MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I VESTRE TOTEN KOMMUNE. Onsdag 20. mars 2019 holdt kontrollutvalget møte i Vestre Toten rådhus kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I VESTRE TOTEN KOMMUNE Onsdag 20. mars 2019 holdt kontrollutvalget møte i Vestre Toten rådhus kl Som medlemmer møtte: Asgeir Sveen (H), leder Reidun Gravdahl (Ap) Stein Knutsen (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Odd Harry Haugen, nestleder (Frp) Kjersti Diesen Løken (Sp) Som varamedlem møtte: Turid Mørk Øftsaas (V), andre vara for H/Frp/Sp/V (ingen innkalt for Kjersti Diesen Løken (Sp) pga. sent forfall) Følgende varamedlem hadde meldt forfall: Leif Petter Hansen (H), første vara for H/Frp/Sp/V Ellers møtte: Ordfører: Leif Waarum (sak 17). Fra administrasjon: Rådmann Bjørn Fauchald (sakene 15, 16 og 17), helsesjef Bjørnar Eidsvik (sak 15) og HMS-konsulent Astri Aadnes (sak 16). Sekretariatet: Kjetil Solbrækken og Ole Kristian Rogndokken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret, ordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmannen, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med leder Asgeir Sveen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 11/2019 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 12/2019 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2018 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets årsrapport for 2018 tas til orientering. 1

2 SAK NR. 13/2019 REVIDERT PROSJEKTPLAN - HORISIONT MILJØPARK IKS Revidert prosjektplanen for gjennomføring av kontroll med Horisont Miljøpark IKS godkjennes. SAK NR. 14/2019 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2019 Sekretariatet ved Ole Kristian Rogndokken presenterte hovedtemaene fra første dag på konferansen: Tolga-saken. Kommunal egenkontroll i samspill med statlige tilsyn. Ny kommunelov. Bruk av offentlige midler. 1. Presentasjon av hovedpunktene første del av Kontrollutvalgskonferansen 2019, tas til orientering. Presentasjon av andre del av konferansen utsettes til et senere møte. 2. Med bakgrunn i presentasjon av Tolga-saken, bes kontrollutvalgets sekretær om å lage et forslag til rutiner for oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter og tilsynsrapporter der det påpekes feil og avvik. SAK NR. 15/2019 LEGESITUASJONEN I VESTRE TOTEN KOMMUNE Rådmann Bjørn Fauchald og helsesjef Bjørnar Eidsvik orienterte om fastlegesituasjonen og svarte på spørsmål. Følgende hovedtema ble gjennomgått: Generell status og nasjonalt arbeid på området. Status ved det enkelte legekontor/-senter: - Raufoss kommunelegekontor - Sagatunet legesenter - Nysethvegen legekontor - Bøverbru legesenter - Torvet legekontor Ivaretakelse av dagens leger inngår samarbeidsavtaler med legesenter som har vakanser. Mulige virkemidler i rekruttering / forhandling. Annonsetekst pr. dato. 1. Rådmannens presentasjon av fastlegesituasjonen i Vestre Toten kommune, tas til orientering. 2

3 2. Kontrollutvalget mener situasjonen er alvorlig, og er bekymret for utviklingen fremover. 3. Årsaken til dagens situasjon er sammensatt, men har blant annet sammenheng med økt arbeidsmengde for fastleger, færre som ønsker å drive som selvstendig næringsdrivende, generell legemangel mv. Kontrollutvalget har tillit til at de tiltakene som er iverksatt for å beholde og rekruttere leger i Vestre Toten kommune har effekt, og er egnet til å forhindre at situasjonen forverrer seg ytterligere. 4. Kontrollutvalget tar til orientering at det på statlig hold er igangsatt en rekke prosesser for å gjennomgå dagens fastlegeordning og vurdere hva som bør gjøres for å sikre en bærekraftig fastlegeordning i fremtiden. Regjeringen har varslet en handlingsplan for allmennlegetjenesten våren Dette betyr at større endringer i fastlegeordningen tidligst vil skje i statsbudsjettet for Kontrollutvalget er kritisk til fremdriften i dette arbeidet, og oppfordrer kommunen/rådmannen om å gjøre det man kan for å påvirke en fortgang i arbeidet. SAK NR. 16/2019 SYKEFRAVÆRSARBEIDET I VESTRE TOTEN KOMMUNE Rådmann Bjørn Fauchald og HMS-konsulent Astri Aadnes orienterte og svarte på spørsmål innenfor følgende tema: Sykefraværsutviklingen Målsetting Vestre Toten kommune - 7,5 %. Tiltak som skal bidra til å øke nærværet. Konkrete innspill etter spørreundersøkelsen høsten Hvor setter vi inn tiltak? Hva virker? Hva virker ikke? Veien videre. 1. Med bakgrunn i presentasjonen i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at det er stort fokus på sykefraværsarbeidet i kommunen og at det jobbes systematisk med tiltak for å forebygge og redusere sykefraværet. Prioriterte satsingsområder er basert på forskning om hva som virker. 2. Kontrollutvalget har merket seg at sykefraværet i Vestre Toten kommune i 2018 var 9,3 %. Dette er godt over kommunens egen målsetting (7,5 %), men noe under landsgjennomsnittet for kommunesektoren (ca. 9,6%). 3. Høyt sykefravær har store konsekvenser for kommunens økonomi og tjenesteyting. Med bakgrunn i dette vil kontrollutvalget be om en ny orientering om kommunens sykefraværsarbeid, senest i løpet av Sentrale tema i 3

4 oppfølgingen vil være effekter av tiltak, måloppnåelse og hvordan man jobber med enheter som har særlig høyt fravær (over 10 %). SAK NR. 17/2019 VURDERING AV SAK Saken ble enstemmig behandlet i lukket møte, jf. kommunelovens 31, jf. offentlighetslovens 13. Ordfører Leif Waarum Rådmann og rådmann Bjørn Fauchald deltok under behandlingen av saken. Kontrollutvalget bestiller en gjennomgang av saken fra Innlandet Revisjon IKS med fokus på: Etterlevelse av habilitetsbestemmelser. Etterlevelse av kommunens etiske retningslinjer. SAK NR. 18/2019 FORBRUKERRÅDETS KOMMUNETEST 2019 Resultatene fra forbrukerrådets kommunetest 2019 ble gjennomgått. Vestre Toten kommunes plassering i tidligere tester ble referert (plassering i forhold til alle landets kommuner): År Plassering nr Kontrollutvalget har merket seg at testen rangerer Vestre Toten kommune som nr. 3 (av 26) i Oppland fylke og nr. 45 (av 422) i landet. Resultatet på dette nivået er svært bra, og er en vesentlig forbedring fra tidligere år. 2. Testen er basert på en begrenset stikkprøve der Forbrukerrådet har henvendt seg til kommunen via e post (3 stk.), telefon (2 stk.) og søk på kommunenes nettsider (24 informasjonselement) for å teste kommunens servicenivå. 4

5 SAK NR. 19/2019 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Uavhengighetsvurderinger fra Innlandet Revisjon IKS daglig leder og oppdragsansvarlige revisorer forvaltningsrevisjon 2. Diverse avisartikler 3. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Raufoss, 20. mars Asgeir Sveen Leder RETT UTSKRIFT: Raufoss, 20. mars Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: FREDAG 3. MAI 2019 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Årsregnskap Vestre Toten kommune 2018 kontrollutvalgets uttalelse Årsregnskap Totenbadet 2018 kontrollutvalgets uttalelse Prosjektplan og status for undersøkelse: Etterlevelse av habilitetsbestemmelser og etiske retningslinjer (KU-sak 17/19) 5

6 Andre saker til oppfølging: Kontrollutvalgskonferansen 2019 del 2 (KU-sak 14/19) Digitaliseringsstrategi og etikk (KU-sak 04/19) Status for gjennomgang av kommunens styringssystem (KU-sak 06/19) Misligheter og korrupsjon: Risikovurderinger (KU-sak 02/19) Oppfølging av råd om etablering av tipsmottak (KU-sak 04/19) Barneverntjenesten: Orientering om status, presentasjon av brukerundersøkelser og oppfølging av kommunebarometeret for 2018 (KU-sak 40/17, etter gjennomført brukerundersøkelse, KU-sak 48/18) fra møte 23/8-18) Orientering om tilbudet til funksjonshemmede (KU-sak 05/18) Orientering om tilbudet til rusmisbrukere oppfølging av tilsynsrapport fra 2015 (KU-sak 51/17) Informasjonssikkerhet og etterlevelse av personopplysningsloven (KU-sak 49/17) Omstillingsprogrammet og videreføring (KU-sak 39/18) Vurdering av forundersøkelse: Bosetting og integrering av flyktninger (KU-sak 07/18, KU-sak 42/17 og KU-sak 50/16) Tilstandsrapport grunnskolen vurdering av undersøkelser rettet mot mobbing i skolen (KU-sak 23/18, følges opp juni 2019). Årsrapport LEAN 2018 (KU-sak 38/18, sommer/høst 2019) TBU-rapport, analyse av Pleie og omsorg 33 % potensial (KU-sak 58/18) Sykefravær og sykefraværsoppfølging (KU-sak 16/19, oppf. 2020) Aktuelle orienteringssaker: Ny kommunelov orientering om endringer (utsatt sak 24/10-18) Ny veileder for selskapskontroll Ny veileder for kontrollutvalgssekretariater Aktuelle/vesentlige endringer i lover/regler - kommuner Årlige saker: Oppfølging av politiske vedtak årlig sak (KU-sak 22/17) Eksterne tilsynsrapporter årlig sak (KU-sak 51/17, muntlig avtale) Prissammenligning (benchmarking) av revisjonskostnader Kommunebarometeret / kostra-analyse Bestillinger (Innlandet Revisjon IKS): Revisjonsprosjekt: Horisont Miljøpark IKS (KU-sak 02/19) Undersøkelse: Etterlevelse av habilitetsbestemmelser og etiske retningslinjer (KU-sak 17/19) Møteplan for 2019 kontrollutvalget: Onsdag kl Onsdag kl Fredag kl Mandag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl