MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Fredag 21. juni 2019 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Fredag 21. juni 2019 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Marit Tofastrud Vestli (BL), nestleder Anne-Grethe Henriksen (Ap) Tom Fjæstad (H) Truls Wadd (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Trond Vangen (Frp), leder Følgende varamedlem møtte: Ingen Følgende varamedlemmer hadde meldt forfall: Margrethe Krogsrud (V), første vara for Frp/V Kenneth Holte (Frp), andre vara for Frp/V Ellers møtte: Ordfører: Nils Røhne (sakene 36 og 42). Fra administrasjonen: Fungerende rådmann Frode Haugan (sak 36) og jus/politisk sekretariat og leder for varslingssekretariatet Erik Sletner (sakene 35 og 37). Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (sak 40). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med nestleder Marit Tofastrud Vestli som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 34/2019 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. 1

2 SAK NR. 35/2019 KOMMUNENS RUTINER FOR VARSLING AV KRITIKKVERDIGE FORHOLD Jus/politisk sekretariat ved Erik Sletner presenterte kommunens varslingsrutiner og svarte på spørsmål. Kommunens rutiner for varsling av kritikkverdige forhold tas til orientering SAK NR. 36/2019 OPPFØLGING AV RÅD OM ETABLERING AV TIPSMOTTAK / UTVIDET VARSLINGSORDNING Følgende råd fra rapporten Råd for etikkarbeidet i kommunesektoren (rapport fra KS/Oslo Economics, 2018) ble drøftet: «I tillegg til varslingsrutiner bør kommunen ha tipsmottak for innbyggere som har mistanke om uetisk atferd og korrupsjon i kommunen.» Ordfører Nils Røhne og fungerende rådmann Frode Haugan deltok sammen med kontrollutvalget i en drøfting av hensiktsmessigheten ved å etablere en slik ordning i Stange kommune. Som en del av saken ble kontrollutvalgets rolle i forbindelse med mottak og håndtering/oppfølging av tips/henvendelser drøftet. Fungerende rådmann oppfordret kontrollutvalget til å reflektere over utvalgets rolle og oppfølging av saker som er under behandling i administrasjonen. 1. Kontrollutvalget mener det bør drøftes nærmere om kommunen bør ha en ordning som gjør det enkelt for alle (brukere, leverandører og innbyggere generelt) å kunne varsle om kritikkverdige forhold. En slik ordning kan bidra til økt åpenhet og økt tillit til den kommunale forvaltningen. 2. Saken tas opp igjen til ny drøfting i kontrollutvalget tidlig i ny valgperiode der ordfører og rådmann inviteres. Kontrollutvalgets intensjon vil være å fremme en sak for kommunestyret der spørsmålet om videre utredning av en utvidet varslingsordning kan drøftes. Intensjonen med saken er også å sette både etikk og varsling på dagsorden i kommunestyret som et tilskudd til folkevalgtopplæringen. 2

3 SAK NR. 37/2019 ORIENTERING OM OPPFØLGING AV VARSLINGSSAK Møtet ble lukket under behandlingen av saken, jf. kommunelovens 31, jf. offentlighetslovens 13, jf. forvaltningslovens 13. Leder for varslingssekretariatet Erik Sletner orienterte og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget tar til orientering at saken er ikke er ferdig behandlet i varslingssekretariatet. 2. Det bes om en presentasjon av håndteringen av saken, etter at saken er behandlet i varslingssekretariatet. SAK NR. 38/2019 OPPFØLGING AV HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET VEDRØRENDE BEKYMRINGSMELDING HELSE Møtet ble lukket under behandlingen av saken, jf. kommunelovens 31, jf. offentlighetslovens 13, jf. forvaltningslovens 13. Mottatte dokumenter i saken ble gjennomgått, herunder e-post fra advokat av og sekretariatets svar av Henvendelsen til kontrollutvalget dreier seg om beslutninger/enkeltvedtak der det foreligger klagemuligheter. 2. Kontrollutvalget har i sin gjennomgang av saken konstatert at klagemulighetene i saken er benyttet. Det vises her til svar fra Fylkesmannen og Helsetilsynet. Saken er også fremmet for Sivilombudsmannen, uten at dette har ført frem. 3. Kontrollutvalget er ikke et klageutvalg, og er dermed avskåret fra å gå nærmere inn i den konkrete saken. Kontrollutvalget har derimot vurdert om saken gir grunn til å iverksette undersøkelser av kommunens rutiner og systemer innenfor de områder enkeltsaken berører. Kontrollutvalgets vurdering er at saken ikke har avdekket feil eller svakheter som bør undersøkes nærmere. 4. Saken er med dette avsluttet i kontrollutvalget. 3

