MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 12. april 2013 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE Fredag 12. april 2013 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Morten Hagen (Gbl), leder Harald Westby (H), nestleder Kari Marie Engnæs (Sp) Peter Oskar Saugstad (Ap) Heidi Granli Højfeldt (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Arne Skogsbakken, økonomisjef Morten Gausen og regnskapsleder Marianne Olsson (alle deltok under sak 19). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor (regnskapsrevisjon) Ingebjørg Dybdal (deltok under sak 19). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer, og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og avisa Hadeland. Utvalgsmøtet ble satt kl med Morten Hagen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 18/2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 19/2013 GRAN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2012 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Under første del av saken presenterte administrasjonen årsregnskap og årsmelding med fokus på kommunens resultat og økonomiske stilling, vesentlige regnskapsavgiftsmessige problemstillinger, vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap og overordnet intern kontroll og styring. Til stede fra administrasjonen var rådmann Arne Skogsbakken, økonomisjef Morten Gausen og fagleder regnskap Marianne Olsson. 1

2 Under andre del av saken presenterte Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Ingebjørg Dybdal revisjonsberetningen for 2012 og hovedtrekkene fra revisjonen av årsregnskapet. KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL GRAN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2012 Kontrollutvalget har behandlet Gran kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetningen og rådmannens årsmelding for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og samtale med kommunens revisor/innlandet Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen v/rådmann, økonomisjef og regnskapsleder. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning, dvs. at revisor ikke har noen bemerkninger til det fremlagte årsregnskapet. Kontrollutvalget har følgende kommentarer til årsregnskapet og årsmeldingen: Utviklingen i pensjonskostnader - premieavvik og netto pensjonsforpliktelser: Kontrollutvalget vil uttrykke en generell bekymring i forhold til pensjoner og vil særlig peke på følgende forhold: - Premieavviket (utsatt kostnadsføring av pensjon) viser en stadig økende tendens. I 2012 er denne økt med nærmere 22 millioner kroner, og totalt premieavvik er nå oppe i ca 53 millioner kroner. Dette er langt høyere enn den avsetningen som er gjort for å møte disse kostnadene (avsatt 9,6 mill. pr. 31/12-13). - Netto pensjonsforpliktelser (forskjellen mellom regnskapsførte/beregnede pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser) viser fortsatt økning. Pr. 31/12-12 viser regnskapet en netto gjeldsforpliktelse i forhold til pensjoner på ca. 256 millioner kroner. Dette er en økning på 23 millioner sammenlignet med fjoråret. Svekket likviditet: Kommunens likviditetsmessige situasjon anses som tilfredsstillende, men er betydelig svekket gjennom året. Utviklingen skyldes hovedsaklig økt driftsmessig belastning, herunder betydelig økning i betaling av pensjoner, og reduksjon i ubrukte lånemidler i f.m. investeringer. 2

3 Utviklingen i lånegjeld: Kommunens lånegjeld har de senere årene økt en god del og utgjør ved utgangen av 2012 ca. 61 % av driftsinntektene (gjeldsgrad). Selv om dette ikke er spesielt høyt sammenlignet med andre kommuner, vil økningen i gjeld legge stadig større beslag på driftsmidler i form av renter og avdrag og dermed bidra til press på kommunens driftsbudsjett. Det forventes en betydelig økning i kommunens lånegjeld de nærmeste årene, jf. kommunens økonomiplan for perioden Basert på vedtatt økonomiplan har rådmannen beregnet at gjeldsgraden i 2016 vil være nærmere 90%, noe som er vesentlig høyere enn de 70 % som Fylkesmannen gir uttrykk for er et kritisk nivå. Mangelfull beskrivelse om etikk i årsmeldingen: Det vises til kommunelovens 48 nr. 5 der det bl.a. stilles krav om følgende i kommunens årsrapport: Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. I årsmeldingen fremlagt for kontrollutvalget var kommunens etikkarbeid ikke innarbeidet. Rådmannens årsmelding: Kontrollutvalget mener rådmannen har funnet en god form på årsmeldingen, både mht. lay-out og innhold. Det pekes her særlig på kombinasjonen av tekst og tabeller, bildebruk, fargebruk og inkludering av kostra-tall. Kontrollutvalget har følgende kommentarer og innspill til forbedringspunkter til fremtidige årsmeldinger: Leserveiledningen (side 2): - Noen feil og mangler som bør rettes. Bl.a. savnes forklaring av hvordan man foretar skjønnsmessig vurdering av måloppnåelse (og bruk av fargekoder) for konkrete/målbare mål (skjønnsmessig vurdering av ikke-målbare mål er beskrevet) Oversikt over avvik mellom budsjett og regnskap pr. virksomhet (tabell side 11): - Det oppfordres til å vurdere om tabellen også bør vise prosentvis avvik for de ulike virksomhetene. Skole og måloppnåelse (tabeller på sidene 42-45): - Savner kommentarer under flere av målene, særlig der man oppgir at måloppnåelse er delvis (gul farge) samtidig med at tallene som er oppgitt viser at målene ikke er nådd. - For flere av målene er oppgitt at det skal måles mot landsgjennomsnitt, uten at landsgjennomsnitt er gjengitt (gjelder særlig mål nederst s. 43). 3

4 Opplysninger om nærvær/sykefravær: - En grov oversikt over fraværet i kommunen er gitt i tabell s. 26. Det savnes en mer detaljert oversikt over sykefraværet i kommunen. Det vises til tabell s.9 i fjorårets årsmelding. Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert 8. april 2013, har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap for SAK NR. 20/2013 AVGRENSNING AV UNDERSØKELSE VEDR. KOMMUNENS PRAKTISERING AV OFFENTLIGHETSLOVEN Fra behandlingen: Utvalgssekretær presenterte vurderinger og forslag til avgrensninger av undersøkelsen. 1. De foreslåtte avgrensninger av undersøkelsen tas til orientering. 2. Det bes om en statusrapportering underveis i gjennomføringen av undersøkelsen. SAK NR. 21/2013 BESKYTT KOMMUNEN HÅNDBOK I ANTIKORRUPSJON 1. Håndbok i antikorrupsjon, utgitt av Transparancy International Norge, tas til orientering. 2. Håndboka tas med som grunnlag for diskusjon med ordfører og rådmann omkring temaet senere i SAK NR. 22/2013 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Endring av retningslinjer for bestilling av mat i politisk møter 2. Invitasjon til fagkonferanse kontroll og tilsyn (5.-6. juni 2013) 3. Diverse avisartikler 4. Neste møte: Tidspunkt/saksliste 5. Henvendelse til sekretær om evt. oppfølging av tidligere vedtak i kontrollutvalget (vedtak sak 09/13 vedr. kontrollutvalgets konklusjon om brudd på fullmakt i f.m. kjøp av eiendommen i Skirstadgutua i 2008). Referatsakene tas til orientering. 4

5 Gran, 12. april Morten Hagen utvalgsleder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 12. april Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: FREDAG 7. JUNI 2013 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Misligheter og korrupsjon holdningsskapende arbeid på politisk nivå (ordfører er invitert) Status for revisjonsprosjektet NAV Hadeland Status for undersøkelse vedr. kommunens praktisering av offentlighetsloven Praktisering av åpne møter i kontrollutvalget Tertialrapport 1. tertial 2013 for Gran kommune Saker til oppfølging senere: Misligheter og korrupsjon risikovurderinger og holdningsskapende arbeid (ordfører og rådmann inviteres, jf. ku-sak 16/13) Helhetlig dokumenthåndteringssystem (ku-sak 07/13) Synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid (diverse tiltak, jf. vedtak i møte 1/12-11) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Revisjonsprosjekt: NAV Hadeland (fellesprosjekt m/kontrollutvalget i Lunner) Møteplan for 2013: o Fredag kl o Fredag kl o Fredag kl endret til fredag kl o Fredag kl o Fredag kl o Fredag kl