berg presenterte rådmannens skriftlige svar på kontrollutvalgets spørsmål i saken. Kontrollutvalget tar rådmannens svar på utvalgets spørsmål i saken til orientering, og har følgende kommentarer: 1

2 1. Vedr. overprøving av legeerklæringer: Kontrollutvalget mener den konkrete saken reiser et prinsipielt spørsmål om kommunens mulighet for å overprøve legeerklæringer i sin saksbehandling. Kontrollutvalget ber rådmannen om å gå gjennom administrasjonens praksis på området og sikre at kommunen har klare rutiner for håndtering av saker der kommunen har et annet syn enn legen. 2. Vedr. rutiner og praksis for håndtering av fullmektig, jf. forvaltningsloven 12 første ledd: Kontrollutvalget tar til orientering at kommunen har erkjent at forvaltningslovens 12 om bruk av advokat/fullmektig ikke ble etterlevd fullt ut i den konkrete saken. Kontrollutvalget er tilfreds med rådmannens svar om at rutinene for utsendelse av dokument der søker gjør bruk av fullmektig er skjerpet. 3. Rutiner og praksis i klagesaker og forholdet mellom Tildelingskontoret og Helse-, Omsorgs- og Velferdstjenesten i denne type saker. Forvaltningslovens 32 slår fast at klage skal «fremsettes for det forvaltingsorgan som har truffet vedtaket». Med bakgrunn i rådmannens informasjon i saken mener kontrollutvalget at den konkrete saken er håndtert korrekt, og at det er etablert gode rutiner for håndtering av klagesaker innenfor området. 4. Tildelingskontorets håndtering av helseopplysninger arkivering, informasjonssikkerhet mv. a) Kontrollutvalget mener spørsmålet i den konkrete saken om helseopplysninger har kommet på avveie ikke er godt nok besvart fra rådmannen. Kontrollutvalg ber rådmannen undersøke saken grundigere og ber om utfyllende svar i saken. b) Med bakgrunn i rådmannens orientering har kontrollutvalget inntrykk av at det i dag er etablert gode rutiner på Tildelingskontoret når det gjelder håndtering av personopplysninger. c) Saken aktualiserer kontroll med informasjonssikkerhet og etterlevelse av personopplysningsloven i kommunen. Temaet tas med i kontrollutvalgets pågående arbeid med å lage ny plan for forvaltningsrevisjon. d) Kontrollutvalget tar rådmannens opplysning om at Statsarkivet nylig har gjennomført tilsyn med kommunens etterlevelse av arkivloven til orientering. Kontrollutvalget ber om få seg forelagt tilsynsrapporten så snart den foreligger. 2

3 SAK NR. 18/2016 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 tas til orientering. SAK NR. 19/2016 FORVALTNINGSREVISJON: PRESENTASJON AV FAGOMRÅDET OG PRAKTISKE EKSEMPLER Innlandet Revisjon IKS v/fagansvarlig forvaltningsrevisor Reidun Grefsrud informerte og svarte på spørsmål. Innlandet Revisjon IKS sin presentasjon av fagområdet forvaltningsrevisjon tas til orientering. SAK NR. 20/2016 KOSTRA (KOMMUNE-STAT-RAPPORTERING): ORIENTERING OM SYSTEMET OG PRAKTISK BRUK Innlandet Revisjon IKS v/fagansvarlig forvaltningsrevisor Reidun Grefsrud informerte og svarte på spørsmål. 1. Revisors presentasjon av KOSTRA-systemet tas til orientering. 2. Innlandet Revisjon IKS bes om å gjennomføre en kostraanalyse basert på 2015-tallene når disse foreligger (foreløpige tall 15/3-16). Formålet med analysen er å gi innspill til kontrollutvalgets arbeid med overordnet analyse av kommunen, og få frem områder det kan ha interesse å belyse nærmere gjennom forundersøkelser. SAK NR. 21/2016 OVERORDNET ANALYSE - FORVALTNINGSREVISJON: FORELØPIGE PRIORITERINGER OG VURDERING AV FORUNDERSØKELSER 1. Sekretær bes om å supplere liste over forslag til tema med innspill som fremkom i møtet. 2. Saken følges opp på neste møte. 3

4 SAK NR. 22/2016 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Uavhengighetserklæringer fra Innlandet Revisjon IKS daglig leder Bjørg Hagen 2. Uavhengighetserklæringer fra Innlandet Revisjon IKS forvaltningsrevisor Kristian Lein 3. Uavhengighetserklæringer fra Innlandet Revisjon IKS fagansvarlig forvaltningsrevisjon Reidun Grefsrud 4. Kontrollrapport 2015 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Søndre Land kommune 5. Artikkel fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet: Søndre Land, Rissa og Sortland har høyt nivå på tjenestene i forhold til inntektene 6. Artikkel: Tilsyn i kommunal sektor - Datatilsynet øker bruken av gebyrer for å sørge for at personopplysningsloven følges. 7. «Tilsyn til besvær» - sammendrag fra rapport om kommunens som barnehagemyndighet, herunder kommunens tilsyn 8. Neste møte: Tidspunkt/saksliste 1. Referatsakene tas til orientering. 2. Neste møte flyttes fra mandag 2/5-16 til onsdag 4/5-16. Hov, 7. mars RETT UTSKRIFT: Hov, 7. mars Bjørg Horn leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4

5 NESTE MØTE Dato: ONSDAG 4. MAI 2016 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Regnskap 2015 for Søndre land kommune kontrollutvalgets uttalelse Oppfølging av spørsmål vedr. Tildelingskontorets håndtering av personopplysninger i en konkret sak (KU-sak 17/16) Videreføring av overordnet analyse forvaltningsrevisjon: Foreløpige prioriteringer og vurdering av forundersøkelser Tilsynsrapport vedr. arkivloven (orienteringssak) Vedtak i kontrollutvalget til oppfølging: Overordnet analyse selskapskontroll Info. om selskapskontroll Presentasjon av eierskapspolitikk og eiermelding Risikovurderinger og foreløpige prioriteringer Medarbeiderundersøkelsen 2015 (jf. ku-sak 19/14) Reviderte varslingsrutiner orienteringssak (ku-sak 12/15) Bestilte revisjonsprosjekter/undersøkelser: Kostra-analyse (KU-sak 20/16) Møteplan 2016: Onsdag kl Onsdag kl i tillegg til opprinnelig møteplan Mandag kl Mandag kl endret til onsdag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl