MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE Onsdag 8. juni 2016 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Tor Ivar Grina, leder (V) Terje Vestby (Ap) Synnøve Lohne-Knutsen (H) Hege Heiberg (Sp) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Kai Roar Dahl, nestleder (H) Følgende varamedlemmer møtte: Maren Hurum (V), andre vara for H, Frp, Krf, V. Følgende varamedlemmer hadde meldt forfall: Jarle Krakk (H) første vara for H, Frp, Krf, V. Ellers møtte: Ordfører: Harald Tyrdal (deltok under sakene 23 og 24). Fra rådmannen/administrasjonen: Konstituert rådmann Bente Rudrud og konstituert leder for Tilrettelagte tjenester Elin H. Teslow (begge møtte under sakene 23-25). Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ingebjørg Dybdal (sakene 23 og 24) og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Lein (sakene 25 og 26). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Innlandet Revisjon IKS og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Tor Ivar Grina som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 22/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 23/2016 OPPFØLGING AV «VARSLINGSSAKEN» Konstituert rådmann Bente Rudrud og konstituert leder for Tilrettelagte tjenester Elin H. Teslow orienterte og svarte på spørsmål innenfor følgende tema: 1

2 Oppfølging av kontrollutvalgets tidligere vedtak/uttalelse om at bruk av dagbok som en del av lederoppfølgingene er en vesentlig svakhet i rådmannens internkontroll. Status for Helsetilsynets varslede tilsyn. Oppfølging/status for tidligere presenterte læringspunkter (10 stk.): Læringspunkt Dette gjør vi! 1 Sikre gode rekrutteringsprosesser Prosedyre gjennomgått - forbedret 2 Dokumentasjon og strukturer Iverksatt 3 Bruk av kvalitetssystemet Iverksatt 4 Holdning og adferd i forhold til rus Tatt inn i kommunedelplan Komuneorganisasjonen. 5 Kommunikasjon og Satt på agendaen informasjonsflyt i organisasjonen 6 Etterlevelse av verdier Satt på agendaen! Kontinuerlig arbeid. 7 Tydelighet i roller og ansvar Iverksatt 8 Samarbeid med tillitsvalgte Iverksatt og inn i Kom.org. og verneombud 9 Etablere felles innsikt og eierskap til tjenesteytingen Iverksatt 10 Metode for gjennomføring av internt tilsyn. Iverksatt kontinuerlig arbeid 1. Kontrollutvalget viser til tidligere uttalelse fra utvalget om at rådmannens bruk av konfidensiell dagbok i sin lederoppfølging innebærer en vesentlig svakhet i rådmannens internkontroll. Kontrollutvalget tar til orientering at konstituert rådmann har besluttet å avvikle bruk av dagboken i sin nåværende form, og at dette erstattes av avviksrapportering, risikostyring, målkart og lederprater, understøttet av systematisk og strukturerte verktøy. Kontrollutvalget mener de nye rutiner er tilfredsstillende. 2. Kontrollutvalget tar til orientering at Helsetilsynet har startet sitt tilsynsarbeid. Kontrollutvalget ber om at brev fra tilsynet om oppstart og innhenting av dokumenter blir oversendt. Kontrollutvalget ber også om å få oversendt rapporten når den foreligger. 3. Rådmannens presentasjon av oppfølging av de ti læringspunktene tas til orientering. Kontrollutvalget har inntrykk av at man jobber aktivt med alle læringspunktene i organisasjonen. 2

3 SAK NR. 24/2016 INTERNKONTROLL OG RISIKOVURDERINGER I LUNNER KOMMUNE Prosjektleder Elin Teslow presenterte kommunens elektroniske kvalitetssystem (Kommuneforlaget) med fokus på avvikshåndtering og risikoanalyse. Konstituert rådmann Bente Rudrud supplerte presentasjonen og informerte om planlagt risikoanalyse på overordnet nivå i kommunen. 1. Rådmannens presentasjon av kommunens elektroniske kvalitetssystem tas til orientering. Systemet er et viktig bidrag i arbeidet med å sikre at rådmannen oppfyller sitt ansvar om «betryggende kontroll», jf. kommunelovens 23. nr Kontrollutvalget tar til orientering at man har kommet langt i implementeringen med avviksrapportering, men at man har en vei å gå med gjennomføring og dokumentering av risikoanalyser. 3. Kontrollutvalget ønsker å følge den videre implementeringen av kvalitetssystemet og ber rådmannen om en orientering om status for dette arbeidet i sitt møte den 7/ Det er da ønskelig med særlig fokus på implementering av risikoanalyser. SAK NR. 25/2016 KOMMUNENS BRUK AV KOSTRA TIL ANALYSE OG STYRING Konstituert rådmann Bente Rudrud orienterte og svarte på spørsmål. 1. Rådmannens presentasjon av kommunens bruk av kostratall tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har inntrykk av at kostratall benyttes på en aktiv måte i Lunner kommune, både til analyse og som en integrert del av kommunens styringssystem. 3. Det tas til orientering at kommunen har engasjert KS-Konsulent AS til å gjennomføre en kostra-analyse innenfor områdene skole og helse/omsorg. Kontrollutvalget ber om at resultatene fra kostra-analysen legges frem på neste møte. 3

4 SAK NR. 26/2016 ANALYSE AV KOSTRATALL - INNSPILL TIL OVERORDNET ANALYSE 2016 Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Kristian Lein presenterte analysen. 1. Revisors presentasjon av analyse av foreløpige kostratall for 2015 tas til orientering. 2. Følgende områder/tema tas med i arbeidet med ny plan for forvaltningsrevisjon med bakgrunn i kostra-tallene: Helse. Kommunen bruker lite penger til helse generelt, og forebygging helsearbeid spesielt. Spørsmålet er bl.a om kommunen oppfyller forpliktelsene knyttet til forebygging iht folkehelseloven. Grunnskole. Skoleresultatene målt ved grunnskolepoeng er relativt svake i Lunner, samtidig er driftsutgiftene lavere enn i sammenlignbare kommuner. Pleie og omsorg. Kommunen har relativt høye utgifter pr mottaker av kommunale pleie- og omsorgstjenester. Dette kan ha sammenheng med høye kostnader i hjemme-tjenesten og høy andel eldre med institusjonsplass. SAK NR. 27/2016 OVERORDNET ANALYSE FORVALTNINGSREVISJON: FORELØPIGE PRIORITERINGER Med bakgrunn i diskusjonen i møtet får utvalgsleder og sekretær i oppgave å sammenfatte et forslag til prioriterte tema/områder til neste møte. SAK NR. 28/2015 TERTIALRAPPORT 1/2016 FRA INNLANDET REVISJON IKS 1. Tertialrapport 1/2016 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. 2. Kontrollutvalget registrerer at det ikke er rom for å bestille ytterligere forvaltningsrevisjon til gjennomføring i

5 SAK NR. 29/2016 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Orientering om status i sak i kontrollutvalget i Gran kommune om undersøkelser omkring kommunenes bruk av konsulenter med suksesshonorar i saksbehandlingen: - Fylkesmannens svar til kontrollutvalget i Gran kommune - Henvendelse til Kommunens Sentralforbund fra kontrollutvalget i Gran kommune 2. Samspillet mellom revisor og kontrollutvalget (artikkel i Kommunerevisoren ) 3. Etikkonferansen 2016 om åpenhet og kontroll (artikkel på regjeringen.no) 4. Diverse avisartikler 5. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Roa, 8. juni RETT UTSKRIFT: Roa, 8. juni Tor Ivar Grina Utvalgsleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: ONSDAG 7. SEPTEMBER 2016 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Status for bestilt revisjonsprosjekt: Innkjøp Kostra-analyse v/ks-konsulent AS (KU-sak 25/16) Tilstandsrapport Lunner-skolen Overordnet analyse forvaltningsrevisjon: Foreløpige prioriteringer Selskapskontroll: Presentasjon av oppgaven Overordnet analyse selskapskontroll: Foreløpige prioriteringer Forbrukerrådets kommunetest 2016 NOU 4: Ny kommunelov 5

6 Saker til senere møter: Møte 7/12-16: Implementering av elektronisk kvalitetssystem med fokus på risikovurderinger (KU-sak 24/16) Oppfølging av «varslingssaken»: Helsetilsynets rapport (KU-sak 23/16) Kartlegging/forundersøkelser (KU-sak 20/16): Siste medarbeiderundersøkelse (resultater og oppfølging/tiltak) Sykefravær (presentasjon av detaljert statistikk, tiltak mv.) Forundersøkelse praktisering av rutiner ved skolene vedr. Opplæringslovens 9A (KU-sak 42/14) Vurdering av revisjonsprosjekt meldeplikten til barnevernet (KU-sak 43/14) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Revisjonsprosjekt: Innkjøp (gj.føres i 2016) statusrapport underveis Møteplan 2016: Onsdag kl endret til mandag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl