MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Tirsdag 13. desember 2016 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Tirsdag 13. desember 2016 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Truls Wadd (Ap) Haakon Andreas Alm (H) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende varamedlem møtte: Kate Langberg (KrF), første vara for Sp/BL/Krf (tiltrådte møtet kl. 0920) Arne Andreassen (PP), første vara for Ap/Sv/PP Ellers møtte: Fra administrasjonen: HR-sjef Inger Lise Storlien og HMS-rådgiver Inger Christiansen (begge møtte under sakene 73 og 74). Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (hele møtet), oppdragsansvarlig revisor Tommy Pettersen (sak 75), utøvende revisor Berit Bøhn (sak 75) og forvaltningsrevisor Magnus Michaelsen (sak 77). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 72/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 73/2016 PRESENTASJON AV HR- OG INFORMASJONSAVDELINGEN HR-sjef Inger Lise Storlien presenterte HR- og informasjonsavdelingen med fokus på: 1

2 - Organisering - Oppgaver for HR-avdelingen - Oppgaver for Informasjonsavdelingen - Satsingsområder 2017 (kultur for heltidsvalget, reduksjon av sykefravær, kompetanse og rekruttering, digitalisering og IKT, innovasjon og omstilling) Vararepresentant Kate Langberg tiltrådte møtet under behandlingen av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av tre medlemmer og to varamedlemmer. HR-sjefens presentasjon av HR- og informasjonsavdelingen tas til orientering. SAK NR. 74/2016 SYKEFRAVÆRARBEIDET STANGE KOMMUNE HR-sjef Inger Lise Storlien og HMS-rådgiver Inger Christansen presenterte sykefraværsarbeidet i kommunen, herunder - Detaljert sykefraværsstatistikk. - Kommunens rutiner for sykefraværsoppfølging. - Avtalen om inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen) og kommunen oppfølging av denne. - HMS-prosess (prosesskart). - Utfordringer (høyt legemeldt fravær, kultur for å ta ansvar for eget nærvær og helse, dialog leder/ansatt, endring- og omstillingsevne, riktig og god faglig kompetanse, tilretteleggingsplikten hvor langt går den?, medvirkningsplikten er plikte tydelig?) - Kommunens deltakelse i prosjektet «NED med sykefraværet - IAledelse 2.0» 1. Med bakgrunn i presentasjonen i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at det er stort fokus på sykefraværsarbeidet i kommunen og at det jobbes systematisk med tiltak for å forebygge og redusere sykefraværet. 2. Kontrollutvalget tar til orientering at kommunen deltar i KSprosjektet «NED med sykefraværet IA-ledelse 2.0» som retter seg mot 31 kommuner i Norge med høyt sykefravær (over 10 %). Prosjektet pågår i perioden der barnehager og helse- og omsorgssektoren er prioriterte områder. 3. Kontrollutvalget ønsker å følge utviklingen i sykefraværet og resultater/erfaringer fra kommunens deltakelse i prosjektet «NED med sykefraværet IA-ledelse 2.0». Rådmannen inviteres til presentasjon og dialog i første kvartal

3 SAK NR. 75/2016 REGNSKAPSREVISJON: STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2016 REVISJONSRAPPORT INTERIM Hedmark Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig revisor Tommy Pettersen og utøvende revisor Berit Bøhn orienterte og svarte på spørsmål. 1. Revisors orientering om status for revisjon av kommuneregnskapet for 2016 og presentasjon av revisjonsrapport interim, tas til orientering. 2. Kontrollutvalget registrerer at inn- og utmeldinger i ITsystemer er en identifisert risiko som må følges opp. Revisor bes om å teste om rutinene fungerer i praksis som en del av sin revisjon av årsregnskapet for SAK NR. 76/2016 SAMMENLIGNING AV REVISJONSKOSTNADER 2015 («BENCHMARKING») Daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte og svarte på spørsmål. 1. Sammenligning av kommunens revisjonskostnad for 2015 med andre kommuner tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at kommunens kostnader til revisjon av kommuneregnskapet (regnskapsrevisjon) ligger noe over gjennomsnittet for andre kommuner på samme størrelse i undersøkelsen. Kontrollutvalget støtter daglig leders initiativ til å analysere dette nærmere. 3. Hedmark Revisjon IKS bes om å formidle til Norges kommunerevisorforbund (NKRF) en bekymring for det lave, og synkende, antall kommuner i sammenligningsgrunnlaget SAK NR. 77/2016 PROSJEKTPLAN FOR REVISJONSPROSJEKTET «BARNEVERNTJENESTENS KOORDINERING AV FOREBYGGING OG SAMHANDLING I STANGE KOMMUNE» Hedmark Revisjon IKS ved forvaltningsrevisor Magnus Michaelsen presenterte prosjektplanen og svarte på spørsmål. Den fremlagte prosjektplanen godkjennes med følgende formål og problemstillinger for revisjonsprosjektet: 3

