MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 20. mars 2015 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE Fredag 20. mars 2015 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Morten Hagen (Gbl), leder Kari Marie Engnæs (Sp) Peter Oskar Saugstad (Ap) Heidi Granli Højfeldt (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Harald Westby (H), nestleder Følgende varamedlem var innkalt/møtte ikke: Annie Reidem, første vara Ellers møtte: Ordfører: Knut Lehre (deltok under sakene 13-15) Fra administrasjonen: Rådmann Arne Skogsbakken (sakene 13-17), Helse- og omsorgssjef Tone Reidem (sakene 13 og 14) og skolesjef Henning Antonsen (sak 15). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Kristian Lein (sak 18 og 19). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Andre: Fagforbundet v/hovedtillitsvalgt Else Randi Kolby og hovedtillitsvalgt Finn Hvalsbråten (begge deltok under sak 13) Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer, og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS, NRK Oppland og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Morten Hagen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 12/2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 13/2015 RÅDMANNENS REDEGJØRELSE I TILKNYTNING TIL FYLKESMANNENS TILSYN MED RETTSSIKKERHET VED BRUK AV TVANG OG MAKT OVERFOR PERSONER MED PSYKISK UTVIKLINGSHEMMING I GRAN KOMMUNE 1

2 Innledningsvis ble det informert om utsendte dokumenter unntatt offentlighet (vedleggene 8-11) og spørsmålet om lukking av hele, eller deler av saken ble drøftet. Det ble avklart med møtedeltakerne at saken kunne behandles i åpent møte. Vedlegg 11 i saken var ettersendt (Referatet fra tilbakemeldingsmøte 28. mars 2014). Under første del av saken orienterte Fagforbundet v/hovedtillitsvalgt Else Randi Kolby om saken sett fra sitt ståsted og svarte på spørsmål. Under andre del av saken orienterte rådmann Arne Skogsbakken og helse- og omsorgssjef Tone Reidem og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Helse- og omsorgssjef Tone Reidem leste avslutningsvis opp brev fra Fylkesmannen etter oppfølgingsmøte 11/2-15 mellom Gran kommune og Fylkesmannen (brev av 13/2-15). 1. Rådmannen redegjørelse tas til orientering. 2. Kontrollutvalget avslutter sin oppfølging av saken med følgende uttalelse/kommentarer: a) Vedr. rådmannens orientering til kommunestyret 4/9-14: I kommunestyret i møte den 4/9-14 stilte kommunestyrerepresentant Rune Meier spørsmål om hva administrasjonen visste før tilsynet ble varslet i brev av 26/3-14. Kontrollutvalget mener rådmannen med fordel kunne gitt mer presis/utfyllende informasjon til kommunestyret i sitt svar til Meier på dette spørsmålet. b) Vedr. rådmannens/kommuneledelsens håndtering av brev/bekymringsmelding om antatte lovbrudd: Kontrollutvalget mener bekymringsmeldingen fra Fagforbundet den 31/1-14 om antatte lovbrudd ikke ble fulgt opp av kommuneledelsen på tilfredsstillende måte. Kommunens rutiner i forhold til avviksmeldinger var på plass, men rutinene ble ikke fulgt. Kontrollutvalget tar rådmannens informasjon om at praktiseringen av rutinene er innskjerpet til orientering. c) Vedr. feilinformasjon til kontrollutvalget om ordning med bakvakt: I rådmannens redegjørelse til kontrollutvalget i sak 02/15 (notat av 19/1-15) fremgår opplysninger om bakvaktordning sommer 2013 med «rask tilkalling på bakvakt fra nabo-leilighet dersom det skulle oppstå en situasjon med behov for bruk av tvang/makt og altså 2:1 bemanning». Etter det kontrollutvalget er kjent med fantes ingen naboleilighet på det aktuelle tidspunktet, og at det dermed ikke var en fungerende ordning med bakvakt. Det er kritikkverdig at rådmannen feilinformerer 2

3 kontrollutvalget om et så sentral punkt i saken. d) Vedr. Fylkesmannens oppfølging av tilsynsrapporten: Kontrollutvalget tar til orientering at det fortsatt arbeides med å lukke avvikene etter Fylkesmannens tilsyn i mai 2014, og at kommunen har fått en frist til 1/10-15 for å fullføre arbeidet. Kontrollutvalget deler Fylkesmannens synspunkter i brev til kommunen av 13/2-15 om betydningen av at aktuelle ledere følger med i den daglige driften av tilrettelagte tjenester, og påser at tiltak og tjenester fungerer som forutsatt og planlagt. SAK NR. 14/2015 ÅRSAKER TIL HØYT ANTALL OVERLIGGERDØGN PÅ SYKEHUS Helse- og omsorgssjef Tone Reidem orienterte om årsaker til det høye antallet overliggerdøgn med utgangspunkt i fremlagt notat. Ordfører Knut Lehre orienterte om bakgrunnen for kommunestyrets vedtak om å redusere antall sykehjemsplasser. 1. Rådmannens redegjørelse tas til orientering, herunder at antatte hovedårsaker til det høye antallet overliggerdøgn antas å være at: - Lagt ned 28 sykehjemsplasser - «Underdødelighet» i 2014 sammenlignet med tidligere år 2. Kontrollutvalget tar til orientering at følgende tiltak antas å kunne redusere antall overliggerdøgn i tiden fremover: - Bedre tilrettelegging for at flere reiser rett hjem fra sykehuset (bistand fra kommunens «innsatsteam») - Gjennomføring av vedtak om bygging av omsorgsboliger. SAK NR. 15/2015 KOMMUNENS ARBEID MED Å MOTVIRKE MOBBING I SKOLEN - ETTERLEVELSE AV OPPLÆRINGSLOVENS 9A-3 OM ELEVENES RETT TIL ET GODT PSYKOSOSIALT MILJØ Skolesjef Henning Antonsen orienterte om kommunes systemer for å sikre at kommunen/skolene sikres et godt psykososialt miljø, jf. opplæringslovens 9A-3. Bl.a. ble følgende gjennomgått: Veiledende ordensreglementet lokal forskrift Sjekkliste for kontinuerlig arbeid i forhold til kapittel 9 A, herunder prosedyre for skolenes handlingsplikt og aktuelle 3

4 skjema (registering av krenkende adferd, henstillingsskjema mm.) Arbeidet med ny felles kommunal plan Avslutningsvis svarte rådmannen og skolesjefen på tilleggsspørsmålene fra kontrollutvalget: Var møtet som ble gjennomført møtet på Grymyr skole den 14/1-15 en del av etablerte rutiner, eventuelt hva var grunnen til at dette møtet fikk endret karakter i forhold til opprinnelig plan for møtet. Rutiner og bruk av skolenes meldingssystem (Transponder). Etterlevelse av forvaltningsloven: Med bakgrunn i rådmannens brev av 5/2-15 til Lise Wirstad Dynna (4. og 5. avsnitt) bes det om en redegjørelse for kommunens etterlevelse av forvaltningslovens regler om journalføring og svar på henvendelser i dette tilfellet. 1. Med bakgrunn i presentasjonen i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at kommunen har gode systemer og rutiner for å sikre elevenes rett til et godt psykososialt miljø, jf. opplæringslovens 9A Kontrollutvalget mener risikoen på området ligger i at de etablerte rutinene ikke følges opp i praksis ved de enkelte skolene. Rådmannens oppfølging av skolene gjennom årlige skolevurderingsbesøk, der elevenes psykososiale miljø er et fast punkt, er med på å redusere denne risikoen. 3. Kontrollutvalget tar rådmannens svar på tilleggsspørsmålene fra kontrollutvalget til orientering. SAK NR. 16/2015 KOMMUNENS BUDSJETTPROSESS Rådmann Arne Skogsbakken orienterte om budsjettprosessen høsten 2014 og om vurdering av tiltak for ytterligere å forbedre prosessen. 1. Rådmannens presentasjon av kommunens budsjettprosess høsten 2014 (2015-budsjettet) tas til orientering. Kontrollutvalget mener prosessen er forbedret sammenlignet med tidligere år. 2. Kontrollutvalget støtter rådmannen i at kvaliteten på prosessen ytterligere kan forbedres ved at administrasjonen starter sitt budsjettarbeid enda tidligere og gjør en grundigere kvalitetssikring av grunnlagsmaterialet. 4

