MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 29. november 2013 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE Fredag 29. november 2013 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Morten Hagen (Gbl), leder Harald Westby (H), nestleder Kari Marie Engnæs (Sp) Peter Oskar Saugstad (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Heidi Granli Højfeldt (Ap) Som varamedlem møtte: Reidun Ramse Sørensen (Ap), første vara Ellers møtte: Fra Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen (sakene 43-47), fagansvarlig/forvaltningsrevisjon Reidun Grefsrud (43-46) og forvaltningsrevisor Anne Live Jensvoll (sakene 43-47). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer, og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS, NRK Oppland og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Morten Hagen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 50, 51, 52, 53 og 49. Til behandling: SAK NR. 42/2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 43/2013 REVISJONSRAPPORT: KOMMUNENS PRAKTISERING AV OFFENTLIGHETSLOVEN Innlandet Revisjon IKS v/forvaltningsrevisor Anne Live Jensvoll presenterte rapporten og svarte på spørsmål. Daglig leder Bjørg Hagen 1

2 og fagansvarlig/forvaltningsrevisjon Reidun Grefsrud supplerte presentasjonen. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering og har merket seg rapportens hovedkonklusjoner: Kommunen har skriftlige rutiner for postbehandling, journalføring og arkivlegging, men rutinene tar ikke opp f.eks. hvilke interne dokumenter som skal på postlista eller hvilke e-poster som skal journalføres Revisjonen har merknader til rutinehåndbokas føringer for bruk av offentlighetsloven 5 og bruk av begrepet «gradering» Kommunen har ikke skriftlige rutiner for saksbehandleres behandling av innsynskrav Kommunen har i hovedsak behandlet de innsynskrav undersøkelsen omfatter uten ugrunnet opphold Kommunen oppgir ikke fullstendig hjemmel for avslag på innsyn og informerer ikke om klagerett Gjennomgangen av kommunens bruk av offentlighetsloven 13, 14 og 15 jf. 16 avdekker enkelte feil Kommunen synes å ha vilje til å praktisere meroffentlighet 2. Med bakgrunn i revisjonsrapporten ber kommunestyret rådmannen om å: Tydeliggjøre i post- og arkivrutinen hvilke eposter og hvilke interne dokumenter som skal journalføres etter arkivforskriften 2-6, samt vurdere om journalen/postlista er i tråd med arkivforskriften når det gjelder interne dokumenter. Gå gjennom rutinen knyttet til bruk av hjemmelen i offentlighetsloven 5 for å sikre at denne blir i tråd med offentlighetsloven. Lage interne rutiner/veiledninger som sikrer at saksbehandler foretar den konkrete vurderingen som skal gjøres etter offentlighetsloven når de skal behandle innsynskrav og følger offentlighetslovens saksbehandlingsregler for slike krav. Gjennomgå hvert saksområde for å se nærmere på bruk av unntakshjemler. Vurdere å lage maler for avslag på innsyn som sikrer at det blir gitt fullstendig hjemmelshenvisning for avslaget, at informasjon om klagerett og klagefrist blir gitt samt at det framgår om merinnsyn er vurdert. Informere publikum om at det kan kreves innsyn i dokumenter som på postlista er merket «unntatt offentlighet», men at slike krav vil bli vurdert av 2

3 saksbehandler og at det kan være forhold som gjør at dokumentet helt eller delvis vil bli unntatt for innsyn. Presisere rutinen for håndtering av innsynskrav i dokumenter som er merket unntatt offentlighet slik at det tydeligere framkommer at kommunetorget selv videresender henvendelsen til den som skal behandle kravet. Endre kommunes praksis med å bruke offentlighetslovens 13 som hjemmel for å unnta fra offentlighet et dokument som bare inneholder personnummer som kan unntas, til å bruke offentlighetslovens 26. Vurdere å unngå bruken av uttrykket gradering av dokumenter i kommunens rutinebeskrivelser. 3. Kontrollutvalget bes om å følge opp revisjonsrapporten og kommunestyrets vedtak i saken senest i løpet av 2. halvår SAK NR. 44/2013 STATUS FOR REVISJONSPROSJEKTET NAV HADELAND Innlandet Revisjon IKS orienterte om status og fremdrift for prosjektet. Det ble opplyst at prosjektet er i sluttfasen og at utkast til rapport vil bli oversendt rådmannen til uttalelse før jul. Revisjonsrapporten legges frem til behandling i kontrollutvalgets første møte i Informasjon om status for forvaltningsrevisjonsprosjektet NAV Hadeland tas til orientering. 2. Det tas til orientering at det, parallelt med avslutningen av forvaltningsrevisjonsprosjektet, utarbeides en prosjektplan for et mulig oppfølgingsprosjekt med fokus på brukerne/brukerperspektivet. SAK NR. 45/2013 TERTIALRAPPORT 2/2013 FRA INNLANDET REVISJON IKS Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen orienterte. Tertialrapport 2/2013 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. 3