4 SAK NR. 39/2019 RAPPORTERING PR. 1. TERTIAL 2019 STANGE KOMMUNE Rapportering per 1. tertial 2019 for Stange kommune tas til orientering. SAK NR. 40/2019 HEDMARK REVISJON IKS: STATUS I ARBEIDET MED SAMMENSLÅING MED INNLANDET REVISJON IKS Hedmark Revisjon IKS ved daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte om sammenslåingsprosessen og vedtak i styrende organer: Innlandet Revisjon IKS vedtak representantskapets møte : 1. Innlandet Revisjon IKS videreføres som eget selskap. 2. Videre utredning av en eventuell sammenslåing med Hedmark Revisjon IKS avsluttes. Hedmark Revisjon IKS vedtak i representantskapets møte : 1. Vedtak i representantskapet i Innlandet Revisjon IKS den tas til orientering. 2. Innlandet fylkeskommune som eier må utrede og avgjøre hvilke revisjonsselskap de skal være medeier i fra Hedmark og Oppland fylkeskommuner vedtak i Fellesnemndas møte : Fellesnemda ber Hedmark og Oppland fylkeskommuner invitere de andre eierne i Innlandet Revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS til å få nedsatt et eierutvalg som ser på fremtidig revisjon i Innlandet. Kontrollutvalget tar status i sammenslåingsprosessen til orientering. SAK NR. 41/2019 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Saksliste kommunestyrets møte 22/5-19: - Saksfremlegg k.sak 29/19 Fastlegeordningen i Stange 2. Saksliste kommunestyrets møte 22/ Innkalling/saksliste representantskapsmøte i Hias IKS Diverse avisartikler. 5. Neste møte: Tidspunkt/saksliste. 1. Referatsakene tas til orientering. 2. Neste møte flyttes fra torsdag til tirsdag kl

5 SAK NR. 42/2019 ORDFØRERES ROLLE SOM SAKSBEHANDLER OG ANSVAR I HENHOLD TIL KOMMUNENS REGLEMENT FOR POLITISKE ORGANER Ordfører Nils Røhne redegjorde om sin rolle som saksbehandler i omtalte saker om søknad om tilskudd. Ordførers ansvar i henhold til kommunens Reglement for politiske organer, pkt. 3.9 ble drøftet: 3.9 Saksforberedelse og saksdokument Ordføreren har ansvaret for at saker som skal behandles i folkevalgte organer er forsvarlig utredet. Den praktiske saksforberedelsen skjer om ikke annet bestemmes for den enkelte sak eller et saksområde i regi av rådmannen. 1. Ordførers informasjon om sin rolle som saksbehandler tas til orientering. 2. Kontrollutvalget oppfordrer til å se nærmere på formuleringen i pkt. 3.9 i kommunens Reglement for politiske organer om ordførers ansvar for saksforberedelse. Det vises i den forbindelse til kommunelovens 23 som slår fast at det er rådmannen som har ansvaret for å påse at «de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet». Stange, 21. juni RETT UTSKRIFT: Stange, 21. juni Marit Tofastrud Vestli nestleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5

6 NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 17. SEPTEMBER 2019 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Orientering om håndtering av varslingssak (KU-sak 37/19) Kommunebarometeret 2019 Eierstyring i Stange kommune (avtalt i møte den 21/3-19) Tilstandsrapport skole og arbeidet mot mobbing (KU-sak 34/18) Møte 8/10-19: Oppfølging av kommunebarometeret Kostra-analyse Egenevaluering valgperioden Kontrollutvalget Planlegging av første møte i ny valgperiode Saker til senere oppfølging: Oppfølging av råd om tipsmottak (jf. sak 36/19) tidlig i ny valgperiode Investeringsprosjektet og ubrukte lånemidler (KU-sak 25/19) Vurdering av forundersøkelse: Økonomistyring helse- og omsorgssentre (KU-sak 07/19) Sykefraværsarbeidet i Stange kommune (KU-sak 03/19): Løpende informasjon tertialrapporter legges frem til orientering Ny presentasjon fra rådmannen (tidlig 2020) NAV/sosialtjenesten: Ny presentasjon/oppfølging fra møte 17/12-18 (KUsak 71/18) Oppfølging av tiltak etter Helsetilsynets rapport om legemiddelhåndtering mv (KU-sak 03/17) Implementering av ny personopplysningslov (KU-sak 25/18, oppf. i 2019) Byggesaksavdelingen - tema: tilsyn og internkontroll (KU-sak 10/17, oppfølging utsatt til 2018) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Oppfølging av revisjonsrapport Barnevern fra 2017 (KU-sak 60/17, jf. k.sak) HIAS IKS/Sirkula IKS: Ny forundersøkelse (KU-sak 76/18, oppf. i 2020?) Aktuelle orienteringssaker: Ny kommunelov m/forskrifter Ny veileder for selskapskontroll Ny veileder for kontrollutvalgssekretariater Årlige/løpende saker: Tertialrapporter Stange kommune (orienteringssak 1. tertial og 2. tertial, jf. KU-sak 45/18) Kommunebarometeret evt. Kostra-analyse (årlig sak, jf. KU-sak 45/18) Forundersøkelse: Oppfølging av politiske vedtak (KU-sak 15/18) Forundersøkelse: Eksterne tilsynsrapporter (KU-sak 59/17 og sak 08/18). Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjonsrapporter Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): 6

7 Forvaltningsrevisjonsprosjekt: Referansesjekk og oppfølging av nyansatte (KU-sak 30/19) planlagt avslutning høsten 2019 Forvaltningsrevisjonsprosjekt: Barnefattigdom (KU-sak 31/19) planlagt avslutning februar 2020 Møteplan 2019 kontrollutvalget: Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl (i tillegg til opprinnelig møteplan) Torsdag kl Torsdag kl (i tillegg til opprinnelig møteplan) Torsdag kl Tirsdag kl (flyttet fra torsdag kl. 0830) Tirsdag kl Torsdag kl