5 SAK NR. 17/2015 HABILITET I SAKSBEHANDLINGEN: RETNINGSLINJER, OPPLÆRING OG OPPFØLGING AV SAKSBEHANDLERE Rådmann Arne Skogsbakken informerte om regelverket og praktiseringen i Gran kommune. Det ble særlig lagt vekt på opplæring og oppfølging for å sikre etterlevelse av habilitetsreglene i organisasjonen. 1. Informasjon om habilitetsbestemmelsene i kommunelovens 40 og forvaltningslovens 6 tas til orientering. 2. Med bakgrunn i rådmannens presentasjon i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at det arbeides systematisk med opplæring og bevisstgjøring av ansatte i forhold regelverket og den ansattes plikt til selv å avgjøre om man inhabil eller ikke, jf. forvaltningslovens 8. SAK NR. 18/2015 REVISJONSRAPPORT: ETTERLEVELSE AV FELLES EIERSKAPSPOLITIKK PÅ HADELAND Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Kristian Lein presenterte rapporten. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering og har merket seg at kommunens vedtatte eierskapspolitikk ikke fullt ut er implementert overfor de undersøkte selskapene (Hadeland Energi AS, Hadeland Kraft AS, Hapro AS og HRA AS). 2. Kommunestyret ber ordfører og rådmann om å følge opp rapportens anbefalinger, jf. rapportens kapittel 9: Hapro AS bør gjennomføre en vurdering av om selskapet er unntatt fra offentlighetslovens regelverk, jf 2 i loven. HRA AS og Hadeland Kraft AS bør etablere valgkomité. Valgkomiteen bør sammensettes for å speile eierandel. I selskaper der det utnevnes politikere til styrene er det sentralt at dette gjøres ut fra en vurdering av selskapenes kompetansebehov (gjelder Hadeland Energi AS, Hadeland Kraft AS og HRA AS). Viktig i denne sammenhengen er at det blir opprettet en valgkomité som kan foreta denne vurderingen. Slik sett er det en fordel om det er 5

6 fastsatt retningslinjer for denne komitéen, der behovet for relevant kompetanse i styret kommer tydelig fram. Eierne bør ta initiativ til at det utarbeides styreinstruks i Hadeland Energi AS og Hadeland Kraft AS. Gran kommune bør innføre en rutine som inkluderer «opplæring av kommunestyrets medlemmer om eierrollen generelt og om kommunens eierskap spesielt» i starten av hver valgperiode. Gran kommune bør vurdere om det skal tilbys opplæring til styremedlemmer utpekt av kommunen. Selskapene og de kommunale eierne bør i henhold til eierskapspolitikken gjennomgå om det kan være aktuelt å stille krav, eventuelt mål knyttet til avkastning på investert kapital i selskapene. Styrene i alle selskapene bør innføre rutiner slik at de sikrer at det settes opp en årlig plan for styrets arbeid og daglig leders arbeid, herunder evaluering av seg selv og daglig leder. SAK NR. 19/2015 SELSKAPSKONTROLL: OPPFØLGING AV GRANSKINGSRAPPORTER HADELAND ENERGI AS OG HADELAND OG RINGERIKE BREDBÅND AS 1. Status for Hadeland og Ringerike Bredbånd AS (HRB AS) sin egen oppfølging av granskingsrapporten tas til orientering. 2. Veileder om bruk av høringer i kontrollutvalget legges frem på neste møte. SAK NR. 20/2015 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2014 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 tas til orientering. 6

7 SAK NR. 21/2015 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Avisartikkel i Hadeland 17/2-15, spørsmål fra FAU-leder v/grymyr skole og svar fra kontrollutvalgets leder 2. Kontrollrapport 2014 vedr. skatteoppkreverfunksjonen for Gran kommune (brev av 15/2-15 fra Skatteetaten til kommunestyret i Gran kommune) 3. Invitasjon til fagkonferanse Kontroll og tilsyn 3-4. juni Diverse avisartikler 5. Kontrollutvalgets instruksjonsrett mht. administrasjonens deltakelse i kontrollutvalgets møter 6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Gran, 20. mars Morten Hagen utvalgsleder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 20. mars Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: FREDAG 17. APRIL 2015 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Årsregnskap 2015 Gran kommune Oppfølging av granskingsrapport Hadeland Energi AS/Hadeland og Ringerike Bredbånd AS Orienteringssaker fra Innlandet Revisjon IKS: Status for revisjonsprosjektet «Kontraktstyring» Avgrensning av mandat regnskapsrevisjon Ekstern kvalitetskontroll overfor Innlandet Revisjon IKS 7

8 Møteplan for 2015: Fredag kl Fredag kl Fredag kl Fredag kl Fredag kl Fredag kl Fredag kl Saker til oppfølging: Beredskapsplaner, ROS-analyser, øvelser mv (ku-sak 19/14) Tilstandsrapport for grunnskolen i Gran kommune 2014 (vedtak KU-sak 42/14) Målstyring Barn- og Familie (vedtak KU-sak 36/14) Høsten 2015: Internkontroll - avviksregistrering og risikohåndtering (KU-sak 47/14) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Revisjonsprosjekt: Kontraktstyring (ku-sak 40/14) 8