4 SAK NR. 46/2013 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2014 OG ENDRING AV OPPDRAGSAVTALE MED INNLANDET REVISJON IKS FOR Kontrollutvalget tar til orientering at kommunestyret har vedtatt en budsjettramme for kontrollutvalgets virksomhet for 2014 på totalt kroner, og at dette er kroner mindre enn kontrollutvalgets eget forslag til budsjett. 2. Som følge av reduksjon i budsjettrammen for 2014 inngås justert avtale med Innlandet Revisjon IKS der følgende endring er innarbeidet: Bestilte revisjonstjenester (mindre undersøkelser, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll) reduseres med kroner, fra kr til ca kroner. Dette innebærer at oppdragsavtalen totalt sett reduseres fra kroner til kroner. SAK NR. 47/2013 SAMMENLIGNING ( BENCHMARKING ) AV KOMMUNENS REVISJONSKOSTNADER MED ANDRE KOMMUNER Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen presenterte sammenligningen og svarte på spørsmål. 1. Sammenligning av kommunens revisjonskostnad for 2012 med andre kommuner tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at kommunens kostnader til revisjon av kommuneregnskapet (regnskapsrevisjon) ligger omkring samme nivå som for sammenlignbare kommuner. SAK NR. 48/2013 KOMMUNENS BUDSJETTPROSESS OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS SAK 39/2013 Følgende dokumenter (som var vedlagt sakspapirene) ble gjennomgått og drøftet i møtet: 1. E-post fra rådmannen 28. oktober 2013 til kontrollutvalgets leder 2. Budsjett og økonomiplan Rådmannens forslag 24sept tekstdel 3. Budsjett og økonomiplan Rådmannens forslag 24sept oppsummering driftsbudsjett 4. Budsjett og økonomiplan Rådmannens forslag 23okt oppsummering driftsbudsjett Kontrollutvalget konstaterer at rådmannens forslag til budsjett og økonomiplan for , datert 24/9-13, ikke er i balanse. 4

5 Dette skyldes for det første regnefeil i renter og avdrag som senere er korrigert. Videre fremgår av budsjettforslagets tekstdel at det er betydelige kostnader innenfor helse og omsorg og forventning om betydelig økning av pensjonskostnadene som det, ifølge rådmannens forslag, «ikke har vært mulig å få tatt hensyn til». For Helse og omsorg er det ikke tallfestet hvor mye som ikke er hensyntatt, men for pensjon skriver rådmannen at økningen er 5 millioner kroner i 2014 og ytterligere 5 millioner fra Dette innebærer at betydelige kostnader som er beskrevet i tekstdelen ikke er tatt med i talldelen i rådmannens forslag. I sin orientering til kontrollutvalget i forrige møte (6/9-13) la rådmannen vekt på at budsjettprosessen når var endret, og at «rådmannen utarbeider et helhetlig forslag til saldert budsjett som legges frem for ordfører». På bakgrunn av dette inviteres rådmannen til neste møte for å orientere om hvordan rådmannens forslag til budsjett og økonomiplan for forholder seg til de premissene som rådmannen presenterte for kontrollutvalget 6/9-13. Det bes videre om en orientering om hvordan usikkerhet håndteres i budsjettsammenheng, og forholdet til kommunelovens krav om at årsbudsjettet skal være realistisk. SAK NR. 49/2013 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL I HADELAND ENERGI AS OG HADELAND KRAFT AS SELSKAPENES ÅRSRAPPORTERING FOR 2012 Reidun Ramse Sørensen stilte spørsmål om egen habilitet i saken på grunn av sitt verv som personlig vara for styreleder i Hadeland Energi AS og Hadeland Kraft AS. Kontrollutvalget besluttet enstemmig at forholdet medførte inhabilitet. Reidun Ramse Sørensen fratrådte møtet under behandlingen av saken. 1. Kontrollutvalget har gått gjennom årsrapporteringen fra Hadeland Energi AS og Hadeland Kraft AS for 2012 og konstaterer at selskapene har en tilnærmet minimumsløsning i forhold til regelverket. 2. Med bakgrunn i at selskapene er 100 % offentlig eid vil kontrollutvalget fortsatt oppfordre til at man arbeider med å videreutvikle årsrapporteringen slik at den blir mer informativ. 3. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en uenighet mellom kontrollutvalgene og selskapene om hvorvidt årsberetningene tilfredsstiller kravene i regnskapsloven. Forholdet er bl.a. omtalt slik i revisjonsrapporten: 5

6 Bortsett fra et par år der det er gitt kommentarer til spesielle forhold, er det ikke gitt noen vurdering av den økonomiske utviklingen i selskapenes årsrapportering. Etter vår oppfatning kan derfor ikke årsberetningene sies å oppfylle kravene i regnskapsloven om at det skal gis en rettvisende oversikt over utviklingen, og at denne skal bygge på en «fyllestgjørende analyse av utviklingen og resultatet av den regnskapspliktiges virksomhet og av dens stilling». Selskapene har ikke begrunnet sin uenighet, ut over at man sier man er uenig. Kontrollutvalget forutsetter at dette er underlagt grundig vurdering i selskapene. Dersom det foreligger en begrunnelse ber kontrollutvalget om få oversendt denne. SAK NR. 50/2013 FORBRUKERRÅDETS KOMMUNETEST Forbrukerrådets kommunetest for 2013 tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at Gran kommune er rangert nr. 6. i Oppland fylke og nr. 63 i landet. SAK NR. 51/2013 MØTEPLAN 2014 Møteplan for kontrollutvalget for 2014 fastsettes slik: Fredag kl Fredag kl Tirsdag kl Fredag kl Fredag kl Fredag kl SAK NR. 52/2013 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Møtegodtgjørelse 2. halvår 2013 for kontrollutvalget 2. Diverse avisartikler 3. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. 6

7 SAK NR. 53/2013 HENVENDELSER TIL KONTROLLUTVALGET Saken ble enstemmig satt på sakslisten. Harald Westby orienterte om to mottatte henvendelser til kontrollutvalget vedrørende: 1. Kommunens kjøp og salg av Centrumsgården i Brandbu 2. Avtale mellom Gran kommune og Carlsen Eiendom AS om leie av lokaler i Centrumsgården i f.m. Gran bibliotek, avd. Brandbu 1. Sekretær bes om å innhente historiske opplysninger om kommunens kjøp og salg av Centrumsgården i Brandbu til neste møte. 2. Rådmannen inviteres til neste møte for å orientere om innkjøpsprosessen i forbindelse med leie av lokaler i Centrumsgården til biblioteket på Brandbu og inngått avtale mellom Gran kommune og Carlsen Eiendom AS. Gran, 29. november Morten Hagen utvalgsleder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 29. november Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 7

8 NESTE MØTE Dato: FREDAG 7. FEBRUAR 2014 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Revisjonsrapport: NAV Hadeland Vurdering av oppfølgingsprosjekt - NAV Hadeland Oppfølging av kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Regnskapsrevisjon: Status for revisjon av kommuneregnskapet for 2013 Møteplan for 2014: Fredag kl Fredag kl Tirsdag kl Fredag kl Fredag kl Fredag kl Oppfølging av KU-sak 48/13 budsjettprosess rådmannen inviteres Oppfølging av KU-sak 53/13 leieavtale bibliotek rådmannen inviteres Saker til oppfølging senere: Internkontroll: Risikovurderinger generelt og mislighetsrisiko spesielt (ku-sak 40/13) Helhetlig dokumenthåndteringssystem (ku-sak 07/13) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Revisjonsprosjekt: NAV Hadeland (fellesprosjekt m/kontrollutvalget i Lunner kommune) 8