MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I VESTRE TOTEN KOMMUNE. Onsdag 24. oktober 2018 holdt kontrollutvalget møte i Vestre Toten rådhus kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I VESTRE TOTEN KOMMUNE Onsdag 24. oktober 2018 holdt kontrollutvalget møte i Vestre Toten rådhus kl Som medlemmer møtte: Asgeir Sveen (H), leder Odd Harry Haugen, nestleder (Frp) Reidun Gravdahl (Ap) Stein Knutsen (Ap) Kjersti Diesen Løken (Sp) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjon: Assisterende rådmann Odd Arnvid Bollingmo (sakene 46 og 47) og personalrådgiver Anny Stenseth (sak 49). Fra Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen (sakene 51-53) og oppdragsansvarlig revisor Heidi Holm Olafsen (sakene 46 og 47). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret, ordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmannen, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med leder Asgeir Sveen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 45/2018 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 46/2018 ØKONOMISK UTVIKLING VESTRE TOTEN KOMMUNE Assisterende rådmann Odd Arnvid Bollingmo orienterte og svarte på spørsmål. 1. Informasjon om kommunens økonomiske utvikling, tas til orientering. 1

2 2. Kontrollutvalget vil fortsatt uttrykke bekymring for utviklingen innenfor tjenesteområdene, dvs. den styrbare delen av driften. 3. Kontrollutvalget ønsker å følge med på utviklingen, og ber om at tertialrapport for 3. kvartal 2018 legges frem på neste møte. SAK NR. 47/2018 INVESTERINGSPROSJEKTER: HELHETLIG OVERSIKT/KONTROLL OG UBRUKTE LÅNEMIDLER Assisterende rådmann Odd Arnvid Bollingmo orienterte og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget tar til orientering at: Rådmannen mener det er et forbedringspotensial når det gjelder styring og kontroll/oversikt over investeringsprosjekter. Det er iverksatt tiltak for å forbedre kommunens rutiner på områder, herunder forbedringer i tertialrapporteringen og innføring av rutine for fremleggelse av sluttregnskap. 2. Kontrollutvalget forventer at det for 2018 legges frem en helhetlig oversikt over investeringsprosjekter i tilknytning til kommunens årsregnskap og årsrapport for 2018, og at det gis tilstrekkelig informasjon til politikerne om de ulike prosjektene. Det forutsettes at oversikten også synliggjør ubrukte lånemidler tilknyttet prosjektene. SAK NR. 48/2018 KOMMUNEBAROMETERET 2018 VESTRE TOTEN Sekretariatet ved Ole Kristian Rogndokken presenterte rapporten. Tall fra Det tekniske beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU), rapport for 2016 (siste tilgjengelige rapport), ble trukket inn i presentasjonen. Spesielt ble kommunens tall i vedlegg 13 til rapporten vektlagt (Effektivitetsverdier for kommunale tjenester 2015 og 2016). 1. Kontrollutvalget tar Kommunebarometeret 2018 til orientering, og har merket seg at kommunen er rangert som nr. 265 av landets kommuner, justert for inntektsnivå. 2. Kommunebarometeret 2018 følges opp slik: 2

3 Rådmannen inviteres til neste møte for å kommentere Kommunebarometeret 2018, med fokus på de områder/nøkkeltall der kommunen kommer dårlig ut. Det bes også om informasjon om administrasjonens bruk av kostra-tall, eventuelt Kommunebarometeret, i sitt analyse- og forbedringsarbeid i kommunen. Resultatene for Barnevern følges særskilt opp i tilknytning til oppfølging av øvrige saker/spørsmål overfor barneverntjenesten, jf. kontrollutvalgets vedtak i sak 40/ Rådmannen inviteres til å kommentere kommunens effektivitetsverdier i rapport fra Det tekniske beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU). Saken følges opp etter at TBU-rapport for 2017 foreligger. SAK NR. 49/2018 REVIDERTE VARSLINGSRUTINER Rådmannen ved personalrådgiver Anny Stenseth presenterte varslingsrutinene og svarte på spørsmål. Reviderte rutiner for intern varsling i Vestre Toten kommune, tas til orientering. SAK NR. 50/2018 NY KOMMUNELOV OG REGLENE OM EGENKONTROLL Saken utsettes. SAK NR. 51/2018 TERTIALRAPPORT 2/2018 FRA INNLANDET REVISJON IKS Daglig leder Bjørg Hagen orienterte. Tertialrapport 2/2018 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. 3

