MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 13. februar 2014 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 13. februar 2014 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl. 0830 1430."

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 13. februar 2014 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen (FrP), leder Trond Enemo (H), nestleder Steinar Ødegård (Ap) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Marit Tofastrud Vestli (BL) Ellers møtte: Fra administrasjonen: Virksomhetsleder for helse og rehabilitering Mari S. Seierstad og rådgiver helse og omsorg Hanne Norum Hollekim (sak 8). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 01/2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 02/2014 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2013 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 tas til orientering. SAK NR. 03/2014 ÅRSRAPPORT 2013 HEDMARK REVISJON IKS Årsrapport 2013 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. 1

2 SAK NR. 04/2014 STATUS FOR BESTILTE FORVALTNINGS- REVISJONSPROSJEKTER Revisors orientering om status for de to revisjonsprosjektene «rammeavtaler» og «konsulentkjøp», tas til orientering. SAK NR. 05/2014 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2014 Fra behandlingen: Utvalgssekretær ga en kort presentasjon av innholdet på konferansen med fokus på følgende foredrag/tema: Kommunereformen, kommunelovutvalgets arbeid, rettslig gransking av Troms Kraft AS, etikk i kommunal sektor, forvaltningsrevisjon kontroll eller læring?, åpne møter mulighet til å lukke møter/habilitet, effektivisering av kommunene bruk av statistikk/kostra fallgruver, rådmannens internkontroll/ks-nettverket «Orden i eget hus». 1. Presentasjon av hovedpunktene på Kontrollutvalgskonferansen 2014 tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om å bli orientert nærmere om den planlagte evalueringen av kontrollutvalg og dets sekretariater (evaluering i regi av Kommunal- og moderniseringsdepartementet) SAK NR. 06/2014 KOSTRA-TALL OG KOMMUNEBAROMETERET Rapporten om KOSTRA-tall, tall fra kommunebarometeret, og gebyrsammenligninger for 2011 og 2012 tas til orientering. SAK NR. 07/2014 OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Følgende tema/områder i planen prioriteres og følges opp slik: Forvaltningsrevisjon: Interkommunalt samarbeid / Hedmark IKT: Kontrollutvalget har igangsatt en forundersøkelse. Videre oppfølging avventes til det foreligger svar fra kontrollutvalget i Hamar kommune om de ønsker å være med på et samarbeid om en eventuell kontroll av Hedmark IKT. Intern kontroll: Rådmannen bes om å presentere kommunens helhetlige 2

3 system for styring og kontroll, herunder informere hvordan rådmannens ansvar for å sørge for «betryggende kontroll» blir ivaretatt, jf. kommunelovens 23 nr. 2. Saken følges fortrinnsvis opp i kontrollutvalgets møte i april 2014 i tilknytning til behandlingen av kommunens årsregnskap/årsrapport for NAV Stange: Foranalyse vurderes. Saken følges opp i løpet av første halvår Stikkord: Styring og kontroll med den kommunale delen av NAV (=kommunens ansvarsområde), oppfølging av inngåtte kontrakter mellom kommunen og NAV Stange, måloppnåelse for kommunale mål. Innbyggerkontakt: Foranalyse vurderes. Saken følges opp i løpet av første halvår Stikkord: Åpenhet, etterlevelse av offentlighetsloven, etterlevelse av forvaltningslovens regler om bl.a. foreløpige svar mv. Selskapskontroll: Eierstyring: Det vurderes å gjennomføre en evaluering av kommunens prinsipper for eierstyring (vedtatt i kommunestyret) med fokus på samhandling mellom kommunen og deres valgte representanter i styrende organer. Kontrollutvalget er kjent med at rådmannen har igangsatt et arbeid med å revidere kommunens prinsipper for eierstyring, og vil vurdere å avvente en evaluering på området til nye prinsipper er på plass. Rådmannen inviteres til neste møte for å orientere om status for dette arbeidet, jf. kontrollutvalgets vedtak i sak 35/13 (møte den 5/9-13). SAK NR. 08/2014 KOMMUNENS OPPFØLGING AV HELSETILSYNETS RAPPORT FRA TILSYN MED HELSE- OG OMSORGSTJENESTER TIL VOKSNE PERSONER MED PSYKISKE LIDELSER MV. I STANGE KOMMUNE 2013 Fra behandlingen: Virksomhetsleder for helse og rehabilitering Mari S. Seierstad og rådgiver helse og omsorg Hanne Norum Hollekim orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Funnene i tilsynsrapporten ble gjennomgått og planlagte tiltak ble presentert sammen med ansvarlig og tidsfrister. Også planlagt internrevisjon (høsten 2014). Skriftlig plan for lukking av avvik ble delt ut i møtet. 3

