MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 7. februar 2014 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE Fredag 7. februar 2014 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Morten Hagen (Gbl), leder Harald Westby (H), nestleder Kari Marie Engnæs (Sp) Heidi Granli Højfeldt (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Peter Oskar Saugstad (Ap) Som varamedlem møtte: Reidun Ramse Sørensen (Ap), første vara Ellers møtte: Ordfører: Knut Lehre (sakene 2, 3 og 4). Fra administrasjonen: Rådmann Arne Skogsbakken (sakene 2, 3 og 4), kommunalsjef Anne Grethe Hole-Stenerud (sak 4) og innkjøpsleder Steinar Elnes (sak 2). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor (forvaltningsrevisjon) Kristian Lein og forvaltningsrevisor Guro Selfors Lund (sakene 7 og 8). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer, og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS, NRK Oppland og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Morten Hagen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 01/2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 02/2014 KOMMUNENS ANSKAFFELSE AV LEIDE LOKALER FOR NYTT BIBLIOTEK I BRANDBU Utvalgsleder og sekretær orienterte innledningsvis om vurderingene som var gjort omkring offentlighet for saksdokumentene og evt. 1

2 lukking av møtet i saken. Det var konkludert med at ingen dokumenter er unntatt, og at saken behandles for åpne dører i sin helhet. Innkjøpsleder Steinar Elnes orienterte deretter om innkjøpsprosessen og gjennomføring av konkurransen. Rådmann Arne Skogsbakken supplerte orienteringen. Før det ble åpnet for diskusjon/spørsmål ble kontrollutvalgets rolle i enkeltsaker drøftet. Det ble understreket at kontrollutvalget ikke er noe klageorgan, og derfor ikke kan gå inn i en konkret vurdering av om den fremlagte innkjøpssaken er håndtert på korrekt måte eller ikke. I slike saker er det KOFA som er klageorganet. Det ble slått fast at hensikten med å ha saken oppe i kontrollutvalget er å se om saken kan indikere utfordringer på systemnivå, evt. om kontrollutvalget skal vurdere å gjøre en bredere undersøkelse som en del av sin oppgave med forvaltningsrevisjon. Rådmannens skriftlige og muntlige presentasjon og gjennomgang av saken tas til orientering. SAK NR. 03/2014 KOMMUNENS BUDSJETTPROSESS Utvalgsleder gikk innledningsvis gjennom bakgrunnen for saken med bl.a: Avspilling av rådmannens orientering i kommunestyret den 14/11-13 i f.m. budsjettsaken (web-tv fra kommunestyrets møte) Gjennomgang av utdrag fra rådmannens budsjettdokument med fokus på kommentarer omkring helse- og omsorg Rådmann Arne Skogsbakken orienterte om budsjettprosessen 2014 (høsten 2013) generelt og prosessen omkring budsjettet for helse- og omsorg og håndtering av pensjonskostnader spesielt. Kontrollutvalgets spørsmål, formulert i vedtak i forrige møte (29/11-13) ble besvart: Hvordan rådmannens forslag til budsjett og økonomiplan for forholder seg til de premissene som rådmannen presenterte for kontrollutvalget 6/9-13. Hvordan usikkerhet håndteres i budsjettsammenheng, og forholdet til kommunelovens krav om at årsbudsjettet skal være realistisk. 1. Rådmannens redegjørelse omkring budsjettprosessen for 2014-budsjettet og arbeidet med forbedringer av prosessen tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ønsker å følge opp saken, og ber rådmannen om: 2

3 En presentasjon av prosessen omkring budsjettjustering for 2014 (etter kommunestyresak våren 2014). En presentasjon av budsjettprosessen for budsjettet etter at denne er gjennomført (høst/vinter 2014/2015). SAK NR. 04/2014 TINGRETTSDOM I ANSKAFFELSESSAK OM ETABLERING AV BOFELLESSKAP FOR ENSLIGE MINDREÅRIGE SOLHAUGEN MILJØHJEM AS OG STENIMED AS LUNNER KOMMUNE OG GRAN KOMMUNE Under første del av saken gjennomgikk kontrollutvalget dommen. Utvalgsleder Morten Hagen orienterte fra sin deltakelse i det lukkede møtet i formannskapet den 15/1-14 der tingrettsdommen ble presentert for formannskapene i Gran kommune og Lunner kommune. Informasjon om dommen ble holdt i åpent møte. Informasjon om juridiske vurderinger og orientering fra det lukkede formannskapsmøtet den 15/1-14 ble holdt i lukket møte. Møtet ble enstemmig lukket under denne delen av saken med henvisning til offentlighetslovens 23, jf. kommunelovens 31. Møtet ble lukket i forbindelse med behandlingen av spørsmålet om lukking av møtet. Votering over spørsmålet ble holdt i åpent møte. Under andre del av saken orienterte rådmann Arne Skogsbakken og kommunalsjef Anne Grethe Hole-Stenerud om saken og sin oppfølging av dommen med utgangspunkt i læring og forbedring av kommunens systemer og prosedyrer. Også denne delen av saken ble behandlet for lukkede dører med bakgrunn i offentlighetslovens 23, jf. kommunelovens 31. Kontrollutvalget stilte flere kritiske spørsmål til rådmannen om kommunens håndtering av saken. 1. Tingrettsdommen og kommunens uttrykte vilje til læring av dommen tas til orientering. 2. Kontrollutvalget tar til orientering at det er gjennomført en evaluering sammen med Lunner kommune med fokus på: Basiskompetanse (hos kommunen som bestillere vedr. kvalifikasjonskriterier, tildelingskriterier og kravet om «økonomisk fundament») Innkjøpsressurs Maler Lett tilgjengelig veiledning og verktøy Vurdering av klager 3

4 SAK NR. 05/2014 HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET Utvalgsleder fremmet forslag om utsettelse av saken til neste møte. Saken utsettes til neste møte der rådmannen inviteres til å orientere om kommunens salg av Apotekergården i SAK NR. 06/2014 ÅRSRAPPORT OG AVREGNING 2013 FRA INNLANDET REVISJON IKS Årsrapport 2013 og avregning av total ressursbruk for revisjon for 2013 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 07/2014 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «NAV HADELAND» Innlandet Revisjon IKS ved forvaltningsrevisor Kristian Lein presenterte rapporten og svarte på spørsmål. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering og har merket seg rapportens hovedkonklusjoner: Problemstilling 1: Hvordan følger Gran kommune opp at NAV Hadeland drives i samsvar med kommunale målsettinger, inngåtte avtaler mv? Gran kommune følger, i likhet med andre tjenesteenheter i kommunen, opp NAV Hadelands måloppnåelse og økonomi gjennom tertialvis rapportering. Det tok noe tid før samarbeidet mellom kommunale tjenesteenheter og «satte seg» og fant en form basert på vedtatt rolle- og oppgavedeling. Samarbeidet mellom NAV og andre enheter i kommunen synes nå gjennomgående å være ivaretatt på en tilfredsstillende måte. Utover avtalen om IPS-prosjektet er det ikke fastlagt samarbeidsavtaler og rutiner mellom NAV og kommunale resultatenheter. Enheter i Gran og Lunner opplever at det kan være problematisk å få kontakt med NAV. Når NAV samtidig opplyser at de gir ut telefonlister, kan det tyde på at informasjon om og kjennskap til mulighet for å få kontaktinformasjon, ikke er tilstrekkelig i andre enheter. Problemstilling 2: 4

5 Hvordan fungerer vertskommunesamarbeidet når det gjelder formulering og oppfølging av felles mål (i forholdet til NAV Hadeland)? Det interkommunale samarbeidet generelt, og strukturen knyttet til samarbeidsmøtene (IS- møtene) spesielt, har utviklet seg over tid. Samarbeidet har gått mer i «dybden» og rollene synes å ha blitt mer avklarte over tid. Etter til nå å ha hatt ulike mål for sosialtjenesten, har Gran og Lunner med virkning fra 2014 vedtatt å arbeide etter de samme målene. Etter vår oppfatning er utarbeiding av felles/like mål i tråd med intensjonene bak det interkommunale samarbeidet. Protokollene fra samarbeidsmøtene er ganske kortfattede, og ikke inndelt etter temaene i dagsordenen. Etter revisjonens vurdering kunne protokollen hatt større nytteverdi hvis det framkom konklusjoner/vurderinger knyttet til punktene i dagsordenen. Problemstilling 3: Er det samsvar mellom inngåtte avtaler om kostnadsfordeling og faktisk bruk av ressurser overfor de tre aktørene (staten, Gran kommune og Lunner kommune)? Kommunene og staten synes å dekke kostnader knyttet til henholdsvis statlige og kommunale ordninger og ytelser innenfor NAV. Det stilles spørsmål om kostnadsfordelingen er i tråd med stillingsfordelingen ved kontoret. Kostnadsfordelingen mellom Lunner og Gran synes å skje i henhold til pkt 9 i avtale om det interkommunale samarbeidet. Kommunene bør imidlertid forsøke å finne regnskapstekniske løsninger som medfører at Kostrarapporteringen blir riktig. Det er ikke gjort registreringer som forteller om ressursbruken på hhv statlige og kommunale tjenester ved NAV Hadeland er i tråd stillingsfordelingen ved kontoret. Imidlertid er det ikke noe som tyder på at kommunale midler benyttes til løse statlige oppgaver. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisjonsrapportens anbefalinger om at: Administrasjonen i Gran bør i samarbeid med administrasjonen i Lunner og NAV Hadeland vurdere de enkelte samarbeidsrelasjoner med hensyn til om det kan være behov for å inngå avtaler mellom NAV Hadeland og vedkommende tjenesteenhet, eventuelt om det bør fastsettes skriftlige rutiner for dette samarbeidet. 5

6 Kommunen bør sikre kommunale enheter nødvendig kontaktinformasjon til NAV-kontoret og de ansatte der, slik at de ansatte i kommunen enklest mulig kan samarbeide om tjenester til innbyggerne. For å øke nytteverdien av møteprotokollene fra samarbeidsmøtene bør de lages mer utførlige og tettere følge punktene på dagsordenen, og knytte konklusjoner til hvert av disse. Det er viktig at kontoret og vertskommunen har fokus på bruken av ressurser på NAV- kontoret, og at man har en formening om behov for og faktisk bruk av ressurser på statlig og kommunal side. SAK NR. 08/2014 FORANALYSE NAV HADELAND - VURDERING AV OPPFØLGINGSPROSJEKT Innlandet Revisjon IKS ved forvaltningsrevisor Guro Selfors Lund presenterte foranalysen. Kontrollutvalget ønsker å videreføre en foranalyse rettet mot rusomsorg. Rådmannen inviteres til å orientere om kommunens arbeid på området, fortrinnsvis i juni-møtet. SAK NR. 09/2014 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kontrollutvalgssjekken 2014 (spørreundersøkelse i regi av Kommunal Rapport) 2. Brev til Hadeland Energi AS/Hadeland Kraft AS med orientering om vedtak i kontrollutvalgene i Gran, Lunner og Jevnaker vedr. selskapenes årsrapportering 3. 4 stk. uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer i Innlandet Revisjon IKS 4. Årsrapport 2013 rammeavtale vedr. kjøp av sekretærtjenester for kontrollutvalgene i Gjøvik- og Hadelandsregionen 5. Pressmelding fra Gran kommune 2/ Diverse avisartikler 7. Kontrollutvalgets møteplan for 2014 forslag om endring av møtedato 6/5 til 9/5 8. Neste møte: Tidspunkt/saksliste 1. Referatsakene tas til orientering. 2. Møteplanen for kontrollutvalget for 2014 er endret slik: Møte tirsdag 6/5 flyttes til fredag 9/5 6

7 Gran, 7. februar Morten Hagen utvalgsleder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 7. februar Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: FREDAG 21. MARS 2014 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Kontrollutvalgskonferansen 2014 Oppfølging av kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Regnskapsrevisjon: Status for revisjon av kommuneregnskapet for 2013 Henvendelse til kontrollutvalget Kommunens salg av Apotekergården i 2012 Saker til oppfølging senere: Internkontroll: Risikovurderinger generelt og mislighetsrisiko spesielt (ku-sak 40/13) Helhetlig dokumenthåndteringssystem (ku-sak 07/13) 2. halvår 2014: Oppfølging av revisjonsrapporten «Kommunens praktisering av offentlighetsloven» Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): (ingen) Møteplan for 2014: Fredag kl Fredag kl Tirsdag kl flyttet til fredag kl Fredag kl Fredag kl Fredag kl