4 Formål: Formålet med forvaltningsrevisjonen er å kartlegge barneverntjenestens samarbeid med øvrige, naturlige parter i og utenfor forvaltningen i forbindelse med forebygging. Problemstillinger: I hvilken grad fungerer barneverntjenesten som en koordinerende enhet for de øvrige kommunale enhetene... med hensyn til forebygging av mulige barnevernstiltak?... med hensyn til samarbeid og kunnskapsoverføring på tvers i organisasjonen og mot frivillige organisasjoner? SAK NR. 78/2016 STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK ORIENTERING OM STATUS OG OPPFØLGING AV SPØRSMÅL FRA KONTROLLUTVALGET Styreleder Eva Søgnebotten og daglig leder Jon Magne Svenkerud orienterte og svarte på spørsmål omkring følgende hovedtema: - Om foretaket (formål, oversikt over type boliger/boenheter, antall boenheter (543 i alt), historikk, strategiske mål mm.). - Ivaretakelse av realkapital/vedlikeholdsnivå. - IK bygg (internkontrollsystem). - Rullering/tomgang av boliger. - Økonomikontroll (tilpasninger i økonomisystemet, dvs. større detaljeringsgrad i driftsregnskapet). - Større vedlikeholdstiltak. - Benchmarking av vedlikeholdsutgifter (oppstart og forventes gjennomført i løpet av 2017 mot eksterne normtall) - Pågående prosess: Hyppigere rullering/reduksjon av tomgang (gjennomført intern analyse). - Utvikling av foretakets årsrapportering (beskrivelse av avvik mellom budsjett og regnskap, økonomisk analyse). 1. Styreleders og daglig leders presentasjon av foretaket og pågående prosesser tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ser positivt på at foretaket har tatt i bruk internkontrollsystemet «IK bygg» for bedre synliggjøring av boligenes/boenhetenes tilstand og skaderisiko i forhold til Helse, miljø og sikkerhet (HMS). SAK NR. 79/2016 MØTEPLAN FOR 2017 Møteplan for kontrollutvalget for 2017 fastsettes slik: Tirsdag kl

5 Torsdag kl Tirsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl SAK NR. 80/2016 INVITASJON TIL KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2017 Alle utvalgsmedlemmene tilbys å reise til Kontrollutvalgskonferansen 2017 (1. 2. februar 2017). SAK NR. 81/2016 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontorll : Vedtak i k.styret 23/11-16 Saken utsatt Endelig plan oversendt kommunestyret (Innarbeidet etter kontrollutvalgets møte den 25/10-16: Forvaltningsrevisjon: IKT, Kvalitetssikring av kostratall, Sosialhjelp/NAV. Selskapskontroll: Innarbeide oversikt over alle selskaper i planen) 2. Oppfølging av vedtak i kontrollutvalgets møte den 25/10-16 (sak 71/16): Kontrollutvalget delegerer til utvalgsleder og sekretær og tilskrive avsenderne av brev til kontrollutvalget, jf. referatsak nr Oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekt Barnevern (brev av 4/11-16 fra Hedmark Revisjon IKS til rådmannen) 4. Møtegodtgjørelse 2. halvår 2016 Kontrollutvalget i Stange 5. Pilotprosjekt om samarbeid mellom statlig tilsyn og kommunal egenkontroll (Nyhet fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet, 12/10-16) 6. Diverse avisartikler 7. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Vedtak i kommunestyrets sak 90/16 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll ble referert særskilt. Video fra kommunestyrets behandling av saken i møte den 23. november 2016 ble spilt av i møtet. Referatsakene tas til orientering. 5

6 Stange, 13. desember Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Stange, 13. desember Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: Tirsdag 31. januar 2017 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Forundersøkelse: Tidlig innsats skole/barnehage Eiermelding del 1 og del 2 Avregning 2016 Hedmark Revisjon IKS NOU 4:2016 Ny kommunelov Saker til senere oppfølging: Intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede orientering v/rådmannen (KU-sak 13/16) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Kommunens tjenestebiler oppfølging av k.styrets forutsetninger om innsparinger (KU-sak 66/16) Tidligere vedtak til oppfølging/vurdering: Status for Stange Helse- og Omsorgssenter (KU-sak 34/15) Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter vedr. innkjøp: Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom og Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Revisjonsprosjekt: Barnevernet - forebyggende arbeid og håndtering av bekymringsmeldinger (KU-sak 65/16) 6