4 1. Rådmannens/administrasjonens presentasjon av plan for å lukke avvikene som ble påpekt i tilsynsrapporten fra Helsetilsynet tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ser positivt på at rådmannen har planlagt en internrevisjon høsten 2014 for å sikre at tiltakene fungerer som forutsatt. Kontrollutvalget ber rådmannen om en presentasjon av resultatet fra internrevisjonen etter at denne er gjennomført. SAK NR. 09/2014 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kontrollutvalgets innstilling og vedtak i kommunestyret 18/12-14 i sak om sammenslåing Glåmdal Revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS. Orientering om behandling av likelydende sak i kommunestyrene i Hamar, Ringsaker og Løten. 2. Informasjonsbrev fra Hedmark Revisjon IKS vedr. sammenslåing av Glåmdal Revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS fra Kontrollutvalgssjekken 2014 (spørreundersøkelse fra Kommunal Rapport) 4. Referat fra kontaktmøte 15/1-14 mellom Hedmark Revisjon IKS og sekretær for kontrollutvalgene i Ringsaker, Hamar, Stange og Løten kommuner. 5. Attestasjon av regning fra Hedmark Revisjon IKS 6. Årsrapport 2013 rammeavtale kjøp av sekretærtjenester for kontrollutvalg i kommunene i Hamarregionen 7. Oppretting av samfunnsmedisinsk enhet fra 1/1-13 for kommunene Ringsaker, Stange, Løten og Hamar (Hamar er vertskommune). 8. Diverse avisartikler 9. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. SAK NR. 10/2014 AVLYST ANBUDSKONKURRANSE FLERBRUSHALL OTTESTAD Følgende saker ble referert: Saken ble enstemmig satt opp på sakslista med bakgrunn i medieomtale (Hamar Arbeiderblad DEN 8/2-14 og 11/2-14). Saken gjaldt avlysing av anbudskonkurranse om bygging av flerbrukshall i Ottestad og utbetaling av kr hver til sju entreprenører. Rådmannen inviteres til neste møte for å orientere om: Den omtalte anskaffelsessaken. Regelverket for vurdering av anskaffelsesverdi og de ulike terskelverdiene. 4

5 Kommunens rutiner for vurdering av anskaffelsesverdier og håndtering dersom beregningene ligger nær terskelverdi. Stange, 13. februar Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 13. februar Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: Torsdag 20. mars 2014 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Revisjonsrapport: Rammeavtaler Revisjonsrapport: Konsulentkjøp Orientering om konkret innkjøpssak etter medieomtale og beregning/håndtering av terskelverdier generelt Etiske krav i f.m. innkjøp/kontrakter (ku-vedtak 05/13) Planlegging av revisjonsprosjekt og samarbeid med kontrollutvalget i Hamar kommune vedr. Hedmark IKT Kommunens prinsipper for eierstyring (ku-vedtak 35/13 og 07/14) Saker til oppfølging i senere møte: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Vurdering av foranalyser (NAV Stange, innbyggerkontakt - jf. KUvedtak 07/14) planlagt i juni-møtet Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter Helsetilsynets rapport fra 2013 om tjenester til voksne med psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) oppfølging høsten 2014 Samhandlingsreformen div. spørsmål (ku-vedtak 04/13) Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Revisjonsprosjekter Innkjøp: Rammeavtaler (avtalelojalitet og korrekt prising/fakturering) Konsulentkjøp (etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser) 5

6 Møteplan for 2014: Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl