MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Torsdag 28. mai 2015 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE Torsdag 28. mai 2015 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl Møtet var et fellesmøte mellom kontrollutvalgene i Gran kommune, Lunner kommune og Jevnaker kommune. Som medlemmer møtte: Tor Ivar Grina (V), leder Kai Roar Dahl (H), nestleder Gro Jensen (Ap) Jarle Krakk (H) Følgende medlem hadde meldt forfall: Hege Heiberg (Sp) Følgende varamedlem møtte: Gro Inger Maurtvedt, 1. vara Ellers møtte: Sekretær: Kjetil Solbrækken. Andre: Hadeland Energi AS v/styreleder Bjørn Niklas Sjøstrøm konstituert adm. dir. Olav Stensli (sakene 30 og 31). Hadeland og Ringerike Bredbånd AS v/styreleder Kai Glemmestad og selskapets revisor/ernst & Young v/eli Wiik (sak 30). Ordfører Knut Lehre Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer, og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS, NRK Oppland og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Møteledelsen i fellesmøtet ble ivaretatt av de tre utvalgslederne i samarbeid, med leder av kontrollutvalget i Gran kommune i en fremskutt rolle. Til behandling: SAK NR. 18/2015 OPPFØLGING AV GRANSKINGSRAPPORTER MED FOKUS PÅ RUTINER, LÆRING OG FORBEDRING Fra behandlingen: Under første del av saken orienterte Hadeland og Ringerike Bredbånd AS (HRB AS) v/styreleder Kai Glemmestad og nyvalgt revisor for selskapet Ernst & Young AS v/eli Wiik. 1

2 Under andre del av saken orienterte Hadeland Energi AS (HE AS) v/ styreleder Bjørn Niklas Sjøstrøm konstituert adm. direktør Olav Stensli. Begge selskapene presenterte sitt arbeid med oppfølgingen av granskingsrapportene og selskapenes læring for forbedring og svarte på spørsmål fra kontrollutvalgene. HRB AS la i sin presentasjon vekt på historisk gjennomgang av saken og de justeringer som er foretatt av konkrete økonomirutiner, herunder fullmaktstruktur, arbeidsdeling og rapportering til styret. Arbeidsdeling er bl.a. sikret ved at regnskapene i HRB AS nå blir nå ført av ekstern regnskapsfører. I tillegg er det ansatt controller/økonomisjef med ansvar for bl.a. oppfølging av økonomirutiner. Selskapets nye revisor (E&Y) uttrykte stor tilfredshet med de etablerte rutinene, og mente svakhetene som muliggjorde underslaget i 2014 var rettet opp. HE AS v/styreleder la i sin presentasjon vekt på de overordnede systemene og kultur i selskapet i forhold til virksomhetsstyring og internkontroll. Det ble informert om vedtak i generalforsamlingen og styret om å foreta en analyse av selskapet opp mot Norsk standard for eierstyring. Konstituert adm. direktør presenterte resultatene av analysen og handlingsplan for gjennomføring av tiltak. Det ble informert om at selskapet har valgt ny revisor (PwC). Vedtak, enstemmig: 1. Kontrollutvalget tar selskapenes presentasjon av sitt arbeid med oppfølgingen av granskingsrapportene til orientering. 2. Kontrollutvalget har inntrykk av at begge selskapene har gjennomført en rekke forbedringer av sine systemer og rutiner, og mener begge selskapene har gjort en god jobb med å følge opp anbefalingene i granskingsrapportene. Ledelsen i Hadeland Energi AS gis særskilt ros for sitt arbeid med overordnet virksomhetsstyring og internkontroll, herunder etablering av system for risikovurderinger som en integrert del av internkontrollen. SAK NR. 19/2015 EIERUTVALGETS RAPPORT Fra behandlingen: Utvalgssekretær orienterte innledningsvis om mottatte dokumenter fra styreleder Bjørn Niklas Sjøstrøm den 27/5-15 som svar på vedtak i kontrollutvalget i Gran kommune den 17/4-15 om å få tilsendt: - Korrespondanse mellom eierne og eierutvalget - Kopi av presentasjoner som er gitt fra eierutvalgets side 2

3 Kontrollutvalget ga uttrykk for at det var svært uheldig at utvalget mottar disse dokumentene kun en dag før møtet og over en måned etter at de ble etterspurt. De mottatte dokumentene omhandler i hovedsak kommunikasjon mellom Eierutvalget og eierne omkring arbeidet med å få i stand et forlik med revisor/deloitte. Disse dokumentene er unntatt offentlighet, jf. offentlighetslovens 23. Styreleder i Hadeland Energi AS orienterte om sin deltakelse i prosessen omkring Eierutvalgets rapport, og om informasjon fra Eierutvalget til eierne underveis i prosessen. På spørsmål fra kontrollutvalget informerte Sjøstrøm om hvilke vurderinger som var lagt frem/presentert for eierne knyttet til vurderinger av styreansvaret. Med bakgrunn i kontrollutvalgets behov for å drøfte informasjon som fremkom i ett av dokumentene som var unntatt offentlighet, ble møtet lukket med hjemmel i kommunelovens 31. Beslutningen om å lukke møtet var enstemmig. Drøfting av spørsmålet om lukking ble holdt i lukket møtet, mens avstemmingen ble holdt i åpent møte. I lukket møte besvarte styreleder Bjørn Niklas Sjøstrøm spørsmål fra kontrollutvalgene og redegjorde mer inngående om innholdet i Eierutvalgets muntlige orienteringer om deres arbeid med vurdering av styreansvaret, herunder hva som var lagt frem av individuelle vurderinger. Ordfører i Gran kommune Knut Lehre deltok under hele saken med bakgrunn i sin møterett som ordfører. Vedtak, enstemmig: 1. Kontrollutvalget har gjennomgått Eierutvalgets rapport, og vurdert Eierutvalgets arbeid opp mot utvalgets mandat om at: i) Utvalget skal med utgangspunkt i granskningsrapporten vurdere mulige erstatningskrav mot tidligere økonomisjef og andre ansvarlige. Det være seg daglig leder, tidligere og nåværende styremedlemmer, revisor og eventuelt andre. 2. Eierutvalgets rapport er en svært kort oppsummerende rapport, og inneholder ingen vurderinger av ansvar på individnivå. I punkt 2 i Eierutvalgets rapport fremgår det at «Eierutvalget har ved flere anledninger både skriftlig og muntlig rapportert til eierne om sitt arbeid og de vurderinger som er foretatt». Det fremgår videre at det er på eiermøte den 4/12-14 ble gitt «omfattende orientering om arbeidet i Eierutvalget, herunder de vurderinger» og at «nærmere begrunnelse eller redegjørelse for utvalgets konklusjoner» i «utvidet forstand» var «redegjort for og rapportert om i møter med eierne». 3

4 3. Med bakgrunn i det som er fremlagt for kontrollutvalget mener kontrollutvalget at Eierutvalget har gjort et grundig arbeid når det gjelder vurdering av revisors erstatningsansvar. Når det gjelder vurderinger av ansvaret for de enkelte styremedlemmene mener kontrollutvalget at det ikke foreligger dokumentasjon for at Eierutvalget har informert eierne på den måten Eierutvalget selv sier i rapportens pkt. 2. Rapporten fremstår som misvisende på dette punkt. 4. Kontrollutvalget mener det er kritikkverdig at rapporten ikke er etterprøvbar mht. å dokumentere om eller i hvilken grad, det er gjort individuelle vurderinger av tidligere og nåværende styremedlemmenes erstatningsansvar. Kontrollutvalget mener det foreligger opplysninger i dokumentene som er unntatt offentlighet (mottatt ), som underbygger behovet for en grundig vurdering av tidligere daglig leder i HE AS sin utøvelse av styrevervet i HRB AS. Det må ut ifra opplysningene legges til grunn at han åpenbart forsto at underslagsdømtes bakgrunn var en relevant risiko for selskapet. Det burde derfor vært dokumentert en individuell vurdering av i hvilken grad dette er lagt til grunn ved utøvelsen av styrevervet, og om det er årsakssammenheng mellom eventuelle unnlatelser og selskapets tap ved underslaget. 5. Kontrollutvalget ber om at vedtaket i denne saken oversendes kommunestyret til orientering som en egen sak og at vedtaket også oversendes generalforsamlingen i HE AS ved styreleder Sjøstrøm. Gran, 28. mai Tor Ivar Grina utvalgsleder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 28. mai Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4

5 NESTE MØTE Dato: ONSDAG 9. SEPTEMBER 2015 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Prosjektplan forvaltningsrevisjon: Innkjøp Oppdragsavtale 2016 mellom kontrollutvalget og Innlandet Revisjon IKS Kontrollutvalgets budsjett for 2016 Kontrollutvalgskonferansen 2015 Egenevaluering kontrollutvalget valgperioden Saker til senere møter: Internkontroll i Lunner kommune orientering fra deltakelse i prosjekt i regi av Fylkesmannen/KS «Orden i eget hus» (jf. ku-sak 36/13) + orientering om elektronisk kvalitetssystem (jf. ku-sak 13/14) Revidert økonomireglement for Lunner kommune (orienteringssak) Høsten 2015: Forundersøkelse praktisering av rutiner ved skolene vedr. 9A, samtale med rådmannen (KU-sak 42/14) Høsten 2015: Vurdering av revisjonsprosjekt meldeplikten til barnevernet (KU-sak 43/14) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Prosjektplan forvaltningsrevisjon: Innkjøp Møteplan 2015: o Onsdag kl o Onsdag kl flyttet til tirsdag o Onsdag kl flyttet til torsdag o Onsdag kl o Onsdag kl o Onsdag kl