4 SAK NR. 52/2018 INNLANDET REVISJON IKS: SAMMENLIGNING AV REVISJONSKOSTNADER (BENCHMARKING) OG UTVIKLING AV SELSKAPET Daglig leder Bjørg Hagen orienterte. 1. Sammenligning av kommunens revisjonskostnad for 2017 med andre kommuner tas til orientering. Kontrollutvalget har merket seg at kommunens kostnader til revisjon av kommuneregnskapet (regnskapsrevisjon) ligger omkring samme nivå som for andre kommuner på samme størrelse. 2. Daglig leders orientering om utviklingen i selskapet tas til orientering. SAK NR. 53/2018 OPPDRAGSAVTALE MED INNLANDET REVISJON IKS FOR 2019 Daglig leder Bjørg Hagen presenterte forslag til ny oppdragsavtale. Oppdragsavtale for 2019 godkjennes under forutsetning av at kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til budsjett for SAK NR. 54/2018 REGISTRERING AV PSYKISK UTVIKLINGSHEMMEDE I VESTRE TOTEN Saken ble drøftet med bakgrunn i medieomtale av Tolga kommune. 1. Med bakgrunn i saken i Tolga kommune inviteres rådmannen til å orientere om inntektssystemet for kommunene og kommunes rutiner for å sikre korrekt registrering og innrapportering av antall psykisk utviklingshemmede (ett av 25 kriterier i inntektssystemet). 2. Kontrollutvalget ber også om en presentasjon av tilskuddsordningen til ressurskrevende brukere (toppfinansieringsordning for særskilt ressurskrevende helse- og omsorgstjenester i kommunene). 4

5 Raufoss, 24. oktober Asgeir Sveen Leder RETT UTSKRIFT: Raufoss, 24. oktober Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: ONSDAG 12. DESEMBER 2018 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Oppfølgingen av Kommunebarometeret 2018 (KU-sak 48/18) Effektivitetsverdier for Vestre Toten kommune (TBU-rapport 2017, jf. KU-sak 48/18) Registering av psykisk utviklingshemmede og inntektssystemet for kommunene (KU-sak 54/18) Tilskuddsordningen for særlig ressurskrevende brukere (KU-54/18) Tertialrapport 3. kvartal 2018 Vestre Toten kommune (KU-sak 46/18) Vurdering av felles revisjonsprosjekter i Gjøvikregionen (utsatt sak Til vurdering: Barneverntjenesten: Orientering om status, presentasjon av brukerundersøkelser og oppfølging av kommunebarometeret for 2018 (KU-sak 40/17, etter gjennomført brukerundersøkelse, KU-sak 48/18) fra møte 23/8-18) Foranalyse Horisont Miljøpark IKS (vedtak i fellesmøte 23/8-18) Til oppfølging i 2019: Misligheter og korrupsjon: Risikovurderinger, arbeidet med etikk og korrupsjonsforbygging (KU-sak 25/18, KU-sak 07/17) 5

6 Oppfølging av råd om etablering av tipsmottak (KU-sak 40/18) Informasjonssikkerhet og etterlevelse av personopplysningsloven (KU-sak 49/17) Ny kommunelov orientering om endringer (utsatt sak fra møte den 24/10-18) Omstillingsprogrammet og videreføring (KU-sak 39/18) Orientering om sykefravær og sykefraværsoppfølging (KU-sak 05/18) Orientering om tilbudet til funksjonshemmede (KU-sak 05/18) Orientering om tilbudet til rusmisbrukere oppfølging av tilsynsrapport fra 2015 (KU-sak 51/17) Vurdering av forundersøkelse: Bosetting og integrering av flyktninger (KU-sak 07/18, KU-sak 42/17 og KU-sak 50/16) Tilstandsrapport grunnskolen vurdering av undersøkelser rettet mot mobbing i skolen (KU-sak 23/18, følges opp juni 2019). Årsrapport LEAN 2018 (KU-sak 38/18, sommer/høst 2019) Årlige saker: Oppfølging av politiske vedtak årlig sak (KU-sak 22/17) Eksterne tilsynsrapporter årlig sak (KU-sak 51/17, muntlig avtale) Prissammenligning (benchmarking) av revisjonskostnader Bestillinger (Innlandet Revisjon IKS): Foranalyse Horisont Miljøpark IKS (vedtak i fellesmøte 23/8-18) Kontrollutvalgets møteplan 2018: Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Mandag kl (flyttet fra fredag ) Torsdag kl (ekstra møte, fellesmøte kontrollutvalg Gjøvikregionen) Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl