MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I VESTRE TOTEN KOMMUNE. Onsdag 13. februar 2019 holdt kontrollutvalget møte i Vestre Toten rådhus kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I VESTRE TOTEN KOMMUNE Onsdag 13. februar 2019 holdt kontrollutvalget møte i Vestre Toten rådhus kl Som medlemmer møtte: Asgeir Sveen (H), leder Odd Harry Haugen, nestleder (Frp) innvilget permisjon fra møtet kl (fra sak 07/19). Reidun Gravdahl (Ap) Stein Knutsen (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Kjersti Diesen Løken (Sp) Som varamedlem møtte: Leif Petter Hansen (H), første vara for H/Frp/Sp Ellers møtte: Fra administrasjon: Rådmann Bjørn Fauchald (sakene 02/19 06/19). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Lein (sak 02/19) og oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Heidi Holm Olafsen (sak 08/19). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret, ordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmannen, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med leder Asgeir Sveen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 01/2019 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 02/2019 PROSJEKTPLAN SELSKAPSKONTROLL: HORISONT MILJØPARK IKS Under første del av saken presenterte oppdragsansvarlig revisor Kristian Lein prosjektplanen og svarte på spørsmål. Under andre del av saken deltok rådmann Bjørn Fauchald. Eierstyring, retningslinjer og ansvarsavklaring ble særlig drøftet. 1

2 1. Prosjektplanens forslag til problemstillinger for gjennomføring av kontroll med Horisont Miljøpark IKS godkjennes: a) Gir selskapets rutiner og praksis for utarbeiding av selvkostregnskap grunnlag for riktig fastsetting av gebyrer i kommunestyrene? b) Ivaretas pålagt regnskapsmessig skille mellom nærings- og husholdningsavfall? c) Ivaretas kostnadsfordelingen mellom kommunene slik at regelverket på området oppfylles? d) Hvor effektivt drives selskapet, blant annet sett i forhold til lignende selskaper? e) Hvordan sikrer selskapet kvaliteten og beredskapen for tjenestene? f) Etterleves arbeidsmiljølov i datterselskapet Horisont Renovasjon AS mht. arbeidsavtaler og lønnsforhold? 2. Revisjonsprosjektet utvides til også å undersøke selskapets innføring av avgift på levering av trevirke fra private, og selskapets avtale om salg av trevirke til Eidsiva Energi AS. 3. Justert prosjektplan refereres på neste møte. 4. Kontrollutvalget viser til dialog i møtet og henstiller til rådmannen om å ta initiativ til en drøfting på eiernivå av behovet for å revidere selskapsavtalen med tanke på klargjøring av roller/ansvar. Av tema som bør vurderes mht. klargjøring er selskapets myndighet til å fastsette gebyrer og å etablere datterselskaper/aksjeselskaper. SAK NR. 03/2019 MISLIGHETER OG KORRUPSJON: RISIKOVURDERINGER OG FOREBYGGING Rådmann Bjørn Fauchald orienterte med utgangspunkt i følgende spørsmål fra kontrollutvalget: 1. Hvilke risikovurderinger er gjort i Vestre Toten kommune, evt. hvordan jobber man med risikovurderinger på dette området? Hvilke konkrete områder har risiko? 2. Hvordan jobbes det forebyggende, dvs. hvilke tiltak er iverksatt for å forhindre misligheter og korrupsjon? 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering, og har inntrykk av man på øverste administrative nivå har stor grad av bevissthet omkring temaet, og at det arbeides målrettet og godt for å sikre høy etisk standard organisasjonen. 2

3 2. Rådmannen oppfordres til å gjennomføre en helhetlig risikovurdering med fokus på risiko for misligheter og korrupsjon i hele organisasjonen. Det vises i den forbindelse til rapporten Råd for etikkarbeid i kommuner, som blant annet peker på behovet for gjennomføring av risikoanalyser: Kommunen bør jevnlig kartlegge hvilke prosesser som er mest utsatt for risiko for uetisk atferd og korrupsjon. Kommunen bør prioritere kartlegging av risiko for uetisk atferd og korrupsjon i kjente risikoområder som anskaffelser, plan- og byggesaksbehandling og eierstyring av kommunale selskap. Kommunen bør iverksette risikoreduserende tiltak når det avdekkes risiko for uetisk atferd og korrupsjon. 3. Kontrollutvalget ønsker å bidra til å holde fokus på kommunens arbeid med etikk og holdningsskapende arbeid, og vil følge opp saken overfor rådmannen etter en tid. Spørsmål til særskilt oppfølging: Hvordan sikres det at alle ledere med personalansvar sørger for å implementere etikkarbeidet nedover i organisasjonen? SAK NR. 04/2019 OPPFØLGING AV RÅD FOR ETIKKARBEID I KOMMUNER (FOU-RAPPORT) Rådmann Bjørn Fauchald orienterte om etikkarbeidet i Vestre Toten kommune og hvordan det jobbes med verdier, holdninger og kultur. FoU-rapportens råd ble gjennomgått i sin helhet med utgangspunkt i de ni arbeidsområdene som fremgår av rapporten: 1. VERDIER, HOLDNINGER OG KULTUR 2. ETISKE RETNINGSLINJER 3. RISIKOANALYSER FOR Å AVDEKKE SÅRBARE OMRÅDER OG PROSESSER 4. KLAR ROLLE- OG ANSVARSFORDELING 5. KOMMUNENS KONTROLLUTVALG 6. INTERNKONTROLL MED FOKUS PÅ UETISK ATFERD OG KORRUPSJON 7. VARSLINGSRUTINER FOR Å AVDEKKE KRITIKKVERDIGE FORHOLD 8. ÅPENHET OG INNSYN FOR OFFENTLIGHETEN 9. BRUKE MULIGHETENE I DIGITALISERING FOR Å HINDRE UETISK ATFERD OG KORRUPSJON 1. Rådmannens gjennomgang av kommunens arbeid innenfor de ni arbeidsområdene i rapporten Råd for etikkarbeid i kommuner, tas til orientering. 3

4 2. Med bakgrunn i presentasjonen i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at det er skapt en god kultur i Vestre Toten kommune, og at dagens praksis i all hovedsak er i tråd med rådene i rapporten. 3. Kontrollutvalget ønsker å følge opp rådene under arbeidsområde 9 - Bruke mulighetene i digitalisering for å hindre uetisk atferd og korrupsjon. Saken følges opp i tilknytning til orientering om kommunens digitaliseringsstrategi, etter at denne er vedtatt av kommunestyret senere i SAK NR. 05/2019 VURDERING AV BEHOVET FOR UTVIDET VARSLINGSORDNING Rådmann Bjørn Fauchald deltok under behandlingen av saken. Sammen med rådmannen ble spørsmålet om behovet for en utvidet varslingsordning drøftet, med bakgrunn i følgende råd (jf. rapport fra KS/Oslo Economics, 2018): «I tillegg til varslingsrutiner bør kommunen ha tipsmottak for innbyggere som har mistanke om uetisk atferd og korrupsjon i kommunen.» 1. Kontrollutvalget mener det er viktig at kommunen har en ordning som gjør det enkelt for innbyggere som har mistanke om uetisk atferd og korrupsjon i kommunen å kunne varsle. 2. Rådmannen oppfordres til å etablere en utvidet varslingsordning i Vestre Toten kommune i tråd med rådet i rapporten Råd for etikkarbeid i kommuner. 3. Kontrollutvalget har drøftet spørsmålet om å etablere kontrollutvalget som varslingskanal i en utvidet varslingsordning, i tilfeller der den som varsler av en aller annen grunn ikke ønsker å benytte kommunens ordinære varslingsmottak. Av prinsipielle årsaker mener kontrollutvalget det ikke vil være riktig å ha en slik rolle. SAK NR. 06/2019 VURDERING AV REVISJONSPROSJEKT: MÅLSTYRING OG MÅLING AV TJENESTEKVALITET Rådmann Bjørn Fauchald deltok under behandlingen av saken og orienterte om administrasjonens endringsarbeid på området. 1. Kontrollutvalget tar til orientering at rådmannen har besluttet å ta en full gjennomgang av mål og tiltak i 4

5 styringsdokumentet. Hensikten med gjennomgangen er å etablere en «ny og strammere» struktur gjennom å sikre kvalitet på mål, rydde opp i resultat- og effektmål og tiltak mv. 2. Med bakgrunn i det igangsatte arbeidet med gjennomgang av kommunens styringssystem, avventer kontrollutvalget videre planlegging av et revisjonsprosjekt på området. 3. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om fremdriften i rådmannens arbeid med gjennomgang av kommunens styringssystem. SAK NR. 07/2019 ÅRSRAPPORT OG AVREGNING 2018 FRA INNLANDET REVISJON IKS Nestleder Odd Harry Haugen var innvilget permisjon fra møtet og fratrådte før behandlingen av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av fire medlemmer. Årsrapport 2018 og avregning av total ressursbruk for revisjon for 2018 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 08/2019 REGNSKAPSREVISJON: STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2018 Innlandet Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Heidi Holm Olafsen orienterte og svarte på spørsmål. Revisors informasjon om status i arbeidet med revisjon av kommuneregnskapet for 2018 tas til orientering. SAK NR. 09/2019 OPPFØLGING AV VEDTAK I KONTROLLUTVALGET PRIORITERINGER 2019 Følgende saker/tema prioriteres i første halvår 2019: Fastlegeordningen: Følges opp slik: Rådmannen inviteres til neste møte for å presentere fastlegeordningen, vurdering av risiko for «fastlegekrise» og kommunens ledelse og styring av legetjenesten i kommunen. Sykefravær og sykefraværsoppfølging: Følges opp slik: Rådmannen inviteres til neste møte for å orientere, jf. vedtak i kontrollutvalgets sak 05/18: 5

6 Rådmannen inviteres til å presentere detaljert sykefraværsstatistikk, kommunens arbeid med å redusere sykefraværet og utviklingen i sykefraværet de siste fem årene. Barnevernstjenesten: Følges opp slik: Rådmannen/barnevernleder invitertes til å orientere om status, presentasjon av brukerundersøkelser og oppfølging av kommunebarometeret for 2018, jf. vedtak i kontrollutvalget i sakene 40/17 og 48/18. Saken følges opp etter gjennomført brukerundersøkelse, fortrinnsvis i kontrollutvalgets møte den SAK NR. 10/2019 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Møteplan 2019 Kontrollutvalget 2. Møtegodtgjørelse 2. halvår 2019 Kontrollutvalget 3. Høringsbrev ny kontrollutvalgs- og revisjonsforskrift 4. Invitasjon til eiermøte i Innlandet Revisjon IKS Diverse avisartikler 6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Raufoss, 13. februar Asgeir Sveen Leder RETT UTSKRIFT: Raufoss, 13. februar Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 6

7 NESTE MØTE Dato: ONSDAG 20. MARS 2019 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Fastlegeordningen i Vestre Toten kommune (KU-sak 09/19) Sykefravær og sykefraværsoppfølging (KU-sak 09/19, KU-sak 05/18) Kontrollutvalgskonferansen 2019 Forbrukerrådets kommunetest 2019 Kontrollutvalgets årsrapport for 2018 Justert prosjektplan selskapskontroll: Horisont Miljøpark IKS Andre saker til oppfølging: Digitaliseringsstrategi og etikk (KU-sak 04/19) Status for gjennomgang av kommunens styringssystem (KU-sak 06/19) Misligheter og korrupsjon: Risikovurderinger (KU-sak 02/19) Oppfølging av råd om etablering av tipsmottak (KU-sak 04/19) Barneverntjenesten: Orientering om status, presentasjon av brukerundersøkelser og oppfølging av kommunebarometeret for 2018 (KU-sak 40/17, etter gjennomført brukerundersøkelse, KU-sak 48/18) fra møte 23/8-18) Orientering om tilbudet til funksjonshemmede (KU-sak 05/18) Orientering om tilbudet til rusmisbrukere oppfølging av tilsynsrapport fra 2015 (KU-sak 51/17) Informasjonssikkerhet og etterlevelse av personopplysningsloven (KU-sak 49/17) Omstillingsprogrammet og videreføring (KU-sak 39/18) Vurdering av forundersøkelse: Bosetting og integrering av flyktninger (KU-sak 07/18, KU-sak 42/17 og KU-sak 50/16) Tilstandsrapport grunnskolen vurdering av undersøkelser rettet mot mobbing i skolen (KU-sak 23/18, følges opp juni 2019). Årsrapport LEAN 2018 (KU-sak 38/18, sommer/høst 2019) TBU-rapport, analyse av Pleie og omsorg 33 % potensial (KU-sak 58/18) Aktuelle orienteringssaker: Ny kommunelov orientering om endringer (utsatt sak 24/10-18) Ny veileder for selskapskontroll Ny veileder for kontrollutvalgssekretariater Aktuelle/vesentlige endringer i lover/regler - kommuner Årlige saker: Oppfølging av politiske vedtak årlig sak (KU-sak 22/17) Eksterne tilsynsrapporter årlig sak (KU-sak 51/17, muntlig avtale) Prissammenligning (benchmarking) av revisjonskostnader Kommunebarometeret evt. kostra-analyse Bestillinger (Innlandet Revisjon IKS): Revisjonsprosjekt: Horisont Miljøpark IKS (KU-sak 02/19) Møteplan for 2019 kontrollutvalget: Onsdag kl Onsdag kl Fredag kl Mandag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl