MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE Tirsdag 29. januar 2013 holdt kontrollutvalget møte i administrasjonsbygget i Brumunddal fra kl Som medlemmer møtte: Svein Rømo, leder (RL) Svetlana K. Johnsen (FrP), nestleder Per Sandbakken (H) Unni Haugli (Ap) Ronald Bradal (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmannen v/personal- og organisasjonssjef Hilmar Skår og RE-leder for AO-senteret Rune Øygarden (begge møtte under sak 2). Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (hele møtet) og forvaltningsrevisor Kjetil Kalager (sakene 5-9). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Hedmark Revisjon IKS, Ringsaker Blad, Hamar Arbeiderblad og Gudbrandsdølen/Dagningen. Utvalgsmøtet ble satt kl med Svein Rømo som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 01/2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 02/2013 OPPFØLGING AV PÅSTAND OM REGELBRUDD OG VOLD MOT BRUKER Rådmannen v/personal- og organisasjonssjef Hilmar Skår orienterte om rådmannens oppfølging av saken, herunder vurderinger og konklusjoner. RE-leder for AO-senteret Rune Øygarden orienterte om den konkrete saken og de fremsatte påstandene spesielt og om 1

2 AO-senteret generelt (organisering, bemanning, kompetanse, tjenester, avviksregistrering/bruk av kvalitetssystemet EQS, risikovurderinger mv.). 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering, og har inntrykk av at rådmannen har foretatt en grundig gjennomgang og oppfølging av de fremsatte påstandene overfor den berørte enheten. 2. Kontrollutvalget mener saken er tilfredsstillende fulgt opp, og konkluderer med at det ikke er avdekket kritikkverdige forhold som krever ytterligere oppfølging. Saken anses dermed avsluttet fra kontrollutvalgets side. SAK NR. 03/2013 REGNSKAPSREVISJON: STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2012 orienterte og svarte på spørsmål. 1. Revisors informasjon om status i arbeidet med revisjon av kommuneregnskapet for 2012 tas til orientering. 2. Revisor bes om å gi en særskilt orientering om regelverket for beregning av kommunens pensjonskostnader i forbindelse med behandling av kommunens årsregnskap for I forbindelse med saken bes rådmannen/økonomisjefen om å orientere om hvordan kommunen følger opp KLP, herunder hvilken rolle og betydning aktuarene spiller for beregningen av kommunens pensjonsutgifter. SAK NR. 04/2013 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2013 OG JUSTERING AV OPPDRAGSAVTALE MED HEDMARK 1. Kontrollutvalget tar til orientering at kommunestyret har vedtatt en budsjettramme for kontrollutvalgets virksomhet for 2013 på totalt kroner, og at dette er kroner mindre enn kontrollutvalgets eget forslag til budsjett. 2. Som følge av lavere budsjettramme for 2013 enn forutsatt justeres inngått oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS for 2013 slik: Bestilte revisjonstjenester (mindre undersøkelser, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll) reduseres med kr , fra kr til kr. 2

3 Dette innbærer at antall timer til disse formålene reduseres fra 600 til 453. SAK NR. 05/2013 FORVALTNINGSREVISJON: PROSJEKTPLAN BRUK AV HASTEPARAGRAFEN I KOMMUNELOVEN Hedmark Revisjon IKS v/forvaltningsrevisor Kjetil Kalager presenterte prosjektplanen. 1. Revisors presentasjon av forslag til prosjektplan tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ønsker en enklere oppfølging av saken enn foreslått, og ber sekretær og utvalgsleder om å lage et forslag til oppfølging i regi av kontrollutvalget selv til neste møte. SAK NR. 06/2013 ÅRSRAPPORT/ÅRSAVREGNING 2012 HEDMARK orienterte. Årsrapport 2012 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 07/2013 EKSTERN KVALITETSKONTROLL AV HEDMARK orienterte og svarte på spørsmål. Resultatet fra gjennomført forbundsbasert kvalitetskontroll av Hedmark Revisjon IKS, tas til orientering. SAK NR. 08/2013 BRUKERUNDERSØKELSE HEDMARK informerte. Presentasjon av brukerundersøkelse for Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. 3

4 SAK NR. 09/2013 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Politisk behandling av saker fra kontrollutvalget: Oppfølging av kontrollutvalgets vedtak i sak 74/12 (vedr. anmodning om at to saker fremmes på nytt overfor kommunestyret pga. saksbehandlingsfeil) Dialog med rådmannen v/organisasjons- og personalsjefen vedr. kontrollutvalgets innstillingsrett og lovgrunnlaget 2. Henvendelse vedr. brukerundersøkelse ved NAV Ringsaker 3. Referat fra kontaktmøte mellom Hedmark Revisjon IKS og sekretær for kontrollutvalget 10/1-13 og oppfølging av ku-vedtak 76/12 4. Kontrollutvalgets rolle ved saksbehandlingsfeil (artikkel i Kommunerevisoren nr ) 5. Attestasjon av faktura fra Hedmark Revisjon IKS 6. Årsrapport 2012 rammeavtale vedr. kjøp av sekretærtjenester for kontrollutvalgene i Hamar-regionen 7. Oppfølging av ku-vedtak 72/12 (møte 11/12-12) og oversending av resultatene fra kartleggingen av lærebøker og skoleresultater 8. Diverse avisartikler 9. Møtegodtgjørelse 2. halvår 2012 kontrollutvalgets medlemmer (retting av feil) 10. Neste møte: Tidspunkt og saksliste Referatsakene tas til orientering. Brumunddal, 29. januar RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 29. januar Svein Rømo leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4

5 NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 19. MARS 2013 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Forundersøkelse forvaltningsrevisjon Planlegging av kontroll vedr. bruk av hasteparagrafen Åpne møter i kontrollutvalget Kontrollutvalgskonferansen 2013 Kontrollutvalgets årsrapport 2012 Korrupsjon i kommune-norge Møteplan 2013: Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Saker til oppfølging senere: Oppfølging av tidligere revisjonsprosjekter Høsten 2013: Samle oppfølging av prosjekter rettet mot skole utført i 2012 (også inkludere vedtak i ku-sak 72/12 om læreboksituasjonen). Synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid Barnevernet i Ringsaker kommune (vedtak i forrige kontrollutvalg/forrige valgperiode) Bestillinger - Hedmark Revisjon IKS: Prosjektplan for temaet Bruk av hasteparagrafen i kommuneloven Forundersøkelse for temaet Innfordring Forundersøkelse for temaet Selvkostområdene 5