MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 22. juni 2017 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 22. juni 2017 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Truls Wadd (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Haakon Andreas Alm (H) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Følgende varamedlemmer møtte: Ingen Følgende varamedlemmer hadde meldt forfall: Kate Langberg (KrF), første vara for Sp/BL/Krf Kårhild H. Løken (Sp), andre vara for Sp/BL/Krf Vebjørn Nilsen (Sp), tredje vara for Sp/BL/Krf Per Olav Hansen (H), første vara for H Tina Aas (H), andre vara for H Ole Bækkedal (H), tredje vara for H Ellers møtte: Ordfører: Nils Røhne (sak 34). Fra administrasjonen: Kommunalsjef Oppvekst Liv Ingrid Vasaasen (sak 27) og skolefaglig rådgiver Kristin Schjetne (sak 27). Fra Hedmark Revisjon IKS: Forvaltningsrevisor Magnus Michaelsen (sakene 26-29). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR.25/2017 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. 1

2 SAK NR. 26/2017 ARBEIDSTILSYNETS RAPPORT OG KOMMUNENES OPPFØLGING AV SIRKULA AS OG KONTRAKTEN MED RENO NORDEN AS 1. Arbeidstilsynets rapport etter tilsyn med RenoNorden AS avd. Hamar, tas til orientering. Kontrollutvalget har merket seg at rapporten viser omfattende brudd på arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser. 2. Kontrollutvalget tar til orientering at det ble avholdt et eiermøte i selskapet den der aktuelle spørsmål omkring avtalen med RenoNorden AS ble drøftet. 3. Kontrollutvalgets undersøkelse av anskaffelsesprosessen i Sirkula IKS, jf. vedtak i om samarbeid med de øvrige kontrollutvalgene i regionen, gjennomføres som planlagt. SAK NR. 27/2017 TILSTANDSRAPPORT FOR GRUNNSKOLEN I STANGE KOMMUNE 2016 Kommunalsjef Oppvekst Liv Ingrid Vasaasen og skolefaglig rådgiver Kristin Schjetne presenterte tilstandsrapport for grunnskolen i Stange kommune for 2016/2017. Tilstandsrapport for grunnskolen i Stange kommune for 2016 tas til orientering. SAK NR. 28/2017 FORUNDERSØKELSE: TIDLIG INNSATS I GRUNNSKOLEN Hedmark Revisjon IKS ved forvaltningsrevisor Magnus Michaelsen presenterte aktuelle innfallsvinkler og problemstillinger innenfor temaet. Forundersøkelsen følges opp slik: 1) Hedmark Revisjon IKS får i oppdrag å gjennomføre en kartlegging av forskjeller mellom skolene i Stange kommune innenfor relevante og målbare områder (eks. mobbing, andel spesialundervisning osv.). 2) Hedmark Revisjon IKS får i oppdrag å utarbeide en prosjektplan for et revisjonsprosjekt innenfor temaet «Tidlig innsats og spesialundervisning». Bakgrunnen for bestilling er at andel elever med spesialundervisning er nærmere tre ganger høyrere på ungdomsskolen enn på de laveste trinnene og kommunens målsetting/ønske om å sette inn innsatsen tidligere i skoleløpet. Aktuelle spørsmål kan være: Hvordan arbeides det med å vri 2

3 spesialpedagogisk innsats fra ungdomsskolen til lavere skoletrinn, og i hvilken grad lykkes man? SAK NR. 29/2017 FORUNDERSØKELSE: MOBBING I SKOLEN (KOMMUNENS ETTERLEVELSE AV OPPLÆRINGSLOVENS 9 A OM ELEVENE SITT SKOLEMILJØ) Kommunalsjef Oppvekst Liv Ingrid Vasaasen orienterte om nytt kapittel 9A i opplæringsloven og Stange kommune sitt arbeid mot mobbing. 1. Kontrollutvalget tar til orientering at nytt kapittel 9 A i opplæringslovens trer i kraft fra Kontrollutvalget har inntrykk av at Stange kommune har forberedt seg til endringene som kommer. 2. Kontrollutvalget avventer nærmere undersøkelser på området til nytt lovverk har fungert en periode. SAK NR. 30/2017 KOMMUNENS EIERSKAP I SELSKAPER MV ETABLERING AV EIERSKAPSSEKRETARIAT Kontrollutvalget hadde på forhånd bedt om en skriftlig tilbakemelding fra rådmannen/eierskapssekretariatet «med beskrivelse av sekretariatets oppgaver og rutiner», jf. vedtak i kontrollutvalgets møte den 16/3-17. Rådmannen v/eierskapssekretariatet var i tillegg invitert til behandlingen av saken. Ved møtestart forelå ingen skriftlig tilbakemelding. Rådmannen/eierskapssekretariatet møtte heller ikke ved behandlingen av saken. Kontrollutvalget finner rådmannen/eierskapssekretariatets manglende tilbakemelding og oppmøte lite tilfredsstillende, og forventer skriftlig svar og deltakelse når saken følges opp på neste møte. SAK NR. 31/2017 ØKONOMIRAPPORT 1. TERTIAL 2017 STANGE KOMMUNE Økonomirapport 1. tertial 2017 for Stange kommune tas til orientering. 3

4 SAK NR. 32/2017 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Status for anbudskonkurranse sekretærtjenester for kontrollutvalgene i Hamar, Stange og Løten (frist utløpt ) 2. Overtallighet ved Romedal ungdomsskole (RUSK) henvendelse til kontrollutvalget 3. Saksliste kommunestyrets møte Saksliste kommunestyrets møte Revisjonsberetning beboerregnskap 2017: a) Stange Helse- og omsorgssenter, avdeling 3 b) Stange Helse- og omsorgssenter, avdeling 4 6. Møtegodtgjørelse 1. halvår 2017 kontrollutvalget 7. Forvaltningsrevisjon av håndtering av varsler (artikkel i Kommunerevisoren nr ) 8. Diverse avisartikler 9. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. SAK NR. 33/2017 HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET Saken ble enstemmig satt opp på saksliste med bakgrunn i oversendt henvendelse med tilhørende dokumenter. Henvendelsen inneholder personopplysninger. Møtet ble lukket under behandlingen av saken, jf. kommunelovens 31, jf. offentlighetslovens 13. Kontrollutvalget har drøftet saken. Ut fra foreliggende opplysninger prioriteres ikke videre oppfølginger i saken. SAK NR. 34/2017 PLANLEGGING AV SAKER I KONTROLLUTVALGET HØSTEN 2017 Saken ble enstemmig satt opp på sakslista. Ordfører deltok under behandlingen av saken. Saken ble avsluttet med refleksjon omkring kontrollutvalgets rolle og arbeidsmetoder (egenevaluering). Kontrollutvalget prioriterer følgende saker høsten 2017 i tillegg til allerede vedtatte/avtalte prioriteringer: 1) Flyktningetjenesten Saken følges opp slik: Rådmannen/flyktningetjenesten inviteres til å orientere om driften av tjenesten og arbeidet med integrering av flyktninger i Stange kommune. 4

5 Det vises til kontrollutvalget plan for forvaltningsrevisjon der området er prioritert med fokus på «organisering» og «måloppnåelse og rapportering». Det vises også til tidligere presentasjon i kontrollutvalget ( ), der kontrollutvalget bl.a. ga utrykk for at man ønsker å følge med på kommunens arbeid på området. 2) Varsling Temaet følges opp slik: Rådmannen inviteres til å orientere om kommunens rutiner for varsling (jf. arbeidsmiljølovens krav) og praktiseringen av ordningen. Kommunenes Sentralforbund sin veileder om varsling (Hvordan utvikle gode rutiner for varsling i kommuner og fylkeskommuner) legges frem for utvalget. Stange, 22. juni Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Stange, 22. juni Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5

6 6

7 NESTE MØTE Dato: Torsdag 7. september 2017 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Eierskapssekretariatet (KU-sak 30/17 utsatt sak fra 22/6-17) Flyktningetjenesten orientering (KU-sak 34/17) Regnskapsrevisjon: Revisjonsstrategi 2017 Kontrollutvalgets budsjett for 2018 Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS for 2018 Saker til senere oppfølging: Tema: Varsling (KU-sak 34/17) Høsten 2017: Arbeidsmiljøet for ansatte og tillit og omdømmebygging i barnevernet (KU-sak 18/17) Tema: Varsling og ytringsfrihet (KU-sak 19/17) Høsten 2017: Byggesaksavdelingen - tema: tilsyn og internkontroll (KU-sak 10/17) Høsten 2017: Eiermelding del 1 og del 2 og eierskapssekretariatet (KU-sak 11/17) Intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede orientering v/rådmannen (KU-sak 13/16) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Kommunens tjenestebiler oppfølging av k.styrets forutsetninger om innsparinger (KU-sak 66/16) 1. halvår 2018: Oppfølging av tiltak etter Helsetilsynets rapport om legemiddelhåndtering mv (KU-sak 03/17) Årlige saker: Presentasjon av kommunens KOSTRA-hefte Årsrapport 2016 virksomhetenes egenbeskrivelse Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Revisjonsprosjekt: Barnevernet - forebyggende arbeid og håndtering av bekymringsmeldinger (KU-sak 65/16) Prosjektplan Sirkula IKS (KU-sak 13/17) Prosjektplan: Tidlig innsats og spesialundervisning (KU-sak 28/17) Kartlegging: Forskjeller mellom skolene aktuell statistikk (KU-sak 28/17) Møteplan 2017: Tirsdag kl Torsdag kl Tirsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl