MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE Tirsdag 20. oktober 2015 holdt kontrollutvalget møte i administrasjonsbygget i Brumunddal fra kl Som medlemmer møtte: Svetlana K. Johnsen (FrP), leder (deltok fra kl. 0900). Per Sandbakken (H), nestleder Ronald Bradal (Ap) Sjur J. Alhaug (V) Unni Haugli (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra Hedmark Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Jo Erik Skjeggestad (sakene 41 og 42) og oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Reidun Vie (sak 47) Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Hedmark Revisjon IKS, Ringsaker Blad, Hamar Arbeiderblad og Gudbrandsdølen/Dagningen. - Utvalgsmøtet ble satt kl med nestleder Per Sandbakken som møteleder. - Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. - Utvalgsleder Svetlana K. Johnsen tiltrådte møtet kl og tok over som møteleder (etter behandling av sak 40 og 48). Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 40, 48, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 49 og 50. Til behandling: SAK NR. 40/2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 41/2015 PROSJEKTPLAN: BRUKERUNDERSØKELSE RETTET MOT VAKTMESTERTJENESTEN Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad presenterte prosjektplanen og svarte på spørsmål. 1

2 1. Kontrollutvalget tar prosjektplanen til orientering og ber Hedmark Revisjon IKS om å gjennomføre brukerundersøkelsen med de innspill som fremkom i møtet. 2. Det bes om statusrapportering underveis i prosjektgjennomføringen. SAK NR. 42/2015 PROSJEKTPLAN: VAKTMESTERTJENESTEN ORGANISERING OG EFFEKTIV DRIFT Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad presenterte prosjektplanen og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget tar prosjektplanen til orientering og ber Hedmark Revisjon IKS om å gjennomføre revisjonsprosjektet i tråd med planen. 2. Det bes om statusrapportering underveis i prosjektgjennomføringen. 3. Kontrollutvalget forutsetter at bestilling av både brukerundersøkelse (jf. vedtak i KU-sak 41/15) og undersøkelse rettet mot organisering/effektiv drift (jf. vedtak i KU-sak 42/15) gir synergieffekter i gjennomføringen. Kontrollutvalget ber Hedmark Revisjon IKS om å lage et revidert kostnadsoverslag der de to undersøkelsene ses i sammenheng. SAK NR. 43/2015 STATUS FOR AVKLARING AV AVTALER FOR 2014 OG 2015 MED HEDMARK REVISJON IKS 1. Status for arbeidet med avklaring av inngåtte avtaler med Hedmark Revisjon IKS for 2014 og 2015 tas til orientering. 2. Kontrollutvalget imøteser den videre prosessen i Hedmark Revisjon IKS. Det forutsettes at saken avsluttes med en tilfredsstillende løsning i representantskapet i Hedmark Revisjon IKS sitt møte i januar SAK NR. 44/2015 STATUSRAPPORT PR. 2. TERTIAL 2015 FRA HEDMARK REVISJON IKS Statusrapport for 2. tertial 2015 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. 2

3 SAK NR. 45/2015 OPPDRAGSAVTALE MED HEDMARK REVISJON IKS FOR 2016 I påvente av avklaringer i Hedmark Revisjon IKS avventes inngåelse av ny oppdragsavtale med selskapet. SAK NR. 46/2015 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2016 Fremlagt forslag til budsjett ble enstemmig vedtatt med følgende endringer: Konto 1270 Kjøp av konsulenttjenester (forvaltningsrevisjon) Budsjettposten reduseres med kr , fra kr til kr Begrunnelsen er at man ønsker å redusere totalbudsjettet for å dempe virkningen av at Hedmark Revisjon IKS har økt sine timepriser med 16 % fra Konto 1375 Kjøp av tjenester fra Hedmark Revisjon IKS Budsjettposten reduseres med kr , fra kr til kr Begrunnelsen er at man ønsker å redusere totalbudsjettet for å dempe virkningen av at Hedmark Revisjon IKS har økt sine timepriser med 16 % fra Reduksjonen innebærer reduksjonfra planlagte kjøp av 300 timer til forvaltningsrevisjon til 200 timer. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kontrollutvalgets budsjett for 2016 (ansvar , tjeneste 1100), fastsettes med en økonomisk ramme på kr med utgangspunkt i følgende fordeling: Konto Beløp 1081 Godgjøring folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Abonnementer og faglitteratur Kommunal bevertning Opplæring/kurs Skyssgodtgjøring (oppg.pl.) Reiseutlegg (ikke oppg.pl.) Kjøp av konsulenttjenester (forvaltningsrevisjon) 1300 Kjøp av tjenester fra staten Kjøp av tjenester fra andre (sekretærtjenester) 1375 Kjøp av tjenester fra Hedmark Revisjon IKS 1429 Betalt merverdiavgift (utgift) Avsetning til disp.fond Merverdiavgiftskompensasjon drift (inntekt) SUM KONTROLLUTVALGET

4 2. Kommunestyret tar til orientering at representantskapet i Hedmark Revisjon IKS har økt selskapets timepriser med 16 % fra 2015 til 2016, og at kontrollutvalgets budsjett skulle vært økt tilsvarende for å opprettholde samme aktivitetsnivå som tidligere. Kommunestyret har merket seg at kontrollutvalget har redusert sitt aktivitetsnivå i 2016 innenfor forvaltningsrevisjon/selskapskontroll for å unngå at økningen i timepris blir belastet kommunens budsjetter. Reduksjonen utgjør ca på årsbasis. SAK NR. 47/2015 REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV STRATEGI FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2015 Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Reidun Vie orienterte. Møtet ble lukket under den delen av saken som gjaldt presentasjon av identifiserte risikofaktorer, jf. kommunelovens 31 og offentlighetslovens Kontrollutvalget tar hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2015 til orientering. 2. Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetsvurdering tas til orientering. SAK NR. 48/2015 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kommunestyrets møte 23/9-15, sak 57/15: FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - OPPFØLGING AV INNKJØPSKONTRAKTER I RINGSAKER KOMMUNE 2. Forlengelse av avtale om kjøp av sekretærtjenester for kontrollutvalget (brev av 29/9-15 fra rådmannen i Ringsaker kommune til Kontrollutvalgstjenester Kjetil Solbrækken) 3. Kontrollutvalgets rett til å være til stede i og eventuelt referere fra møter som holdes for lukkede dører (tolkningsuttalelse fra Kommunal- og Moderniseringsdepartementet) 4. Diverse avisartikler 5. Neste møte: Tidspunkt og saksliste Referatsakene tas til orientering. 4

5 SAK NR. 49/2015 EGENEVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET Med bakgrunn i gjennomført egenevaluering av valgperioden har kontrollutvalget følgende innspill til nytt kontrollutvalg i neste valgperiode: Profilering, synliggjøring og status: Nytt kontrollutvalg oppfordres til aktivt å arbeide for et aktivt og synlig utvalg, overfor kommunestyret og allmennheten. Utvalgsleders rolle som saksordfører ved behandling av saker fra kontrollutvalget til kommunestyret videreføres, jf. kontrollutvalgets eget reglement. anbefales. Samarbeid og kommunikasjon med ordfører/ rådmann: Nytt kontrollutvalg oppfordres til å legge vekt på god kommunikasjon med ordfører og rådmann. Det anbefales å vurdere årlig dialogmøte der samarbeid, kommunikasjon, prioritering av saker, arbeidsform mv. drøftes. Det anbefales videre å involvere både ordfører og rådmannen i arbeidet med risikovurderinger og utarbeidelse av ny plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Opplæring (kontrollutvalg og kommunestyret): Det må legges vekt på god opplæring av kontrollutvalgets medlemmer, særlig i starten på valgperioden. Informasjon om kontrollutvalget ansvar og oppgaver overfor kommunestyret må sikres som en del av folkevalgtopplæringen. Åpenhet, kultur for diskusjon mv: Nytt kontrollutvalg oppfordres til å videreføre dagens praksis med utvalgsmøter som er preget av åpenhet, inkludering, kultur for å kunne stille spørsmål og komme med ideer og god ivaretakelse av gjester og samarbeidspartnere. SAK NR. 50/2015 PLANLEGGING AV FØRSTE MØTE I NY VALGPERIODE Med bakgrunn i erfaringer fra inneværende valgperiode vil kontrollutvalget gi følgende innspill i forbindelse med planlegging og gjennomføring av første møte i ny valgperiode: Første møte tilrettelegges som et informasjons- og opplæringsmøte der det overordnede målet er å etablere en god rolleforståelse og å gi økt interesse for å engasjere seg i arbeidet med tilsyn og kontroll med kommunen. Utvalgssekretær lager et opplegg for første møte med fokus på: 5

6 Rammevilkår og praktisk utvalgsarbeid. Roller, ansvar og oppgaver. Samarbeid og kommunikasjon. Erfaringer fra forrige valgperiode. Administrative rutiner, informasjon om møtegodtgjørelse mv. Ved eventuelt skifte av utvalgsleder inviteres tidligere leder til å orientere om sine erfaringer. Alle får Kontrollutvalgsboken (veileder utgitt av departementet i 2011) Varamedlemmer inviteres til første møte. Brumunddal, 20. oktober Svetlana K. Johnsen leder RETT UTSKRIFT: Brumunddal, 20. oktober Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 8. DESEMBER 2015 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Opplæring nytt kontrollutvalg Tertialrapport 2. tertial 2016 for Ringsaker kommune Møteplan 2016 Saker til oppfølging senere: Forsinkede investeringsprosjektet (jf. kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2014) Oppfølging av revisjonsrapporten «Kontraktsoppfølging» fra 2015 Bestillinger - Hedmark Revisjon IKS: Brukerundersøkelse vaktmestertjenesten Revisjonsprosjekt: Vaktmestertjenesten organisering og effektivitet Møteplan 2015: Mandag kl flyttet til tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl (i tillegg til opprinnelig møteplan) Tirsdag kl Mandag kl flyttet til tirsdag kl Tirsdag kl